檔案管理的重要意義在于檔案是針對(duì)一個(gè)單位有價(jià)值的信息的歷史記錄，對(duì)于企事業(yè)單位的管理和進(jìn)步具有重要的參考價(jià)值。檔案將企業(yè)單位的人事管理、生產(chǎn)工作、歷史發(fā)展等基本情況以文字、圖表等形式作以記錄，是衡量單位管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，做好檔案管理工作一方面可以幫助管理人員了解企業(yè)內(nèi)部運(yùn)營(yíng)狀況，為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展規(guī)劃提供真實(shí)準(zhǔn)確的理論支持，另一方面也可以幫助外界了解企業(yè)運(yùn)營(yíng)成果，為企業(yè)形象的管理和塑造奠定基礎(chǔ)。

一、檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

近幾年隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷完善和發(fā)展，企業(yè)的管理工作日益走向規(guī)范化，因此對(duì)于檔案管理也越來越重視，企事業(yè)單位逐步設(shè)立檔案管理部門，對(duì)單位內(nèi)的生產(chǎn)記錄、人事信息等狀況進(jìn)行詳細(xì)記錄和分類保存，并采取一定的方式方法完善這一企業(yè)管理制度。然而，縱觀我國(guó)企事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀來看仍存在一些問題，主要體現(xiàn)在信息記錄的不完整、不準(zhǔn)確和不夠客觀等。以人事檔案為例，由于經(jīng)濟(jì)體制的轉(zhuǎn)變，企業(yè)單位部門增多，人事檔案的管理出現(xiàn)了管理政策差異。各個(gè)部門對(duì)于人事信息的記錄、整理和保存沒有統(tǒng)一的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)致了人事信息的不完整、不客觀、不準(zhǔn)確等問題。另外，檔案管理雖由來已久，中國(guó)檔案學(xué)的思想早在兩千多年錢已經(jīng)開始孕育，孔子、司馬光等先賢早已經(jīng)將這種思想運(yùn)用于文獻(xiàn)整理當(dāng)中。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷變化，檔案管理這一有著千年歷史的思想也應(yīng)該在不斷實(shí)踐中和探索中緊跟時(shí)代步伐，然而一些企業(yè)仍采用傳統(tǒng)的檔案管理理念，這顯然不能夠適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的要求。

二、完善檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

我國(guó)檔案管理在探索中發(fā)展，在出現(xiàn)問題和解決問題中完善。檔案管理中出現(xiàn)的種種問題究其原因與我國(guó)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型有著很大的關(guān)系，在經(jīng)濟(jì)又計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)變的過程中，企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)不斷重組，這給檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)，當(dāng)然同時(shí)這也是我過企業(yè)檔案管理工作轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要契機(jī)，本文將針對(duì)如何完善檔案管理工作提幾點(diǎn)思考。

（一）統(tǒng)一檔案編寫政策、嚴(yán)肅編寫紀(jì)律

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制之下，企業(yè)各個(gè)部門被細(xì)化，隨著部門的增加，對(duì)于檔案編寫應(yīng)該統(tǒng)一政策，避免出現(xiàn)由于不同標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)致的信息遺漏、信息不準(zhǔn)確和不客觀，降低由于部門差異對(duì)檔案工作所造成的影響。檔案的管理工作是企業(yè)未來發(fā)展的標(biāo)桿，是員工升職晉級(jí)的重要考核標(biāo)準(zhǔn)之一，關(guān)系企業(yè)及其員工的命運(yùn)，因此要嚴(yán)肅檔案編寫紀(jì)律。首先，檔案編寫工作人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，盡量避免由于主觀因素造成的偏頗，其次利用現(xiàn)代科技，在軟件方面狠抓檔案編寫和管理的效率和準(zhǔn)確性，最大限度為檔案管理提供良好的客觀條件。

（二）更新檔案管理理念

思想是行動(dòng)的先行者。檔案管理工作雖然實(shí)踐應(yīng)用性較強(qiáng)，但是必要的理論支撐必不可少，有了正確的理念才能指導(dǎo)工作的進(jìn)行和改進(jìn)。隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，各類工作軟件不斷升級(jí)，功能越來越強(qiáng)大，檔案管理作為一項(xiàng)對(duì)于效率和準(zhǔn)度都具有較高要求的工作，傳統(tǒng)的人工記錄顯然不能滿足其要求，面對(duì)復(fù)雜的檔案管理工作，適時(shí)更新編寫記錄設(shè)備是明智的做法，必要時(shí)在條件允許的情況下可以設(shè)立專門的檔案館，并由專職人員負(fù)責(zé)檔案的分類和管理。有了固定的場(chǎng)所和專員，檔案管理工作才能更加有序高效地進(jìn)行。

（三）培養(yǎng)技術(shù)過硬的檔案專職人員

檔案管理規(guī)范化以后，對(duì)于檔案管理人員的要求也隨之提高。目前仍然有很多檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)于檔案管理的專業(yè)知識(shí)掌握不夠充分，仍然處于陳舊的檔案管理理念當(dāng)中，加之在編寫操作過程中存在諸多不足，這些構(gòu)成了檔案管理工作發(fā)展的阻礙。企業(yè)應(yīng)基于檔案管理工作的特殊性制定專職人員培養(yǎng)方案，充分利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，雇傭具有電子技術(shù)的專項(xiàng)人才，對(duì)于已有的檔案管理人員應(yīng)及時(shí)更新他們的理念，加強(qiáng)他們計(jì)算機(jī)知識(shí)和操作能力的學(xué)習(xí)，并設(shè)立定期考核制，對(duì)于業(yè)務(wù)不熟練的人員應(yīng)該及時(shí)采取措施。

結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)前，檔案管理之于企業(yè)具有重要的意義，在企業(yè)管理過程中其并不是可有可無的，相反，其對(duì)于企業(yè)的未來發(fā)展、人員的進(jìn)步，企業(yè)形象的優(yōu)化等方面都起著至關(guān)重要的作用。因此，檔案管理工作需要高效和準(zhǔn)確，在效率和準(zhǔn)度方面具有特殊的要求，對(duì)于這個(gè)領(lǐng)域的人才要求也日益提高，然而就目前實(shí)際情況來看，企業(yè)檔案管理工作仍然存在很多問題有待解決。

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作者：趙寰宇