淺談實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后的
會(huì)計(jì)檔案管理
攀枝花市房地產(chǎn)管理局 鄧蘭萍
隨著我國(guó)會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的不斷發(fā)展和信息化水平的不斷提高，信息管理的地位和作用顯得越來(lái)越重要。會(huì)計(jì)檔案作為會(huì)計(jì)信息的重要來(lái)源和載體，對(duì)于提高會(huì)計(jì)工作質(zhì)量，促進(jìn)會(huì)計(jì)工作的制度化、規(guī)范化有著十分重要的意義。現(xiàn)就如何做好會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作，以使其發(fā)揮更大、更好的作用，準(zhǔn)確把握電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，在此根據(jù)企、事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化工作的實(shí)踐，談?wù)剛€(gè)人的看法，僅供參考。
一、會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
（一）內(nèi)涵廣泛
眾所周知，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)用材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。電算化會(huì)計(jì)檔案比傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。電算化會(huì)計(jì)檔案除了包括打印輸出的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表外，還必須包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，以及其他磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案相比，會(huì)計(jì)電算化檔案存儲(chǔ)的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。
（二）檔案保管載體不同
手工系統(tǒng)的信息載體是紙張，檔案占用的空間大，不易保管，查找數(shù)據(jù)較困難；電算化系統(tǒng)的信息載體是磁性材料，檔案占用空間小，容易保管，數(shù)據(jù)查找方便快速。
（三）會(huì)計(jì)檔案的保管安全性要求更高。由于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被記錄在磁盤(pán)或光盤(pán)等磁性介質(zhì)上，在技術(shù)上對(duì)電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡，若被修改，就很難辨別出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的“原貌”；由于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的高度集中，未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復(fù)制、偽造、銷(xiāo)毀企事業(yè)單位重要的數(shù)據(jù)。計(jì)算機(jī)犯罪具有很強(qiáng)的隱蔽性和危害性，相對(duì)手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)而言，利用計(jì)算機(jī)舞弊和犯罪的發(fā)現(xiàn)難度更大，它所造成的危害和損失也更大。電算化會(huì)計(jì)檔案又受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲(chǔ)信息的有效期等條件的影響。因此，實(shí)行電算化的時(shí)間越長(zhǎng)，會(huì)計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本數(shù)越多，即會(huì)計(jì)電算化檔案更需要科學(xué)地管理，對(duì)檔案的安全性要求也就更高，在保密性和安全性等方面都應(yīng)建立相應(yīng)的內(nèi)部控制制度。
二、電算化會(huì)計(jì)檔案管理目前存在的主要問(wèn)題
（一） 電算化會(huì)計(jì)檔案管理人員自身能力及素質(zhì)有待進(jìn)
一步提高。電算化會(huì)計(jì)檔案管理人員自身能力及素質(zhì)不高，造成難以按要求有效保管電算化會(huì)計(jì)檔案，其主要表現(xiàn)在：文化程度偏低、知識(shí)老化，掌握不了信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；存在知識(shí)局限，雙學(xué)位、多學(xué)位的比例低，擁有理工科知識(shí)的人才缺少文科方面的知識(shí)，擁有檔案專(zhuān)業(yè)基本知識(shí)的專(zhuān)業(yè)人才又缺少電子計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息處理技術(shù)方面的知識(shí)。
（二）對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案認(rèn)識(shí)不到位，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案認(rèn)識(shí)不到位，造成檔案管理內(nèi)容不完整。雖然各級(jí)財(cái)政部門(mén)和有關(guān)行業(yè)主管部門(mén)已實(shí)行預(yù)決算報(bào)表匯總電算化，許多企事業(yè)單位亦已實(shí)行了會(huì)計(jì)電算化，但總的來(lái)說(shuō)，實(shí)施的時(shí)間并不長(zhǎng)。許多會(huì)計(jì)檔案人員和主管單位財(cái)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的組成內(nèi)容不甚清楚，或缺乏對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理經(jīng)驗(yàn)，從而在工作中帶有一定的盲目性，往往對(duì)存有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件的磁性介質(zhì)、光盤(pán)和其他會(huì)計(jì)文檔資料等不能進(jìn)行及時(shí)歸檔，致使檔案管理內(nèi)容不全。尤其是在當(dāng)今軟件技術(shù)發(fā)展迅速的時(shí)代，為了適應(yīng)現(xiàn)實(shí)財(cái)務(wù)工作的變化，大部分軟件都會(huì)定期和不定期地進(jìn)行版本更新和替換。許多企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行了升級(jí)和更換，但對(duì)原有相關(guān)的會(huì)計(jì)軟件和文檔資料未進(jìn)行整理歸檔，從而導(dǎo)致電算化會(huì)計(jì)檔案不完整。
（三）輸出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保管期限 根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理方法》的要求，會(huì)計(jì)檔案的保管期限 分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類(lèi)。其中原始憑證、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)、總賬、明細(xì)賬、日記賬等會(huì)計(jì)憑證表保管期限要求為15年，現(xiàn)金和銀行日記賬保管期限要求為25年，年度賬務(wù)報(bào)告（決算）則要求永久保存。但是，目前許多電算化單位因考慮采用激光打印機(jī)所負(fù)擔(dān)的成本較高，往往較多采用針式打印機(jī)打印憑證、賬表等有關(guān)檔案資料。這些通過(guò)色帶打印的檔案資料很容易褪色，一般情況下，針式打印機(jī)打印的紙質(zhì)檔案資料在七八年后大多會(huì)字跡不清，若不及時(shí)采取措施保存這些電算化會(huì)計(jì)檔案，后果不堪設(shè)想。
（四）電算化會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份隱患較多
在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)電算化法規(guī)中曾明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的單位應(yīng)堅(jiān)持每天備份，而且要雙重備份，并分處分人保管。但在實(shí)際工作中情況卻不是這樣有序地進(jìn)行。部分單位不能堅(jiān)持每天做好必要的備份工作，致使計(jì)算機(jī)或其他的有關(guān)輸入輸出設(shè)備、機(jī)器一旦出現(xiàn)問(wèn)題就沒(méi)有相應(yīng)的補(bǔ)救措施，從而導(dǎo)致重要數(shù)據(jù)的流失。
三、加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的具體措施
為了更有效地做好電算化會(huì)計(jì)檔案工作，我們必須根據(jù)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，分別做好會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)以及對(duì)會(huì)計(jì)檔案的收集、管理與保存、利用等方面的工作。
（一）加強(qiáng)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理人員的教育及再教育工作，電算化檔案管理人員工作雖然細(xì)微但其責(zé)任重大，所以對(duì)于檔案管理人員的選拔以及任用工作就必須跟上時(shí)代發(fā)展的脈搏，使管理人員既具有良好的思想品德、高度的責(zé)任感、良好的工作態(tài)度，更具備廣博的知識(shí)、較全面的檔案專(zhuān)業(yè)基本知識(shí)、相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和綜合性學(xué)科的基本知識(shí)，并具有基本的外語(yǔ)交際能力，以及現(xiàn)代信息技術(shù)方面的知識(shí)。在實(shí)踐中將理論與實(shí)際工作有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，培養(yǎng)電算化管理人員較強(qiáng)的處理問(wèn)題、解決問(wèn)題的能力和嫻熟的專(zhuān)業(yè)技能，培養(yǎng)管理人員開(kāi)拓進(jìn)取、勇于創(chuàng)新的精神和本領(lǐng)，并具備現(xiàn)代化設(shè)備操作的能力。
（二）加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化檔案的收集和記錄工作
所謂會(huì)計(jì)電算化檔案的收集是指把在一定的時(shí)間內(nèi)（一般是一個(gè)會(huì)計(jì)年度）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中形成的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝（備份）存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)或光盤(pán)上，從而形成脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)把會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的備份文件保存好，并記錄以下內(nèi)容：檔案形成時(shí)間、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)所屬時(shí)間、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)內(nèi)容及備份人，以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)在最小損失的情況下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。除了備份以外，還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間大小、外部設(shè)備的配套類(lèi)型，計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、漢字操作系統(tǒng)，財(cái)務(wù)軟件的編程語(yǔ)言、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)類(lèi)型，財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱(chēng)、版本號(hào)，財(cái)務(wù)軟件的銷(xiāo)售與維護(hù)公司的名稱(chēng)、地址、電話與聯(lián)系人以及與會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說(shuō)明書(shū)及使用手冊(cè)等，以便查閱。
（三）電算化會(huì)計(jì)檔案的管理與保存
由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤(pán)上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備雙份即采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，并且每份上要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名，并貼上寫(xiě)保護(hù)，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，注意防潮、防塵等，對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失，造成無(wú)法挽救的損失。
（四）完善硬件設(shè)施建設(shè)
有條件的企事業(yè)單位要提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專(zhuān)用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù)；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，以它們作為打印紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具；選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)需要的電算化會(huì)計(jì)軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，如聯(lián)入互聯(lián)網(wǎng)，注意進(jìn)行定期的維護(hù)，避免會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。
（五）建立定期檢查制度
一般情況下，單位每一至兩年應(yīng)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行一次大的清理，發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案有損壞要進(jìn)行修補(bǔ)，而對(duì)磁性介質(zhì)檔案每?jī)赡陸?yīng)進(jìn)行一次復(fù)制，以防止損壞。實(shí)際上，目前的光盤(pán)技術(shù)能夠較好地解決這個(gè)問(wèn)題。在每年年終決算后，將會(huì)計(jì)信息（為解決軟件升級(jí)帶來(lái)的不兼容問(wèn)題，最好包含應(yīng)用軟件系統(tǒng)）刻錄在一次性刻寫(xiě)光盤(pán)上。
（六）做好會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)的安全防范工作
現(xiàn)在的會(huì)計(jì)系統(tǒng)大部分是網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)的實(shí)
施一方面實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息資源的共享，另一方面也將自己暴
露在風(fēng)險(xiǎn)之中，這些風(fēng)險(xiǎn)主要是病毒的攻擊和網(wǎng)上黑客的攻
擊。因此我們應(yīng)采取必要措施來(lái)加強(qiáng)會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)的安全性：一是財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)建設(shè)自己獨(dú)立的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)。網(wǎng)絡(luò)由財(cái)務(wù)部門(mén)自己管理，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)應(yīng)與外部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行物理隔離，從根本上保證會(huì)計(jì)系統(tǒng)的安全性。二是針對(duì)對(duì)外公布的會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)，可單獨(dú)設(shè)立一臺(tái)服務(wù)器與外網(wǎng)相連，并通過(guò)數(shù)據(jù)復(fù)制技術(shù)，將要發(fā)布的數(shù)據(jù)從內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中復(fù)制到該服務(wù)器進(jìn)行發(fā)布，這樣即使該服務(wù)器被攻擊，也不會(huì)影響到內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的安全性。三是采取必要技術(shù)手段來(lái)防范對(duì)網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的攻擊，如防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防毒、身份認(rèn)證等。
四、會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的整理與再利用
電算化會(huì)計(jì)檔案通過(guò)整理有著與傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案所無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。通過(guò)整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對(duì)本單位、本部門(mén)進(jìn)行歷史會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的比較與分析，從而為企業(yè)或部門(mén)的決策者提供可靠的決策依據(jù)，另外還可以得出本單位、本部門(mén)、甚至某一地區(qū)過(guò)去、現(xiàn)在與將來(lái)的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢(shì)，使決策者在遵循市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)律的前提下，制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范，改善經(jīng)營(yíng)管理、提高經(jīng)濟(jì)效益。我們還可以利用會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型，建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的再利用。
實(shí)行會(huì)計(jì)電算化之后，除了日常的事務(wù)外，我們還應(yīng)對(duì)整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作，如計(jì)算機(jī)病毒的防范等問(wèn)題，做好了以上工作，我們有理由相信會(huì)計(jì)電算化檔案的管理工作也一定會(huì)更出色，我們的工作也將會(huì)有條不紊，會(huì)計(jì)電算化事業(yè)也將會(huì)蒸蒸日上。
