傳統的手工辦公方式已經無法滿足現代辦公的需求，文檔管理系統作為提高工作效率、規范辦公制度，增強辦公的透明性，實現信息、文檔資源的統一管理，方便領導決策，逐步實現無紙化辦公的重要工具，越來越受到人們的重視。
現在的文檔管理系統市面上也有不少，但總感覺在其核心功能，公文辦理方面存在局限性，主要問題有：第一、操作太復雜，使用起來不方便。有些系統可以讓用戶自定義收發文事務流程，雖然提高了收發文流轉過程的穩定性、目的性，但需要每一位發文草擬者自定義流程，操作上帶來了復雜。第二、流程不全面，不能滿足實際的需要。有些系統甚至避開了收發文事務實際應用中的多樣性，雖然系統附加的功能很多，但核心的收發文處理方面卻很薄弱，與實際的應用相差甚遠。
因此，我們的目標是設計一個既能使用起來簡單易懂，流程上實用合理，又能規范的管理數據的收發文管理系統。以下談談設計過程中需考慮的幾個方面：
一．熟悉了解收發文流程
我們設計行政機關文檔管理系統，必須參考《國家行政機關公文處理辦法》來幫助我們理解公文辦理流程中每個環節的準確含義，當然也不能生搬硬套，還需要結合實際的應用情況，分析公文辦理過程中的所有可能的環節，最終形成一套切實可行的方案。
經典的發文流程環節包括：草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發。我們應根據實際應用中的需要，在不影響每個環節功能的情況下做適當的調整。比如，若草擬的文件需要聽取其他部門的意見，則應增加會稿這個環節來補充發文處理流程；再比如說，審核和復核都是辦公室主任的職責時，則應將審核和復核合為一個環節來精簡發文處理流程；流程的走向也可能具有多樣性，若草擬者需針求其他部門意見，流程就象：草擬→會稿→草擬→審核，若草擬者不需針求其他部門意見,流程就象：草擬→審核等等。每種可能的情況都應找有豐富工作經驗的文書處理人員認真分析，驗證流程的合理性，最后得出若干有效規則，為應用程序的設計打下基礎。收文流程的設計與發文類似。
二．選擇一個好的架構
系統設計時，選擇一個好的架構非常重要，在一個好的架構下編程，不僅對于開發人員是一件得心應手的事情，更重要的是軟件能夠表現出一個健狀的姿態；而架構設計的不合理，不僅讓開發人員開發困難，軟件本身的生命周期更是受到嚴重威脅。
目前的架構模式不少，其中，模型-視圖-控制器（MVC）是80年代Smalltalk-80出現的一種軟件設計模式，現在已經被廣泛的使用。MVC模式的出現不僅實現了功能模塊和顯示模塊的分離，同時它還提高了應用系統的可維護性、可擴展性、可移植性和組件的可復用性。基于Java的Web應用系統采用MVC架構模式，這是目前WEB應用服務系統的主流設計方向。只要掌握了MVC模式原理，也可基于其它的語言實現。因此，用MVC模式架構公文辦理系統是一個較好的選擇。
三．數據設計規范化
 數據模型的設計是否合理會極大影響系統的使用性能、數據的遷移、升級、應用軟件的編寫，嚴重的會帶來數據災難。換句話說，就像你不會在沒有藍圖的情況下就修建一棟房子一樣，你決不應當在沒有數據模型的情況下就設計一個數據庫。一個數據模型就是對構建一個數據庫的規劃。為了使數據模型更加有效，它必須足夠簡單以使最終用戶能夠溝通必需的數據結構，同時它也要足夠詳細以使數據庫設計人員能夠創建物理結構。
 我們應該在有經驗的文書處理人員的幫助下，很好的理解收發文辦理流程，認真分析其數據，并結合由此得出的權限體系，以及程序管理機制來指導我們建立一個良好的數據模型。再根據關系型數據庫設計規范，建立數據庫及其表、表間關系、約束、視圖等。
 四．支撐平臺的選擇
 系統實現時推薦選擇B/S模式，該模式是指在TCP/IP的支持下，以HTTP為傳輸協議，客戶端通過IE等瀏覽器訪問Web服務器以及與之相連的后臺數據庫的技術及體系結構。它由瀏覽器、Web服務器、應用服務器和數據庫服務器組成。B/S模式突破了傳統的文件共享及C/S模式的限制，實現了更大程度的信息共享，任何用戶只要通過瀏覽器即可訪問數據庫，從而克服了時間和空間的限制。
B/S模式的工作原理是：客戶端的瀏覽器通過URL訪問Web服務器，服務器端處理客戶端傳來的數據，根據需要訪問數據庫，并將數據處理的結果按照用戶的需要，以HTML形式返回客戶端瀏覽器（見圖1）。
關于B/S模式的實現，Web服務器可選擇Apache，服務器端腳本語言可基于PHP，數據庫管理系統則可選擇Mysql。上述軟件都是自由軟件，最大的優點就是經濟實惠而又不失性能和安全，而且可跨平臺使用，能滿足設計文檔管理系統的需要。
上述觀點是本人在設計文檔管理系統中的幾點拙見，供讀者探討，隨著文檔管理系統的實現，無疑會使傳統的以手工為主的辦公方式和辦公手段，向科學化、規范化、高效化和信息化轉變。可以預計，隨著辦公信息量的增加和信息化程度的提高，電子辦公將是未來辦公的發展方向。