一、企業(yè)檔案管理信息化的必要性
（一）時代的要求
當(dāng)前，我國市場競爭情況越來越激烈，在這種環(huán)境中，企業(yè)的生存和發(fā)展面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。而且隨著信息化時代的來臨，企業(yè)檔案管理的工作量也日益增加，工作內(nèi)容更加復(fù)雜，對工作人員的要求也提高。傳統(tǒng)的工作方式顯然已經(jīng)無法適應(yīng)這種工作情況，為了解決這些問題，利用信息化技術(shù)幫助工作，提高工作效率就成為了檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。
（二）降低工作難度
檔案管理工作并不僅僅是檔案的保存，這項工作的工作內(nèi)容比較多，工作系統(tǒng)中包含了信息技術(shù)與管理技術(shù)。為了適應(yīng)現(xiàn)代社會的工作需求，利用信息化來使檔案管理工作從傳統(tǒng)手工操作過渡到自動化，可以使很多工作的難度大大降低，節(jié)省人力資源，讓企業(yè)人力資源得到更加高效的利用。利用信息化手段將業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行固化，通過互聯(lián)網(wǎng)平臺進(jìn)行處理，進(jìn)行內(nèi)部控制和自動檢查，能夠大大降低人工操作中不可避免的主觀性錯誤，讓檔案管理工作更加容易進(jìn)行，工作難度降低。
（三）檔案管理利用需要
現(xiàn)代社會越愛越重視創(chuàng)新，企業(yè)想要提高綜合實力，在市場競爭中取得一席之地就必須改變內(nèi)部結(jié)構(gòu)，不斷的創(chuàng)新改革，提高企業(yè)的整體運營效率。在這種情況下，采用更先進(jìn)的知識管理手段成為企業(yè)發(fā)展的重要工作，檔案管理工作的根本目的是為企業(yè)服務(wù)，提高知識管理手段的重要一步就是提高檔案管理工作的效率，這也是利用企業(yè)利用檔案的需求所致。
二、企業(yè)檔案管理信息化的實現(xiàn)方法
檔案管理信息化是有一定的方法和工作可以借鑒和使用的，按照目前的技術(shù)和管理水平來看，檔案管理信息化主要可以通過以下幾種方法實現(xiàn)。
（一）存儲數(shù)字化
檔案管理信息化的重要一步就是存儲數(shù)字化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理有占用空間大、錄入和使用檔案便捷度不高等缺點。檔案存儲數(shù)字化就是將檔案內(nèi)容錄入到計算機中進(jìn)行保存和管理，相關(guān)人員可以通過檔案管理軟件或者奇特工具快速進(jìn)行檔案搜索、修改、傳遞等工作。
（二）利用網(wǎng)絡(luò)化
利用互聯(lián)網(wǎng)建立信息網(wǎng)絡(luò)能夠加強企業(yè)內(nèi)部的溝通和協(xié)作效率，傳統(tǒng)的檔案管理是以紙質(zhì)文件的形式進(jìn)行的，這也是由檔案的文件形式?jīng)Q定的。互聯(lián)網(wǎng)還未深度普及時，企業(yè)內(nèi)部以及對外管理中使用的都是紙質(zhì)檔案，發(fā)展至今，企業(yè)文件都可以利用計算機制作，相關(guān)工作人員可以通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案管理，大大提高檔案管理的便捷度，增加檔案的資源共享程度，提高檔案的實際使用價值。
三、企業(yè)檔案管理信息化的策略
為了提高企業(yè)工作效率，在檔案管理工作中應(yīng)用信息化技?g使必不可少的。目前，很多企業(yè)已經(jīng)重視到這一點，加強了檔案管理信息化建設(shè)。
（一）建設(shè)統(tǒng)一數(shù)據(jù)中心
檔案管理工作分為很多個方面，不僅要進(jìn)行檔案的制作和存儲，還有檔案的使用和共享。在進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)的時候，工作人員首先應(yīng)該了解檔案使用的實際情況，了解企業(yè)的實際需求以及傳統(tǒng)工作中的不足和弊端，針對這些問題進(jìn)行改進(jìn)，開展信息化建設(shè)。在目前的檔案管理信息化建設(shè)過程中，工作人員應(yīng)該建立數(shù)據(jù)庫，將各項數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫中保存，利用計算機進(jìn)行數(shù)據(jù)的存儲、運輸、處理等工作，這樣不僅能夠提高信息的處理效率，也能保證信息的流通速度，保證信息能夠及時的共享，方便更好的進(jìn)行下一步工作處理。
（二）加強企業(yè)內(nèi)部職能部門間的合作
在信息化建設(shè)過程中，不僅需要注重數(shù)據(jù)的處理和交流，各部門之間也應(yīng)該注重溝通配合，保證企業(yè)內(nèi)部各部門信息的高效利用。在檔案管理傳統(tǒng)的工作模式中，工作人員大多認(rèn)為檔案管理部門與其他部門之間的聯(lián)系不大，在工作過程中與其他各部門之間的溝通合作比較少。進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，要注重這一點，打破傳統(tǒng)思維，讓企業(yè)內(nèi)部之間的聯(lián)系更加緊密，這樣也能減少人力、物力、財力資源浪費的情況。企業(yè)各部門的參與也可以使管理預(yù)期效果的目標(biāo)更加明確，有利于制定更適合實際情況的管理方式。
（三）制定合理的信息體系
檔案管理需要完善的制度和信息體系，在進(jìn)行企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，各項制度的制定要十分慎重，再投入實施之前，要對其進(jìn)行科學(xué)合理的評估和預(yù)測，保證規(guī)劃的合理性，避免后期出現(xiàn)大的問題導(dǎo)致企業(yè)檔案管理的正常進(jìn)行受到影響，進(jìn)而影響到整個企業(yè)的運營，造成經(jīng)濟損失。
（四）保證檔案信息安全
檔案管理信息化是在互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上建立信息庫，利用信息技術(shù)提高檔案工作的效率，但是在這種情況下，企業(yè)的很多重要信息都存儲在硬盤或者是數(shù)據(jù)庫中，若是操作不當(dāng)或者被不法分子蓄意偷盜這些信息，將會對企業(yè)發(fā)展很惡劣的影響，因此數(shù)據(jù)庫的保護(hù)就成為了一項非常重要的工作。相關(guān)人員應(yīng)該重視數(shù)據(jù)庫的承載能力、支撐功能和防護(hù)功能，保證數(shù)據(jù)的安全性。除了技術(shù)手段保護(hù)之外，企業(yè)還要制定相關(guān)的保護(hù)制度，加強檔案信息工作人員的權(quán)限管理，防止不相關(guān)人員接觸到企業(yè)檔案。
四、結(jié)束語
隨著科技的發(fā)展和經(jīng)濟的進(jìn)步，我國社會的各方各面都發(fā)生了很大的變化，人民的生活方式和社會的運行方式都有了很大的改變。在這種情況下，企業(yè)也應(yīng)該跟隨環(huán)境變化不斷改進(jìn)工作，利用科技以及更加高效的管理、運行方式，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部的工作效率提升。信息化是現(xiàn)代社會的特點以及發(fā)展方向，利用信息化，企業(yè)能夠提高檔案管理的工作的效率，充分挖掘和利用檔案中的信息資源，滿足企業(yè)發(fā)展的需求。
（一）時代的要求
當(dāng)前，我國市場競爭情況越來越激烈，在這種環(huán)境中，企業(yè)的生存和發(fā)展面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。而且隨著信息化時代的來臨，企業(yè)檔案管理的工作量也日益增加，工作內(nèi)容更加復(fù)雜，對工作人員的要求也提高。傳統(tǒng)的工作方式顯然已經(jīng)無法適應(yīng)這種工作情況，為了解決這些問題，利用信息化技術(shù)幫助工作，提高工作效率就成為了檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。
（二）降低工作難度
檔案管理工作并不僅僅是檔案的保存，這項工作的工作內(nèi)容比較多，工作系統(tǒng)中包含了信息技術(shù)與管理技術(shù)。為了適應(yīng)現(xiàn)代社會的工作需求，利用信息化來使檔案管理工作從傳統(tǒng)手工操作過渡到自動化，可以使很多工作的難度大大降低，節(jié)省人力資源，讓企業(yè)人力資源得到更加高效的利用。利用信息化手段將業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行固化，通過互聯(lián)網(wǎng)平臺進(jìn)行處理，進(jìn)行內(nèi)部控制和自動檢查，能夠大大降低人工操作中不可避免的主觀性錯誤，讓檔案管理工作更加容易進(jìn)行，工作難度降低。
（三）檔案管理利用需要
現(xiàn)代社會越愛越重視創(chuàng)新，企業(yè)想要提高綜合實力，在市場競爭中取得一席之地就必須改變內(nèi)部結(jié)構(gòu)，不斷的創(chuàng)新改革，提高企業(yè)的整體運營效率。在這種情況下，采用更先進(jìn)的知識管理手段成為企業(yè)發(fā)展的重要工作，檔案管理工作的根本目的是為企業(yè)服務(wù)，提高知識管理手段的重要一步就是提高檔案管理工作的效率，這也是利用企業(yè)利用檔案的需求所致。
二、企業(yè)檔案管理信息化的實現(xiàn)方法
檔案管理信息化是有一定的方法和工作可以借鑒和使用的，按照目前的技術(shù)和管理水平來看，檔案管理信息化主要可以通過以下幾種方法實現(xiàn)。
（一）存儲數(shù)字化
檔案管理信息化的重要一步就是存儲數(shù)字化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理有占用空間大、錄入和使用檔案便捷度不高等缺點。檔案存儲數(shù)字化就是將檔案內(nèi)容錄入到計算機中進(jìn)行保存和管理，相關(guān)人員可以通過檔案管理軟件或者奇特工具快速進(jìn)行檔案搜索、修改、傳遞等工作。
（二）利用網(wǎng)絡(luò)化
利用互聯(lián)網(wǎng)建立信息網(wǎng)絡(luò)能夠加強企業(yè)內(nèi)部的溝通和協(xié)作效率，傳統(tǒng)的檔案管理是以紙質(zhì)文件的形式進(jìn)行的，這也是由檔案的文件形式?jīng)Q定的。互聯(lián)網(wǎng)還未深度普及時，企業(yè)內(nèi)部以及對外管理中使用的都是紙質(zhì)檔案，發(fā)展至今，企業(yè)文件都可以利用計算機制作，相關(guān)工作人員可以通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案管理，大大提高檔案管理的便捷度，增加檔案的資源共享程度，提高檔案的實際使用價值。
三、企業(yè)檔案管理信息化的策略
為了提高企業(yè)工作效率，在檔案管理工作中應(yīng)用信息化技?g使必不可少的。目前，很多企業(yè)已經(jīng)重視到這一點，加強了檔案管理信息化建設(shè)。
（一）建設(shè)統(tǒng)一數(shù)據(jù)中心
檔案管理工作分為很多個方面，不僅要進(jìn)行檔案的制作和存儲，還有檔案的使用和共享。在進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)的時候，工作人員首先應(yīng)該了解檔案使用的實際情況，了解企業(yè)的實際需求以及傳統(tǒng)工作中的不足和弊端，針對這些問題進(jìn)行改進(jìn)，開展信息化建設(shè)。在目前的檔案管理信息化建設(shè)過程中，工作人員應(yīng)該建立數(shù)據(jù)庫，將各項數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫中保存，利用計算機進(jìn)行數(shù)據(jù)的存儲、運輸、處理等工作，這樣不僅能夠提高信息的處理效率，也能保證信息的流通速度，保證信息能夠及時的共享，方便更好的進(jìn)行下一步工作處理。
（二）加強企業(yè)內(nèi)部職能部門間的合作
在信息化建設(shè)過程中，不僅需要注重數(shù)據(jù)的處理和交流，各部門之間也應(yīng)該注重溝通配合，保證企業(yè)內(nèi)部各部門信息的高效利用。在檔案管理傳統(tǒng)的工作模式中，工作人員大多認(rèn)為檔案管理部門與其他部門之間的聯(lián)系不大，在工作過程中與其他各部門之間的溝通合作比較少。進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，要注重這一點，打破傳統(tǒng)思維，讓企業(yè)內(nèi)部之間的聯(lián)系更加緊密，這樣也能減少人力、物力、財力資源浪費的情況。企業(yè)各部門的參與也可以使管理預(yù)期效果的目標(biāo)更加明確，有利于制定更適合實際情況的管理方式。
（三）制定合理的信息體系
檔案管理需要完善的制度和信息體系，在進(jìn)行企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，各項制度的制定要十分慎重，再投入實施之前，要對其進(jìn)行科學(xué)合理的評估和預(yù)測，保證規(guī)劃的合理性，避免后期出現(xiàn)大的問題導(dǎo)致企業(yè)檔案管理的正常進(jìn)行受到影響，進(jìn)而影響到整個企業(yè)的運營，造成經(jīng)濟損失。
（四）保證檔案信息安全
檔案管理信息化是在互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上建立信息庫，利用信息技術(shù)提高檔案工作的效率，但是在這種情況下，企業(yè)的很多重要信息都存儲在硬盤或者是數(shù)據(jù)庫中，若是操作不當(dāng)或者被不法分子蓄意偷盜這些信息，將會對企業(yè)發(fā)展很惡劣的影響，因此數(shù)據(jù)庫的保護(hù)就成為了一項非常重要的工作。相關(guān)人員應(yīng)該重視數(shù)據(jù)庫的承載能力、支撐功能和防護(hù)功能，保證數(shù)據(jù)的安全性。除了技術(shù)手段保護(hù)之外，企業(yè)還要制定相關(guān)的保護(hù)制度，加強檔案信息工作人員的權(quán)限管理，防止不相關(guān)人員接觸到企業(yè)檔案。
四、結(jié)束語
隨著科技的發(fā)展和經(jīng)濟的進(jìn)步，我國社會的各方各面都發(fā)生了很大的變化，人民的生活方式和社會的運行方式都有了很大的改變。在這種情況下，企業(yè)也應(yīng)該跟隨環(huán)境變化不斷改進(jìn)工作，利用科技以及更加高效的管理、運行方式，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部的工作效率提升。信息化是現(xiàn)代社會的特點以及發(fā)展方向，利用信息化，企業(yè)能夠提高檔案管理的工作的效率，充分挖掘和利用檔案中的信息資源，滿足企業(yè)發(fā)展的需求。
