淺談當代檔案文秘人員的基本素質

仁和區檔案局 蒙煒

摘要：本文著重論述了做好檔案文秘人員的重要意義，檔案的價值，關鍵在于檔案的質量，而檔案資料的質量，又取決于檔案文秘人員的自身素質。檔案文秘人員素質的優劣，直接影響著檔案管理水平和檔案資源開發利用服務質量。如何提高檔案文秘人員的素質，所提出的具體方法，有理有據，聯系實際，行之有效。

關鍵詞：當代 檔案 文秘 人員 素質

文秘是黨政部門和企業、事業單位必不可少的工作人員。其作為一種工作職務，不僅僅是抄、寫、收、發，而且扮演著領導的參謀和助手，擔負著聯絡上下、協調左右、參與政務、辦理事務的重要角色。同時，絕大部分中小機關、企事業單位的文秘又是單位檔案的管理者。檔案的價值，關鍵在于檔案的質量，而檔案資料的質量，又取決于檔案文秘人員的自身素質。因此，本文就從文秘的自身修養談起，進而就文秘的修養與檔案管理的關系問題淺談一下自己的認識。

一、文秘較好的素質修養，是檔案管理的重要基礎條件

　　文秘作為領導的助手和參謀，一是記錄和抄寫；二是文稿起草。記錄，有領導的口授記錄，有接待來訪者的記錄，還有會議記錄和電話記錄等等；抄寫，即對字跡潦草或因在起草過程中經反復推敲、多次修改和勾劃的文稿進行擬寫以便于繼續修改或交付打印。幫助領導擬寫稿件能讓領導抽出時間去做其他工作，這是文秘應盡的責任。起草文稿，是文秘工作的主要部分。文稿的起草過程，常常是由領導和文字秘書合作進行的。有時，是領導親自動手，秘書幫助擬寫。以及做一些收集、補充和核實；有時，是領導口授主要內容，秘書記下后負責文字的加工整理；有時則是領導只口授一個要點，或者同秘書一起在討論中形成一個要點，然后由秘書據此去收集材料、推敲觀點，形成文字。最后一種，領導只是出題目，而從擬定提綱、收集材料、起草文稿到討論修改，則都由文秘單獨負責。特別需要指出的是，在起草文稿的時候，文秘不但可以在醞釀和討論文稿的時候提出自己的意見供領導參考，而且可以在起草時直接把自己的想法寫上去，形成初稿，讓領導人去決斷，而不是照葫蘆畫瓢，這樣形成的文稿才能真實、全面、生動地反映傳達領導的決策、方針、意圖等，并使之成為群眾性的行動。　

　　要達到上述目的，文秘就必須具備較高的素質。除了具備一般工作人員的基本條件外，還應有自己特殊的知識修養、技能修養、品德修養、作風修養方面的要求。知識修養、技能修養好不好，是一個文秘稱職不稱職的問題；品德修養、作風修養好不好，是一個文秘合格不合格的問題。因此，文秘要自覺地、全面地加強這四個方面的修養，努力把自己造就成為德才兼備、既合格又稱職的國家特殊崗位上的工作人員，在自己的工作崗位上，不僅僅通過文字的抄寫、記錄和文稿起草做好領導的助手和參謀，同時，由其經手、處理的具有較高水平的文字材料，也為檔案提供了準確的、豐富的、詳實的具有較高價值的原始資料。因此，較好的文秘的素質修養，是檔案管理的重要基礎條件之一。

　　二、文秘同時應該是一名優秀的檔案管理工作者

檔案是人類社會活動的原始記錄，是最可靠的固化記錄，最具有權威性和憑證性。尤其是獨一且珍貴的歷史性檔案資料，一旦損毀、消失其原始原貌無法復原再生，其損失無法估量。因此，不斷強化檔案管理，對于保護檔案資料，提高檔案服務質量，充分發揮檔案無可替代的憑證作用，至關重要。 檔案管理水平如何以及檔案服務質量優劣，直接取決于檔案的主人——檔案管理人員。因此，檔案管理人員的整體素質如何，是做好檔案管理工作和保證檔案服務質量的決定因素。

在一切社會活動中，人，是最活躍的起著決定作用的因素。而人的素質又是這個決定因素中的重要因素。靈巧的工業機器手是人造的；衛星、導彈、氫彈、原子彈是人造的；每秒鐘運算幾十億次的電子計算機也是人造的。總之，再尖端再先進的科學技術成果，都是通過人發明創造出來的。再精密再先進的設備儀器，都是要由人去掌握、控制和操作。但是，先進的科學技術，不是人人都能發明創造和掌握的。學識淺智力差，素質低才能庸的人，是難以掌握先進的科學技術。

人才和人才素質如何，對事業成敗興衰起著決定性的作用。檔案管理工作也是如此。由于人員編制和機構設置的局限，許多機關、企事業單位的檔案管理工作都是由文秘兼職的。按照檔案管理的有關規定，檔案管理方面的業務又隸屬當地檔案局領導，因此，文秘應在遵循檔案管理必須堅持黨性、實踐性和科學性的基礎上，按照檔案管理工作關于集中統一管理、完整與安全、便于利用的原則要求，努力提高檔案管理方面的業務修養。

　　文秘兼做檔案管理，主要是做好檔案的收集、整理、鑒定、移交、利用、檢索、編研和統計等環節的工作。這些環節之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環節中的中心環節，其它環節都為利用服務，為利用打基礎和創造條件。做好檔案工作，為本部門、本單位的中心工作服務，是檔案工作人員的根本任務。

　　作好檔案管理工作，是為了保證檔案在中心工作中的作用，即作為機關工作的參謀作用，作為宣傳教育的素材，作為歷史的憑證，作為科學研究的必要基礎條件，其重要性是不言而喻的。由于機關檔案管理工作是通過機關辦公部門的內設機構即檔案室進行的，而這類檔案室對于較小機關而言，則具有綜合性，它不僅是管理文書檔案，同時統管了諸如人事、科技、會計等檔案，門類更多，內容更豐富，工作更復雜，這樣，要求提供大量的參考資料，要求為機關中心工作的利用創造方便的條件，而且要求提供的資料迅速、準確，這就增加了一定的難度。因此，文秘在加強秘書工作修養的同時，又必須具有檔案工作人員的有關理論、業務、紀律、技能等方面的修養，做一名合格的檔案管理工作者。

　　三、在新形勢下，加強檔案文秘人員培訓教育的必要性

綜上所述，由于中小機關的檔案管理，一般情況下都是由文秘兼任的，因而文秘的自身修養直接影響著文稿的質量和檔案管理的水平。文秘工作與檔案管理工作，從專業上說，雖然有區別，但業務關系上又相互聯系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一個載體，可以這樣說，文秘的修養決定文檔資料價值，進而搞好檔案管理，使檔案發揮應有作用的基礎，這就是兩者之間的本質聯系。

黨的十一屆三中全會以來，隨著黨和國家把中心工作轉移到經濟建設、改革開放和市場經濟的發展完善，各類部門在機關建設中，對文秘的要求越來越高，對檔案的管理及其作用的發揮也越來越重視，機關檔案管理作為黨和國家專門檔案局的基層和基礎工作就顯得尤為重要。經過二十年來的努力，檔案的管理有了較大的發展，但檔案管理隊伍的建設，特別是廣大基層部門機關的檔案管理隊伍的建設及其檔案管理的水平還存在著明顯的與時代要求不相適應的方面。突出地表現在能勝任文秘又兼檔案管理的人員數量少、崗位不穩定。存在這種局面的主要原因首先是有關領導對文秘的要求不高，對檔案工作不重視，認為文秘只是抄抄寫寫，無足輕重，檔案管理工作只是收收發發、裝裝訂訂，無須專業，更有少數領導受社會風氣不良影響，把文秘、檔案人員做為自己的親信、隨從，來去以符合自己的口味為標準。其次，是不關心文秘、檔案人員的培訓教育，專業水平始終得不到提高。

檔案管理水平和檔案服務質量的提高，檔案事業的健康發展，以及今后檔案工作逐步全面實現專業化、規范化、統一標準化管理，特別是現代化管理，都需要擁有一定數量的學歷高、素質高、多功能的復合型檔案專業人才。這種檔案專業復合型人才，精通檔案專業知識并能掌握現代高科技知識；精明強干，以少勝多，能身兼數職，辦事效率高；能靈活運用電子計算機和光盤刻錄技術；有較強的應變能力和惡劣工作條件與艱苦生活環境適應能力。

為此，針對文秘和檔案管理的重要性以及在實際工作中存在的問題，檔案管理人員的素質應當如何提高？筆者以為，可供參考的有效方法是：第一，以公務員基本素質要求為基本條件，在配備文秘、檔案管理人員時，應選調那些與檔案專業的有關人員；第二，對在崗的專業人員，按其所具有的專業技能層次，分期舉辦各種檔次對路的專業技能培訓，使他們在品德、業務、技能等方面有不斷提高，以適應新形勢的要求；第三，在所屬業務管理部門的指導下，對機關文秘、檔案管理人員，特別是文秘兼檔案管理的工作人員進行定期考核，合格者持證上崗，并享受規定的工資津貼，鼓勵他們作好本職工作經考核，不合格者，自然淘汰。許多企業內部體制改革的成功經驗證明：實行專業技能培訓考核，是提高員工整體素質的有效方法；采取公開招聘，實行公平競爭，優勝劣汰，能者上，庸者下。實踐證明，這也是提高檔案專業人員整體素質和工作質量的有效方法。

以上只是本人在實際工作中的一點體會，談出一些看法，愿意與在機關從事文秘和檔案管理工作的同行們進行更深的交流和探討。