檔案信息化建設(shè)6

基層檔案現(xiàn)代化管理現(xiàn)狀的調(diào)查與思考

攀枝花市西區(qū)檔案局（館） 趙興

隨著社會的現(xiàn)代化發(fā)展。檔案現(xiàn)代化管理是檔案工作適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務(wù)能力的必然選擇。近年來，檔案部門大力推進檔案管理信息化建設(shè)，力圖使檔案工作與社會發(fā)展同步。尤其現(xiàn)在計算機管理廣泛應(yīng)用于各類單位管理的方方面面，在各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件，如何加強檔案現(xiàn)代化是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。

一、基層檔案現(xiàn)代化管理現(xiàn)狀

隨著經(jīng)濟建設(shè)和社會各項事業(yè)的迅速發(fā)展，社會各界對檔案的認識逐步提高，檔案在社會上的作用得到逐步體現(xiàn)，檔案工作的收集、整理各個環(huán)節(jié)形成了良性循環(huán)，檔案數(shù)量急劇增加，檔案利用范圍、利用次數(shù)不斷擴大，利用者利用檔案的要求高。為此，只依靠傳統(tǒng)的手工管理方法常常跟不上檔案業(yè)務(wù)量的增長速度，不能滿足利用者的需要。必須有現(xiàn)代化工具和相應(yīng)檔案管理軟件，才能因勢利導(dǎo)的去做好這一工作。2001年西區(qū)檔案局領(lǐng)全市之先在全區(qū)推廣計算機管理檔案，首先推行“金沙文檔”管理系統(tǒng)；2003年根據(jù)西區(qū)機關(guān)已全部實現(xiàn)計算機管理檔案情況，要求對本單位永久、長期保存發(fā)文進行全文信息掛接入計算機軟件，同年，對機關(guān)檔案室文件級目錄數(shù)據(jù)進行檢查和接收；2004年黨政網(wǎng)開通后，全區(qū)機關(guān)統(tǒng)一使用“四川省電子文檔管理系統(tǒng)”； 2005年7月要求各立檔案單位對需要永久、長期保存的收、發(fā)文進行全文掛接。掌握了全區(qū)基本情況，作了詳細分析，制定工作方案，面向基層檔案室推廣，達到在一定區(qū)域內(nèi)有一個通用性較強軟件的目的，實現(xiàn)資源共享，便于對檔案工作的編目指導(dǎo)和管理。具體做法如下：

首先，確定調(diào)查對象。調(diào)查對象是列入檔案進館序列的單位和檔案工作比較好、有代表性的基層檔案室；其次，確定調(diào)查內(nèi)容為：計算機臺數(shù)、計算機應(yīng)用于檔案管理情況、檔案條目輸入量、檔案設(shè)施情況等。根據(jù)上述對象和內(nèi)容要求，全區(qū)有綜合檔案室136個，（其中76個機關(guān)事業(yè)單位、16所學(xué)校、34個社區(qū)、10個村），兼職檔案員138名，有檔案庫房2045㎡、鐵皮檔案柜 239套、密集架322立方米、空調(diào)機46臺、去濕機 17臺、防磁柜4個、計算機58臺，共保管檔案107283件、2184卷。從中得出“十二五”時期：還應(yīng)加強對檔案現(xiàn)代化工作的領(lǐng)導(dǎo)，有計劃、有部署的開展工作。

二、檔案工作在現(xiàn)代化管理存在問題

檔案現(xiàn)代化管理工作省、市檔案局都制定了規(guī)劃，現(xiàn)代化管理檔案也探索了多年。但，大多數(shù)檔案館（室）的現(xiàn)代化管理只停留在案卷級、文件級條目的數(shù)據(jù)庫上。另外，單位經(jīng)濟實力不同，領(lǐng)導(dǎo)重視程度不同，人的適用能力不同，從而產(chǎn)生了現(xiàn)代化管理應(yīng)用在檔案工作中的差異，它主要表現(xiàn)在現(xiàn)代化管理工作發(fā)展不平衡，現(xiàn)代化管理檔案工作的程度不一；人的觀念、素質(zhì)和環(huán)境不同，充分發(fā)揮現(xiàn)代化手段在檔案工作中的作用和結(jié)果不一樣。就其原因：

一是單位規(guī)模大小、領(lǐng)導(dǎo)重視程度、現(xiàn)代化設(shè)備與現(xiàn)代化管理工作程度成正比。從調(diào)查情況分析：一些大的和上規(guī)模、上檔次的單位，不但有一定的經(jīng)濟實力，有相應(yīng)的人才優(yōu)勢，計算機已成為一個單位從計劃、預(yù)算、生產(chǎn)流程等各個方面的管理，其中包括檔案管理工作，可根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)和各方面的需要，得心應(yīng)手做好工作，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。這樣對于這些單位來說，現(xiàn)代化管理的作用發(fā)揮了，領(lǐng)導(dǎo)重視了，檔案現(xiàn)代化管理工作上去了。其二，有些單位就不同，規(guī)模較小，人才相對薄弱，收發(fā)文少，檔案也不多，在日常的借閱利用等工作中，手工完全可以勝任，加之檔案人員掌握專業(yè)知識不夠，但為了升級達標，不考慮各方面的條件有否成熟，盲目地配了計算機，表面上已輸入了目錄，但沒有全文掛接。實際使用還是手工檢索，設(shè)備本身的自身作用發(fā)揮不出來，把計算機僅僅作為顯示現(xiàn)代化管理的一種形式，根本體現(xiàn)不出計算機在檔案管理工作中的優(yōu)勢。其三，有些領(lǐng)導(dǎo)本人不具備現(xiàn)代化管理這方面的知識，現(xiàn)代化管理的思路滯后，處于原始地、封閉地管理狀態(tài)，何況檔案管理呢？

二是檔案管理人員專業(yè)知識程度與現(xiàn)代化管理手段在檔案工作中運用所起的作用成正比。

    檔案管理人員包括檔案館、檔案室的每個工作人員，知識水平不一，專業(yè)程度不同， 實際年齡與接受新興知識的能力局限，在思想觀念上跟不上現(xiàn)代化管理步伐。究其原因，與傳統(tǒng)的檔案管理模式有著密切關(guān)系：1、檔案工作流程的封閉性。由于檔案館（室）人員長期以來眼睛向內(nèi)，沒有面向瞬息萬變的現(xiàn)實世界，因而，對現(xiàn)代化管理知識渴求也不迫切，各個環(huán)節(jié)工作與現(xiàn)實社會的需求存在滯后、脫節(jié)的現(xiàn)象。2、檔案管理長期屬于傳統(tǒng)管理。傳統(tǒng)管理為什么能長期在檔案系統(tǒng)存在呢？這是檔案管理內(nèi)在因素和外界需求不合拍所至。對此，在檔案工作方方面面受到影響，簡舉一例：如果一個單位配備的計算機，檔案人員得心應(yīng)手使用計算機，對文書工作與檔案工作實行一體化管理，整個工作程序流暢，工作事半功倍，大大提高了工作的效率，檔案的標準化和規(guī)范化程度高，真正發(fā)揮了現(xiàn)代化管理手段的作用，體現(xiàn)了一個檔案人員的專業(yè)知識水平。反之就不然。

三、檔案現(xiàn)代化管理工作應(yīng)采取的措施

（一）爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，加大對檔案管理現(xiàn)代化工作的投入，為檔案現(xiàn)代化提供技術(shù)保證和支撐條件。一是把檔案工作列入同級政府現(xiàn)代化發(fā)展規(guī)劃；二是在人員、經(jīng)費兩方面得到保證。

（二）要從穩(wěn)定檔案隊伍，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案人員必須從雜業(yè)型轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)型。 要保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序、正常、持續(xù)的發(fā)展，人的因素是主要的。其一：抓緊吸收、招聘和培養(yǎng)檔案管理領(lǐng)域缺乏懂軟件開發(fā)又精通檔案專業(yè)知識的復(fù)合人才；其二：提高整支隊伍素質(zhì)著手，創(chuàng)造條件有針對性適合不同工作崗位的學(xué)習(xí)，進行知識更新，適應(yīng)對外指導(dǎo)工作和內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作；其三：建立競爭機制，克服人的隋性，充分發(fā)揮人的主觀能動性，有他們的用武之地和舒展才能的場所；其四：建立激勵機制，合理設(shè)置崗位，工作科學(xué)量化，體現(xiàn)一個單位內(nèi)工作量大與小不一樣、專與不專不一樣，有利于工作人員的積極性和創(chuàng)造性充分發(fā)揮。

（三）要從提高現(xiàn)代化管理手段，實行資源共享，管理方式必須從傳統(tǒng)的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理。檔案工作要圍繞各級黨委、政府和檔案部門的工作重點、社會關(guān)注的熱點和檔案的需求點來組織信息，提供信息。隨著當前信息技術(shù)高速發(fā)展，已形成了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化的時代。對此，開展現(xiàn)代化管理工作，必須抓好以下幾方面工作：1、檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重，選擇的軟件需具備規(guī)范化、通用化，并有很強的包容性。在市級區(qū)檔案館對這方面要有指導(dǎo)意見，做到在一定區(qū)域內(nèi)， 使用軟件統(tǒng)一。這樣將減輕監(jiān)督指導(dǎo)的難度，利于檔案收集和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。另外，要考慮售后的服務(wù)，軟件的鞏固提高問題。選擇軟件是關(guān)鍵，服務(wù)是基礎(chǔ)，應(yīng)用是根本。2、加強基礎(chǔ)工作，確保信息渠道的暢通。主要抓好檔案館（室）的基礎(chǔ)工作，建立檔案數(shù)據(jù)化館（室），它包括數(shù)據(jù)庫建設(shè)、各全宗檔案的文件條目、專門檔案條目。