一、破產改制企業檔案管理存在的問題及原因分析
一是企業檔案意識淡薄，檔案管理缺位，沒有把檔案擺上應有的位置。部分國有破產、改制企業在破產清算過程中未將檔案清理納入企業破產程序，未對檔案進行清理、鑒定、處置，檔案管理混亂。改制后的企業不可能拿出資金給檔案投入，給企業的后續管理和善后工作帶來隱患，從而留下了數以十萬計的整理不規范的的和未鑒定整理的零散文件材料，成了企業主管部門和企業的一個沉重的負擔和包袱。二是破產改制企業檔案管理缺乏必要的監督和指導。檔案部門作為檔案行政執法的主體和檔案工作的業務指導部門，負有對企業檔案工作實行監督和指導的權利，對破產企業也不例外。但在實際中工作中由于消息不暢通，缺少與破產企業的聯系與溝通，無法準確了解、掌握破產企業檔案管理的情況，工作較為被動，導致檔案處置監督指導與企業破產清算工作不同步，不能有效地發揮監督和指導的作用，使破產企業檔案工作缺乏必要的約束和制約。一般情況下，主管部門只要改制結束，就萬事大吉，改制前企業所形成的檔案，成為被遺忘的角落。三是主管單位沒有能力繼續接管破產改制企業檔案。根據有關的規定，破產改制企業檔案應由其主管部門負責接收和保管，但由于實際工作情況的限制，存在的困難比較大。企業主管部門既沒有足夠的庫房保管，管理如此大數量的破產改制企業檔案，從資金和人力來說也是非常缺乏，很多檔案存在著發生蟲害、霉變、褪變乃至失盜的重大安全隱患。四是改制破產前企業忽視檔案管理，使得檔案管理混亂。部分企業由于破產前很少過問這部分檔案，管理疏忽，再加上早在正式破產清算前企業基本處于癱瘓狀態，檔案工作無人問津，該整理的檔案沒人整，該進檔案室的檔案沒有進，結果導致檔案資料大量遺失，了解企業檔案工作情況的人員也已經失去聯系，企業檔案的主要門類、內容、特色，特別是蘊含的利用價值已經無法了解和估算，甚至連正常的查閱利用工作也無法開展。
二、完善破產改制企業檔案管理的對策與建議
面對破產改制企業檔案是國家檔案資源的重要組成部分，依法加強對破產改制企業檔案的管理，規范檔案處置行為，防止國有資產的流失，是檔案部門的一項重要職責。(一)依據法律，明確歸屬，落實責任根據《檔案法》、1998年國家檔案局聯合多部門下發的《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》和2011年11月國家檔案局公布實施的《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》(9號令)第6條的相關規定，在對破產改制企業檔案調查摸底的基礎上，結合破產改制企業檔案管理出現的新情況和新問題，本著堅持圍繞中心、服務大局的宗旨，做到既堅持原則，又具體問題具體分析，以保證企業檔案完整、安全、不流失、不損毀，繼續為社會經濟發展服務的原則，檔案管理部門會同企業主管部門詳細制定了檔案處置方案和責任劃分，由主管部門對本系統內的改制破產單位情況進行認真梳理，并負責將改制過程中形成的檔案收集齊全，組織人員對企業的文書、科技、人事、財務、聲像、實物等不同門類和載體的檔案進行清理、鑒定，區分檔案的不同價值，并在此基礎上確定檔案流向。檔案管理部門要加強對改制過程中檔案的接收和管理，確保進館檔案符合國家規定的標準。(二)主動介入，齊抓共管，形成合力在實踐工作中，檔案管理部門要認識到破產改制企業的檔案處置工作涉及面廣、工作量大、時間跨度大，不是某一個單位單獨能夠完成的，也不是短時間內能夠完成的，各級領導的重視和有關部門的協作與配合是做好此項工作的前提。針對此種情況，檔案管理部門應轉變工作思路和工作方法，積極尋求對策，主動聯合破產改制企業主管部門對檔案的種類、流向、保管條件做了全面詳細的摸底調查，掌握了改制破產企業檔案的第一手資料，為制定檔案管理和處置方案做了準備。在改制破產檔案處置過程中，檔案管理部門要與相關部門齊抓共管、相互配合、共同努力。本著分工負責，各負其責的原則，破產改制企業主管部門對所接收的破產改制企業進行清理、鑒定和整理，檔案管理部門依法履行對破產、改制企業檔案業務整理工作進行監督和指導，負責把檔案保管好、利用好。幫助企業培訓檔案工作人員。同時依靠改制企業的留守人員，充分發揮他們熟悉情況的優勢，依靠他們的力量開展收集和整理工作。多方合力，從而保證了處置工作的順利進行。(三)總結經驗，提前防范，建立動態管理機制檔案管理部門要從處置改制破產企業檔案工作中吸取經驗教訓，為防止此類問題重演，提前防范，建立長效機制。針對企業檔案工作相對薄弱的現狀，積極探索服務企業檔案工作的新路子，完善檔案服務機制，以“宣傳、引導、服務”為主線，按照“經濟發展到哪里，檔案工作就延伸到哪里”的要求，全面提升企業檔案工作水平。以組織召開企業辦公室主任會議、舉辦檔案人員培訓班、轉發《山東省企業檔案管理暫行辦法》等形式，宣傳企業建檔的重要性。抓好企業建檔示范點，以點帶面，充分發揮示范帶動作用，引導更多的企業規范管理檔案。進一步加強服務意識，提高服務質量，幫助企業提高檔案管理水平。加大依法監督指導力度，建立檢查督查制度，每年采取不同形式對企業檔案管理工作和國有改制和破產企業檔案搶救和保護工作進行一次全面檢查，發現問題，及時處理解決。(四)整合檔案資源，有效開展檔案信息利用服務工作伴隨著企業的倒閉破產，其原有職工的相關工作檔案查找不到，職工失去了維護其自身利益的憑證；相關勞動部門不能確定其身份，導致職工的利益得不到維護，針對上述情況，檔案管理部門應建設民生檔案資源體系，以服務民生、服務發展為主題，把人民群眾最關心、最直接、最現實、最敏感的利益問題作為檔案資源建設的重點，提前將包括改制破產企業在內的人事檔案和涉民利益密切的重點民生檔案接收進館，積極創造條件，實施全文數字化，整合檔案資源，建立便于查閱利用的人名專題數據庫，這樣可以方便許多企業職工到檔案館查閱中心查詢相關工作憑證。檔案管理部門應通過整合利用破產改制企業檔案，最大限度發揮檔案工作服務大局、服務民生的功能。
作者：閆玲玲 單位：臨沂雕塑公園
