研討與交流3

網(wǎng)絡(luò)化管理下取消案卷題名之探索

攀枝花學(xué)院：楊杰

摘要：案卷題名在傳統(tǒng)檔案管理時期是缺一不可，但隨著計算機(jī)技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，數(shù)據(jù)庫技術(shù)的引入和廣泛應(yīng)用，其存在價值明顯降低，甚至消失，同時隨著《歸檔文件整理規(guī)則》的推行與實(shí)施，為取消案卷題名提供了理論依據(jù)。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)管理 案卷題名 取消 探索

在傳統(tǒng)檔案工作時期，案卷題名作為最基本的檔案保管單位名稱，價值意義非常重大，然而隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入，我認(rèn)為案卷題名本身內(nèi)含的價值在變，同時應(yīng)用價值直線下降，甚至沒有。筆者本著簡化整理，提高檔案工作效率角度出發(fā)，探索案卷題名在新時期的存在價值，從而提出取消案卷題名的個人觀點(diǎn)。

1、      案卷題名的含義和內(nèi)容

案卷題名又稱之為案卷標(biāo)題，指用來綜合揭示案卷內(nèi)材料內(nèi)容與成分的文字有序組合，同時它也是區(qū)別于不同案卷的唯一總體概述。它是由責(zé)任者、內(nèi)容、文種三部分構(gòu)成，并且以一種有序的邏輯組合的方式同時出現(xiàn)在案卷題名中，這三者之間缺一不可。

二、案卷題名的屬性

（一）是一種代號。案卷題名是一些有序組合檔案材料的集體名稱，是該組檔案材料的集體代號，這種代號不是以數(shù)字序列形式為主存在，而是以文字序列為主體的邏輯形式體現(xiàn)并且存在，它是不同案卷之間區(qū)別的文字代號。

（二）包容性。案卷題名是該卷檔案材料的內(nèi)容與形式的集中歸納，它必須體現(xiàn)卷內(nèi)每份文件的大致內(nèi)容與形式，其概念外延應(yīng)該大于或者等于卷內(nèi)每份文件的概念外延。

（三）抽象性。案卷題名是人的大腦對存在案卷的一種標(biāo)示性思維結(jié)果。是一種精神活動，是人類大腦活動的體現(xiàn)結(jié)果，具有非常強(qiáng)的抽象主觀性。

（四）偏差性。從檔案案卷題名的構(gòu)成看，案卷題名包括卷內(nèi)材料的責(zé)任者、內(nèi)容與文種，這三項(xiàng)之中，內(nèi)容是主體，其內(nèi)容是指卷內(nèi)所有文件的內(nèi)容，并非每份文件內(nèi)容的簡單相加或者有序組合，是卷內(nèi)檔案每份材料內(nèi)容的有機(jī)的高度的精練融合，就象一種思想的深度相互。組合的結(jié)果層次與組織者本身的知識，能力，技能密切相關(guān)。組合者的綜合素質(zhì)越高，其案卷題名越全面和精練，反之出現(xiàn)的題名就越差。

三、擬寫案卷題名的要求

（一）歷史觀點(diǎn)和政治上的政確性。檔案是歷史的產(chǎn)物，各個歷史時期的檔案本身，往往 帶有若干歷史特征。我們在擬寫時必須尊重歷史事實(shí)，對待歷史事件不作主觀的臆測，不加以夸大或者縮小。[1]

（二）文字簡練，表達(dá)準(zhǔn)確。[2]案卷題名對卷內(nèi)檔案材料的概括標(biāo)示，為文件的檢索提供一個綜合性的單元途徑，因些要求文字上簡單通順，準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)檔案材料的內(nèi)容與成分。

（三）突出重點(diǎn)，揭示典型。重點(diǎn)是指卷內(nèi)檔案材料內(nèi)容反映的問題重要的、多次出現(xiàn)的，典型的是指卷內(nèi)檔案材料涉及的相關(guān)問題或者文種或者責(zé)任者相類似。針對這種情況下，擬寫案卷題名時務(wù)必突出重點(diǎn)，揭示典型。

（四）結(jié)構(gòu)力求完整。[3] 是指案卷題名組成的責(zé)任者、內(nèi)容、文種三項(xiàng)力求全體出現(xiàn)，不能隨意缺失，否則會給檔案的利用造成一定的難度。降低甚至丟失題名的使用價值的。

四、案卷題名價值及使用價值分析

（一）案卷題名價值內(nèi)含

根據(jù)經(jīng)濟(jì)學(xué)中的價值概念“價值是凝結(jié)在商品中的無差別的人類勞動或抽象的人類勞動”的理解，只要是人類對某一項(xiàng)事物或者事件付出了無差別的勞動，那么就應(yīng)該有價值，案卷題名作為一項(xiàng)社會抽象勞動的產(chǎn)物，人類對其付出了勞動，因此它就應(yīng)該有存在的價值。即檔案工作者擬寫案卷題名所凝結(jié)的無差別的抽象勞動。是案卷題名這一社會抽象勞動產(chǎn)物存在的固有屬性之一。

（二）案卷題名的使用價值及內(nèi)含

根據(jù)經(jīng)濟(jì)學(xué)中的使用價值概念“能滿足人們某種需要的有用性” [4] 的理解，不管是事物或者概念，只要是有用的事物或者概念者具有使用價值，因此我把案卷題名的使用價值引伸為：滿足我們檔案事業(yè)發(fā)展需要的一種有用性。

五、案卷題名價值及使用價值在檔案工作中的體現(xiàn)

案卷題名作為檔案事業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的意識形態(tài)的產(chǎn)物，它的價值與使用價值主要體現(xiàn)在檔案工作以下方面。

（一）價值體現(xiàn)。根據(jù)案卷題名價值內(nèi)含，其價值主要體現(xiàn)在從檔案的分類，組卷及擬寫，抄寫等整理過程中所凝聚的社會勞動，是一種共性勞動，不是特殊性的社會勞動。

（二）使用價值體現(xiàn)。案卷題名的使用價值主要體現(xiàn)在檔案的整理（填封）、編目、與檔案利用工作之中。

1.案卷封面填寫。案卷封面填寫必選項(xiàng)目中有一項(xiàng)即為案卷題名，為了確保檔案整理的完整性與規(guī)范性，必須把事先擬寫好的案卷題名填寫入相關(guān)欄目中，以確保項(xiàng)目完整，達(dá)到見封知內(nèi)的利用效果。

2.編目。主要是指編制案卷目錄，把相關(guān)案卷的內(nèi)容及形式信息按照一定的體例編制而成的一種檢索工具，內(nèi)容信息主要是指案卷題名，缺了案卷題名，無法完成案卷目錄的完整編制和續(xù)的檔案利用。

3.檔案利用。主要是指檔案的案卷級檢索利用。案卷題名作為其中一項(xiàng)主要的檢索途徑，通過案卷題名的檢索，查找到相關(guān)的案卷信息，達(dá)到預(yù)期的檔案利用效果。

六、不同時期對檔案工作提出的總體要求

（一）傳統(tǒng)檔案工作時期。指對檔案實(shí)體進(jìn)行手工操作管理的時期，該時期主要體現(xiàn)為實(shí)體管理。其總的要求是：“豐”、“精”、“全”、“序”、“準(zhǔn)”。 “豐”指檔案材料收集豐富，檔案人員的經(jīng)驗(yàn)豐富。“精”指檔案材料整理精細(xì)。“準(zhǔn)”指的檔案人員的分類準(zhǔn)確。“全”指檔案材料實(shí)體收集全面和保管安全。“序”指檔案提供利用的程序化。

（二）網(wǎng)絡(luò)化管理時期（信息化管理時期）。指利用計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體等技術(shù)對檔案信息及實(shí)體進(jìn)行有效管理的時期，其總的特征為檔案實(shí)體信息化。該時期對檔案工作的總體要求是：“廣”、 “簡”、“全”、“快”。“廣”是指檔案信息收集的渠道和內(nèi)容廣，檔案信息檢索的途徑廣。“簡”指檔案的整理簡化，檔案利用程序簡化。“全”指檔案信息內(nèi)容全面和檔案信息的安全。“快”指檔案信息的發(fā)布快，滿足檔案信息需求快。

七、取消案卷題名的含義及操作

取消案卷題名就是對檔案實(shí)體整理過程中取消對卷內(nèi)材料中心思想的題寫，不用擬寫案卷題名，卷（盒）內(nèi)文件材料成為最基本的管理單位。具體操作就是以《歸檔文件整理規(guī)則》（后面簡稱為《新規(guī)則》）為依據(jù)，對檔案材料的管理實(shí)行“件”管理，取消“卷”管理單位，以盒代替“卷”，盒封面不用填寫該盒的主要內(nèi)容，只需在封面填寫盒內(nèi)文件的起止流水號即可。真正實(shí)現(xiàn)“件”當(dāng)家的檔案整理方式與檔案管理單元方式。

八、取消案卷題名的原因

隨著計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體等技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案工作應(yīng)該設(shè)法改變傳統(tǒng)的一些檔案管理做法與理念來適應(yīng)新時期的檔案工作發(fā)展需要。尤其是需要從基礎(chǔ)著手，我認(rèn)為取消案卷題名就是改革傳統(tǒng)檔案管理，適應(yīng)新時期檔案工作發(fā)展需要的做法之一。取消案卷題名原因如下。

（一）案卷題名擬寫難度大和偏差性。案卷題名是一卷檔案材料中心思想的高度概括與凝練，對擬寫案卷題名的人員要求極高，并且不同的人，擬寫相同的案卷，其結(jié)果不一定相同。這些要求為進(jìn)入檔案事業(yè)的人員人為地提高了難度，不利于新生力量融入檔案工作，同時也為穩(wěn)定檔案人員增加了難度。

（二）案卷題名存在價值降低甚至消失。

案卷題名的存在價值即使用價值，它主要在于實(shí)體區(qū)別和實(shí)體檢索使用，然而在網(wǎng)絡(luò)化管理時期，對檔案的需求主要是檔案實(shí)體自身信息的需求，對檔案實(shí)體和檔案目錄需求越來越少，甚至沒有，這就意味著案卷題名使用價值消失了。這是取消案卷題名做法的主要原因。

（三）《部門立卷制度》的正常推廣的需要

《部門立卷制度》要求各職能單位自行組卷與整理，把整理好的檔案向檔案部門移交。然而由于案卷題名擬寫的難度大，偏差性大，同時各職能單位的檔案人員都是兼職檔案人員，不可能具有案卷題名擬寫的專業(yè)水平，造成了各單位的兼職檔案人員不能正常擬寫案卷題名，不能按時完成《部門立卷制度》下的本單位檔案工作。由此，案卷題名的存在成為了《部門立卷制度》推廣的又一障礙。

（四）歸檔工作正常開展的需要。

歸檔工作都是在《部門立卷制度》的指導(dǎo)下進(jìn)行。然而由于案卷題名高難度存在和必需擬寫，同時由于各職能單位的檔案人員都不是專業(yè)檔案人員，不可能按照要求完成歸檔檔案案卷題名的擬寫任務(wù)，由此為兼職檔案人員順利用完成本單位的歸檔任務(wù)增加了相當(dāng)高的難度。為了便于各單位歸檔工作的正常開展與推進(jìn)，取消案卷題名就勢在必行。

九、取消案卷題名操作的可行性。

1.《新規(guī)則》的推行為取消案卷題名操作提供了理論依據(jù)。《新規(guī)則》的核心思想就是對文書檔案進(jìn)行簡化整理，深化檢索（利用）。簡化整理就是取消“卷”，實(shí)行“件” 當(dāng)家，目的是減少或者降低甚至消失整理所需的社會勞動時間。案卷題名的擬寫作為檔案整理的內(nèi)容之一，當(dāng)然也就要求被減少甚至取消。由此可見，取消案卷題名就成為其它檔案（科技檔案、專門檔案等）進(jìn)一步推行《新規(guī)則》的措施體現(xiàn)之一。

2現(xiàn)代技術(shù)的引用，為取消案卷題名操作提供了技術(shù)與設(shè)備保障。取消案卷題名也就意味著不能實(shí)現(xiàn)案卷級信息的檢索，只能進(jìn)行文件級的信息檢索。由于文件數(shù)量多，信息量大，靠手工帳簿式檢索無法滿足人們對檔案信息的需求，因此必需現(xiàn)代技術(shù)的引用，完成文件集信息的智能檢索。隨著計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫等現(xiàn)代技術(shù)在檔案工作中的廣泛應(yīng)用，為實(shí)現(xiàn)文件級的智能檢索提供了可能，同時也為取消案題名操作提供了可行性保障。

雖然，《新規(guī)則》要求的是文書檔案中執(zhí)行“件”當(dāng)家的管理理念，但本文要求的是在新時期把“件”當(dāng)家的管理理念踐行于各類檔案之中，讓所有檔案都取消“卷”，同時取消案卷題名，目的在于真正地踐行簡化整理，把以前花在分類和擬與案卷題名的時間用于檢索功能的完善，真正實(shí)現(xiàn)多功能的，全方位的檔案信息檢索，滿足新時期檔案信息的各類需求。

參考文獻(xiàn)：

[1].陳兆祦，和寶榮，王英瑋，檔案管理學(xué)基礎(chǔ)（2005年，第三版），中國人民大學(xué)出版社，147。

[2]. 陳兆祦，和寶榮，王英瑋，檔案管理學(xué)基礎(chǔ)（2005年，第三版），中國人民大學(xué)出版社，147。

[3]. 陳兆祦，和寶榮，王英瑋，檔案管理學(xué)基礎(chǔ)（2005年，第三版），中國人民大學(xué)出版社，,147。

[4].中國大百科全書編委會，中國大百科全書（1994年，第一版），經(jīng)濟(jì)學(xué)，第74卷。