第一條 為加強文件的科學(xué)管理和安全保管，降低管理成本，并適應(yīng)電子政務(wù)建設(shè)的需要，便于市屬單位及社會各界的依法利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《深圳經(jīng)濟特區(qū)檔案與文件收集利用條例》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本市實際情況，制定本辦法。

　　第二條 本辦法適用于市屬機關(guān)、團體、事業(yè)單位（以下簡稱市屬單位）文件的移交、管理、利用等活動。

　　第三條 本辦法所稱文件，是指市屬單位在公務(wù)活動中形成的，移交檔案館存檔之前由市文檔服務(wù)中心（以下簡稱文檔中心）保管的文件材料。

　　第四條 文檔中心隸屬于市檔案行政管理部門，其主要職責為：

　?。ㄒ唬┙y(tǒng)一接收、保管市屬單位的文件（包括電子文件）；

　　（二）對接收的文件進行分類、整理、鑒定、保管；

　?。ㄈ槲募平粏挝患捌渌鐣M織和個人提供文件查詢利用服務(wù)；

　?。ㄋ模┨幹脹]有保存價值的文件；

　　（五）向檔案館移交經(jīng)鑒定具有永久或30年保存價值的文件。

　　第五條 市檔案行政管理部門根據(jù)實際情況確定文件納入集中管理的市屬單位，制定文件移交標準，并對市屬單位文件移交工作進行指導(dǎo)、培訓(xùn)。

　　第六條 市屬單位應(yīng)當建立健全文件歸檔、移交的規(guī)章制度，明確一名負責人分管本單位的文件管理工作，并指定專門部門和相應(yīng)工作人員負責本單位文件的收集、移交和利用工作。

　　第七條 市屬單位應(yīng)當根據(jù)國家和省、市有關(guān)規(guī)定及本單位文件的形成規(guī)律，制定本單位檔案分類方案（包括文件歸檔范圍、保管期限、分類編號體系等），并送市檔案行政管理部門審定。

　　各單位向文檔中心移交文件的范圍為《檔案分類方案》中黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)管理三個類目的文件，其他文件材料按有關(guān)規(guī)定辦理。

　　第八條 文檔中心每年應(yīng)當制訂具體的移交計劃和時間表，及時發(fā)出移交書，按照要求開展文件接收工作。

　　第九條 市屬單位應(yīng)當將辦理完畢的文件及時收集齊全、集中保管，于第二年6月底前完成文件的初步分類整理工作（整理方法見附件1），并填寫移交清冊，按照文檔中心制訂的接收時間表按時移交。

　　與紙質(zhì)文件同時形成的電子文件應(yīng)同步向文檔中心移交。

　　非常設(shè)機構(gòu)形成的文件資料，應(yīng)當在機構(gòu)撤銷后6個月內(nèi)向文檔中心移交。

　　第十條 文檔中心接收文件時，應(yīng)當對照文件與移交清冊進行檢查驗收、清點核對。經(jīng)驗收合格的，交接雙方應(yīng)當填寫交接文據(jù)并簽名蓋章。

　　第十一條 文件移交清冊、交接文據(jù)均為一式兩份，移交完成后交接雙方各存一份（相關(guān)表冊、文據(jù)的格式文本見本辦法附件2－5）。

　　文檔中心應(yīng)當對接收的文件編制檢索工具，方便提供利用。

　　第十二條 文檔中心應(yīng)當嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定的要求，加強文件保管，確保文件安全。

　　第十三條 文檔中心保管的文件應(yīng)當定期進行鑒定，鑒定工作小組由文檔中心、文件移交單位、市檔案館三方人員共同組成。

　　第十四條 經(jīng)鑒定，具有永久或30年保存價值的文件由文檔中心保存10年并經(jīng)規(guī)范整理后向市檔案館移交；不需要向市檔案館移交且確無保存價值的，文檔中心應(yīng)當?shù)怯浽靸裕ǜ郊?），征詢文件移交單位意見后，按照規(guī)定予以銷毀。

　　文件移交單位應(yīng)當在30個工作之日內(nèi)對擬銷毀的文件提出處置意見，未予答復(fù)的視為同意；文件移交單位和文檔中心對鑒定結(jié)果有不同意見的，應(yīng)當提交鑒定報告，由鑒定工作小組作出最終鑒定結(jié)果。

　　文件移交單位已經(jīng)撤并的，文檔中心應(yīng)將擬銷毀文件的目錄送交該單位撤并后職能歸屬單位征求意見，并送市檔案行政管理部門審核。

　　對文件移交單位已確定明確保管期限的不歸檔文件，文檔中心按照期限予以銷毀。

　　文檔中心不得擅自銷毀文件。

　　第十五條 文檔中心必須保障和滿足文件移交單位利用本單位文件的需求，文件移交單位查閱利用本單位文件時應(yīng)當按照要求辦理相關(guān)手續(xù)。

　　第十六條 文件移交單位應(yīng)當對移交的文件是否公開提出明確意見，文檔中心應(yīng)當將公開文件目錄及利用方法及時向社會公布，為社會各界利用公開文件信息提供方便。

　　未經(jīng)文件移交單位同意，文檔中心不得擅自公開文件。

　　第十七條 國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位、其他組織或者個人持單位介紹信或者本人有效證件，辦理相關(guān)登記手續(xù)，可利用文檔中心保管的已公開文件。

　　第十八條 未公開文件的查詢利用按照以下方式辦理：

　?。ㄒ唬┪募平粏挝粦?yīng)指定專門的文件管理工作人員辦理利用手續(xù)；移交單位其他工作人員應(yīng)憑單位介紹信和本人身份證辦理查詢利用手續(xù)。

　?。ǘ┢渌麊挝换騻€人如需查詢利用，應(yīng)當征得文件移交單位的同意，憑文件移交單位介紹信及本人身份證辦理查詢手續(xù)。

　　（三）涉密文件的查詢利用，應(yīng)當符合保密有關(guān)規(guī)定并經(jīng)過文件移交單位負責人批準，方可辦理查詢利用手續(xù)。

　　第十九條 文檔中心向社會提供利用公開文件，可以采取以下形式：

　　（一）文檔中心窗口查閱；

　?。ǘ┦袡n案局網(wǎng)站查閱；

　?。ㄈ﹤髡?、電子郵件、郵寄；

　?。ㄋ模┨峁┪募C明；

　?。ㄎ澹┚幾胛募ｎ}匯編和參考資料；

　?。┡e辦專題展覽；

　?。ㄆ撸┪募畔⒆稍儭?/p>

　　第二十條 利用文件時，不得在文件上加注、勾畫、折疊、損壞或涂改；文件帶出閱覽場所須經(jīng)文件移交單位許可，并應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還。未公開的文件未經(jīng)文件移交單位同意不得擅自復(fù)制、摘錄。

　　第二十一條 本辦法自2013年月  日起施行，有效期5年。深圳市檔案局2007年4月1日制定的《深圳市市屬機關(guān)、團體、事業(yè)單位文件集中管理暫行辦法》同時廢止。

　　附件：1．深圳市市屬單位紙質(zhì)文件移交整理標準

　　      2．深圳市市屬單位歸檔文件移交清冊

　　      3．深圳市市屬單位涉密文件移交清冊

　　      4．深圳市市屬單位不歸檔文件移交清冊

　　      5．深圳市市屬單位文件交接文據(jù)

　　      6. 深圳市市屬單位擬銷毀文件清單