內容摘要:本文對檔案鑒定實踐活動及其知識體系的拓展、構成,以及檔案價值鑒定工作的難題與解決難題的思考,作了闡述。
檔案鑒定的重要性和復雜性在檔案界是人所共知的,為適應檔案業務指導和教育培訓需要,建立檔案鑒定學已是勢在必行。為此,需要對這門學科的知識體系和諸多難題進行深入研究。
一、檔案鑒定實踐活動及其知識體系的拓展
我國各種版本的檔案管理學教材都有鑒定方面的內容,主要論述檔案的價值鑒定。我國各檔案管理機構制訂了各種檔案的保管期限表作為檔案的鑒定標準,它們也主要是針對檔案價值鑒定的,以檔案保管時間作為鑒定衡量的標識。但是,隨著現代信息社會的變化和檔案事業的發展,檔案鑒定實踐活動的范圍正在擴展:
??1999年6月發布施行修訂的《中華人民共和國檔案法實施辦法》指出:“各級檔案館館藏永久保管檔案分一、二、三級管理,分級的具體標準和管理辦法由國家檔案局制訂。”我國對文物定級是經過嚴格鑒定的,對館藏永久保管檔案分級也需經過鑒定,這是與劃定檔案保管期限不同的另一種價值鑒定,我國有些檔案館已對此進行了多年的課題研究和試點,全面開展對館藏永久保管檔案的分級鑒定將是工作量很大的工作。
??20多年來,我國各級檔案館圍繞檔案的開放利用做了大量關于館藏檔案的解密和劃分控制使用范圍方面的鑒定工作,檔案開放劃控鑒定已逐漸成為各檔案館的常規業務。近幾年來,在國家改革開放形勢推動下,各省、市的文件資料中心如雨后春筍般崛起,各級機關的部分現行文件和半現行文件已由內部利用轉而對社會開放利用,今后檔案館、室的信息上網流通也是必然趨勢。但是,文件與檔案畢竟不是可以完全敞開使用的信息資源,文件與檔案的保密及相關的公布權、知識產權問題等越來越突出,在現行信息社會,關于文件與檔案的使用鑒定將成為必不可少的工作。
??檔案是信息內容與載體的統一體,檔案內容與載體的質量鑒定不容忽視。在實際工作中,關于檔案文件的真實性、完整性和準確性的甄別往往是與檔案的收集整理工作同步進行的;關于檔案字跡褪變等檢查是結合檔案保護工作做鑒定的,聲像檔案的磁帶、磁盤及存貯電子文件的光盤等則是在制作和歸檔過程中進行信息內容與載體質量的雙重鑒定的。
以上種種情況表明,檔案鑒定實踐活動并不局限于檔案價值鑒定的范圍,因此相應的知識體系也應當拓展,廣義檔案鑒定學的知識內容應包括檔案的價值鑒定(檔案的保管期限與保管級別)、質量鑒定(檔案的原始性、真實性、完整性、準確性和載體質量)、使用鑒定(檔案的密級和使用范圍),并要對文件生命期的全程鑒定以及各類檔案的鑒定作全面的研究和論述。
二、檔案鑒定學知識體系的構成
檔案鑒定學的知識體系由以下幾方面內容構成:一是檔案鑒定及其理論的歷史發展;二是檔案鑒定的基礎理論、工作對象及工作原理;三是檔案鑒定工作的內容、作用和性質;四是檔案鑒定的原則、標準和方法;五是檔案鑒定的組織工作以及檔案館、室的鑒定工作;六是各類檔案的鑒定。
上述內容有3點說明:第一,檔案鑒定學作為研究古今檔案鑒定的專門學科應當有歷史研究部分,通過對中國歷史檔案存毀原因的辨析以及檔案鑒定發展歷史的研究,吸取經驗與教訓,思考其中的規律,為當今的檔案鑒定工作提供借鑒,第二,檔案學應用理論很少提及工作原理,但它正是專業研究從經驗上升到科學理論的標志。檔案鑒定工作原理是對這種工作的成因、構成要素、性質、功能的高度概括,也是對檔案鑒定職能的理論說明。面對檔案鑒定這種復雜的專業工作,知其然并且知其所以然才能真正入門道,因此,闡明檔案鑒定工作原理對其實踐活動有指導意義,對檔案鑒定學科的理論建設也有重要意義,可以使這門學科在建立時就有較高的理論起點。第三,檔案鑒定的原則、標準、方法和檔案館、室的鑒定工作以及各類檔案的鑒定是貼近工作實踐的知識內容,應當依據頒布的有關檔案工作的法律、規章、標準,在調研的基礎上匯集有關經驗、方法,進行理論加工后作條理化的論述,為檔案鑒定工作實踐提供指導和借鑒。
三、諸多難題及解決難題的思路
(一)檔案鑒定學的理論基礎
長期以來,檔案鑒定的知識內容嵌在檔案管理學之中并成定格態勢。然而鑒定工作在文件轉入檔案管理階段之前的制作、使用階段就已經進行了,文件的取舍和密級等最初是由其形成部門鑒別和處置的,電子文件則是在其生成時就要確定是否需要保存歸檔和控制使用范圍。從總體上看,文件的初始鑒定、歸檔鑒定及進館鑒定、開放鑒定、保管到期鑒定等在文件生命期的不同階段由不同部門進行的,可以說,鑒定工作貫穿在文件生命期的始終,它實質上是對社會活動中源源不斷生成的龐雜文件系統進行存精去朽控制管理的一種手段。因此,檔案鑒定學作為一門獨立學科需要突破其原先母體檔案管理學的框架,不僅要大大擴充知識內容還要選擇更大范圍的理論平臺作基座。運用文件生命、運動與控制理論以及檔案價值理論作為它的理論基礎,才能對檔案鑒定工作原理作出理論上的解釋并由此撐起這門學科的知識體系。
(二)檔案的界定
檔案是什么?如何進行檔案的界定?這是檔案管理的首要問題,也是檔案鑒定學必須回答的基礎理論問題之一。在各國的檔案法規、標準和論著中,表述檔案概念的定義有幾十種,因此檔案界定問題也是看似簡單卻是仁智各見的復雜問題。運用求同法進行分析歸納,可以從各種檔案被留存的共同原因中探尋區分檔案與非檔案的規律,還可以從人們關于檔案概念的不同表述中尋求共識。檔案作為文件總體的特定部分,其共同特征是具有保存價值,從這個基點出發,運用邏輯證明和推理可以導引出檔案界定的規則,用以指導檔案鑒定實踐。
(三)悖論問題
“鑒定”是人們運用專業知識和技能對某事物進行鑒別、判斷并作確定結論的一種專門工作,各種專業鑒定如產品質量鑒定、科研成果鑒定、事故鑒定等通常是在事情發生之后事實確定的情況下作鑒定結論,但是檔案鑒定是要對文件的潛在價值和未來效用做結論并作出保存或者舍棄、銷毀的處置,而銷毀的結果是不可逆轉的,要對難以確定的事物作確定的結論使檔案鑒定工作頗具悖論色彩,這也是檔案鑒定令人困惑,使人畏難的內在原因。運用邏輯學和預測學的相關理論可以對悖論問題解惑答疑。重要的是要使深奧的理論簡明化,通過分析推理使廣大的檔案工作者能明白其中的道理和解決悖論難題的途徑與方法。
(四)模糊性問題
文件與檔案的有用性、重要性是檔案價值鑒定中經常會遇到的模糊問題,這也是人們對檔案鑒定感到難以把握,有時會產生意見分歧的重要原因,此類問題靠檔案學理論本身似乎以說清,借助新興的模糊學理論可以對尋找的模糊現象產生的原因及相應對策有所啟發。簡言之,各種事物有清晰與模糊之分,人們認識和處理問題也有精確與模糊之別。在檔案工作領域中,“使用價值”是從利用角度表述檔案有用性的模糊價值,它有確定的一面(有用),也有不確定的一面(有用的程度和時間界限不清),鑒定首先要判斷文件是否有使用價值,但是文件要轉為檔案進行管理必須有明確的價值結論,才能分別管理和使用,于是就用“保存價值”來評定,這是從管理角度進行衡量的清晰價值,可以用保管時間作明確的標識。使用價值和保存價值之間的轉換中介就是檔案鑒定標準要解決鑒定中把握不準的困難,關鍵是要有科學的可操作鑒定標準。美國政府機構的文件處置標準有1000多項條款,便于鑒定時對號入座。而中國的通用性文書檔案保管期限表只有數十項條款,全國各行各業在建國后50多年間形成的文書檔案在歸檔鑒定和保管到期檔案鑒定時都用此標準,條款中所列為“重要、?般”實難掌握。當然,全國性的文書檔案鑒定標準要包羅萬象地細分有一定困難,所以各工作單位在國家標準的基礎上應當根據檔案生成的實際情況制訂細分的鑒定標準。此外,鑒定中采取“留有余地”、“待銷毀文件暫緩處置”以及多次鑒定復查等措施也可分解在鑒定中把握不準的困難。
(五)關于國家檔案的全面管理及其與鑒定工作的關系
國家的政治、經濟、文化、教育、科技等各領域源源不斷地產生大量文件標準,其中應當作為國家檔案長久保存的文件材料數量巨大,載體多樣。但是,作為國家檔案保存基地的檔案館庫容和技術設施等條件有限,各級綜合檔案館實際上主要保存了黨政機關的文書檔案。怎樣做到既能全面完整地保存國家檔案又能使檔案館實現可持續發展?解決這個難題需要轉變檔案管理的傳統觀念和管理形式,引入“監管”理念,對國家檔案的保管采取“內存”(檔案館保存)與“外存”并舉。一部分國家檔案可在館外保存(檔案的形成使用單位保存),由檔案館(局)進行監管,所有權屬于國家。為此,需要在依法治檔的同時強化檔案鑒定工作,明確“國家檔案”的范圍和劃分標準,對各機構和企、事業單位形成的檔案中屬于“國家檔案”的那一部分材料進行鑒定劃分,并有相應的管理措施與之匹配。換句話說,對于“國家檔案”的鑒定可以有進館鑒定和館外鑒定兩種形式。實施國家檔案的全面監控管理是檔案界的重要任務,鑒定在其中起關鍵使用。
檔案鑒定學是檔案專業領域的重要學科,在20世紀沒有建立這門學科是檔案界的缺憾,然而在新世紀以新的視角和理念來構建這門學科時,將會使它更能適應新時期檔案事業發展的需要。
(郭紅解、李軍摘自《檔案學研究》2003年第5期)
檔案鑒定的重要性和復雜性在檔案界是人所共知的,為適應檔案業務指導和教育培訓需要,建立檔案鑒定學已是勢在必行。為此,需要對這門學科的知識體系和諸多難題進行深入研究。
一、檔案鑒定實踐活動及其知識體系的拓展
我國各種版本的檔案管理學教材都有鑒定方面的內容,主要論述檔案的價值鑒定。我國各檔案管理機構制訂了各種檔案的保管期限表作為檔案的鑒定標準,它們也主要是針對檔案價值鑒定的,以檔案保管時間作為鑒定衡量的標識。但是,隨著現代信息社會的變化和檔案事業的發展,檔案鑒定實踐活動的范圍正在擴展:
??1999年6月發布施行修訂的《中華人民共和國檔案法實施辦法》指出:“各級檔案館館藏永久保管檔案分一、二、三級管理,分級的具體標準和管理辦法由國家檔案局制訂。”我國對文物定級是經過嚴格鑒定的,對館藏永久保管檔案分級也需經過鑒定,這是與劃定檔案保管期限不同的另一種價值鑒定,我國有些檔案館已對此進行了多年的課題研究和試點,全面開展對館藏永久保管檔案的分級鑒定將是工作量很大的工作。
??20多年來,我國各級檔案館圍繞檔案的開放利用做了大量關于館藏檔案的解密和劃分控制使用范圍方面的鑒定工作,檔案開放劃控鑒定已逐漸成為各檔案館的常規業務。近幾年來,在國家改革開放形勢推動下,各省、市的文件資料中心如雨后春筍般崛起,各級機關的部分現行文件和半現行文件已由內部利用轉而對社會開放利用,今后檔案館、室的信息上網流通也是必然趨勢。但是,文件與檔案畢竟不是可以完全敞開使用的信息資源,文件與檔案的保密及相關的公布權、知識產權問題等越來越突出,在現行信息社會,關于文件與檔案的使用鑒定將成為必不可少的工作。
??檔案是信息內容與載體的統一體,檔案內容與載體的質量鑒定不容忽視。在實際工作中,關于檔案文件的真實性、完整性和準確性的甄別往往是與檔案的收集整理工作同步進行的;關于檔案字跡褪變等檢查是結合檔案保護工作做鑒定的,聲像檔案的磁帶、磁盤及存貯電子文件的光盤等則是在制作和歸檔過程中進行信息內容與載體質量的雙重鑒定的。
以上種種情況表明,檔案鑒定實踐活動并不局限于檔案價值鑒定的范圍,因此相應的知識體系也應當拓展,廣義檔案鑒定學的知識內容應包括檔案的價值鑒定(檔案的保管期限與保管級別)、質量鑒定(檔案的原始性、真實性、完整性、準確性和載體質量)、使用鑒定(檔案的密級和使用范圍),并要對文件生命期的全程鑒定以及各類檔案的鑒定作全面的研究和論述。
二、檔案鑒定學知識體系的構成
檔案鑒定學的知識體系由以下幾方面內容構成:一是檔案鑒定及其理論的歷史發展;二是檔案鑒定的基礎理論、工作對象及工作原理;三是檔案鑒定工作的內容、作用和性質;四是檔案鑒定的原則、標準和方法;五是檔案鑒定的組織工作以及檔案館、室的鑒定工作;六是各類檔案的鑒定。
上述內容有3點說明:第一,檔案鑒定學作為研究古今檔案鑒定的專門學科應當有歷史研究部分,通過對中國歷史檔案存毀原因的辨析以及檔案鑒定發展歷史的研究,吸取經驗與教訓,思考其中的規律,為當今的檔案鑒定工作提供借鑒,第二,檔案學應用理論很少提及工作原理,但它正是專業研究從經驗上升到科學理論的標志。檔案鑒定工作原理是對這種工作的成因、構成要素、性質、功能的高度概括,也是對檔案鑒定職能的理論說明。面對檔案鑒定這種復雜的專業工作,知其然并且知其所以然才能真正入門道,因此,闡明檔案鑒定工作原理對其實踐活動有指導意義,對檔案鑒定學科的理論建設也有重要意義,可以使這門學科在建立時就有較高的理論起點。第三,檔案鑒定的原則、標準、方法和檔案館、室的鑒定工作以及各類檔案的鑒定是貼近工作實踐的知識內容,應當依據頒布的有關檔案工作的法律、規章、標準,在調研的基礎上匯集有關經驗、方法,進行理論加工后作條理化的論述,為檔案鑒定工作實踐提供指導和借鑒。
三、諸多難題及解決難題的思路
(一)檔案鑒定學的理論基礎
長期以來,檔案鑒定的知識內容嵌在檔案管理學之中并成定格態勢。然而鑒定工作在文件轉入檔案管理階段之前的制作、使用階段就已經進行了,文件的取舍和密級等最初是由其形成部門鑒別和處置的,電子文件則是在其生成時就要確定是否需要保存歸檔和控制使用范圍。從總體上看,文件的初始鑒定、歸檔鑒定及進館鑒定、開放鑒定、保管到期鑒定等在文件生命期的不同階段由不同部門進行的,可以說,鑒定工作貫穿在文件生命期的始終,它實質上是對社會活動中源源不斷生成的龐雜文件系統進行存精去朽控制管理的一種手段。因此,檔案鑒定學作為一門獨立學科需要突破其原先母體檔案管理學的框架,不僅要大大擴充知識內容還要選擇更大范圍的理論平臺作基座。運用文件生命、運動與控制理論以及檔案價值理論作為它的理論基礎,才能對檔案鑒定工作原理作出理論上的解釋并由此撐起這門學科的知識體系。
(二)檔案的界定
檔案是什么?如何進行檔案的界定?這是檔案管理的首要問題,也是檔案鑒定學必須回答的基礎理論問題之一。在各國的檔案法規、標準和論著中,表述檔案概念的定義有幾十種,因此檔案界定問題也是看似簡單卻是仁智各見的復雜問題。運用求同法進行分析歸納,可以從各種檔案被留存的共同原因中探尋區分檔案與非檔案的規律,還可以從人們關于檔案概念的不同表述中尋求共識。檔案作為文件總體的特定部分,其共同特征是具有保存價值,從這個基點出發,運用邏輯證明和推理可以導引出檔案界定的規則,用以指導檔案鑒定實踐。
(三)悖論問題
“鑒定”是人們運用專業知識和技能對某事物進行鑒別、判斷并作確定結論的一種專門工作,各種專業鑒定如產品質量鑒定、科研成果鑒定、事故鑒定等通常是在事情發生之后事實確定的情況下作鑒定結論,但是檔案鑒定是要對文件的潛在價值和未來效用做結論并作出保存或者舍棄、銷毀的處置,而銷毀的結果是不可逆轉的,要對難以確定的事物作確定的結論使檔案鑒定工作頗具悖論色彩,這也是檔案鑒定令人困惑,使人畏難的內在原因。運用邏輯學和預測學的相關理論可以對悖論問題解惑答疑。重要的是要使深奧的理論簡明化,通過分析推理使廣大的檔案工作者能明白其中的道理和解決悖論難題的途徑與方法。
(四)模糊性問題
文件與檔案的有用性、重要性是檔案價值鑒定中經常會遇到的模糊問題,這也是人們對檔案鑒定感到難以把握,有時會產生意見分歧的重要原因,此類問題靠檔案學理論本身似乎以說清,借助新興的模糊學理論可以對尋找的模糊現象產生的原因及相應對策有所啟發。簡言之,各種事物有清晰與模糊之分,人們認識和處理問題也有精確與模糊之別。在檔案工作領域中,“使用價值”是從利用角度表述檔案有用性的模糊價值,它有確定的一面(有用),也有不確定的一面(有用的程度和時間界限不清),鑒定首先要判斷文件是否有使用價值,但是文件要轉為檔案進行管理必須有明確的價值結論,才能分別管理和使用,于是就用“保存價值”來評定,這是從管理角度進行衡量的清晰價值,可以用保管時間作明確的標識。使用價值和保存價值之間的轉換中介就是檔案鑒定標準要解決鑒定中把握不準的困難,關鍵是要有科學的可操作鑒定標準。美國政府機構的文件處置標準有1000多項條款,便于鑒定時對號入座。而中國的通用性文書檔案保管期限表只有數十項條款,全國各行各業在建國后50多年間形成的文書檔案在歸檔鑒定和保管到期檔案鑒定時都用此標準,條款中所列為“重要、?般”實難掌握。當然,全國性的文書檔案鑒定標準要包羅萬象地細分有一定困難,所以各工作單位在國家標準的基礎上應當根據檔案生成的實際情況制訂細分的鑒定標準。此外,鑒定中采取“留有余地”、“待銷毀文件暫緩處置”以及多次鑒定復查等措施也可分解在鑒定中把握不準的困難。
(五)關于國家檔案的全面管理及其與鑒定工作的關系
國家的政治、經濟、文化、教育、科技等各領域源源不斷地產生大量文件標準,其中應當作為國家檔案長久保存的文件材料數量巨大,載體多樣。但是,作為國家檔案保存基地的檔案館庫容和技術設施等條件有限,各級綜合檔案館實際上主要保存了黨政機關的文書檔案。怎樣做到既能全面完整地保存國家檔案又能使檔案館實現可持續發展?解決這個難題需要轉變檔案管理的傳統觀念和管理形式,引入“監管”理念,對國家檔案的保管采取“內存”(檔案館保存)與“外存”并舉。一部分國家檔案可在館外保存(檔案的形成使用單位保存),由檔案館(局)進行監管,所有權屬于國家。為此,需要在依法治檔的同時強化檔案鑒定工作,明確“國家檔案”的范圍和劃分標準,對各機構和企、事業單位形成的檔案中屬于“國家檔案”的那一部分材料進行鑒定劃分,并有相應的管理措施與之匹配。換句話說,對于“國家檔案”的鑒定可以有進館鑒定和館外鑒定兩種形式。實施國家檔案的全面監控管理是檔案界的重要任務,鑒定在其中起關鍵使用。
檔案鑒定學是檔案專業領域的重要學科,在20世紀沒有建立這門學科是檔案界的缺憾,然而在新世紀以新的視角和理念來構建這門學科時,將會使它更能適應新時期檔案事業發展的需要。
(郭紅解、李軍摘自《檔案學研究》2003年第5期)