張大偉
電子政務建設為新世紀檔案事業發展提供了廣闊的空間和強大的動力。對此，我國檔案界已經充分認識，本市各級檔案部門紛紛制定規劃，精心組織，積極參與到如火如荼的電子政務建設中去，長寧區、靜安區等檔案館還創造了許多有益的經驗。然而，由于各種原因，檔案部門對電子政務建設的知情權、表達權、參與權和控制權還都相當有限，而電子政務建設部門對檔案信息化的認知度也比較低。因此，如何構筑檔案信息化和電子政務的和諧關系已經成為檔案部門面臨的現實問題。
一、信息資源建設是檔案信息化和電子政務和諧的基礎
我國電子政務建設從上世紀80年代起步，期間經過“行政機關辦公自動化”、“政府上網”、“‘金’字工程”等發展階段，如今已經形成了“三網一庫”，即政府內網、專網、外網及信息資源庫為基礎的建設框架。電子政務建設的核心是信息資源管理，這是為什么呢？
首先，信息資源是電子政務的核心資源。電子政務系統處理的對象是政府形成或掌握的信息。政府是社會的管理者，也是社會信息最大擁有者和使用者。據統計，目前各級政府部門大約集聚了全社會信息資源總量的80%。這些信息不但總量大，而且比一般的社會信息更真實、系統和集成，理應屬于優質國有戰略資源。電子政務的“三網”是實現政府管理和服務職能的平臺，三個平臺的運行都需要依靠這些信息，并不斷產生新的信息，及時、有效、系統、優質的信息是政府管理的基礎，決策的前提和為社會服務的依據。離開信息資源，電子政務將成為“無源之水，無本之木”。因此，電子政務建設的基礎是信息資源管理。
其次，信息資源管理是當前電子政務建設的薄弱環節。我國電子政務建設已經發展了十多個年頭。從信息的總量和網站的規模上看，我國電子政務建設可謂碩果累累。然而，隨著實踐的發展，政府網站的問題也凸現出來。由于我國的電子政務由各政府機構分頭建設，缺乏統一的規劃、規范、標準和精心的組織管理，每個網站系統都建成了自成體系，各具特色的數據庫系統、操作平臺、管理方式和工作流程，雖然各自運行正常，然而卻是難以互通互連。“信息孤島”現象帶來政府信息資源采集難、更新難、整合難、共享難、保管難、查詢難的問題，由此造成許多寶貴信息資源的分散、閑置和浪費，制約了電子政務系統整體效益的發揮，違背了政府信息化的初衷。由此，我國各級政府已經對此信息資源管理問題引起了高度重視。
二、信息資源管理是電子政務與檔案事業“雙贏”的結合點
解決信息資源管理問題為電子政務和檔案事業的結合創造了必要的條件，也帶來了“雙贏”和“互利”的機會。
首先，電子政務系統是檔案部門取之不盡的信息寶庫和服務社會的先進平臺。檔案是在社會實踐中直接形成的、留備查考的原始記錄。由于政府機關是社會活動的組織者、管理者，其地位決定了電子政務信息是政府機關職能活動或社會重大事項的真實記錄。這些信息影響范圍廣、作用時間長、涵蓋內容豐富、可信度高，且以數碼方式存儲，具有存儲密集、處理靈活、檢索快捷、傳播迅速、多媒體集成等傳統載體信息難以比擬的優勢，因此它比其它社會信息資源具有更高的史料保存價值和長遠開發利用價值，理所當然成為現代檔案的重要來源。
21世紀是信息社會和知識經濟的時代，檔案工作如何在實際上，而不是理論上與信息社會、知識經濟接軌，并融入這個潮流中去，當前迫切需要優化檔案信息資源的結構和配置。近年來，我國檔案界通過不懈的努力，雖然在豐富檔案資源上做了大量工作，然而，檔案專業在總體上還未改變傳統計劃經濟下形成的檔案資源范圍狹窄、結構單一的被動局面。主要表現在，反映機關黨、政工作的文書檔案占絕對的多數，而反映社會科技、經濟、文化、人文，以及家族、個人活動的，恰恰是當前社會查找利用十分需要的信息在檔案中占很小比例。檔案資源與社會需求不適應，是造成當前檔案利用率低的主要原因。
由各級政府構建的電子政務系統是全方位、高層次的信息開放平臺，是社會優質信息資源的集散樞紐和存儲基地。從理論上講，借助這個平臺，檔案部門有取之不盡，用之不竭的，又是目前檔案館藏中急需的優質信息資源。借助這個平臺，我們還可以將任何檔案資源（Anything），在任何時候（Anytime），提供給任何地區（Anywhere）的任何人（Anybody），使檔案服務達到現代信息傳遞利用的“4A”境界，徹底消除檔案部門與社會用戶之間的鴻溝，實現檔案信息的無障礙傳輸和全天候服務，為社會提供全方位、高層次、寬領域、多形式的服務。同時，還可以培養和鍛煉檔案干部隊伍，為隊伍建設注入新的活力和動力，真正實現檔案事業的跨越式發展。
其次，電子政務建設可以借助檔案部門的專業優勢，加強政務信息資源的科學管理。信息資源管理是通過對信息資源收集、整理、存儲、保護、監控等手段，以提高信息資源的自身價值和利用率，降低資源的消耗，使電子政務建設能以較小的投入獲取較佳的效果。政務信息管理和檔案信息管理同屬信息管理領域，具有共同的規律和特征。當前電子政務信息資源的管理中需要解決的信息采集、著錄、分類、整理、保管、檢索、利用、匯編等，正是長期來檔案專業人員擅長的日常業務工作。因此，檔案部門參與電子政務信息資源管理應當較之其它部門和專業更具有專業優勢，更有利于政務信息的長遠保管和利用。
在參與電子政務建設方面，長寧區檔案局創造了很好的經驗。他們通過主動向區領導爭取，與電子政務建設部門通力合作，將電子文件歸檔管理納入區政府“數字長寧”政務系統建設中，在檔案館的電子文件歸檔管理系統中建立了政務信息“一站式”保管基地，“一門式”檢索平臺，使分散的政務文件得到統一的收集、歸檔、整理、保管，有效地整合了電子政務信息，方便了政府部門、企業組織、社會公眾查詢利用政府公開信息，得到了政府部門和社會公眾的廣泛認可和好評。上海市檔案局主辦的網站整合了全市各級電子政務系統的公開信息，建立了“一門式”檢索平臺，為各方用戶檢索政府公開信息提供了極大的便利。
實踐表明，檔案部門參與電子政務信息資源管理不但利民，即有利于政務信息公開；利政，即有利于電子政務發展；利檔，即有利于檔案事業發展，而且也合情、合理、合法，是推進電子政務和檔案事業共同發展的新思路和新舉措。
三、構筑檔案信息化與電子政務的和諧關系的切入點
當前檔案界許多有識之士已經認識到參與電子政務信息資源建設的重要意義，并在積極地進行探索。目前遇到的關鍵問題是如何選擇好參與的切入點。為此，筆者在分析必要性和可能性的基礎上，特推薦以下五個切入的領域。
一是以科學協調發展為目標，參與信息資源管理的規劃、規范
電子政務建設涉及面廣、影響面大、安全性強、投入高、風險大、周期長。為了貫徹科學發展觀，當前各級政府都十分重視電子政務信息資源管理的規劃，然而這項工作一般都沒有考慮讓檔案部門參與，這給政務信息的規范化管理、歸檔保存以及建立“一門式”檢索服務平臺造成了諸多問題。為此，檔案部門要通過加強宣傳、聯系，在爭取有關領導和部門理解、支持的基礎上，努力將政務信息的保存歸檔、著錄標引、分類整理等要求納入電子政務建設方案、政策、法規、規范、標準等指導性、約束性的文件中去，這樣有利于加強對信息資源建設的宏觀調控，規范信息資源的采集、保存、分類、整合、傳遞和利用工作，建立資源集中統一管理體系，減少信息的重復、交叉制作和采集，克服信息的不準確、不完整、不一致、不及時等現象，降低信息采集管理的成本，減少資源的消耗，提升資源的價值，從而建立起政務信息資源的長效管理和有效開發利用機制。
二是以確保真實、完整、安全、有效為原則，參與歸檔電子文件的前端控制
電子政務信息的表現形式是電子文件。對電子文件的科學管理是衡量現代檔案和電子政務信息資源管理水平的重要標志。電子文件質量標準是真實性、完整性、安全性和有效性。只有滿足質量標準的電子文件才有歸檔價值。而保障電子文件質量的最重要措施就是前端控制，即針對電子文件易流失、易更改等特性，從文件制發形成階段起，就進行跟蹤管理，包括對制發電子文件的流程規范控制；對背景信息、元數據的收集和封裝；對歸檔電子文件進行技術鑒定和內容鑒定及歸檔處理；防止電子文件的非法或違規修改、毀壞、泄密等。內容的價值性是電子文件價值的基礎，為了防止收集歸檔工作的盲目性、隨意性，檔案部門須盡快制訂出科學、合理的《電子文件歸檔范圍和保管期限表》，以及電子文件的歸檔辦法，以便有章可循。前端控制是管理電子文件最重要的基礎工作，檔案部門應當會同有關人員做好歸檔前的審核、鑒定、把關工作，使重要政務信息得到妥善的保管，發揮長效的作用。
三是以確保信息資源系統性、共享性為要求，參與信息資源的整合
所謂信息資源的整合就是按照國家的統一要求，通過對信息的整理和組合，使之結構合理、配置優化，以達到信息資源有序化管理和廣泛共享利用。整理是信息資源有序化的關鍵，即通過對信息的規范著錄、標引、分類、排列，使分散形成和存儲的政務信息有序化。目前檔案有序化的理論和方法已經相當成熟，應當結合政務信息的特點，將其推廣到政務信息的整理工作中去。電子政務信息來源分布廣泛，通過錯綜復雜的網頁鏈接，往往造成大量的交叉重復，在歸檔保存時如何消除冗余信息，使其有合理的流向和歸屬，是信息資源整合的重點和難點。為此可以推廣檔案整理的來源原則和以本單位形成文件為主的歸檔原則，以信息的形成單位或專題事項為主要線索進行信息整理和分級保管。避免出現歸檔文件“你有我也有，你無我也無”的紊亂情況。為了規范整理，還需盡快制訂電子政務信息資源的分類原則和實施細則，以便通過分類標引，將具有共同屬性的信息集中起來提供利用，克服目前電子政務信息資源量大、分散，不便查詢利用的困難。
四是以避免信息資源丟失、泄密為重點，參與信息資源的安全管理
當前電子政務的安全正面臨病毒侵襲、黑客攻擊、人為失誤、系統故障、載體損壞等各方面的嚴重威脅。由于檔案的專業特點，檔案人員對于信息的安全管理也具有一定的經驗。為此檔案部門可以配合電子政務主管部門和信息技術部門，制訂安全管理規范，落實物理隔離、數據備份、防火墻設置、CA認證、數字加密、數字簽名、權限控制、日志管理與安全審計等各種技術措施，并做好已歸檔電子文件的安全保存、保護工作，確保政務信息安全的萬無一失。
五是以信息的廣泛公開和共享為目的，參與信息資源的開發利用
鑒于電子政務的“信息孤島”問題較難在短期內解決，目前通過找網站----找類目----找信息的查詢方法顯然給用戶帶來諸多不便，通過搜索引擎查詢信息的查全率、查準率也不高。針對這種情況，檔案部門可以發揮政務信息“經紀人”、“二傳手”的作用，即通過在檔案網站設置“用戶查詢向導”、“用戶疑難問題咨詢”、“政府網站公共服務功能介紹”、“政府網站分類鏈接”等服務方式，為上網用戶指點迷津，排憂解難，使檔案網站逐步辦成電子政務公共服務的“導航站”。目前各級檔案館網站已經開展了政府現行公開文件查詢服務、政府開放檔案目錄查詢及內容提供服務、紙質檔案查詢預約登記等服務項目，取得很好的社會效果。在堅持這些行之有效的做法的同時檔案網站還可舉辦各種專題的網上展覽，展覽不應局限于已有館藏檔案的，還可以圍繞各個時期的社會公眾關注的熱點，從各政府網站上采集大量圖文并茂、聲情并茂的文字、圖像、音像信息，再融合館藏檔案信息進行加工匯編和上網傳播，使檔案網站逐步成為宣傳先進思想、文化，開展愛國主義、革命傳統、科技文化教育或提供文化休閑服務的重要陣地。
參考文獻：
《檔案信息化建設實務》楊公之主編 中國檔案出版社2003年版
《電子政務導論》 徐曉林 楊蘭蓉編著 武漢出版社 2002年版
