武漢江岸車輛廠檔案館裴圣毅

企業的檔案工作是一項維護企業歷史真實面貌的工作，是企業經濟效益的需要，同時也是社會效益的需要。檔案作為企業干部職工艱苦創業的原始記錄，既具有憑證作用，又具有不斷總結經驗教訓的史鑒作用，既具有隨時可參考的經濟技術價值，又具有厚積薄發的精神文化價值。如果不對企業的檔案信息進行分類處理，就會對現在及以后的工作造成混亂，一個有遠見、負責任的企業家，應把企業檔案信息工作擺到重要的位置上來。

目前，世界500強企業95%都建立了較為完善的情報檔案信息體系。進入世界500強的美國公司中90%設有情報檔案信息部。日本的企業家更是把檔案信息看成企業的生命線。索尼的總裁說：“本公司之所以名揚全球，靠的是兩手：一是情報檔案信息，二是科研開發。”ABB公司以情報檔案分析部代替規劃部，情報檔案分析部直接對總經理負責，其工作是研究宏觀經濟、公司競爭地位、顧客、法律法規和技術，在公司里培養情報檔案信息管理意識。

重視企業檔案信息管理，不僅體現在企業領導的講話和文件制度中，更應體現在實際工作中，體現在企業適應新知識經濟時代的有效機制中，體現在新的企業檔案信息管理方法中，體現在加強企業檔案信息人才培養中。對于現代企業來說，要舍得對信息檔案建設先期進行投入，不僅要對企業現代化網絡設施進行投入，還要對保存這些檔案信息的館舍進行投資。“911事件”中那些把數據檔案另存的企業，能夠比較完好地繼續業務，是重視檔案信息工作的結果。

對信息分門別類地加以整理儲存、驗證核實和分析利用，形成檔案信息，這個過程實際上就是毛澤東曾說過的“去偽存真，去粗取精”的過程。而這一過程需要現代化的管理手段和技術工具，現代企業的ERP系統也是這種形式，是先進的管理工具之一，而其目的是最大化地管理和利用好各種信息資源。筆者認為，現代企業檔案信息工作應從以下三方面著手：

第一，企業檔案信息、圖書情報等工作統一管理，形成企業檔案信息電子全息化管理

21世紀是知識經濟時代，企業自身的知識資源及知識產權相當重要，它涉及到企業自主產權、核心競爭力及自我文化的積累，是企業持續發展的重要保證。在新形勢下，我們要突破過去企業檔案信息管理模式的局限性，將企業檔案管理應納入到企業整體管理體系中去，根據實際情況將企業檔案與圖書、信息情報資料進行一體化管理，將有利于企業知識產權統籌管理。這樣，實際的企業知識資源管理對象與虛擬的信息網絡技術相結合，整合創新形成企業整體化的檔案信息資源管理平臺，構建企業自身強有力的知識資源管理拳頭，形成了強大的信息檔案資源庫，使企業知識資源得以更好的共享，形成高效的、集成化的企業信息鏈。

企業檔案信息部門，相當于一個企業中的事業行政部門，具有監督指導各種檔案信息管理工作。企業檔案管理實際上是對企業各類信息的篩選與整理，并保存具有社會和經濟價值部分，以便后來工作的參考查證，以便企業持續健康的發展。而用一種現代化的管理技術工具聯接各業務工作，數據匯總到檔案信息部門，不僅有監督管理職能，而且是個信息再處理的過程，這一系統管理要堅持技術與管理并重，要以管理統領信息技術應用、以現代信息技術促進管理觀念更新。而對各類信息進行統籌技術處理，不僅節約了企業的成本，也提高了管理效率。

企業以信息化帶動工業化的發展戰略，要求我們做好電子化檔案信息管理工作，而且其數據量、其現代化的管理方法與技術已大大提高，那么就要求制造業的企業與時俱進，不管是老單位還是新的單位機構都要做好其規劃。企業各項數字化軟件，最終落腳點到企業檔案信息網絡服務上來。實現制造企業全息數字化管理模式，企業檔案信息不僅應以整合保存各項數據，更應以服務企業為重點工作。

建立企業全部電子文件檔案管理，實現企業全息數字化管理。這是企業信息技術的革命，也是企業管理性的革命。電子文件管理模式經歷了“集中”與“分散”管理模式相互博弈的過程。經過近些年實踐的驗證，集中逐漸展現其優勢，它不但有利于電子文件信息的長期保存，還可以有效地解決目前普遍存在的檔案信息孤島問題，最大化實現信息資源的共享和傳遞。比如制造企業計算機輔助設計CAD與產品數據管理PDM為代表的數字化設計不僅應共享，甚至還要與后繼的生產質量管理體系相聯系形成數字化管理；當然，以企業資源管理系統（ERP）去整合各數字化管理，比如把客戶關系管理系統（CAN）、供應鏈管理系統（SCM）為代表的數字化等網絡管理進行整合，甚至把以數控機應用為代表的數字化裝備的數據進行整合，這一模式值得探討。而且這樣以來有利于另一種管理模式，即整體的日志式管理，類似數據庫SQL Server中的日志管理，這樣不僅對每份文件，甚至對每份崗位每份工作任務都有監督式的管理體系。

第二，加強企業檔案信息人員隊伍建設，樹立檔案信息創新觀念，不斷加強企業全員檔案信息意識

企業檔案信息人員第一要有責任心，要勤勞，要有耐心、細心。企業要求檔案信息人員積極收集整理各類信息資料，特別是重要的歷史文件記錄、設計圖紙及憑證資料的收集，要求善于運用現代信息技術和檔案專業知識做好企業檔案信息服務。

檔案觀念創新要求我們樹立超前意識，加大檔案信息服務機制的創新力度，最大限度地為企業中心工作服務。檔案信息人員主要職責是收集整理、保管、發布利用各類檔案信息，以其服務企業效益原則。現代企業的發展形勢注定了檔案信息人員僅有檔案信息專業知識已是遠遠不夠的，還需具備與該企業相關的專業基本知識。企業檔案信息人員應積極參與各項工程中去，使其不僅有些專業知識，而且有經營管理經驗，編輯信息等各種能力，這樣才能培養出能適應企業發展的復合型檔案信息管理人才。

筆者認為，企業檔案信息人員應有三種類型，一是檔案信息員，負責企業一般性檔案信息處理；二是專業計算機人員；三是復合型檔案信息人才，此類人員不僅應熟悉國家檔案信息政策法規，而且應具有豐富的檔案信息管理經驗，能運用計算機網絡技術，組織匯總處理并能分析企業各類檔案信息，為企業各項重大決策服務。

企業檔案信息處理部門是企業信息鏈的發動機，其部門的人員好似這個企業的信息記錄分析員，企業檔案信息管理執行的過程中，人的因素很重要，包括企業檔案信息人員的素質、技能、責任心等，當然還包含對企業全體員工檔案信息意識的培訓過程。其實企業每個崗位都有著檔案信息職能，進入現代信息時代，我們企業的每個員工必須要有檔案信息意識。

第三，施行嚴謹管理方法及流程化管理制度，適應新形勢下的企業檔案信息工作

企業行為不是個人行為，企業的一切活動都有其信息記錄，必然對以后的企業行為產生作用，而這些信息記錄保留不全或遺失，勢必對企業今后的工作產生不良甚至是重大的影響與損失。企業信息檔案是企業生產經營過程中產生具有保存價值的各種資料，其檔案資料雖然是企業各項活動完成后形成的結果，但我們要先期制定相應的檔案信息管理制度與管理模式。企業可以在檔案信息法律、法規及技術條件允許的范圍內，遵從效益原則，加強企業信息檔案管理職能，不拘一格地選擇適合自身發展的企業檔案信息工作管理模式與方法。企業管理工作從某種意義上來講，就是要做到“記我所做”。所以說，企業的信息檔案工作同時也具有制度監督職能，其管理過程應與ISO9000體系認證相結合，能全面檢查企業各類管理流程工作。

在實際檔案信息工作中，我們已發現一些問題，比如南車集團武漢江岸車輛廠遷址之前的設備工裝檔案清理過程中，有部分需遷移的設備工裝沒有歸檔，這很大程度說明檔案管理不夠好，信息鏈工作沒有做好，歸檔執行力不強。那么整合到新廠后，對這一方面的檔案信息收集管理制度就需重新制定。還有一個如何收集“設備開箱后相關資料”，江岸車輛廠對這部分的工作流程制度是：設備開箱時就歸相關設備資料（設備操作說明書等）。筆者個人建議是在設備使用一個月之后再進行收集整理其檔案信息資料，這樣有利于設備的使用。

檔案信息管理方法除了現代化的工具運用外，流程化管理制度和對管理對象思維方式也很重要。在“中華人民共和國國家標準科學技術檔案案卷構成的一般要求(GB/T 11822-2000)”中規定：產品類檔案按產品開發設計（含初步設計、技術設計）、工藝、工裝、加工制造、生產定型等工作程序或按其產品系列、結構排列。這只是個指導性文件，產品類案卷及底圖到底是按“產品系列”還是按“產品的生產程序”進行排序，這就看各企業了，當然一般是按“產品系列”進行排序，但部分圖紙的換版升級如何處理？怎樣標識？如何進行更改圖紙的管理？像這樣的細節問題，也應該在檔案信息管理制度中得以體現。

綜上所述，企業檔案信息工作應順應新形勢下的企業發展規律，結合自身企業的特點與情況，運用適當的檔案信息管理模式與方法，做出適當調整、轉變，以節約成本、提高效益為原則，不斷提高企業檔案信息管理水平。有了企業信息、檔案、情報、圖書等統一化管理及現代化信息技術的大力支持，有檔案人員的專業化管理，有了管理制度的完善，企業的檔案信息管理就會做得更好。