成都電子科技大學檔案館 饒永

高校檔案信息服務社會化是高校檔案部門為滿足社會各個領域對高校信息的日益增長需求，將隱藏的靜態的檔案信息開發成系統的、有價值的和動態的知識信息為社會服務而產生的一種新型服務，正確了解和把握這一動向，無疑會對今后學校檔案工作發展起著積極的作用。

一、高校檔案信息服務社會化產生的原因

1、社會對高校“產品”的廣泛需求是促進檔案信息服務社會化的外在因素。改革開放以來，我國由計劃經濟向市場經濟轉軌，社會許多行業從勞動密集型向資本、技術密集型轉變，在高新技術和創新性人才方面展開了激烈的爭奪，人們要求高等學校主動參與、推進甚至引導社會的變革。要求高等學校通過培養成千上萬的“跨世紀人才”，以滿足參與全球性競爭與合作，為此，社會迫切需要通過高校檔案了解高校人才、科研等方面大量的信息。具體表現在：(1)各用人單位選用高校畢業生需要高校檔案部門提供相關的學籍檔案信息，以了解所需人才學歷水平的真實情況；(2)一些企業準備開發新產品而前往檔案館了解科研項目，通過檔案部門為學校科技成果轉化牽線搭橋，為學校橫向聯合科研項目穿針引線；(3)學校畢業生走入社會找工作，往屆畢業生由于考研、出國深造或畢業證書的丟失，都需要檔案部門提供中英文成績、畢業證和學位證等證明或復印件，以便辦理入學資格、免修課程手續或補辦學歷、學籍證明等。

2、高校檔案工作的快速發展是檔案信息服務社會化的內在動力。高校檔案工作由于高校持續高速的發展，無論在檔案數量和內容上，還是在規模與基礎條件上都得到了極大的發展。具體表現在：(1)培養人才方面，為迅速造就規模宏大的專門人才隊伍，加快高等教育發展，高校擴大了招生規模，每年產生了大量的教學檔案；(2)科研方面，每年全國高校開展的研究課題有幾萬項，形成的科研成果達數千項，積累了大量的科研檔案信息；(3)高校數字校園的建設，現代化管理手段在學校各部門的大量應用，使作為學校公共信息服務體系之一的檔案部門，多數從原來單一的檔案室，發展為綜合檔案室，再到現在的檔案館，在檔案信息收集、傳播的硬件設施以及軟件環境方面，得到了極大的改善和提高。這一切，為檔案信息服務社會化提供了強勁的內在動力。

二、高校檔案信息服務社會化的基本原則

檔案工作本質上是?項服務性工作，高校檔案信息服務社會化是檔案信息資源從粗放式管理到規范化管理、由封閉半封閉管理到開放型管理的過程，它必須在切合實際、科學有效的原則下，以最大限度地開發和利用各類檔案信息資源，嚴格管理標準，提高服務質量，才能建立高效、規范的社會化服務體系。

1、服務性原則。服務性是檔案信息社會化的根本目的，必須樹立服務性的觀念，改變“坐等上門”的現狀，主動參與研究服務社會的要求和規律，不斷增強應變社會發展的能力，才能有效地開發、利用檔案信息，發揮其應有的作用。

2、開放式原則。信息服務的社會化，要求正確處理好開放與保密的關系，最大限度地開放館藏檔案信息，貼近市場、貼近利用者，一切圍繞社會需求服務，向開放式利用轉變。

3、協作性原則。在信息社會環境下，要充分滿足社會各方面利用信息的基本要求，單獨依靠某一學校檔案部門已難以辦到，只有同相關部門協作，依據行業建立服務網絡，優化檔案信息資源配置，完善服務體系，才能真正實現服務社會化。

4、市場化原則。信息服務的社會化，使檔案信息進入市場，并通過市場來選擇信息。這就要求必須遵循市場經濟規律，一切以市場需求為導向。信息市場化的特征需要經濟效益和社會效益并重，學校檔案館不是公益部門，是學校所屬的一個機構，社會不能無償地占用這種服務，應給予報酬。

三、高校檔案信息服務社會化的主要內容

作為基層檔案部門的高校檔案館與社會上的信息機構相比，開展信息社會化服務的途徑相對較窄，應根據高校實際和社會現實需求，發揮自身優勢，形成特色，著重開展以下幾方面的服務：

1、學歷鑒定服務。服務對象以國內外用人單位、中介機構和學校為主。這些單位通過上門、傳真、郵寄等方式把收到的畢業證、學位證和其他學籍材料送到檔案館進行真偽鑒定，檔案人員根據館藏教學檔案進行查詢，如有記載則證明該學歷是真實的；反之，則出具一份憑證，證明該學歷是偽造的。該項服務的開展，對打擊假文憑，強化社會誠信，倡導公平競爭，將起著良好的社會作用。

2、出具檔案證明服務。服務對象以在校學生、走入社會的往屆畢業學生和科研人員為主。根據利用者的要求，為證實某種事實在館藏的檔案中有無記載和如何記載，學校檔案部門出具相應的證明。在高校出具最多的是學歷、學籍以及科研項目參加人員等證明，它是發揮檔案憑證作用的一種主要服務方式。該項服務應由學校檔案部門集中統一并專人負責，從而減化辦理手續，方便利用者。

3、檔案利用輔助服務。服務對象包含所有需要高校檔案信息的利用者。為方便各類出國人員辦理中英文學籍，檔案人員可在提供檔案信息的基礎上開展畢業證、學位證、成績及具他材料的中英文翻譯工作，同時為方便外地利用者開展代辦代寄檔案證明等業務。該項服務的開展，在規范檔案證明、確保檔案信息真實性，樹立檔案館良好的社會形象上將起到積極的作用。

4、開展科研成果推廣應用服務。服務對象以國內外企業為主。學校檔案館根據學校科研的動態，主動為科研技術開發課題提供相關檔案信息，建立多種類型科研成果數據庫，編制出版學校科研情況及成果的檔案文獻匯編供雙方查找。該項服務目前開展不多，但為高校與企業之間的信息溝通，促進學校科研成果推廣，將起到良好的牽線搭橋作用。

5、開展人事檔案代存代遞服務。服務對象以學校出國、調離學校和因私離校人員為主。檔案部門根據個人委托通過機要轉遞人事檔案、同省市人才交流中心聯系開展個人委托單純代保存檔案服務。該項服務對避免人事檔案流失將起到一定作用。

四、高校檔案信息服務社會化的幾點思考

1、服務規范化問題。由于每所學校情況不?致，目前開展檔案信息社會化服務項目各有特色，具體服務項目標準規范沒有統一，尤其在有償服務方面存在收費依據不統一，同一服務項目不同學校有不同的收費標準等問題，需要進行行業服務規范，以利于社會化服務的深入開展。

2、服務定位問題。在高校檔案信息社會化服務對象中，有大約四分之一的用戶是公證處、地方人事部門開辦的人力資源開發咨詢部，或掛靠主管部門的學籍認證部等中介機構。他們受用人單位委托要求對相關人員的學籍材料進行公證或確認。由于沒有依據，他們同高校檔案館聯系要求提供查詢服務，并由高校檔案館出具相應檔案證明，或在其事先印制好的認明書上加蓋檔案館印章。檔案館收取一定的證明費，而同樣?份檔案證明，經倒手后他們可能收取高于檔案館證明費十余倍的費用，使學校檔案部門在社會化信息服務體系中有一種原材料粗加工的感覺，因而往往對中介機構進行檔案信息服務表現出一種無奈和反感。故在 社會化服務運行體系中，如何找準位置，獲得合理的經濟利益，顯得十分必要。

3、檔案利用制度問題。社會化服務要求檔案信息最大限度向社會開放利用，而高校檔案部門由于長期服務于本校教學、科研和管理工作，原來的利用規定，對服務對象和利用范圍限制過多，使利用者感到不便；另外，利用規定看似嚴密，但仍存在?定的漏洞。比如，有的畢業生私自出國、考研或換單位，想避開本單位人事部門，直接到畢業學校檔案管理部門查閱并復制自己的學籍檔案。根據規定檔案館沒有理由拒絕提供利用，極易同利用者原單位發生矛盾。因此，現行利用制度，應隨著檔案社會化服務具體情況進行修改，從而真正發揮學校檔案的經濟效益和社會效益。

（牛角摘自《中國檔案》2003年第7期）