張大偉
電子文件的問世不僅意味著檔案載體的轉移，而且向傳統的管理思想、體制、理論、方法提出了全面的挑戰，使當代檔案工作的生存和發展面臨前所未有的壓力：一方面，由于電子文件的真實、完整、有效和安全受到普遍質疑，檔案工作者在享受電子文件的巨大恩惠的同時，不得不喜新“戀”舊，即在收藏電子文件的同時再收藏同樣內容的紙質檔案，由此不得不承受“雙套制”的負擔。另一方面，檔案工作的生存環境發生了巨大變化，諸如信息爆炸、知識猛增、科技飛躍、體制改革、政治民主、社會開放等時代的進步，都對電子文件賦予新的使命，并對檔案工作產生巨大的沖擊。人們總希望“辦法比問題多”，然而，現階段電子文件管理卻是問題比辦法多。錯綜復雜的內外矛盾難免使人困惑、焦慮、急躁，進而形成某些主觀、絕對、片面的思維方式以及盲目、隨意的決策行為，使這項開拓性的事業不時出現不作為或亂作為現象。
從哲學角度看，科學發展觀的根本特征是和諧發展，“全面、協調、可持續”講的都是和諧。而其關鍵又在于倡導和諧的思維方式，也就是在處理復雜的矛盾關系時，不能僅看到矛盾雙方的對立和沖突，還要看到他們的相互聯系和依存，防止思維方式的絕對、片面和僵化。電子文件管理呼喚和諧，而且內容相當廣泛。本文僅從以下不得不說，且有話可說的八個方面談點粗淺的感悟。
一、理論和實踐的和諧
理論與實踐的和諧關系應當是“實踐----認識----再實踐----再認識…”的無限反復。理論的實踐性“強調理論對于實踐的依賴關系，理論的基礎是實踐，又轉過來為實踐服務。” ⑴脫離實踐的理論只能是空理論或偽理論。沒有理論指導的實踐也將是盲目的實踐。因此，理論和實踐應當“相依為命”，和諧發展。近十年來，我國檔案界積極致力于電子文件的研究，理論成果斐然。然而理論與實踐“兩張皮”、“兩股道”的現象仍然存在。為了解決不和諧問題，當前特別要強調以下觀點：
一是要將檔案學搞成應用型學科。目前互聯網中有關電子文件的文章多達千百萬篇，且多數出自檔案工作者手筆。然而稍微瀏覽就能發現，多數文章局限于論述一般概念、特點、原理、原則，即使涉及方法也往往泛泛而談，缺少操作性。有些文章看似面面俱到，句句有理，讀完卻讓人無所適從，實踐者不感興趣。所以當前最稀缺的不是寫給學者看的“學術”，而是能讓實踐者消暑解渴的對策。如果檔案學理論不方法化、對策化，不能解實踐者的燃眉之急，單純搞“純學說”，將成果鎖在柜子里或圈在學術界，這樣的研究是一種浪費。
二是要將復雜的理論簡單化。老子說“大道至簡”，意思是大道理應當很簡單、很樸素。然而電子文件管理學卻有復雜化的趨勢。一是概念復雜化。一味注重概念研究，在新名詞、新概念里兜圈子。二是方法復雜化。動輒設計一套復雜的模式或體系，然而具體如何在計算機中實現卻回避了，或淺議輒止。我十分理解學術研究的大膽設想、創新思維和追求完美，問題是是否考慮過這些理論和方法的可行性？首先，檔案學應當是“明白學”，簡單化、通俗化、普及化永遠是檔案學的立命之本。理論研究需要學術規范，但不能為“規范”而將簡單的問題復雜化，將明白的語言艱澀化，更不能借規范而故弄玄虛，掩飾理論上的空洞。其次，理論的論證過程可以復雜，但是最后要化做簡潔的結論，且它和實踐者的界面必須簡化、友好，要創造出簡便易行的方法和工具傳播給大眾。
三是要縮短“知”與“行”的差距。為了指導實踐，理論需要超前，但是這種超前要“適度”，不能“過度”?，F在電子文件管理的“知”與“行”的差距比較大，理論界提出的許多新概念，如實體歸檔、虛擬歸檔；廣義來源、狹義來源；實體整理、邏輯整理；主體全宗、客體全宗；內容鑒定、技術鑒定等確實代表了發展方向，但是“理論在天上飛、實踐在地上爬”，理論再完美，實踐部門“星星還是那個星星”。由于理論未很好地指導實踐，也制約理論自身的發展。
四是要消化后吸收國外理論。我國的許多電子文件管理理論來自國外。借鑒國外是必要，但是不能僅僅做“傳聲筒”和“播放器”，要結合中國的國情和檔情。我國電子文件管理面臨的社會環境比較復雜，在社會信息化環境中檔案專業又處于相對弱勢，因此想問題出主意，必須承認和面對現實，要在消化吸收外國經驗的基礎上，提出適合中國實際的操作模式。
五是要重視學術的傳播。理論只有經過傳播，才能成為實踐者手中的武器，才能實現理論的價值。束之高閣的理論好比不結果的花，充其量只能供觀賞。為此要對理論做通俗化處理，重視傳播工作，拓寬傳播渠道，改進傳播方式，追求傳播效果。
六是要克服實踐工作的隨意化。實踐工作者要相信理論和學習理論。缺乏理論的實踐會導致盲目的作為。例如，保持文件的歷史聯系是檔案價值存在的基礎，在信息時代不能削弱，只能加強。實際上，隨著知識經濟的到來各領域的信息化都在加強信息之間的聯系。然而，現在有些檔案部門在不采取任何邏輯組卷的情況下單純取消實體立卷，實際上是割斷了文件之間的歷史聯系，違背了檔案工作的規律。
二、有紙和無紙的和諧
有紙和無紙的關系實際是電子文件和紙質文件的關系。在當前以及今后相當長的時期內，它們應當是互連、互補、互動的關系，而不應當是相互對立、你死我活的關系。
電子文件的問世打破了紙質文件的一統天下。有人相信計算機無所不能，于是“無紙辦公”的雄心便油然而生，“無紙辦公”的詞匯在許多文章中頻頻出現，在有些人眼里，似乎“無紙”就是先進，“有紙”象征落后，“無紙”成了辦公自動化追求的目標。
一則短訊給我們敲響了警鐘：2007年11月，英國皇家稅務及海關總署在郵寄過程中丟失兩張光盤，里面存儲著2500萬英國人的家庭詳細情況，包括他們的國民保險賬號及相關銀行賬號。這意味著包括英國首相布朗等政府要員在內的半數英國人都面臨受欺詐的危險。為此，英國皇家海關及稅務總署署長宣布引咎辭職，首相布朗也為事件公開道歉。這場由電子文件引發的社會危機告訴我們，電子文件在給人們的學習、工作、生活帶來巨大便利的同時，也給人類帶來巨大的風險，是名副其實的“雙刃劍”。電子載體固然有便于制作、編輯、傳播、檢索、攜帶等紙質文件難以比擬的優勢，但是也有載體、信息和生存環境不穩定的致命弱點。而紙質載體卻有穩定、安全、可靠、直觀，經得起時空考驗的特質。電子文件的風險因素只要不解除，就擺脫不了對紙質文件的依賴。更何況我國是發明紙張，紙張文化深深扎根的古國，取消紙張談何容易！因此，不能簡單地將電子與先進，紙質與落后劃上等號。
當前棘手的問題是“雙套制”的負擔，其實這也有和諧處理的方法。例如，我們可以將一部分非針對本單位的普發文件實行無紙保存，將另一部分利用率不高的實行純紙質保存，由此將“雙套”保存的范圍減到最小。也可以將電子文件進行縮微轉換，利用縮微片存儲密集、穩定可靠、成本低廉的優勢，在異質備份的基礎上實現無紙化。
三、存量和增量的和諧
在信息化環境中形成的歸檔電子文件可分為存量和增量。存量是指對傳統紙質檔案數字化后形成的電子文件。該電子文件的形成有便于檔案的檢索、傳遞和共享利用，有利于保護珍貴檔案原件，延長易損檔案的保管壽命等。但是它僅僅是紙質檔案的復制件，不能獨立承擔檔案的原始憑證價值。更何況，如果原有檔案價值有問題，數字化處理也將徒勞。
增量是指在電子政務、電子商務等信息化環境中直接形成的電子文件，如果采取有效的控制措施，即對它的元數據進行妥善的收集和管理，它有可能成為優質電子文件，并成為現代檔案家族中的優質資源。因此有人將“存量”比做籠中虎，將“增量”比做野生虎。野生虎的素質顯然比家養虎來得高。
然而由于增量電子文件管理需要加強前端控制，管理難度大。因此多數檔案部門都將信息化的重點放在存量數字化上，忽略了增量電子文件的收集和質量控制，從而使增量不斷變成新的存量，使檔案部門陷入無休止的存量數字化工作。這種舍棄增量拼存量的做法十分勞民傷財。我們應當將數字化的重點放到現行電子文件的收集上來，或者至少做到存量和增量兩手抓，達到激活存量價值，放大增量價值的目的。
四、檔內與檔外的和諧
檔案工作的起點和終點都在檔外，因為歸檔電子文件資源來于社會，又需要回饋社會。因此，電子文件管理更需要構建好檔案工作內外的和諧關系。
然而，由于檔案機構歷來是機關的內部部門，檔案干部往往習慣于“封閉”的工作環境。檔案機構與外界交流不暢通，是造成檔案收集難和利用率低兩大難題的主要原因。為了打通與外界的關系，檔案部門做了不懈的努力，但是沒有根本性突破。為了收集電子文件，許多檔案部門一再向各領域信息系統呼吁，要求“前端控制”，然而應者寥寥。
目前檔案系統十分重視內部各系統之間的資源整合是必要的，但是，更重要的是要通過完善法規制度，加強溝通，千方百計地與社會信息化系統接軌，將檔案信息化系統納入電子政務、電子商務、電子校務、電子法務、電子銀行等系統的規劃和建設，取得電子文件收集、歸檔的主動權。例如，目前不少檔案館主動與本地區新聞傳媒單位聯系，收集了大量的新聞視頻文件，并建立了正常的歸檔渠道，使“昨天的新聞成為今天的檔案”。建立檔內與檔外的和諧關系，能使檔案服務從間接轉換直接、從被動轉換主動、從幕后走到臺前、從滯后轉向超前，使檔案信息化更好地帶動檔案信息資源建設和服務體系建設，并使檔案工作步入“有作為----有地位----有更大作為…”的良性循環。
五、存入與取出的和諧
檔案工作職能可簡化為“收、管、用”，其中關鍵是“存入與取出”。在英語中ACCESS翻譯為“存取”，這說明存取是一回事。國外檔案計算機管理系統一般都稱檢索系統，而檢索的廣義理解就包括信息存儲和查找兩個相反過程。為了獲得完美的檢索效能，就必須存入上狠下功夫，俗話說種瓜得瓜，種豆得豆。種豆不可能得瓜，例如，標題中沒有輸入人名，就不可能按照人名檢索；著錄質量不高，再高級的計算機系統也難以準確地檢索。所謂在存入上下功夫，就是借助數據庫技術，輸入檔案的所有具有檢索價值的結構化信息，即著錄標引。
我國檔案界有開展著錄工作的優良傳統和專業優勢，可是，與信息化要求相比，傳統的著錄有“三個不適應”：一是傳統的著錄項注重于文件的靜態信息，不適應電子文件動態管理的需要；二是著錄效率和質量不高，不適應電子文件日益普及的需要；三是標引工作，特別是主題詞標引力量薄弱，不適應對電子文件內容管理的需要。早在上世紀90年代初，檔案界就開始研究計算機自動標引，但是由于標引涉及對語義理解的高智能化處理，因此，計算機至今無法完全代替人工標引。
在電子文件管理中，有些人往往對檢索的要求很高，而忽視著錄和標引的質量，甚至現在有些檔案系統完全取消標引，僅靠關鍵詞查找。他們的理由是，反正輸入檢索關鍵詞，計算機能夠實行全文檢索。其實用關鍵詞進行全文檢索的查準率是非常低的。為了實現對檔案信息的內容管理，任何時候都離不開高質量的檔案著錄，特別是標引，這里沒有捷徑。
存入與取出的和諧關系是：要根據取出的需要來決定存入；重點要放在存入；存入的核心是目錄數據庫；著錄標引項目既要參照國家標準，又不能不切實際地照搬，要根據實際情況調整；元數據包括著錄元數據和管理元數據，也要結合實際調整，要盡量自動產生，并盡量嵌入到電子文件中去；要重視電子文件與目錄數據庫的掛接方法，弄不好存在風險。
六、管理與技術的和諧
管理與技術的關系好比汽車的前后輪。前輪是管理，決定技術應用的方向；后輪是技術，提供管理發展的動力。因此，不顧管理業務的規律，盲目追求所謂的先進技術，搞華而不實的“創新”，或者對新技術缺乏興趣，一味偏好傳統，習慣守舊，都不利于檔案事業的發展。任何檔案信息化建設的成功，都離不開管理與技術的緊密結合。
首先，信息技術的應用必須堅持以業務需求為導向。該需求必須來自對實踐的深入調查，而不是空想的需求；該需求必須是可行的，而不是盲目蠻干的需求；需求還要分類，包括顯在的需求（如現行文件公開）、潛在的需求（如公眾的懷舊、休閑、娛樂等）；當前需求（如整理編目），長遠需求（如智能檢索、知識管理）；微觀需求（如工作查考），宏觀需求（如決策預測）等。需求把握準，技術投入就會得到良好的回報，反之將勞民傷財。
其次，要崇尚信息技術。電子文件是信息技術的產物，當前所遇到的許多棘手問題，如憑證價值保障、安全性控制、內容管理、異構資源整合、無障礙傳播等都需要借助日新月異的信息技術。當今時代，新技術的發展繼續呈加速度的態勢，如手機、數碼相機、攝像機、電視機等與人類生活休戚相關的技術發展尤其迅猛，我們不跟蹤，不應用，其他領域應用了，檔案專業就會失去競爭實力和發展良機。當前與電子文件管理密切相關的有光盤技術、視頻編輯技術、內容控制技術、射頻識別技術（俗稱“電子標簽”）等，都需要我們密切關注，千方百計地為我所用。
七、數量與質量的和諧
《大英百科全書》對于“發展”一詞的釋義是：“數量上與質量上的改善”，可見發展是量與質同時向好的方面轉變。
其實，數量和質量是相互依賴的。就檔案而言，質量是檔案滿足用戶需求的能力。然而由于用戶的需求千變萬化，且隨時代的變化而變化，如過去計劃經濟和現在市場經濟下的檔案需求就有很大差別。為此，我們除了要用發展的眼光揣摩未來人的需求，不斷調整檔案收集范圍以外，還需要依靠充足的檔案數量去支持其質量。這猶如沙里淘金：為了獲得金子我們必須保留沙子（當然未被使用的檔案不一定是沙子）。在紙質檔案的時代，數量與質量的關系問題過去未被足夠地重視，是因為還不突出。在電子文件時代，由于信息爆炸、知識猛增，檔案需求與時俱進，數量和質量的和諧問題需要重新考量。
筆者的大致思路是：一方面，我們要研究當代檔案用戶需求變化的規律，調整電子文件的歸檔范圍，優化電子文件的收藏結構，改變單純重視收集紅頭文件、行政類文件的傾向，提高檔案收藏的含金量。另一方面，也可以利用電子文件存儲密集、海量、檢索方便、快捷的優勢，適當擴大檔案收集的范圍，實行以數量支持質量的檔案收藏策略。
八、現在與將來的和諧
檔案是歷史發展的紐帶，它能讓歷史凝固、瞬間永恒、信息沉淀、時光延伸、記憶說話、知識傳承，目的是讓未來和歷史“牽手”。從事“牽手”的檔案職業顯然非常神圣，因為它是社會持續科學發展的基石。
可是我們在面向歷史和未來時不要忽略了“今天”。今天從昨天走來，又向明天走去，無數個今天留下無數的瞬間，才構成歷史記憶的長河。為此，有些傳統的理念需要完善或升華。例如，過去我們強調檔案工作者是“守護歷史”，要甘于寂寞、甘當無名英雄，這是對的。然而，作為現代信息資源的電子文件管理，還應當引進經濟活動的理念，也就是講究當前的效益，追求產出投入比的最大化。為此，流入檔案館的電子資源，不能滿足于“守護歷史”而讓它一味地沉淀和呆置，而應當將歸檔作為電子文件新生命的起點，讓它通過計算機網絡的血管，繼續流入社會信息化大海，這應當成為電子文件管理孜孜以求的目標。
值得高興的是，我們已經看到檔案館收藏的電子文件在社會大舞臺中頻頻“亮劍”：許多電視節目都在“讓記憶說話”，一場場當事人的訪談，一次次蘭臺人的回眸，一幅幅紀實的畫面，讓一段段塵封的歷史事件或人物以現代影視形式生動地再現，吸引著越來越多的現代人的眼球，滿足著他們在緬懷、紀念、求知，以及陶冶情操、享受文化等方面的精神需求，許多節目還成為大眾街談巷議的話題，檔案利用正在搭上現代化的傳媒，產生前所未有的社會影響，這難道不是我們蘭臺幾代人夢寐以求的理想嗎？所以，電子文件管理在為后代人服務的同時，更強調為現代人服務；在維護其存史價值的同時，更強調其現實價值。這樣才能最大限度地激發全社會對電子文件的需求，培育支持電子文件管理的社會意識和動力，為檔案工作創造更加良好的生態環境。這看似“功利”，有悖于“守護歷史”的神圣，其實功利并不是壞事，它也是社會發展的動力。更何況我們管好電子文件不是好大喜功，也不是追名逐利，而是真真切切地在謀全局之功，求千秋之利，這種“功利”難道不值得提倡嗎！
總之，和諧的思維方式能給我們一雙慧眼，讓我們能在紛繁復雜的矛盾面前，認清發展規律，破解發展難題，駕馭發展大局，擴大發展成果，使檔案事業的發展處于較佳的狀態，達到又快又好的效果。
注釋：《實踐論》，《毛澤東選集》第1卷第273頁