積極建設(shè)檔案目錄中心 加快檔案信息化進(jìn)程

閘北區(qū)人民政府副區(qū)長(zhǎng) 韓曉玉

(2005年3月4日)

近幾年來(lái)，在市檔案局悉心指導(dǎo)、幫助下，閘北區(qū)檔案部門(mén)積極貫徹《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》和《上海市檔案信息化建設(shè)實(shí)施意見(jiàn)》，著力建設(shè)檔案目錄中心，加快檔案信息化進(jìn)程。2000年提出花五年左右時(shí)間，構(gòu)建“三網(wǎng)一庫(kù)”(即局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、因特網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫(kù))，建成檔案目錄中心，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的第一階段目標(biāo)。經(jīng)過(guò)幾年努力，現(xiàn)已提前實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。我們主要抓了五方面工作：

一、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)化利用的前提條件。創(chuàng)建閘北區(qū)檔案目錄中心，必須在全區(qū)范圍內(nèi)構(gòu)筑統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，否則檔案目錄中心將成為信息“孤島”。為此， 區(qū)政府積極提供財(cái)力支持，首先啟動(dòng)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)，完成了局域網(wǎng)結(jié)構(gòu)化布線。之后，又建成與區(qū)政務(wù)網(wǎng)、市公務(wù)網(wǎng)分別連接的100兆全屏蔽網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。 目前，閘北區(qū)檔案目錄中心已通過(guò)市公務(wù)網(wǎng)與市檔案目錄中心實(shí)現(xiàn)縱向連接，借助區(qū)政務(wù)網(wǎng)與區(qū)內(nèi)69個(gè)機(jī)關(guān)和重點(diǎn)單位實(shí)現(xiàn)橫向連通，形成了覆蓋全區(qū)機(jī)關(guān)和重點(diǎn)單位的檔案信息網(wǎng)絡(luò)。

二、加快數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是一項(xiàng)涉及全區(qū)各部門(mén)的基礎(chǔ)性工作。我們從館內(nèi)和館外兩個(gè)方面同時(shí)開(kāi)展工作。在館內(nèi)，檔案局館分別輕重緩急，有計(jì)劃、有步驟地對(duì)大量館藏檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入。在館外，要求各區(qū)級(jí)機(jī)關(guān)在報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)時(shí)一并送交電子版案卷目錄。2001年，又組織檔案工作基礎(chǔ)較好的機(jī)關(guān)對(duì)全部文書(shū)檔案進(jìn)行文件級(jí)目錄輸入。同時(shí)規(guī)定，各機(jī)關(guān)在向檔案館移交檔案時(shí)，需同步送交相應(yīng)的電子版文件級(jí)目錄。檔案目錄中心應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)出來(lái)后，檔案局館為各機(jī)關(guān)信息平臺(tái)統(tǒng)一設(shè)置檔案管理模塊，提供多種門(mén)類檔案數(shù)據(jù)的錄入界面，并免費(fèi)提供網(wǎng)絡(luò)上傳窗口。通過(guò)采取一系列措施，實(shí)現(xiàn)了館內(nèi)外檔案目錄數(shù)據(jù)處理的同步進(jìn)行與并軌整合。截止2004年底，閘北區(qū)檔案目錄中心系統(tǒng)已擁有檔案資料目錄數(shù)據(jù)160萬(wàn)條。

為加強(qiáng)質(zhì)量控制，根據(jù)國(guó)家檔案局和市檔案局的有關(guān)規(guī)范，區(qū)檔案局制定了檔案案卷目錄、文件目錄和現(xiàn)行文件目錄的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)和操作細(xì)則，并加強(qiáng)檢查指導(dǎo)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下規(guī)范各機(jī)關(guān)處理檔案數(shù)據(jù)，把住了建庫(kù)質(zhì)量關(guān)。

三、突出信息服務(wù)功能

為了提高檔案目錄中心系統(tǒng)功能的實(shí)用性和廣泛性，檔案局館堅(jiān)持以民為本、以需求為導(dǎo)向，開(kāi)設(shè)多種專題數(shù)據(jù)庫(kù)。除文書(shū)檔案外，建立了有關(guān)婚姻檔案、知青子女檔案、獨(dú)生子女檔案、公證檔案等20多種專題數(shù)據(jù)庫(kù)，受到了廣大利用者歡迎。2003年，又增設(shè)史料征集數(shù)據(jù)庫(kù)、圖書(shū)資料數(shù)據(jù)庫(kù)和照片信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了館藏檔案資料信息的一體化管理。為了拓寬服務(wù)功能，檔案局館還在檔案目錄中心系統(tǒng)上開(kāi)辟了現(xiàn)行文件查閱窗口。現(xiàn)在，用戶只要進(jìn)入?yún)^(qū)政務(wù)網(wǎng)，就能查閱各類政府公開(kāi)信息全文。

四、實(shí)施上下網(wǎng)絡(luò)連接

去年，我區(qū)在完成區(qū)級(jí)檔案目錄中心建設(shè)后，把加快與公務(wù)網(wǎng)連接、擴(kuò)大共享范圍作為重中之重的工作來(lái)抓。在市檔案局領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)處室的大力支持下，閘北區(qū)檔案局館被計(jì)劃列為首批與市公務(wù)網(wǎng)(1l網(wǎng)段)連接的單位，為實(shí)現(xiàn)區(qū)檔案目錄中心與市檔案目錄中心互連互通創(chuàng)造了條件。為此，我們及時(shí)配置和更新相關(guān)設(shè)備，按照市保密局提出的信息安全要求，將區(qū)檔案目錄中心接入市公務(wù)網(wǎng)，并確定檔案數(shù)據(jù)傳輸范圍。目前，閘北區(qū)檔案目錄中心管理終端借助市公務(wù)網(wǎng)，可以查閱市檔案目錄中心的信息；同時(shí)，市公務(wù)網(wǎng)用戶和市檔案目錄中心用戶也可以查閱閘北區(qū)檔案目錄中心的信息，初步實(shí)現(xiàn)市區(qū)兩級(jí)檔案目錄中心信息資源的分布式共享，提升了檔案服務(wù)整體水平。

五、搞好檔案網(wǎng)站建設(shè)

建立檔案網(wǎng)站是“三網(wǎng)一庫(kù)”建設(shè)的重要目標(biāo)。去年，我區(qū)正式啟動(dòng)檔案網(wǎng)站建設(shè)項(xiàng)目，到兄弟區(qū)檔案局參觀學(xué)習(xí)，召開(kāi)專題研討會(huì)，然后編制建設(shè)規(guī)劃，成立工作小組，建立管理制度，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和信息采編、上傳的責(zé)任人員和考核辦法。經(jīng)努力，2004年10月10日正式開(kāi)通閘北檔案網(wǎng)站。

檔案目錄中心和檔案網(wǎng)站的建成，標(biāo)志著在全區(qū)范圍內(nèi)開(kāi)始實(shí)行各機(jī)關(guān)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理和共享，大大提升了檔案資政服務(wù)和公共服務(wù)水平，同時(shí)也激勵(lì)著我們向更高的目標(biāo)攀登。

在檔案信息化實(shí)踐中，我們的主要體會(huì)是：

一、解放思想，把握趨勢(shì)

實(shí)施檔案信息化管理，是當(dāng)代檔案工作發(fā)展的方向和趨勢(shì)，是事關(guān)檔案事業(yè)發(fā)展全局和戰(zhàn)略的一項(xiàng)重要工作。近年來(lái)，閘北區(qū)之所以堅(jiān)持不懈地推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，主要得益于解放思想、更新觀念。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，人們對(duì)檔案工作的要求越來(lái)越高，檔案信息化管理成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。世界發(fā)達(dá)國(guó)家的檔案管理都已走上信息化軌道。因此，我們不能固守傳統(tǒng)的檔案管理模式，必須與時(shí)俱進(jìn)，樹(shù)立信息化管理的觀念，大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，并以此帶動(dòng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，為黨政機(jī)關(guān)和廣大人民群眾提供快速便捷的服務(wù)。這也是國(guó)家檔案局和市檔案局提出的新要求。

二、理清思路，搞好規(guī)劃

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程、長(zhǎng)期任務(wù)，必須理清思路、科學(xué)規(guī)劃。在深入調(diào)研、集思廣益、反復(fù)論證的基礎(chǔ)上，我們首先編制5年發(fā)展規(guī)劃，提出以建設(shè)“三網(wǎng)一庫(kù)”為基本框架的檔案信息化管理體系，從硬件配置到軟件開(kāi)發(fā)，從數(shù)據(jù)建設(shè)到規(guī)范制定，從基本功能到特色功能，從技術(shù)開(kāi)發(fā)到內(nèi)部管理，從計(jì)劃任務(wù)到保障條件，從當(dāng)前目標(biāo)到長(zhǎng)遠(yuǎn)需要進(jìn)行了全面規(guī)劃，努力做到既有前瞻性、超前性，又有可行性、操作性。由于思路清晰、規(guī)劃合理，所以工作進(jìn)展順利，成效明顯。

三、擺上位置，常抓不懈

區(qū)政府把檔案信息化建設(shè)納入全區(qū)信息化建設(shè)總體規(guī)劃，列入政府年度工作重要議程。2002年是“三網(wǎng)一庫(kù)”建設(shè)的關(guān)鍵時(shí)期， 區(qū)政府把檔案目錄中心建設(shè)列為政府年度重點(diǎn)工作，不僅在財(cái)力上提供支持，而且定期聽(tīng)取匯報(bào)，關(guān)注建設(shè)進(jìn)度，加強(qiáng)檢查督促。我們感到，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)，不可能畢其功于一役，需要分階段實(shí)施，有步驟推進(jìn)，一個(gè)戰(zhàn)役一個(gè)戰(zhàn)役地打，一塊骨頭一塊骨頭地啃，持之以恒、常抓不懈，直至建成。這幾年我們就是以這種精神一步一步推進(jìn)的。

四、科研先行，引領(lǐng)開(kāi)發(fā)

我區(qū)在實(shí)施檔案信息化建設(shè)中，十分重視檔案科研的引領(lǐng)作用，在“三網(wǎng)一庫(kù)”的規(guī)劃、建設(shè)和啟用之前，多次召開(kāi)專題會(huì)議，深入研究有關(guān)技術(shù)和管理問(wèn)題，進(jìn)行技術(shù)攻關(guān)、應(yīng)用試驗(yàn)和管理創(chuàng)新；同時(shí)，還開(kāi)展《上海市閘北區(qū)檔案目錄中心與現(xiàn)行文件共享查詢系統(tǒng)》課題研究，為“三網(wǎng)一庫(kù)”建設(shè)提供了科學(xué)依據(jù)，使檔案目錄中心系統(tǒng)更具規(guī)范性、實(shí)用性、安全性、整合性和可擴(kuò)充性，功能更加完善，性能更加穩(wěn)定。