從文件連續(xù)體理論看電子政務(wù)與電子檔案管理的關(guān)系
電子政務(wù)無論從廣義上還是狹義上理解，都離不開對電子文件的管理。而當(dāng)代文件管理所依據(jù)的一個重要理論就是文件連續(xù)體理論。它起源于20世紀(jì)80年代，是繼傳統(tǒng)的文件生命周期理論之后，又一被國際檔案界所廣泛接收的文件管理理論。該理論認(rèn)為：文件演化為檔案的過程是一個連續(xù)的過程，即從文件創(chuàng)建(包括創(chuàng)建之前的文件管理系統(tǒng)的設(shè)計)到作為檔案保管和利用是一個一致的、連續(xù)的管理過程。
根據(jù)文件連續(xù)體理論，文件管理者與檔案工作者可以在文件連續(xù)運(yùn)動的任何階段對文件進(jìn)行管理，以達(dá)到他們各自的、但又是協(xié)調(diào)一致的目的。這樣檔案工作者就可以提前至文件連續(xù)體的前端，即文件創(chuàng)建的起始端，對文件進(jìn)行管理，如檔案工作者在文件管理系統(tǒng)設(shè)計時就介入工作，在文件創(chuàng)建時就對文件進(jìn)行鑒定，在確保文件能夠長期保管的條件下對文件進(jìn)行保管等等，以保證文件在它們存在的整個過程中得到適當(dāng)?shù)墓芾怼＿@種管理其本質(zhì)就是前端控制管理，對電子檔案管理來說，尤其需要這樣性質(zhì)的管理。
電子檔案是需要前端控制管理的。這是因?yàn)殡娮訖n案如采用后端控制的管理，那么從電子文件的整個管理過程來看，只是進(jìn)行了半程管理。因?yàn)樵诤蠖丝刂乒芾砬闆r下，電子文件是在其移交到檔案部門后才對它們進(jìn)行管理，這實(shí)際上就是沿襲紙張檔案的管理模式，這種管理模式是根據(jù)傳統(tǒng)的文件生命周期理論來設(shè)計的，但將這種后端管理模式用于電子檔案管理，在實(shí)踐中就暴露出了許多問題，其中最大的問題就是無法解決電子檔案的憑證性的問題，因?yàn)殡娮訖n案特點(diǎn)之一是載體與信息的可分離性，因此，其信息很容易在載體上被刪改，這樣等到電子文件歸檔之后再去控制管理，那么在這之前的電子檔案在文件階段是否被篡改過，其在文件階段的處理、運(yùn)作的背景信息是否完整等這樣具有憑證價值的信息就很難確定，很難控制，由此，運(yùn)用這種后端控制管理模式來管理電子檔案，也就很難使電子檔案具有憑證價值，這也就是為什么傳統(tǒng)的文件生命周期理論要讓位于當(dāng)代文件連續(xù)體理論的原因之一。
而依據(jù)當(dāng)代文件連續(xù)體理論對電子檔案采用前端控制管理，就可從檔案管理的要求出發(fā)，對電子檔案的控制與管理提前到電子文件的設(shè)計與創(chuàng)建之時，即在電子文件起始端就對電子文件進(jìn)行控制與管理。這樣就可由電子檔案后控制的半程管理擴(kuò)大到全程管理，即文檔一體化管理。實(shí)現(xiàn)這一管理模式后，電子文件從其產(chǎn)生的第一步起至以后文件運(yùn)行的每一階段都可根據(jù)檔案管理的要求去對其進(jìn)行控制，從而保證了電子文件在歸檔時是能夠符合檔案管理要求的，使電子檔案具有原始性并具有憑證價值。
從國際檔案理事會的電子文件管理策略看電子政務(wù)與電子檔案管理的關(guān)系
20世紀(jì)90年代，國際檔案理事會電子文件委員會在調(diào)研了世界上國家級和省級的100多個檔案館后所制定的《電子文件管理指南》(1997)中提出了四項電子文件管理的基本策略，應(yīng)該說這四項基本策略是比較全面的，它是把電子文件的管理分為四個階段，即：電子文件設(shè)計階段、創(chuàng)建階段、管理階段和利用階段，然后，分別提出管理策略:
電子文件設(shè)計階段的管理策略：即檔案部門對電子文件的管理應(yīng)該介入電子
文件的整個生命周期，以確保電子文件產(chǎn)生和保管符合可靠性、憑證性和可保管性的原則。
這里所說的檔案部門“應(yīng)該介入”并不是指檔案部門在整個文件生命周期對涉及有關(guān)電子文件的所有行為負(fù)責(zé)，而是指要在整個文件生命周期中推進(jìn)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理和實(shí)踐，也就是說，檔案部門的職能要擴(kuò)展到整個文件生命周期。
2．電子文件創(chuàng)建階段的管理策略：檔案部門應(yīng)該確保電子文件的創(chuàng)建者所創(chuàng)建和保存的電子文件是可靠的、具有憑證價值的和可保管的性能。
這條策略并不是要檔案部門包辦文件創(chuàng)建人員的責(zé)職，也不是指文件創(chuàng)建人員不能勝任管理文件，而是指檔案人員應(yīng)該就如何創(chuàng)建符合檔案部門需求的電子文件對文件創(chuàng)建人員進(jìn)行指導(dǎo)、傳授方法。
3．電子文件管理階段的策略：檔案部門必須管理電子文件的鑒定過程并對電子文件實(shí)施智力控制，即對電子文件實(shí)施有效的著錄。
4．電子文件利用階段的策略：檔案部門必須明確地提出電子文件保管和利用的需求，以確保電子文件的有效性、利用性和可理解性。
從以上這四條電子文件管理的基本策略中我們可以清晰地看出，在進(jìn)行電子政務(wù)建設(shè)時，所產(chǎn)生的電子文件要能夠成為電子檔案，檔案部門就必須將其職能延伸至文件部門，與文件部門共同對電子文件進(jìn)行前端管理、全程管理和文檔一體化管理。
從國際標(biāo)準(zhǔn)《ISO 15489信息與文件 文件管理》看電子政務(wù)與電子檔案管理的關(guān)系
雖然20世紀(jì)80年代有了文件連續(xù)體理論，20世紀(jì)90年代又有了電子文件管理策略，但它們并沒有提出具體的可操作的步驟、方法與工具。如在實(shí)際電子政務(wù)建設(shè)中，政府部門如何將文件管理系統(tǒng)設(shè)計中，成符合檔案管理要求的文件管理系統(tǒng)，這便是一個關(guān)鍵問題。
2001年9月，由國際標(biāo)準(zhǔn)化組織頒布實(shí)施的國際上第一個關(guān)于文件管理的標(biāo)準(zhǔn)――國際標(biāo)準(zhǔn)《ISO 15489信息與文件 文件管用》，就在國際層面上為各國政府部門的文件管理提供了可操作的步驟、方法與工具。該標(biāo)準(zhǔn)的頒布實(shí)施在國際上引起極大的反響。目前該國際標(biāo)準(zhǔn)已被采用為國家標(biāo)準(zhǔn)的有：美國、英國、法國、德國、澳大利亞、新西蘭和加拿大等。
國際標(biāo)準(zhǔn)《IS0 15489信息與文件 文件管理》共分為兩個部分，第一部分提出了如何系統(tǒng)而有效地對文件進(jìn)行管理的宏觀框架，文件管理的要求和文件管理系統(tǒng)的設(shè)計等一般的規(guī)定；第二部分提出了如何將第一部分內(nèi)容加以實(shí)施的詳細(xì)的指南，例如如何建立文件管理的政策和進(jìn)行職責(zé)分工，如何進(jìn)行文件管理系統(tǒng)的設(shè)計，如何對文件進(jìn)行處理、控制、分類、存貯和利用等等，提供了一系列的實(shí)際指導(dǎo)。
在該標(biāo)準(zhǔn)的第一部分，首先提出了作為文件應(yīng)具有的如下特征：
1．文件應(yīng)該正確地反映所要傳達(dá)的內(nèi)容、所決定的事項和所采取的行動，文件應(yīng)該能夠滿足相關(guān)事務(wù)處理的需要，并可用來作為說明與解釋的依據(jù)。
2．文件的內(nèi)容應(yīng)始終與記錄下來的事務(wù)處理的元數(shù)據(jù)相鏈接，如文件結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)、背景信息元數(shù)據(jù)及相關(guān)文件元數(shù)據(jù)。
3．文件應(yīng)具有真實(shí)性，其能夠證明文件中所記錄的事務(wù)處理，能夠證明文件形成的責(zé)任者，以及文件形成的時間。
4．文件應(yīng)具有可靠性，其內(nèi)容應(yīng)是可信的，能夠完整準(zhǔn)確地表達(dá)其所證明的事務(wù)處理、事務(wù)活動和情況。
5．文件應(yīng)具有完整性，其構(gòu)成部分應(yīng)是完整齊全的，而沒有被非法篡改過。
6．文件應(yīng)具有可利用性，可被查詢、檢索、顯示和解讀，并能夠在事務(wù)活動和機(jī)構(gòu)職能背景下能夠被確認(rèn)。
很顯然，文件的這些特征與檔案的憑證性要求是完全一致的，甚至可以說，如果一份文件具有了如上特征，就可以認(rèn)為這份文件具有了檔案的憑證價值。也正是由于該國際標(biāo)準(zhǔn)的制定充分考慮了檔案的要求，所以引起了許多國家文件管理機(jī)構(gòu)和檔案部門的高度重視。
在2002年10月，聯(lián)合國教科文組織提出了一份報告《電子文件的真實(shí)性》，這份報告從保存人類遺產(chǎn)角度專門強(qiáng)調(diào)：根據(jù)國際標(biāo)準(zhǔn)《IS0 15489信息與文件 文件管理》所提出的文件的特征，檔案工作人員必須要在電子文件產(chǎn)生之前參與電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計，以保證電子文件應(yīng)具有的檔案的憑證性。
美國國家檔案局在2003年7月提出的《美國國家檔案館戰(zhàn)略發(fā)展指南》中也強(qiáng)調(diào)了在政府文件管理中實(shí)施《1S0 15489信息與文件 文件管理》的重要性，并提出了《美國文件管理重新設(shè)計方案》。
澳大利亞檔案館則向政府部門提出建議：在設(shè)計、開發(fā)文件管理系統(tǒng)時要充分考慮《IS0 15489信息與文件文件管理》標(biāo)準(zhǔn)，并按該標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行實(shí)施。
英國檔案館則正在進(jìn)行一項為期二年的研究項目：《IS0 15489對文件管理的影響》。
可見，在電子政務(wù)的建設(shè)中，實(shí)施電子文件的檔案管理，這已成為文件部門和檔案部門的共同認(rèn)識，其實(shí)這不僅是文件部門與檔案部門工作職責(zé)的需要，而且更重要的是人類保存自身歷史遺產(chǎn)的需要，是人類社會自身發(fā)展的需要，而國際標(biāo)準(zhǔn)《IS0 15489信息與文件 文件管理》則為實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)在國際層面上提供了實(shí)施的規(guī)范與技術(shù)。
關(guān)于電子政務(wù)與電子檔案管理關(guān)系的思考
從以上的分析中，我們可以看出電子政務(wù)與電子檔案關(guān)系至少可以歸納為以下幾點(diǎn)：
電子政務(wù)是電子檔案管理的源頭；
電子檔案管理是電子政務(wù)的效率所在。
由于有了以上兩點(diǎn)，因此：
3. 電子檔案管理是電子政務(wù)建設(shè)不可缺少的重要內(nèi)容；
電子政務(wù)建設(shè)在本質(zhì)上涵蓋了電子檔案的管理。
所以，任何在理論或?qū)嵺`上將電子政務(wù)與電子檔案隔裂開來都是不科學(xué)的。
由此，為了實(shí)現(xiàn)在電子政務(wù)中的電子檔案管理，從電子政務(wù)角度講應(yīng)該：
1.在電子政務(wù)的系統(tǒng)設(shè)計時，應(yīng)有電子檔案管理的設(shè)計；
2.在電子政務(wù)的建設(shè)時，應(yīng)有檔案部門人員的參與；
3.在電子政務(wù)的實(shí)施時，應(yīng)有檔案部門人員的指導(dǎo)。
而從電子檔案管理角度講：
1.檔案部門應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念、擴(kuò)大職能，參與電子政務(wù)的建設(shè)；
2.檔案人員應(yīng)更新知識，從而有能力參與電子政務(wù)的建設(shè)；
3.檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定應(yīng)能適應(yīng)電子政務(wù)的需要。
但是，從目前我國電子政務(wù)建設(shè)與電子檔案管理關(guān)系上看：
1．在理論上，研究還缺乏深入的研究，其研究成果還跟不上我國電子政務(wù)迅速發(fā)展的實(shí)際，差距還很大；
2．在實(shí)踐上，制定的標(biāo)準(zhǔn)還很不適應(yīng)電子政務(wù)發(fā)展的需要，如2002年最新頒布的國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》還只是一個電子文件后端控制管理模式的標(biāo)準(zhǔn)，不能適應(yīng)我國電子政務(wù)建設(shè)電子檔案前端控制管理模式的需要。
3．對國際標(biāo)準(zhǔn)《IS0 15489信息與文件 文件管理》還少有研究，在我國電子政務(wù)建設(shè)還沒有引起重視，而該國際標(biāo)準(zhǔn)的頒布在國際上卻掀起了一股風(fēng)暴，引起極大的反響。
由于以上原因，造成了在我國電子政務(wù)建設(shè)中，檔案部門還只是形式上參與，而在實(shí)踐中卻很少參與，可是，我國每年在電子政務(wù)上的投資卻高達(dá)幾十億、甚至上百億，在這樣情況下，又怎能保證這樣的電子政務(wù)建設(shè)其文件管理是能夠符合電子檔案管理的實(shí)際要求的呢?!
結(jié)論
電子政務(wù)是一個系統(tǒng)工程，它的蓬勃興起，對于電子檔案管理來說既是挑戰(zhàn)又是機(jī)遇。為了面對挑戰(zhàn)，抓住機(jī)遇，我們應(yīng)該從理論與實(shí)踐上，從觀念與職能上，從標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范上積極創(chuàng)造與電子政務(wù)建設(shè)相適應(yīng)的條件與環(huán)境，培養(yǎng)既懂電子檔案又懂電子政務(wù)的新的復(fù)合性人才，積極參與電子政務(wù)建設(shè)。因?yàn)椋９芎秒娮訖n案，保存人類遺產(chǎn)，這既是我們檔案工作人員在數(shù)字化的信息時代所肩負(fù)的新的歷史使命，又是當(dāng)前我們急需承擔(dān)的緊迫任務(wù)。
（郭紅解、倪政華摘自《中國檔案》2004年第8期）
電子政務(wù)無論從廣義上還是狹義上理解，都離不開對電子文件的管理。而當(dāng)代文件管理所依據(jù)的一個重要理論就是文件連續(xù)體理論。它起源于20世紀(jì)80年代，是繼傳統(tǒng)的文件生命周期理論之后，又一被國際檔案界所廣泛接收的文件管理理論。該理論認(rèn)為：文件演化為檔案的過程是一個連續(xù)的過程，即從文件創(chuàng)建(包括創(chuàng)建之前的文件管理系統(tǒng)的設(shè)計)到作為檔案保管和利用是一個一致的、連續(xù)的管理過程。
根據(jù)文件連續(xù)體理論，文件管理者與檔案工作者可以在文件連續(xù)運(yùn)動的任何階段對文件進(jìn)行管理，以達(dá)到他們各自的、但又是協(xié)調(diào)一致的目的。這樣檔案工作者就可以提前至文件連續(xù)體的前端，即文件創(chuàng)建的起始端，對文件進(jìn)行管理，如檔案工作者在文件管理系統(tǒng)設(shè)計時就介入工作，在文件創(chuàng)建時就對文件進(jìn)行鑒定，在確保文件能夠長期保管的條件下對文件進(jìn)行保管等等，以保證文件在它們存在的整個過程中得到適當(dāng)?shù)墓芾怼＿@種管理其本質(zhì)就是前端控制管理，對電子檔案管理來說，尤其需要這樣性質(zhì)的管理。
電子檔案是需要前端控制管理的。這是因?yàn)殡娮訖n案如采用后端控制的管理，那么從電子文件的整個管理過程來看，只是進(jìn)行了半程管理。因?yàn)樵诤蠖丝刂乒芾砬闆r下，電子文件是在其移交到檔案部門后才對它們進(jìn)行管理，這實(shí)際上就是沿襲紙張檔案的管理模式，這種管理模式是根據(jù)傳統(tǒng)的文件生命周期理論來設(shè)計的，但將這種后端管理模式用于電子檔案管理，在實(shí)踐中就暴露出了許多問題，其中最大的問題就是無法解決電子檔案的憑證性的問題，因?yàn)殡娮訖n案特點(diǎn)之一是載體與信息的可分離性，因此，其信息很容易在載體上被刪改，這樣等到電子文件歸檔之后再去控制管理，那么在這之前的電子檔案在文件階段是否被篡改過，其在文件階段的處理、運(yùn)作的背景信息是否完整等這樣具有憑證價值的信息就很難確定，很難控制，由此，運(yùn)用這種后端控制管理模式來管理電子檔案，也就很難使電子檔案具有憑證價值，這也就是為什么傳統(tǒng)的文件生命周期理論要讓位于當(dāng)代文件連續(xù)體理論的原因之一。
而依據(jù)當(dāng)代文件連續(xù)體理論對電子檔案采用前端控制管理，就可從檔案管理的要求出發(fā)，對電子檔案的控制與管理提前到電子文件的設(shè)計與創(chuàng)建之時，即在電子文件起始端就對電子文件進(jìn)行控制與管理。這樣就可由電子檔案后控制的半程管理擴(kuò)大到全程管理，即文檔一體化管理。實(shí)現(xiàn)這一管理模式后，電子文件從其產(chǎn)生的第一步起至以后文件運(yùn)行的每一階段都可根據(jù)檔案管理的要求去對其進(jìn)行控制，從而保證了電子文件在歸檔時是能夠符合檔案管理要求的，使電子檔案具有原始性并具有憑證價值。
從國際檔案理事會的電子文件管理策略看電子政務(wù)與電子檔案管理的關(guān)系
20世紀(jì)90年代，國際檔案理事會電子文件委員會在調(diào)研了世界上國家級和省級的100多個檔案館后所制定的《電子文件管理指南》(1997)中提出了四項電子文件管理的基本策略，應(yīng)該說這四項基本策略是比較全面的，它是把電子文件的管理分為四個階段，即：電子文件設(shè)計階段、創(chuàng)建階段、管理階段和利用階段，然后，分別提出管理策略:
電子文件設(shè)計階段的管理策略：即檔案部門對電子文件的管理應(yīng)該介入電子
文件的整個生命周期，以確保電子文件產(chǎn)生和保管符合可靠性、憑證性和可保管性的原則。
這里所說的檔案部門“應(yīng)該介入”并不是指檔案部門在整個文件生命周期對涉及有關(guān)電子文件的所有行為負(fù)責(zé)，而是指要在整個文件生命周期中推進(jìn)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理和實(shí)踐，也就是說，檔案部門的職能要擴(kuò)展到整個文件生命周期。
2．電子文件創(chuàng)建階段的管理策略：檔案部門應(yīng)該確保電子文件的創(chuàng)建者所創(chuàng)建和保存的電子文件是可靠的、具有憑證價值的和可保管的性能。
這條策略并不是要檔案部門包辦文件創(chuàng)建人員的責(zé)職，也不是指文件創(chuàng)建人員不能勝任管理文件，而是指檔案人員應(yīng)該就如何創(chuàng)建符合檔案部門需求的電子文件對文件創(chuàng)建人員進(jìn)行指導(dǎo)、傳授方法。
3．電子文件管理階段的策略：檔案部門必須管理電子文件的鑒定過程并對電子文件實(shí)施智力控制，即對電子文件實(shí)施有效的著錄。
4．電子文件利用階段的策略：檔案部門必須明確地提出電子文件保管和利用的需求，以確保電子文件的有效性、利用性和可理解性。
從以上這四條電子文件管理的基本策略中我們可以清晰地看出，在進(jìn)行電子政務(wù)建設(shè)時，所產(chǎn)生的電子文件要能夠成為電子檔案，檔案部門就必須將其職能延伸至文件部門，與文件部門共同對電子文件進(jìn)行前端管理、全程管理和文檔一體化管理。
從國際標(biāo)準(zhǔn)《ISO 15489信息與文件 文件管理》看電子政務(wù)與電子檔案管理的關(guān)系
雖然20世紀(jì)80年代有了文件連續(xù)體理論，20世紀(jì)90年代又有了電子文件管理策略，但它們并沒有提出具體的可操作的步驟、方法與工具。如在實(shí)際電子政務(wù)建設(shè)中，政府部門如何將文件管理系統(tǒng)設(shè)計中，成符合檔案管理要求的文件管理系統(tǒng)，這便是一個關(guān)鍵問題。
2001年9月，由國際標(biāo)準(zhǔn)化組織頒布實(shí)施的國際上第一個關(guān)于文件管理的標(biāo)準(zhǔn)――國際標(biāo)準(zhǔn)《ISO 15489信息與文件 文件管用》，就在國際層面上為各國政府部門的文件管理提供了可操作的步驟、方法與工具。該標(biāo)準(zhǔn)的頒布實(shí)施在國際上引起極大的反響。目前該國際標(biāo)準(zhǔn)已被采用為國家標(biāo)準(zhǔn)的有：美國、英國、法國、德國、澳大利亞、新西蘭和加拿大等。
國際標(biāo)準(zhǔn)《IS0 15489信息與文件 文件管理》共分為兩個部分，第一部分提出了如何系統(tǒng)而有效地對文件進(jìn)行管理的宏觀框架，文件管理的要求和文件管理系統(tǒng)的設(shè)計等一般的規(guī)定；第二部分提出了如何將第一部分內(nèi)容加以實(shí)施的詳細(xì)的指南，例如如何建立文件管理的政策和進(jìn)行職責(zé)分工，如何進(jìn)行文件管理系統(tǒng)的設(shè)計，如何對文件進(jìn)行處理、控制、分類、存貯和利用等等，提供了一系列的實(shí)際指導(dǎo)。
在該標(biāo)準(zhǔn)的第一部分，首先提出了作為文件應(yīng)具有的如下特征：
1．文件應(yīng)該正確地反映所要傳達(dá)的內(nèi)容、所決定的事項和所采取的行動，文件應(yīng)該能夠滿足相關(guān)事務(wù)處理的需要，并可用來作為說明與解釋的依據(jù)。
2．文件的內(nèi)容應(yīng)始終與記錄下來的事務(wù)處理的元數(shù)據(jù)相鏈接，如文件結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)、背景信息元數(shù)據(jù)及相關(guān)文件元數(shù)據(jù)。
3．文件應(yīng)具有真實(shí)性，其能夠證明文件中所記錄的事務(wù)處理，能夠證明文件形成的責(zé)任者，以及文件形成的時間。
4．文件應(yīng)具有可靠性，其內(nèi)容應(yīng)是可信的，能夠完整準(zhǔn)確地表達(dá)其所證明的事務(wù)處理、事務(wù)活動和情況。
5．文件應(yīng)具有完整性，其構(gòu)成部分應(yīng)是完整齊全的，而沒有被非法篡改過。
6．文件應(yīng)具有可利用性，可被查詢、檢索、顯示和解讀，并能夠在事務(wù)活動和機(jī)構(gòu)職能背景下能夠被確認(rèn)。
很顯然，文件的這些特征與檔案的憑證性要求是完全一致的，甚至可以說，如果一份文件具有了如上特征，就可以認(rèn)為這份文件具有了檔案的憑證價值。也正是由于該國際標(biāo)準(zhǔn)的制定充分考慮了檔案的要求，所以引起了許多國家文件管理機(jī)構(gòu)和檔案部門的高度重視。
在2002年10月，聯(lián)合國教科文組織提出了一份報告《電子文件的真實(shí)性》，這份報告從保存人類遺產(chǎn)角度專門強(qiáng)調(diào)：根據(jù)國際標(biāo)準(zhǔn)《IS0 15489信息與文件 文件管理》所提出的文件的特征，檔案工作人員必須要在電子文件產(chǎn)生之前參與電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計，以保證電子文件應(yīng)具有的檔案的憑證性。
美國國家檔案局在2003年7月提出的《美國國家檔案館戰(zhàn)略發(fā)展指南》中也強(qiáng)調(diào)了在政府文件管理中實(shí)施《1S0 15489信息與文件 文件管理》的重要性，并提出了《美國文件管理重新設(shè)計方案》。
澳大利亞檔案館則向政府部門提出建議：在設(shè)計、開發(fā)文件管理系統(tǒng)時要充分考慮《IS0 15489信息與文件文件管理》標(biāo)準(zhǔn)，并按該標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行實(shí)施。
英國檔案館則正在進(jìn)行一項為期二年的研究項目：《IS0 15489對文件管理的影響》。
可見，在電子政務(wù)的建設(shè)中，實(shí)施電子文件的檔案管理，這已成為文件部門和檔案部門的共同認(rèn)識，其實(shí)這不僅是文件部門與檔案部門工作職責(zé)的需要，而且更重要的是人類保存自身歷史遺產(chǎn)的需要，是人類社會自身發(fā)展的需要，而國際標(biāo)準(zhǔn)《IS0 15489信息與文件 文件管理》則為實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)在國際層面上提供了實(shí)施的規(guī)范與技術(shù)。
關(guān)于電子政務(wù)與電子檔案管理關(guān)系的思考
從以上的分析中，我們可以看出電子政務(wù)與電子檔案關(guān)系至少可以歸納為以下幾點(diǎn)：
電子政務(wù)是電子檔案管理的源頭；
電子檔案管理是電子政務(wù)的效率所在。
由于有了以上兩點(diǎn)，因此：
3. 電子檔案管理是電子政務(wù)建設(shè)不可缺少的重要內(nèi)容；
電子政務(wù)建設(shè)在本質(zhì)上涵蓋了電子檔案的管理。
所以，任何在理論或?qū)嵺`上將電子政務(wù)與電子檔案隔裂開來都是不科學(xué)的。
由此，為了實(shí)現(xiàn)在電子政務(wù)中的電子檔案管理，從電子政務(wù)角度講應(yīng)該：
1.在電子政務(wù)的系統(tǒng)設(shè)計時，應(yīng)有電子檔案管理的設(shè)計；
2.在電子政務(wù)的建設(shè)時，應(yīng)有檔案部門人員的參與；
3.在電子政務(wù)的實(shí)施時，應(yīng)有檔案部門人員的指導(dǎo)。
而從電子檔案管理角度講：
1.檔案部門應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念、擴(kuò)大職能，參與電子政務(wù)的建設(shè)；
2.檔案人員應(yīng)更新知識，從而有能力參與電子政務(wù)的建設(shè)；
3.檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定應(yīng)能適應(yīng)電子政務(wù)的需要。
但是，從目前我國電子政務(wù)建設(shè)與電子檔案管理關(guān)系上看：
1．在理論上，研究還缺乏深入的研究，其研究成果還跟不上我國電子政務(wù)迅速發(fā)展的實(shí)際，差距還很大；
2．在實(shí)踐上，制定的標(biāo)準(zhǔn)還很不適應(yīng)電子政務(wù)發(fā)展的需要，如2002年最新頒布的國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》還只是一個電子文件后端控制管理模式的標(biāo)準(zhǔn)，不能適應(yīng)我國電子政務(wù)建設(shè)電子檔案前端控制管理模式的需要。
3．對國際標(biāo)準(zhǔn)《IS0 15489信息與文件 文件管理》還少有研究，在我國電子政務(wù)建設(shè)還沒有引起重視，而該國際標(biāo)準(zhǔn)的頒布在國際上卻掀起了一股風(fēng)暴，引起極大的反響。
由于以上原因，造成了在我國電子政務(wù)建設(shè)中，檔案部門還只是形式上參與，而在實(shí)踐中卻很少參與，可是，我國每年在電子政務(wù)上的投資卻高達(dá)幾十億、甚至上百億，在這樣情況下，又怎能保證這樣的電子政務(wù)建設(shè)其文件管理是能夠符合電子檔案管理的實(shí)際要求的呢?!
結(jié)論
電子政務(wù)是一個系統(tǒng)工程，它的蓬勃興起，對于電子檔案管理來說既是挑戰(zhàn)又是機(jī)遇。為了面對挑戰(zhàn)，抓住機(jī)遇，我們應(yīng)該從理論與實(shí)踐上，從觀念與職能上，從標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范上積極創(chuàng)造與電子政務(wù)建設(shè)相適應(yīng)的條件與環(huán)境，培養(yǎng)既懂電子檔案又懂電子政務(wù)的新的復(fù)合性人才，積極參與電子政務(wù)建設(shè)。因?yàn)椋９芎秒娮訖n案，保存人類遺產(chǎn)，這既是我們檔案工作人員在數(shù)字化的信息時代所肩負(fù)的新的歷史使命，又是當(dāng)前我們急需承擔(dān)的緊迫任務(wù)。
（郭紅解、倪政華摘自《中國檔案》2004年第8期）
