設備檔案管理-設備檔案整理方法

         對收集起來應歸檔的設備儀器文件材料進行分類、組卷、編目，使之有序化的過程，稱為設備儀器文件材料的整理。

       （一）組卷

         每一臺設備儀器文件材料按購置（自制設備的立項）申請、外購設備開箱驗收（自制設備的設計、制造、驗收）、設備安裝調試、運行、維護等順序進行組卷和案卷排列。

       （二）卷內文件排列

         原則上按文件材料形成時間的先后順序排列。有密切聯系的文件材料通常是：批復在前、請示在后；正文在前、底稿在后；有譯文的外文資料，譯文在前、原文在后。圖紙與文字材料組成一卷的，文字材料在前，圖紙在后。         

        （三）編制卷內文件頁號

         卷內文件材料中有圖表、文字的頁面編制頁號。每卷從“1”開始單獨編頁號。

         頁號編寫位置：單面書寫的設備文件材料在其右下角編頁號；雙面書寫的設備文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編頁號。需要裝訂的圖紙頁號編制在折疊后的圖紙右下角標題欄外。

         成套圖紙或印刷成冊的設備文件材料，自成一卷的，原目錄可以代替卷內目錄（但需要另外打印一份用以編制設備檔案目錄）的，不必重新編寫頁號；與其它設備文件材料組成一卷的，應排在卷內文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內目錄，不必重新編寫頁號。

         案卷封面、卷內目錄（含原有圖紙目錄）、卷內備考表不編寫頁號。

        （四）編制檔號

         設備儀器檔案的檔號簡化為“分類號”加“案卷號”，中間用短橫線分隔。

         編制機關設備儀器檔案檔號：

        對于設備特別少的機關單位則不用設置一級屬類

         編制企業設備儀器檔案檔號：

        編制學校設備儀器檔案檔號：

       學校設備儀器檔案的檔號要反映設備儀器購置的年度，同時采用雙位碼編號方式。

       某學校2001年購置了兩臺設備儀器，甲設備儀器有3卷，乙設備儀器有2卷，若只設置到一級屬類，則檔號的編制方法為：

          甲設備儀器： 2001-SB12-01

       2001-SB12-02

       2001-SB12-03

 乙設備儀器： 2001-SB12-04

              2001-SB12-05

        （五）編制卷內目錄

         卷內目錄是登錄案卷內文件提名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內文件材料首頁之前。

       （六）卷內備考表的編制

         備考表是卷內文件狀況的記錄單，排列在卷內文件之后。

構成要素：   

        1.互見號

        2.說明

        3.立卷人

        4.立卷日期

        5.檢查人

        6.檢查日期

       （七）案卷封面的編制

         檔號、檔案館號、案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級（本卷設備文件材料沒有密級則不用填）。

構成要素：

        1.檔號

        2.檔案館號

        3.案卷題名

        4.立卷單位

        5.起止日期

        6.保管期限

        7.密級

   （八）案卷裝訂

         區分裝訂與不裝訂兩種情況      

需裝訂的案卷排列順序依次為：

        1.封面

        2.卷內目錄

        3.文件材料

        4.備考表

不裝訂的圖紙或書本式的成冊件以一盒為一個案卷。

        （九）編制分類目錄

         分類目錄是按類別編制的設備檔案案卷目錄。設備檔案分類目錄中“類別”填寫“設備檔案”，各欄目按照設備儀器檔案檔號的順序逐欄填寫。

       （十）案卷裝盒和填寫盒脊項目

設備儀器檔案裝盒時，應選擇厚度適宜的檔案盒，即文件材料少的就選較薄的檔案盒。按檔號順序將若干案卷放入盒內，直至盒滿為止。一般只填寫設備儀器檔案盒的脊背項目。

以盒作為案卷封面、封底時，盒面與脊背項目均應填寫。

       （十一）檔案入庫上架

       （十二）編制設備儀器檔案目錄

             1. 完善檔案目錄 

             2. 編制檔案目錄夾標簽 

             3. 檔案目錄夾排架

檔案目錄的組成：目錄夾、分類目錄、卷內目錄

檔案目錄的組成：目錄夾、分類目錄、卷內目錄

編制檔案目錄夾標簽

       1.全宗名稱

       2.類別

       3.全宗號

       4.目錄號

檔案目錄夾上架

        （十三）設備儀器圖紙的整理

           1.底圖的整理：不宜折疊的底圖應平放于底圖柜，以套為單位單獨保存和管理。底圖不能裝訂，也不能折疊；零號以上底圖可通過卷成筒狀等方式存放。

設備儀器底圖的整理

           2.可折疊圖紙的的整理:不同幅面的可折疊圖紙（如工程圖）應統一折疊成A4幅面（297mm×210mm），橫向按手風琴式折疊，豎向按順時針方向向內折，圖標欄露在外面（《技術制圖復制圖的折疊方法》（GB/10609.3—89）

通過折疊應達到的效果

未折疊的圖紙

第一次折疊

第二次折疊

第三次折疊

第四次折疊

折疊完成后圖紙的大小應與A4紙大小一致

折疊好的圖紙可不裝訂，但要按歸檔要求逐張編寫檔號

        （十四）對特殊情況的處理

          1.與某一設備儀器有關且存放在文書、照片等類的檔案，則要在“卷內備考表”的“互見號”填寫另外存放檔案類的檔號和載體類型。同時在卷內文件目錄的“備注”中注明。

“卷內備考表”的“互見號”填寫

          2.自制或外購設備儀器的申請未獲批準，而這些文件材料又有保存價值的，如技術數據等，可歸入本單位的文書檔案保存或歸入設備儀器檔案的綜合類保存。此類文件材料如何分類歸檔要在建立歸檔制度時明確，并在全宗指南和設備檔案立卷說明中說明。

          3.超大規格的書本式成冊件，可折疊放入檔案盒，不可折疊的可按科技檔案盒脊項目內容打印后貼于成冊件脊背上，并在成冊件最后空白頁面上貼上填寫好內容的“卷內備考表”。

          4.對不裝訂的成冊件，每件文件材料的首頁右上角加蓋“檔號章”，并填寫相應內容。一冊的頁數多時可以一冊一盒（卷）；一冊的頁數少時可以多冊一盒（卷）；如果一卷既有文件材料又有幾份成冊件，采用一盒一卷方式時文件材料存放于成冊件之上。

          5.與基建檔案難以分離的文件材料應歸入基建類，如化工裝置工程、設備安裝工程等。

          6.隨購置設備而來的電子文件（磁盤、光盤等）、照片、錄像的歸檔可作為該設備檔案一個案卷的一份文件填寫“卷內目錄”；自制設備或設備管理過程中形成的電子文件（磁盤、光盤等）、照片、錄像的歸檔可參考聲像檔案整理有關要求整理歸檔。