河北大學管理學院 卞昭玲
隨著經濟發展的全球化、網絡化趨勢，企業的生存環境、競爭環境日益復雜與多變，企業中的每一個細胞都面臨著調整與再造，以尋求企業的可持續發展。作為企業有機組成部分的檔案信息工作，如何適應當今企業發展的需要，助企業永葆青春與活力，必然成為關心企業檔案工作的人們要思考的問題。其中企業檔案工作是否可以采取外包的形式，即企業檔案托管機構是否可以建立，正逐漸地引起人們的關注。
一、“企業檔案托管機構”是否有市場
長期以來，我國企業檔案管理都是采取內部管理模式，作為企業尤其是大企業被營造成“小社會”，具有麻雀雖小五臟俱全的特征。在現代企業制度的建立與完善的過程中，企業在剝離非生產經營性資產的過程中，是否可以考慮把檔案管理也從企業中分離出去，委托第三方管理?我認為這不是不可能的。
首先，我要闡明的是，建立“企業檔案托管機構”中介服務，并不是要強迫所有企業都采取一刀切的做法。企業是否實行檔案管理外包，要根據企業自身情況而定，尤其是對于檔案管理已經達到快捷、高效與便利地滿足各項工作需要的企業，絕不主張其推倒原有基礎，重新嘗試新的模式。但是，如果企業內部檔案信息管理成本大大高于托管的交易成本，那么企業檔案管理采取什么樣的管理模式，不僅是現代企業制度下企業經營管理者及檔案工作者考慮的問題，而且更是企業所有者??股東尤其是大股東要關心的問題。在競爭日趨激烈的市場中搏擊，企業注重各項創新的同時，如何降低成本已經納入有競爭力企業的關注視野。
其次，建立“企業檔案托管機構”，并不是對已有的檔案機構全盤否定，而是根據企業自身的實際情況可以選擇的另一種管理體制和運行機制。那么，企業是否有托管檔案的需求呢?回答是肯定的。在現實中，由于種種原因，一些單位已有托管檔案的需求，如律師事務所、會計事務所、證券交易機構等。市場經濟的特點是有需求就會有市場，有市場就會有供方。當然，這在我國還無先例，但我認為只要合理、合法，有市場前景，就會有其可行性。
再次，建立“企業檔案托管機構”，資金從何而來?我認為隨著我國風險投資基金等多種基金形式的建立與完善，資本追逐利潤，如果該項目經過嚴格論證，有投資潛力，融資將不會成為問題。關鍵是建立后，如何讓企業認識它、相信它、依賴它，這才是問題的關鍵。
二、“企業檔案托管機構”能否生存
歷史唯物主義告訴我們，要用動態的、變化的、發展的眼光看待一切事物。對待企業檔案工作中的有關問題理應如此。從總體上說，脫胎于計劃經濟的我國大多數國企建立起了企業內部檔案機構，目前已發展成為四種管理模式，即分類管理模式，集中管理模式，控股集團公司型管理模式與圖、情、檔一體化的管理模式。雖然這些模式各有它們的長處，但亦有最大的不足就是各個企業都需要投資專門的硬件(如保管設施與管理設備等)和相應的軟件(如各種工作人員及其教育、培訓等)。尤其在電子網絡環境下，為確保電子文件信息的持續可讀性，必須不斷地對文件進行適時遷移，以適應新的計算機網絡通訊技術，這一切都需要企業投資。這必然與企業在提高產品與服務質量的同時降低成本背道而馳，與企業的初衷相悖。在這種情況下，能否建立企業檔案托管機構被提到議事日程上來。
當然，企業檔案托管機構的建立絕不會是一帆風順的。
首先要解決的就是觀念的轉變。長期形成的、習慣了的認識、行為一旦被質疑和改變，必然會遇到各種壓力與阻力。但如果從全局利益尤其是長遠利益考慮，改革亦是必然的。企業檔案托管機構是一個新生事物，在現實中，它能否變為實際，以及生存空間有多大，必須解決好以下幾個問題：
第一，關于企業秘密問題。由于企業檔案是反映企業自身活動的歷史記錄，“企業檔案作為企業儲備技術、儲備文化，內含商業秘密和知識產權的重要資源，企業對她具有獨立的支配權，”①那么，是否只有保管在企業內部的檔案就能確保不會造成失密、泄密與竊密現象的發生呢?檔案是在企業內部管理，還是由檔案托管機構管理，關鍵要考慮的應是哪一種方案的成本較低，更有利于提高企業的綜合競爭力。至于保密的問題，應屬于法律與職業道德、職業規范的規制范疇，該由正式制度安排與非正式制度安排加以解決。
第二，說到正式制度安排，首先應了解什么是制度。康芒斯指出，制度的簡單扼要的定義是集體行為控制個體行動。由此可知，“正式制度安排是指國家法律、政策、組織規則等有明確規定的行為規則。”②與企業檔案工作有關的正式制度安排主要有：《檔案法》、《公司法》、《保密法》、《專利法》、《商標法》、《民法》、《刑法》等法律與各級政府部門頒布的政策法規如《科技檔案工作條例》等，以及企業自己的通則規定等。隨著我國正式制度安排的建立與完善，在現實中，我們不是缺少法律條文與規定，而是如何依法治檔、執法必嚴、違法必究、獎懲分明。
第三，“非制度安排主要是指意識形態和習俗、習慣等不成文的、觀念性的行為準則。”③我國加入WTO后，正在建立與完善現代企業制度的企業不僅要面對國內對手的競爭，而且要與國外強手較量。據1983年殼牌石油公司的一項調查發現，1970年名列《財富》雜志500強大企業排行榜的公司，有1／3已經銷聲匿跡。依據殼牌石油公司的估計，大型企業平均壽命不及40年，在許多國家，40％的新建公司存活不到10年便中途夭折。在日本和歐洲，所有大大小小的公司的壽命平均只有12.5年。因此，在經濟全球化、網絡化的大趨勢下，我國企業的生存環境必將發生巨變，企業從有事找政府走向成長靠市場。如何保持企業 可持續的、健康的發展，必然是企業關注的永恒主題。一方面，我們要繼承和保持企業優良的經營管理傳統，另一方面，我們也應向其他民族、其他國家的企業學習，借鑒成功的經驗，打造企業自身的經營管理理念。在現實中，尤其是應重視建立與完善職業忠誠制度與誠信記錄制度。
隨著企業壽命的縮短，企業職工“終身一嫁”的觀念必將被打破,對職業的忠誠將會超過對企業的忠誠，以制度來規制人們的職業行為,用檔案來記錄人們的職業品行。據資料介紹，有的國家企業在員工招聘時，應聘者在填寫表格過程中，必需寫明此前的三個職業及有關的信息(包括公司名稱、領導人及其聯系電話等)，從而使為一時之利、為一己之快的蠅頭小人永遠無法再在職業隊伍中生存，使其無立錐之地。在這方面我國也出現了可喜的變化，如果我國能夠建立起一套完備的職業操守制度與信用制度，企業檔案管理地址的選擇，就可以更注重成本問題。
不可否認，如果我們還立足于傳統檔案管理，以紙質材料為載體，談論建立企業檔案托管機構一定是不現實的。而電子網絡環境下的空間概念已不成制約因素，在電子高速公路上，電子文件前端控制及全程管理將成為現實。不難比較，電子文件管理系統的建立、管理、維護與安全保障，由一個企業負擔還是由若干個企業共同承擔，哪一個更經濟、更合算呢?
至于企業檔案托管機構的服務對象，我認為，應按行業分類模式較好。但初期，這可能是很難的，最好選擇相近、相似行業為服務對象。一個企業檔案托管機構的用戶群從來不可能面向科技生產活動領域中的各行各業。
有了服務對象，檔案托管機構的專業人員必須要深入企業調查研究，并應經常地與用戶進行溝通與交流，了解被服務方的具體情況。換句話說，不熟悉用戶的工作與需求，不管她是企業內部的檔案管理部門，還是企業外部的檔案托管機構，都不可能有針對性地、及時地做好檔案的提供利用工作。而且在一定意義上講，后者所面臨的形勢將更加嚴峻。
創新是現代企業的本質特征，而企業是創新的主體，企業創新有三股推動力量即：競爭、科技進步與市場需求變化。由于企業化的檔案托管機構直接面對市場，為生存求發展，每一個員工的創新意識、創新潛力都會被激活，并轉變成企業的創新行為。企業不僅注重技術創新，更會重視制度創新、管理創新、市場創新，從而形成企業的核心競爭力。到那時，企業檔案托管機構能否生存的疑問，將不攻自破。當然，為此，我們還要不斷地努力!
注釋：
①王力艱，市場經濟條件下企業檔案托管機構究竟能走多遠，《檔案學通訊》，2002，(3)
②③張卓元主編，《政治經濟學大辭典》，北京：中國經濟科學出版社，1998
（郭紅解、李軍摘自《中國檔案》2002年第11期）
隨著經濟發展的全球化、網絡化趨勢，企業的生存環境、競爭環境日益復雜與多變，企業中的每一個細胞都面臨著調整與再造，以尋求企業的可持續發展。作為企業有機組成部分的檔案信息工作，如何適應當今企業發展的需要，助企業永葆青春與活力，必然成為關心企業檔案工作的人們要思考的問題。其中企業檔案工作是否可以采取外包的形式，即企業檔案托管機構是否可以建立，正逐漸地引起人們的關注。
一、“企業檔案托管機構”是否有市場
長期以來，我國企業檔案管理都是采取內部管理模式，作為企業尤其是大企業被營造成“小社會”，具有麻雀雖小五臟俱全的特征。在現代企業制度的建立與完善的過程中，企業在剝離非生產經營性資產的過程中，是否可以考慮把檔案管理也從企業中分離出去，委托第三方管理?我認為這不是不可能的。
首先，我要闡明的是，建立“企業檔案托管機構”中介服務，并不是要強迫所有企業都采取一刀切的做法。企業是否實行檔案管理外包，要根據企業自身情況而定，尤其是對于檔案管理已經達到快捷、高效與便利地滿足各項工作需要的企業，絕不主張其推倒原有基礎，重新嘗試新的模式。但是，如果企業內部檔案信息管理成本大大高于托管的交易成本，那么企業檔案管理采取什么樣的管理模式，不僅是現代企業制度下企業經營管理者及檔案工作者考慮的問題，而且更是企業所有者??股東尤其是大股東要關心的問題。在競爭日趨激烈的市場中搏擊，企業注重各項創新的同時，如何降低成本已經納入有競爭力企業的關注視野。
其次，建立“企業檔案托管機構”，并不是對已有的檔案機構全盤否定，而是根據企業自身的實際情況可以選擇的另一種管理體制和運行機制。那么，企業是否有托管檔案的需求呢?回答是肯定的。在現實中，由于種種原因，一些單位已有托管檔案的需求，如律師事務所、會計事務所、證券交易機構等。市場經濟的特點是有需求就會有市場，有市場就會有供方。當然，這在我國還無先例，但我認為只要合理、合法，有市場前景，就會有其可行性。
再次，建立“企業檔案托管機構”，資金從何而來?我認為隨著我國風險投資基金等多種基金形式的建立與完善，資本追逐利潤，如果該項目經過嚴格論證，有投資潛力，融資將不會成為問題。關鍵是建立后，如何讓企業認識它、相信它、依賴它，這才是問題的關鍵。
二、“企業檔案托管機構”能否生存
歷史唯物主義告訴我們，要用動態的、變化的、發展的眼光看待一切事物。對待企業檔案工作中的有關問題理應如此。從總體上說，脫胎于計劃經濟的我國大多數國企建立起了企業內部檔案機構，目前已發展成為四種管理模式，即分類管理模式，集中管理模式，控股集團公司型管理模式與圖、情、檔一體化的管理模式。雖然這些模式各有它們的長處，但亦有最大的不足就是各個企業都需要投資專門的硬件(如保管設施與管理設備等)和相應的軟件(如各種工作人員及其教育、培訓等)。尤其在電子網絡環境下，為確保電子文件信息的持續可讀性，必須不斷地對文件進行適時遷移，以適應新的計算機網絡通訊技術，這一切都需要企業投資。這必然與企業在提高產品與服務質量的同時降低成本背道而馳，與企業的初衷相悖。在這種情況下，能否建立企業檔案托管機構被提到議事日程上來。
當然，企業檔案托管機構的建立絕不會是一帆風順的。
首先要解決的就是觀念的轉變。長期形成的、習慣了的認識、行為一旦被質疑和改變，必然會遇到各種壓力與阻力。但如果從全局利益尤其是長遠利益考慮，改革亦是必然的。企業檔案托管機構是一個新生事物，在現實中，它能否變為實際，以及生存空間有多大，必須解決好以下幾個問題：
第一，關于企業秘密問題。由于企業檔案是反映企業自身活動的歷史記錄，“企業檔案作為企業儲備技術、儲備文化，內含商業秘密和知識產權的重要資源，企業對她具有獨立的支配權，”①那么，是否只有保管在企業內部的檔案就能確保不會造成失密、泄密與竊密現象的發生呢?檔案是在企業內部管理，還是由檔案托管機構管理，關鍵要考慮的應是哪一種方案的成本較低，更有利于提高企業的綜合競爭力。至于保密的問題，應屬于法律與職業道德、職業規范的規制范疇，該由正式制度安排與非正式制度安排加以解決。
第二，說到正式制度安排，首先應了解什么是制度。康芒斯指出，制度的簡單扼要的定義是集體行為控制個體行動。由此可知，“正式制度安排是指國家法律、政策、組織規則等有明確規定的行為規則。”②與企業檔案工作有關的正式制度安排主要有：《檔案法》、《公司法》、《保密法》、《專利法》、《商標法》、《民法》、《刑法》等法律與各級政府部門頒布的政策法規如《科技檔案工作條例》等，以及企業自己的通則規定等。隨著我國正式制度安排的建立與完善，在現實中，我們不是缺少法律條文與規定，而是如何依法治檔、執法必嚴、違法必究、獎懲分明。
第三，“非制度安排主要是指意識形態和習俗、習慣等不成文的、觀念性的行為準則。”③我國加入WTO后，正在建立與完善現代企業制度的企業不僅要面對國內對手的競爭，而且要與國外強手較量。據1983年殼牌石油公司的一項調查發現，1970年名列《財富》雜志500強大企業排行榜的公司，有1／3已經銷聲匿跡。依據殼牌石油公司的估計，大型企業平均壽命不及40年，在許多國家，40％的新建公司存活不到10年便中途夭折。在日本和歐洲，所有大大小小的公司的壽命平均只有12.5年。因此，在經濟全球化、網絡化的大趨勢下，我國企業的生存環境必將發生巨變，企業從有事找政府走向成長靠市場。如何保持企業 可持續的、健康的發展，必然是企業關注的永恒主題。一方面，我們要繼承和保持企業優良的經營管理傳統，另一方面，我們也應向其他民族、其他國家的企業學習，借鑒成功的經驗，打造企業自身的經營管理理念。在現實中，尤其是應重視建立與完善職業忠誠制度與誠信記錄制度。
隨著企業壽命的縮短，企業職工“終身一嫁”的觀念必將被打破,對職業的忠誠將會超過對企業的忠誠，以制度來規制人們的職業行為,用檔案來記錄人們的職業品行。據資料介紹，有的國家企業在員工招聘時，應聘者在填寫表格過程中，必需寫明此前的三個職業及有關的信息(包括公司名稱、領導人及其聯系電話等)，從而使為一時之利、為一己之快的蠅頭小人永遠無法再在職業隊伍中生存，使其無立錐之地。在這方面我國也出現了可喜的變化，如果我國能夠建立起一套完備的職業操守制度與信用制度，企業檔案管理地址的選擇，就可以更注重成本問題。
不可否認，如果我們還立足于傳統檔案管理，以紙質材料為載體，談論建立企業檔案托管機構一定是不現實的。而電子網絡環境下的空間概念已不成制約因素，在電子高速公路上，電子文件前端控制及全程管理將成為現實。不難比較，電子文件管理系統的建立、管理、維護與安全保障，由一個企業負擔還是由若干個企業共同承擔，哪一個更經濟、更合算呢?
至于企業檔案托管機構的服務對象，我認為，應按行業分類模式較好。但初期，這可能是很難的，最好選擇相近、相似行業為服務對象。一個企業檔案托管機構的用戶群從來不可能面向科技生產活動領域中的各行各業。
有了服務對象，檔案托管機構的專業人員必須要深入企業調查研究，并應經常地與用戶進行溝通與交流，了解被服務方的具體情況。換句話說，不熟悉用戶的工作與需求，不管她是企業內部的檔案管理部門，還是企業外部的檔案托管機構，都不可能有針對性地、及時地做好檔案的提供利用工作。而且在一定意義上講，后者所面臨的形勢將更加嚴峻。
創新是現代企業的本質特征，而企業是創新的主體，企業創新有三股推動力量即：競爭、科技進步與市場需求變化。由于企業化的檔案托管機構直接面對市場，為生存求發展，每一個員工的創新意識、創新潛力都會被激活，并轉變成企業的創新行為。企業不僅注重技術創新，更會重視制度創新、管理創新、市場創新，從而形成企業的核心競爭力。到那時，企業檔案托管機構能否生存的疑問，將不攻自破。當然，為此，我們還要不斷地努力!
注釋：
①王力艱，市場經濟條件下企業檔案托管機構究竟能走多遠，《檔案學通訊》，2002，(3)
②③張卓元主編，《政治經濟學大辭典》，北京：中國經濟科學出版社，1998
（郭紅解、李軍摘自《中國檔案》2002年第11期）
