婁承浩
大中型企業不論檔案機構如何設置，檔案工作實際上都在運轉，有的設圖書資料室，有的設信息中心檔案室，從機構名稱上可以看出該單位檔案工作是否規范。企業從事檔案工作同仁開會時也常常嘆苦經，說單位領導將檔案室附設在技術中心、信息中心部門內，檔案室沒有管理職能，卻要我們提高檔案服務水平。我也耳聞有的單位高層領導說，檔案室不在于設置級別如何，主要看你發揮作用如何？
檔案工作的作為決定檔案工作的地位，這話沒錯。但是檔案工作不是單純的服務工作，也不是專業技術工作，你只要多下功夫可以做出成績。首先檔案工作是項管理性工作，沒有管理哪里會有檔案資源，沒有檔案資源，怎么開展檔案服務？
因此，我認為有必要討論一下檔案管理與檔案服務的關系問題。
一、檔案工作是聯系各方面的開放系統
檔案工作本身不產生檔案，檔案產生在企業的各個部門各個員工的生產和管理過程中，企業檔案的十大類涉及到行政、人事、財務、技術、科研、經營、信息、基建等各個方面，企業的廣大員工包括領導層都是檔案的直接形成者，這是個全方位開放的系統。
吳寶康教授曾經就這個問題作過精辟論述：“檔案工作是與社會環境發生密切聯系的開放系統，而不是孤立的封閉系統。所謂開放系統，是指一個系統同外部環境的聯系，其中有主要的聯系和次要的聯系，主要的聯系決定著一個系統的存在和發展。檔案事業與國民經濟和社會發展的聯系是主要的本質的聯系，檔案事業是國民經濟和社會發展的產物，沒有國民經濟和社會發展便沒有檔案事業，反過來沒有檔案事業，國民經濟和社會發展也要受到影響。”①
檔案工作與檔案是依賴的關系。沒有檔案便沒有檔案工作，只有檔案工作才能收集、整理、保管和提供利用檔案。檔案來源大眾又為大眾服務，說檔案工作是個開放系統，是因為檔案來源的廣泛性，檔案服務的大眾性。改革開放以后檔案界與時俱進提出“經濟建設發展到哪里，檔案工作延伸到哪里”，這說明檔案工作領域是無比廣闊的。
二、檔案工作的大眾性決定著它是管理性工作
開放系統要有控制，沒有控制開放系統便會失控陷入無政府狀態。檔案來源于大眾，沒有檔案工作的管理，檔案材料怎么會收集完整、檔案材料怎么會保管齊全、檔案材料怎么會準確？檔案工作所以說是管理工作，因其目的是通過行政的、法律的、經濟的手段達到檔案的準確、完整和齊全。
管理大師泰勒說：“管理是所有人類組織（不論家庭、企業或政府）都有的一種活動，這種活動由五項要素組成：計劃、組織、指揮、協調和控制。管理就是實行計劃、組織、指揮、協調和控制。”檔案工作如果沒有計劃權、組織權、指揮權、協調權和控制權，怎么能將大眾的檔案材料納入管理目的呢！
另一位管理大師泰羅說“確切知道要別人去干什么，并注意他們用最好最經濟的方法去干”②。檔案管理是要告知大眾怎樣積累檔案材料，如何規范行為使檔案材料準確、完整和齊全，而且這種告知除了宣傳作用外還有制約作用。
管理是一種行為，其一必須有主體，由誰管理；其二管理對象和管理內容；其三管理目的；其四管理條件。分析檔案工作是管理工作：其一檔案室是管理檔案的主體，其二檔案管理是面向大眾、面向企業全部員工，規范他們的檔案行為；其三檔案管理目的建立可靠的檔案資源，最大限度地發揮檔案作用；其四檔案管理必須具備機構、人員、制度、庫房等條件，從管理學的角度看檔案工作是名副其實的管理工作。
三、檔案室的性質表明它是管理性工作
檔案室是國家檔案事業組織系統的基層組織，是檔案館工作的基礎。企業檔案室是集中統一管理本單位檔案的內部組織機構。吳寶康教授對檔案室這樣描述：“把本單位形成的檔案統一管起來，檔案室保存的檔案，主要供本單位利用，檔案室工作做好了，檔案的現實作用就能夠得到充分發揮。”如何做好檔案工作呢？最近國家檔案局局長楊冬權通過廣泛的調研，提出了建立檔案資源體系和檔案利用體系的思想，他從全國的角度說要建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，涉及普通人，民生內容。對企業檔案來說，要建立覆蓋企業全部活動的檔案資源體系，現在有一部分企業檔案管理是不規范的，僅是技術檔案這一塊，特別是民營企業的檔案材料還沒有做到集中統一管理，分散在各部門各個人手里，因此要盡快地把企業的檔案室建立起來。
企業檔案室的性質，《檔案法》規定：“負責保管本單位的檔案，并對所屬機構的檔案工作實行監督和指導”。《檔案法實施辦法》規定企業檔案室主要職責：1、貫徹執行檔案工作的法律、法規和方針政策，建立健全各項規章制度；2、負責統一管理本單位的檔案，并按照規定向有關檔案館移交檔案；3、對所屬單位的檔案工作進行監督和指導；4、對本單位文書部門的文件材料的形成、積累和歸檔工作進行指導。國家賦予檔案室的職責表明它具有統一管理檔案的職能，對下屬單位檔案工作監督和指導職能和對本單位各部門歸檔工作指導職能。
否認企業檔案室管理的職能是違背國家檔案法律法規的，是削弱企業檔案工作的行為。企業法人不授權企業檔案室統一管理全部檔案，企業檔案室沒獲得授權就無法管理，在不授權的情況下，是無法管理和利用好檔案的，有的企業老總責怪企業檔案人員發揮作用不夠，其實根源就在企業老總身上。
四、加強企業檔案管理，突顯檔案服務
企業檔案是企業各項管理工作的基礎，加強企業檔案管理是文明管理、科學管理企業的必然選擇，中外許多成功企業都十分注重檔案管理，“百年老店”企業都有傳承滄桑歷史的檔案資料，“高科技”企業都將技術核心機密材料、專利發明材料視為企業的寶貴財富，即使是連鎖式商業企業都有規范的經營和財務檔案，隨時要接受政府有關部門的監督檢查。加強企業檔案管理，得益于企業；削弱企業檔案管理，受損的還是企業。
管理行為必須授權，企業法人應當遵照國家檔案法規，授權本單位檔案部門管理全部檔案，授權后的檔案部門才能履行管理職能。企業法人不授權本單位檔案部門，而由此產生的檔案散失、管理混亂責任完全在于企業法人。
加強企業檔案管理，首先企業法人要增強檔案意識，履行法定義務，任何企業不能以各種借口將自己游離于法律法規之外。第二要深刻理解檔案工作是各項工作的基礎工作，檔案工作這個企業管理的基礎不牢靠，會影響企業的整體管理。第三要有辯證的哲學思想，對檔案管理的投入，使小投入高回報；有利于當代，造福于后世。第四大中型企業，特別是大型企業的企業家應有社會責任感，企業應當面向社會，當企業具有一定經濟實力后，應當回報社會，為國家為民族積累檔案資源既是義務又是奉獻。
檔案工作一定要冠以“管理”帽子，實際是要爭管理權，即是提出檔案工作規劃的權利，編制檔案工作年度計劃的權利，申請檔案工作經費的權利，制訂檔案工作規章制度的權利，監督和指導各部門立卷歸檔的權利，安全有效提供檔案服務的權利，提出檔案工作方面獎懲意見的權利。
檔案管理是手段，目的是更好地做好檔案服務工作。企業檔案部門一定要把檔案服務放在突出的位置上，檔案人員要有強烈的檔案服務意識，把為各項工作服務作為自己的責任，通過檔案服務促進各項工作體現檔案工作的價值。如果說檔案管理是投入的話，那么檔案服務即是產品。
檔案管理與檔案服務是因果的關系，沒有檔案管理沒法收集各種各類檔案，豐富檔案資源；沒有檔案管理沒法使應當歸檔的文件材料齊全完整；更重要的是沒有檔案管理不能確保檔案文件材料的原始性和準確性。只有加強檔案管理，檔案服務才有源源不斷的完整、齊全、準確的檔案資源。2008年10月29日國家檔案局局長楊冬權在2008年檔案工作者年會上，講述了建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，建立方便人民群眾的檔案利用體系的思想，說得好，說得深。筆者的體會，建立兩個體系的思想，涵蓋了檔案管理與檔案服務兩個方面，我們要好好學習，認真思考。
注釋：
①吳寶康主編《檔案學概論》，中國人民大學出版社，1988年第11版，第174頁
②《科學管理原理》，團結出版社，1999年1月版，第104頁