外國電子文件的有關法規

外國電子文件( 電子檔案) 法規是外國檔案法規的內容之一,且越來越受到各國的重視, 由于此項內容較多, 因而單列一節講述。

信息時代, 檔案工作不斷向縱深發展, 伴隨著計算機和各種新技術的應用, 電子文件數量日益增多, 無可爭議地成為了現代社會記錄、傳達和留存信息的重要工具。人們, 尤其是檔案工作者在被這些如山的電子文件包圍的同時, 慌張地發現“ 不知如何最有效地管理這些文件”, 傳統的紙質檔案管理的一系列法規、制度、標準及管理措施等, 已不能適用于電子文件及其管理, 這種新介質已迫使我們重新檢查我們的檔案法, 于是, 關于電子文件的法規建設成為了各國檔案法規建設的當務之急和重中之重。由于對這種伴隨著新技術產生的新型載體文件的研究還不夠成熟, 目前對這種新載體文件的稱呼主要有兩種, 即“ 電子文件” 和“ 電子檔案”, 較多的人稱之為“ 電子文件”。

電子文件的興起給各國檔案界人士帶來了極大的挑戰, 從觀念、理論, 到技術、實踐, 再到管理方法、政策法規制定等各個方面, 都要求檔案人員密切關注, 作出適時反應并有開闊的眼光, 能作出具有前瞻性的決定, 制定出有指導意義的規章制度。

1 外國電子文件法規的主要內容

雖然很難明確地敘述各國不斷發展的電子文件法規的內容, 但目前各國都是圍繞著一些主要的和亟待解決的問題來展開的, 主要有:

( 1 ) 電子文件的安全

計算機的廣泛應用, 在給我們帶來諸多方便的同時, 也帶來了很多不安全因素。如載體不穩定, 硬件設備故障, 軟件自身缺陷,病毒侵害, 黑客攻擊, 還有各種利用計算機犯罪等行為。從20 世紀60 年代起, 這些安全與犯罪問題就引起了人們的重視。電子文件的安全與計算機系統的安全是緊密相關的, 要使電子文件信息安全地運行和傳遞, 各國政府在加強防范的同時, 紛紛建立了關于計算機安全與電子文件安全的法律規范, 并根據計算機技術的發展不斷修訂其法規。

美國于1970 年頒布了《金融秘密權利法》, 對一般個人或法人利用銀行、保險業以及其他金融業的計算機所存儲的電子文件信息規定了必要的限制, 禁止在一定時間內把有關用戶的“ 消極信息” 向第三者轉讓; 各州也針對計算機安全與犯罪制定了相應的法律規范。至1984 年10 月, 美國正式通過了《偽造存取手段以及計算機詐騙與濫用法》, 成為專門針對計算機安全問題的聯邦立法。1996 年2 月8 日, 美國總統克林頓簽署通過了“ 電信法”, 再次對計算機安全問題予以法律規范。

瑞典早在1973 年就頒布了“ 數據法”, 對電子數據的收集、處理、復制、存儲、傳輸、使用、修改、銷毀等都作出法律規定,這是世界上第一部保護計算機數據的法律。

加拿大政府意識到法律是檔案信息安全的第一道防線, 通過法律的建設和實施, 能夠更好地保障文件的運行。他們頒布了“ 檔案信息獲取法”, 與此相配套, 還出臺了相應的政策, 加拿大政府于1996 年發布了A-130 通告, 在附錄“ 聯邦政府自動化檔案信息資源安全” 政策大綱中, 具體闡述了計算機系統的檔案信息安全對策, 可操作性很強。

( 2 ) 電子文件的法律證據性

近年來, 由于電子文件的大量出現, 法律界、檔案界紛紛把目光投向它的法律證據性問題, 使得該問題成為目前最為關注的焦點問題之一。

一個典型的例子就是微軟與美國政府的“ 世紀官司”, 在這一案件中, 電子文件證據成了此案審理的重要一環, 微軟公司向美國政府提交了300 萬份文件, 其中許多就是電子文件( 包括電子郵件) 。再如, 在美國眾多的公司兼并過程中, 經常會發生這樣的事情, 當一個職員早上去上班時發現其公司已經易主, 職員們被集中在大廳內, 禁止進入自己的辦公室, 其原因就是, 兼并公司要避免員工進入辦公室修改其存在電腦中的數據等信息。

目前, 對于電子文件證據可采性, 學術界的認識已達到統一,司法實踐也是認可的, 其證據價值是毋庸置疑的。但各國對于電子文件作為證據的采納程度和要求是有區別的。同時, 各國已存在的法律體系和各種規章制度在給電子文件賦予法律地位的同時遭遇到各種難題。

如英、美證據法中的傳聞證據與最佳證據是采納電子文件作為證據的障礙。按照普通法系國家對傳聞證據和最佳證據的規定, 電子文件被歸屬為傳聞證據, 而傳聞證據通常是不予采納的, 普通法系國家通過傳聞證據和最佳證據的例外來承認電子文件的證據效力。英國的“ 民事證據法” ( 1968 年) 規定, 具備下列條件的計算機輸出的文件在做“ 第一手” 傳聞證據時可以采納: a. 來自使用者正常使用的計算機; b. 在數據輸入時計算機運行良好; c. 文件包含的信息是表述或來自輸入計算機的數據。此外, 還要求與業務活動和使用文件有關的人向法院提供認定該文件材料的證明書、制成方式說明與軟件。1984 年, 英國頒布的“ 警察刑事證據法”第19 條第4 款規定, “ 警察可根據計算機中的信息作為證據”。而美國的做法則是, 在“ 判例法” 中承認在何種情況下計算機文件被采納為傳聞證據, 在何種情況下計算機文件被采納為最佳證據,并允許當事人在證明其無從取得原件的情況下, 可以使用抄本證明原件內容。美國大多數州均制定有自己的電子商務法, 如猶他州1995 年頒布的《數字簽名法》、伊利諾斯州的《電子商務安全法》。2000 年6 月, 美國總統克林頓同時以電子簽名和傳統簽名的方式簽署了美國的《電子簽名商務法案》。

另外, 馬來西亞1997 年制定了《數字簽名法案》; 阿根廷于1998 年制定了《關于阿根廷政府內的認證機構的規定》、《公務部門公鑰體制標準的總統令》等; 意大利于1997 年制定了《意大利數字簽名法》, 隨后又于1998 年和1999 年分別頒布了總統令以實施《數字簽名技術規則》; 加拿大統一法律委員會于1999 年提出了《統一電子商務法( 草案) 》, 并于同年起草了《個人信息保護與電子文件法案》, 通過了《統一電子證據法》等; 澳大利亞1999年制定了《電子交易法》。相應地, 韓國有《電子商務基本法》,印度有《電子商務支持法》, 新加坡有《電子交易法》?? 隨著國際電子貿易的發展, 越來越多的國家開始制定法律來確定電子文件證據的法律地位。

( 3 ) 電子文件中的隱私權問題

計算機應用的普及, 使得各個政府機關的計算機中存儲了大量的個人信息, 這些個人信息通過網絡就可連成一個大規模的個人信息數據庫, 從而政府機關可以方便地獲取個人的全部數據。但同時, 它也給一些無權知道此信息或別有用心的人打開了方便之門,這樣便侵犯了個人的隱私權。這個問題同樣受到了各國的高度重視, 保護隱私權已成為各國的共識。一些歐洲國家, 如奧地利、德國、丹麥、瑞典、法國等, 已經建立了綜合性的保密法律, 以保護在自動化系統中存儲的個人數據。

一個無可爭議的事實是, 信息時代, 美國作為一個生產信息、傳播信息、利用信息的大國, 走在了世界的前列, 它對這個信息時代不可避免的產物———電子文件的管理, 以及電子文件帶來的諸如隱私權、知識產權等問題作了深入的探討, 并作了大量的工作。克林頓政府于1993 年制定了一項國家信息基礎結構特別行動計劃,NARA ( National Archives and Records Administration, 國家文件與檔案局) 的一些官員是這項計劃中信息政策委員會的成員, 該會又分為信息自由法電子文件工作小組、知識產權工作小組、隱私法工作小組等若干分支, 幫助人們了解電子文件及如何獲得電子形式的信息, 同時提高信息自由法對電子文件的管理能力。而且, 它對這方面的法規建設也是很有代表性的, 并隨著社會的發展一步步完善。如1996 年隱私法工作小組收集了有關私人信息以電子形式傳播時, 國家信息基礎設施的開發者與利用者發現了一些特殊問題的數據資料, 并建議修改1973 年的《信息公正實施法案》, 使之適應電子時代的要求。

( 4 ) 電子文件的知識產權問題

計算機、網絡、通訊設施等的廣泛應用, 使得資源共享成為可能, 人們從中獲益匪淺, 但同時也帶來了知識產權方面的問題。為了規范社會信息活動, 保證一切信息活動正常開展而不致侵擾國家、團體、個人的利益, 發達國家研究和制定了一系列的信息法規, 包括專利法、商標法、版權法等。

美國于1959 年出臺的《公平原則》、1966 年出臺的《信息自由法案》、1970 年出臺的《版權法案》、1976 年出臺的《政府陽光法案》、1980 年出臺的《文書工作削減法》, 這些都是旨在保護知識產權的法律。NARA 對知識產權工作小組的“ 知識產權與國家信息基礎設施” 草案提出了一些有意義的問題。如該局強調在利用版權材料時, 電子信息用戶要比檔案館和圖書館等中間利用媒體承擔更多的法律義務。該局同時指出, 根據《信息自由法案》所規定的法律義務, 所有聯邦機構必須制作版權電子文件的數字復制件。這是由《信息自由法案》中版權材料有時能成為聯邦政府文件這一內容所決定的。從保護的角度看, 圖書館和檔案館也必須制作版權電子文件的數字復制件, 制定一些合法復制的例外形式, 以便在網絡環境下保護知識產權。

2 外國電子文件法規的特點

電子文件法律規范是由國家最高權力機關, 按照一定的立法程序制定并依靠國家強制力保證實施的行為規范。表現形式一般是散布在有關法律文件的禁止性條文、義務性條文、授權性條文中。由于各國政治、經濟、文化等的不同, 迄今為止, 全國出臺的電子文件法規不盡相同, 而且由于電子文件及管理尚處于不成熟期, 這些電子文件的法律規范除了具有國家立法的權威性、強制性之外, 還表現出分散性、間接性、模糊性、不配套性、動態性等特點。

分散性, 顧名思義, 就是不集中, 缺乏針對性。目前, 電子文件的法律規范大多散見于若干部門法的有關條款中, 未形成集中的統一規定, 沒有完全獨立的電子文件法。

間接性, 這其實是由分散性導致的, 由于缺乏集中且完全針對電子文件的獨立法規, 在使用時, 只得援引相關法規中的相關條文, 這就有可能導致不完全適用或生搬硬套。

模糊性, 指的是現行的眾多電子文件法規中的一些規定, 表述及內容不夠清晰、具體、明了、準確。如“ 電子文件” 這一概念爭論就頗多。至于國家機關、社會團體以及個人生成、管理、保護電子文件的權利與義務, 電子文件機構的設置與職責, 違法行為的處理等問題各國都未作出具體、清晰的規定。

不配套性, 是指在電子文件的法律規定中關于電子文件形成者、管理者、使用者的權利與義務的規定不銜接、不配套, 缺少完整的、互相支持補充的法律條文, 更沒有形成電子文件的法律體系。

動態性, 這個特點我們同樣不可忽視。我們知道, 對于電子文件的管理和研究尚不成熟, 要繼續完善和深入。而且, 電子文件是同高新技術緊密相關的, 技術飛速發展, 所以, 對于它的研究和法律規定勢必不斷變化。

3 國際組織對于電子文件的規定

在日益網絡化、數字化、全球化的時代要求下, 電子文件, 尤其是電子郵件已打通國界, 成為人們日常生活、交際、聯絡感情必不可少的手段。而且隨著電子商務、電子政務活動的頻繁, 產生了大量電子文件。這些文件成為了跨國商貿, 國際會議、活動等國際間交流的重要記錄, 被國際社會所重視, 并相繼出臺了一些關于電子文件憑證性的法律規定。如1982 年歐洲理事會的《電子處理資金撥劃》秘書長報告, 就提出了計算機記錄相當于書面文件, 應作為證據的看法。1985 年, 聯合國國際貿易法委員會在第18 屆年會上的報告《計算機記錄的法律價值》中, 建議各國政府重新審查涉及使用計算機記錄作為訴訟證據的法律規則, 以便消除對其使用所造成的不必要障礙, 確保這些規則符合技術的發展, 并為法院提供適當的辦法來評價這些記錄中的資料的可靠性。1996 年, 聯合國國際貿易法委員會又推出了《電子商務示范法》, 除了對數據電文的證據價值加以肯定之外, 又對原件等問題作了詳細的規定。

另外, 由于這些電子文件缺乏統一的格式、標準、組織等, 給管理帶來了很大的不便, 甚至由此產生問題和糾紛。1987 年, 國際商會制定了《電傳交換貿易數據統一行為守則》, 就是為EDI( 電子數據交換) 用戶提供一套國際公認的行為準則。而且, 只要當事人采用此準則, EDI 就有了法律證據價值。總之, 國際組織為了電子文件向著規范化、普及化等方向發展, 從法律的高度對電子文件所進行的規定、評價和努力, 是很值得各國學習和借鑒的。

根據以上我們所談的主要內容, 各國融合了它們各自的研究成果和技術水平, 建立了風格各異的電子文件的法規, 但資源共享的共同目的又促使它們朝著與國際接軌的方向努力, 即使目前各國的步伐和水平不一, 但各國電子文件的法規建設必將融合與趨同。