上海大學文學院檔案學系張大偉

電子文件的問世可謂“一石激起千重浪”，它不僅意味著現代檔案載體正在發生根本性的變革，而且“向長期以來以紙質文件為基礎建立的檔案管理思想、管理原則、管理體制、管理方法提出了全面的挑戰。這是一場真正的記錄革命。” ①

這場革命的目的就是要通過對電子文件的科學管理和有效控制,使其不但能與紙質文件一樣承擔起“人類記憶”的歷史使命，而且還能充分發揮其存儲密集、處理靈活、傳播迅速、檢索快捷、生動直觀等獨特的優勢，有效提升檔案信息資源的豐裕度、凝聚度、集成度、共享度和適用度，實現檔案信息資源管理和開發利用工作的跨越式發展。因此，電子文件的檔案化管理（以下簡稱“電子文件管理”），即將具有檔案價值的電子文件納入檔案專業管理的范疇，絕不是檔案人員的心血來潮，而是信息化社會可持續發展的客觀需要，也是檔案專業融入現代社會，適應數字化生存的必然選擇。

然而，檔案專業面臨的挑戰是嚴峻的：由于電子文件的載體、信息，特別是生存技術環境的不穩定性，其歷史憑證價值，亦即檔案核心價值正在受到質疑。對于電子和紙質文件，檔案工作者面臨兩難的選擇,為了守護人類的記憶，當代檔案工作者不得不喜新“戀”舊----在收藏電子文件的同時再收藏同樣內容的紙質檔案，由此承受起兩種載體檔案管理的雙重壓力。加之現代社會信息劇增、知識爆炸、科技猛進、體制改革、社會開放等因素，使檔案專業的生存環境發生了激烈的變化，正面臨錯綜復雜的矛盾和十分棘手的問題。

為了應對挑戰，適應環境，檔案專業須從理論和方法、管理和技術、體制和機制等方面進行全面創新，而所有的創新都必須以思維方式的創新為基礎和前提。當務之急是破除傳統的思維定勢，創新思維方式，它對于我們認識發展規律，破解發展難題、駕馭發展大局、擴大發展成果，具有極為重要的現實指導意義。

本文從戰略思維、策略思維、務實思維三個方面，初步探討當前思維創新中亟待研究的問題，希望引起檔案界和相關領域同仁們的共同關注。

1、戰略新思維

戰略思維是人們對事物發展問題的宏觀思維和全局性、長遠性的謀劃。任何一項事業的科學發展首先需要戰略的謀劃。我國改革開放總設計師鄧小平制訂的“三步走”戰略，黨的十六大制訂的“以信息化帶動工業化，工業化促進信息化，全面實現現代化”戰略，都對我國的發展大業產生了極為深遠的影響。可見，戰略思維是大智慧，戰略謀劃是大手筆，它是一項事業成功的保證，成熟的標志和綜合競爭力的象征。戰略思維的失缺或失誤必然導致事業的巨大損失。

在社會信息化進程中大量形成的電子文件是現代社會活動的重要工具和真實記錄，也是社會各項事業可持續發展的必要依據和基本條件。電子文件在記錄歷史、傳遞信息、傳承知識、傳播文化、服務社會、造福民眾等方面具有紙質文件難以比擬的優勢，屬于社會信息大家族中的后起之秀和核心成員，理應列入國家戰略資源的管理范疇，受到全社會的高度關注。由此，世界各主要發達國家對電子文件信息資源給予了高度的關注，形成了各具特色的“電子文件管理國家戰略”。

戰略思維不足是我國電子文件管理面臨的主要問題：一是內熱外冷。近年來，我國檔案界如火如荼地開展對電子文件的研究，出了許多書，寫了許多文，研究了許多課題，也頒發了一系列行政法規性文件，然而，這僅是檔案專業的一廂情愿，這項管理工作尚未被提上社會信息化各領域，如電子政務、電子商務建設的重要議事日程來，外界對這項工作的認知程度和支持力度十分有限。二是過于微觀。研究偏重具體的技術和方法問題，而對總體推進的目標、步驟、動力、成本、效益、瓶頸、突破口等全局性和關鍵性問題缺乏深層次的思考。對電子文件憑證價值之類的重大課題尚未形成研究的合力，也未納入國家信息化發展戰略，而一味地依賴于“雙軌制”或“雙套制”管理。三是自由探索。檔案部門已有的電子文件管理制度、辦法原則性較強而操作性較弱，且對執行缺乏有力的指導、協調、督促機制。各單位為滿足眼前的需要，各自低水平重復探索，形成各自為政的局面。四是粗放發展。存量檔案的數字化片面追求量的積累；增量電子文件的歸檔由于缺乏有效的前端控制和全過程管理，一般質量不高，難以成為合格的檔案。五是舉步維艱。由于缺乏有力的動力和約束機制及統一有效的管理方法，一些基層檔案人員存在“不想管”、“不敢管”、“不會管”等消極情緒，造成許多電子文件自生自滅。總之，目前僅靠各地區、各單位檔案部門自身的力量已經很難全面啟動和推進電子文件管理工作。

應當給電子文件管理以應有的戰略地位，我國電子文件的檔案化管理呼喚戰略思維。

戰略思維是對大目標的思維。電子文件管理不能僅追求一般性地改進管理手段，提高檔案利用率或降低辦公成本，而應當將目標定位在促進社會全面進步上，即通過電子文件信息資源的開發利用，促進社會改革開放、經濟發展、知識管理、先進文化傳播、政府職能轉變、法制化和民主化進程，特別是和諧社會建設。瞄準大目標有利于高瞻遠矚，建立戰略制高點，這不但是必要的，也是可行的。

戰略思維是自上而下的思維。要加強“頂層設計”，促成國家和地方政府的信息化決策機構會同檔案部門制訂電子文件管理的總體規劃和實施方案；要采取有力的行政或法制手段，自上而下地全面規劃、整體推進；要處理好宏觀、中觀和微觀管理之間的關系，充分發揮各層次、各專業管理部門的積極性；要確立集中管理的模式，處理好集中與分布的關系；要集中力量加強對重點項目，如電子文件憑證價值的保障、風險管理的研究。

戰略思維是開放的思維。檔案系統的電子文件管理戰略要與其他領域的信息化戰略相互協調和配合，形成合力，以確保電子文件的真實、完整、安全、有效；確保資源結構配置上的整體優化、合理流動和充分共享；降低資源管理的成本，提高資源的有效利用率；避免資源建設的盲目性、分散性、隨意性。

戰略思維是全面的思維。為此，檔案部門須會同有關職能部門，綜合應用法律、行政、經濟、技術等控制手段，加強對資源管理的監督、指導、組織、協調；打破各層次、各地區、專業之間的信息壁壘，避免資源分散、流失、閑置、丟失、失真、泄密，最大程度地發揮信息資源的使用價值；資源的控制應能覆蓋采集、鑒別、鑒定、整理、整合、保管、傳輸、開發、利用、歸檔等各項管理職能，由此體現國家對戰略資源的全面控制。

2、策略新思維

策略思維是實施戰略目標的戰術性思維，是思考如何采用又快、又好、又省的方法和途徑，來實現既定的目標。策略正確，事半功倍；策略失誤，勞民傷財，造成目標實施的延誤或扭曲。毛澤東同志的至理名言“政策和策略是黨的生命”，說的就是策略對于事業成敗的決定作用。

電子文件管理是一項涉及面廣、復雜性強、實施周期長的社會工程。在信息化浪潮的沖擊下，一切與時代發展相悖的事物終將被淘汰，但是信息載體的變化畢竟是人類社會的重大變革，須經歷艱難推進的過程。從歷史上看，東漢蔡倫改進造紙術是在公元105年，然而，紙張載體的真正普及和取代竹木簡牘載體是在南北朝，期間經歷了400多年。如今以虛擬的電子文件取代“白紙黑字”將遇到來之管理、技術、經濟、法律，以及人們觀念、習慣等各方面的制約，其難度遠大于紙張取代竹帛。國外發達國家早自上世紀80年代初就開始探索電子文件管理，辦公自動化的普及水平比我們高，然而，國外檔案界有識之士至今還在大聲疾呼：當今時代，文件和檔案管理面臨的最大的挑戰來自電子文件！因此，推進這項事業不能只憑自身的熱情、臆想和蠻干，而須將每一目標、步驟的必要性和可行性緊密結合起來，十分講究實施的策略。

當前策略思維創新須注重兩個方面：

1.1向外“突圍”的策略

從檔案工作“收集”、“保管”、“利用”三個環節看，歸檔電子文件的來源和服務對象都是社會各領域的信息化系統，可謂“兩頭在外，中間在內”。而傳統的檔案管理觀念和模式封閉性強，開放性弱，檔案工作與外界溝通交流渠道不暢，這是長期來檔案工作收集難、利用率低的主要原因。信息化技術為檔案工作的開放提供得天獨厚的優勢，然而，沖破長期封閉的格局，需要有強烈的“突圍”意識和務實的“突圍”策略：

一要爭取知情權。努力做到對電子文件信息資源的來源和流轉情況知情；對各領域信息化系統建設情況知情；對社會信息資源開發和利用需求知情，努力將社會信息化中遇到的數字鴻溝、信息孤島、資源不足、質量欠缺等難點作為檔案科研工作的重點，由此更好地發揮檔案專業優勢，為社會信息化工作排憂解難，保駕護航。

二要爭取話語權。努力建立和拓寬與各領域信息化專業部門的溝通渠道，充分表達檔案專業對電子文件管理的目標、愿景和要求，增強社會對這項工作的理解和支持。表達要善于設身處地、換位思考，善于使用有關管理和技術的專業語言，并講究表達方式，使外界心悅誠服地理解和支持我們的工作。

三要爭取參與權。努力參與社會信息化規劃、方案、法規、制度、標準的修訂，各領域信息化熱點課題的研究，以及政府信息化、企業信息化系統的建設和安全管理，將檔案管理的要求納入各領域信息化發展中去，通過在社會信息化建設中建功立業，使檔案人員的參與做到合情、合理、合法。

四要爭取監督權。努力在參與過程中與各領域人員廣泛溝通交流，進一步爭取檔案專業在社會信息化建設中的督促權，通過督促電子文件信息資源的收集、整理、歸檔、質量控制和安全管理，真正將對電子文件信息資源的前端控制和全過程管理工作落到實處。

1.2對內“整合”的策略

原始性和分散性是檔案文獻的主要特征。在信息化環境下形成的電子文件，由于其來源的廣泛性、內容的豐富性、聯系的復雜性，以及門類、載體、記錄方式多樣性，都給資源整合帶來棘手的難題。電子文件管理之道就是整合之道。所謂“整合”就是通過行政、法制、技術等手段將形成于不同時間、空間、背景和作者的電子文件信息進行科學的整理和組合，實現信息資源結構和配置的優化，以滿足信息資源開發利用的需要。為此，檔案專業要強化資源整合的意識，明確資源整合的目標，掌握資源整合的技術和方法，通過整合，使歸檔電子文件真正成為跨越時空，經得起歷史檢驗的優質資源，使人類的數字化記憶得到有效的延續。

3、務實新思維

求真務實是學科建設之本。所謂“求真”，就是按照實事求是、與時俱進的思維方式，去不斷地認識事物的本質和規律。所謂“務實”，就是要在對規律性認識的基礎上大膽實踐，通過實踐檢驗認識，改造世界，達到認識的目的。沒有“求真”，“務實”將陷入盲目性；沒有“務實”，“求真”也即失去基礎和條件。當前要在“務實”上狠下功夫：

一要重實踐。近十年來，我國檔案界蓬勃開展了電子文件管理的理論研究，取得了豐碩的成果。然而，相對于理論發展，實踐滯后以及理論與實踐脫節的問題仍比較突出：不少研究成果經過鑒定后束之高閣；不少檔案或相關信息管理人員對電子文件的認識還比較膚淺；不少單位電子文件管理工作還未真正起步。實踐的滯后必將制約理論的發展。列寧說得好：“一個行動勝過一打綱領”。一項務實的舉措，頂得上一打會議、一打文件、一打豪言壯語。因此，當務之急要做好理論知識的普及傳播和研究成果的推廣應用工作，并不斷總結、推廣先進單位的經驗，使理論和實踐的發展形成良性互動的關系。

二要顧實情。信息化確實為檔案事業的跨越式發展提供了良機，但是我們要正確認識“跨越”。信息技術可以購買引進，形成后發優勢，很容易實現跨越。目前我國檔案界計算機軟硬件技術的先進和普及程度并不落后于發達國家。然而，信息資源管理很難實現跨越！我國在電子政務、電子商務建設中已經形成了“孤島現象”----信息難以互通互連；“沙灘現象”----基礎工作薄弱；“鴻溝現象”----對信息資源的占有“貧富”不均，這些現象正嚴重地制約著我國信息化整體水平的提升和綜合效益的發揮，并在檔案信息化中有不同程度的反映。因此，我們在學習國外先進經驗時務必充分考慮中國的國情、“檔”情，不能盲目地追求“高起點”、“高水平”和所謂的“一步到位”。要認真學習國外相關規劃、標準、教育和信息資源建設先行的成功經驗，扎扎實實從基礎工作做起，將總目標分步實施，穩步推進信息化。然而，也不排除借鑒國外先進的方法和技術，利用我國社會制度的優越性，集中國家力量攻關，在關鍵的領域，如解決電子政務環境中電子文件的法律憑證價值問題，實現重大的突破。

三要出實招。要選擇好發展的突破口。當前我國電子政務建設蓬勃發展，檔案部門參與電子政務信息資源管理是利民、利政、利檔的實事工程，即有利于政務信息公開，有利于電子政務建設，有利于檔案事業發展。然而，由于管理職能條塊分割等歷史原因，檔案部門實際上很難做到“參與”。為此迫切需要從機制和法制上突破，將電子文件的前端控制和歸檔管理的要求納入我國電子政務建設的總體規劃、制度、規范和有關部門的工作職責中去，使檔案部門真正掌握歸檔電子文件信息資源的控制權。以機制突破來說，可以采用政策導向和市場競爭相結合的方法，由檔案部門與信息技術開發公司聯合，解決電子文件管理的若干重大課題。也可以通過簽定協議、合同的方法，解決信息供求雙方“權”與“利”的關系問題，使電子文件資源的收集、交換、共享建立在“雙贏”和“互利”的基礎上。出實招要有“亮劍”精神，看準了的舉措，該出手時就出手，不能議而不決，決而不行，延誤時機。

四要求實效。與其它社會資源一樣，電子文件信息資源應當講究集約型增長，避免粗放型增長，當前我國檔案界正致力于電子文件歸檔和紙質檔案數字化工作，成效斐然，但也存在僅注重量增長，而忽視質提升的傾向：其一是盲目數字化。由于歷史原因，有些單位的紙質檔案本身價值不高，利用率很低，如今不加選擇地進行數字化，或在掃描、存儲、著錄、組盤等處理過程中忽視質量控制，既不能起到優化資源的作用，還會浪費寶貴的人力、物力。其二是歸檔處理簡單化。有些單位對電子文件未實行有效的前端控制，未實行元數據采集、封裝，未實行歸檔范圍、版本、存儲格式的有效控制。這種電子文件的檔案價值必然打上問號。因此，我國應當盡快制訂歸檔電子文件的質量標準和質量評估、控制辦法，并精心組織實施。

總之，當前檔案專業深入開展電子文件管理的研究和實踐，都迫切需要確立上述三種思維方式，讓我們克服認識上的盲目性，實踐上的隨意性，努力開創科學發展電子文件管理工作的新局面。

參考文獻：

1、馮惠玲等：“電子文件管理國家戰略芻議”，《檔案學通訊》2006（3）

2、張正強：《電子文件管理》北京：解放軍出版社2004

注釋：

①馮惠玲：無紙收藏《擁有新記憶----電子文件管理研究》摘要之二《檔案學通訊》1998