隨著辦公自動化的日漸普及，特別是信息技術的迅猛發(fā)展，電子文件已廣泛應用于我們的工作之中。“如何長期保存電子文件，尤其當產(chǎn)生電子文件的軟硬件環(huán)境已不復存在的情況下，如何確保我們仍然可以閱讀這些電子文件”，已成為國際檔案界研究和探討的熱門話題。本期《外國檔案工作參考》主要介紹美國國家檔案與文件署開發(fā)電子文件管理系統(tǒng)的階段性成果。該署2004年起開始與合作伙伴共同開發(fā)集成化的保存電子文件的管理系統(tǒng)，將“聯(lián)邦政府每天產(chǎn)生的電子文件按照需求保存下來”，確保“無論何時、何地，任何人都可以通過網(wǎng)絡利用這些電子文件”，從而“使這些電子文件不僅僅能服務于現(xiàn)在的用戶，更能服務于未來的公眾。”在我國，隨著電子政務、電子商務的不斷發(fā)展，電子文件的海量增長將是可以預見的結果。由此帶來的保存和利用問題，亟需引起檔案部門的充分重視。借鑒國外的先進經(jīng)驗，將是我們主動應對挑戰(zhàn)的上佳之策。
----編 者
美國國家檔案與文件署是美國龐大的政府系統(tǒng)中一個獨立的小機構，但是其職責延伸至聯(lián)邦機構的三個組成部分——立法、行政、司法，而且負責國家檔案館、總統(tǒng)圖書館以及全國各聯(lián)邦文件資料中心系統(tǒng)的正常運轉。同時它也頒布一些諸如聯(lián)邦法規(guī)制度、美國法典等基礎性的政府文件。它還具有一些輔助的作用，比如，負責對政府系統(tǒng)中涉及國家機密的信息的監(jiān)督，以及對非盈利的歷史出版物和電子文件管理項目撥款的監(jiān)督。
美國國家檔案與文件署也對聯(lián)邦政府所有機構在電子文件生命周期里的管理給予指導。這項重大的職責涉及處理各種各樣的信息，包括國會在立法過程中形成的電子文件、行政訴訟判決的法院案件的電子文件、軍隊電子文件和軍隊的人事文件、從醫(yī)藥類到太陽-陸地的吸引力的研究數(shù)據(jù)、從核能到經(jīng)濟時代的系列研究數(shù)據(jù)、移民、國際貿易，發(fā)明創(chuàng)造以及流行病的電子文件、從法律法規(guī)匯編的出版物到機構網(wǎng)站的出版物、從每日天氣預報到每日總統(tǒng)簡報、有關食品和藥物安全的電子文件、有關災害的電子文件（范圍從颶風、洪災到“哥倫比亞號”航天飛機失事、“911”恐怖襲擊等）、以及其他許多方面的電子文件。
如何管理好這些電子文件，以加強質量管理、改善管理的有效性和提高管的效率，選擇和保存那些值得為子孫后代留存的電子文件，幫助公眾、學者和政府官員發(fā)現(xiàn)且獲得我們國家歷史上任何時期他們感興趣的電子文件，顯然非常重要。雖然這個綜合性的挑戰(zhàn)是巨大的，但是，由于在政府部門中不斷增長的數(shù)字技術的使用，使得這場挑戰(zhàn)被大大地減弱。簡單地說，在電子文件方面，美國國家檔案與文件署遇到的挑戰(zhàn)：就是可以通過聯(lián)邦政府任何實體在任何計算機平臺上保存任何類型的電子文件，使任何類型電子文件的利用成為可能，并為任何對那些材料有興趣的人提供和傳遞資料。從根本上說，信息自由法案是任何人都需要的，因為法案要求揭密政府的文件，除非有例外。從一個角度看，美國國家檔案與文件署所面臨的挑戰(zhàn)就是處理聯(lián)邦政府所有的文件，但是從另外一個角度看，電子文件更具挑戰(zhàn)性，因為電子文件有其特殊的問題。
以下5點因素構成了對電子文件的挑戰(zhàn)：
●規(guī)模：在不久的將來，我們所面臨的是遠遠超出我們技術能力的工作負擔，并且，將面臨電子文件無限制的增長。雖然政府部門所形成的全部信息數(shù)據(jù)并非為國家檔案館全部擁有，但是從實踐經(jīng)驗中獲得的資料證實：信息數(shù)據(jù)的增長將是持續(xù)快速的。說到底，我們正處在電子政府快速增長的初始階段。
●多樣化：特別是，數(shù)字格式的多樣化。實際上，意味著要處理整個美國政府中各種各樣、無限制的數(shù)字化的電子文件。
●復雜性：從1971年起，美國國家檔案館就已經(jīng)開始保存數(shù)字文件了，但是此后事情變得越來越復雜。實際上，在開始的數(shù)十年中，政府部門使用計算機產(chǎn)生了一套數(shù)字數(shù)據(jù)，如由統(tǒng)計局和經(jīng)濟分析局收集的在軍事方面的彈道數(shù)據(jù)和社會經(jīng)濟數(shù)據(jù)。之后，不僅格式的數(shù)量增加了，而且數(shù)據(jù)的類型變得越來越復雜。總的說來，由國家檔案館在1971年到20世紀90年代早期編入的一套數(shù)據(jù)可以作為獨立的邏輯文件的代表。更多最近新添的數(shù)據(jù)不僅包括網(wǎng)絡和相關數(shù)據(jù)庫，而且還包括辦公自動化文件、地理信息系統(tǒng)和網(wǎng)頁。將來，我們將需要制造處理電子文件的計算機、高清晰度電視和更多綜合數(shù)據(jù)。
●耐久性：眾所周知，在信息技術高速發(fā)展的前提下，硬件、軟件、數(shù)據(jù)格式、數(shù)字媒體具有生命周期相對較短的特點。當保存數(shù)字字節(jié)的物質問題易于管理時，只有眾多的、多方面的計劃才能保證這些數(shù)字字節(jié)能夠以可信的格式讀出。美國國家檔案與文件署將耐久性的挑戰(zhàn)，從關心哪些應該被保存擴展到解決長期保存的耐久性方案。如果保存解決方案本身屬于過時的，它將解決不了問題，相反使問題更加復雜化。
●變化：信息技術的持續(xù)變化揭示了過時的對立面：新的容量、提高了的兼容性、改善了的性能的出現(xiàn)。檔案的核心作用是要把過去的證據(jù)傳遞至現(xiàn)在和未來，我們期盼著未來的用戶將運用所具有的最先進的技術去發(fā)現(xiàn)、傳遞和處理過去的電子文件。此外，穩(wěn)健的管理意味著要利用帶有新技術含量的、改進的價格/性能比的方法。以數(shù)字化方式保存電子文件，需要依靠新技術，這樣的要求，產(chǎn)生了以準確地傳播過去留存電子文件為目標的內在的緊張態(tài)勢。
美國國家檔案與文件署表示，將盡全力應對由電子文件引起的這場挑戰(zhàn)。電子文件檔案館將不是一幢實實在在的建筑大樓，但是，事實上在網(wǎng)絡空間里卻是一個寶庫。美國國家檔案與文件署期盼的就是電子文件檔案館將不依靠任何特殊的硬件和軟件，真正保存和提供利用任何形式的電子文件。要實現(xiàn)這樣的目標將需要在幾個方面采取行動：
1、美國國家檔案與文件署將成為一個在電子文件領域革新的領跑者；
2、在聯(lián)邦合作伙伴的配合下，美國國家檔案與文件署將加強政策和技術方面的指導，從而能對電子文件的創(chuàng)建和管理擔負起責任；
3、在研究伙伴的幫助下，美國國家檔案與文件署將開發(fā)和維護技術來獲取、保存、描述、利用和恰當?shù)靥幚碚娜魏坞娮游募?br>4、美國國家檔案與文件署將管理一個統(tǒng)一的全國性的可持續(xù)利用的聯(lián)邦政府永久的電子文件系統(tǒng)；
5、美國國家檔案與文件署將提高管理美國國家檔案館的文件中心系統(tǒng)內的聯(lián)邦機構電子文件的能力；
6、美國國家檔案與文件署將保證無論何時何地任何人都能使用上最先進的工具找到并利用我們保存的電子文件；
7、在任何時候，美國國家檔案與文件署的工作人員都有能力使用這些電子工具；
8、美國國家檔案與文件署將通過傾聽所有用戶的需要，滿足他們的需求以及征求他們的反饋意見來贏得用戶持續(xù)、廣泛的支持。
電子文件檔案館系統(tǒng)將擁有這樣的功能（服務），無論在那里，美國國家檔案與文件署、其他政府機構以及社會公眾通過因特網(wǎng)能夠利用政府電子文件，并且從國家檔案館、總統(tǒng)圖書館和聯(lián)邦文件中心發(fā)送、尋找以及檢索電子文件。它將是這樣的一個系統(tǒng)，就統(tǒng)一性和綜合性而言支持電子文件管理，但是實現(xiàn)這個系統(tǒng)的信息技術構架的定位對于這個系統(tǒng)的用戶來說并不重要。
經(jīng)過與計算機專家的通力協(xié)作且與大小計算機公司在信息技術方面的對話及大量的市場研究，美國國家檔案與文件署確認，盡管建設這樣一個系統(tǒng)所需要的絕大多數(shù)基礎技術作為商業(yè)產(chǎn)品是可以得到的，但是建設一個綜合系統(tǒng)不僅能保存和持續(xù)提供利用任何類型的電子文件，而且還能支持電子文件管理的過程，能與聯(lián)邦部門、研究機構、各類院校、圖書館、辦公室、家庭等各種各樣形式的系統(tǒng)互動。
許多專家不僅把建設電子文件檔案館描述成具有史無前例的、錯綜復雜的和具有冒險的特點，而且還因為這樣一個系統(tǒng)把信息技術推入一個新的發(fā)展方向而感到興奮。一些分析家相信，建設電子文件檔案館，不僅對于文化遺產(chǎn)機構是必不可少的，而且在數(shù)字領域中還將指導商業(yè)活動。
這項重大事業(yè)的投入也是非常巨大的。2004年，聯(lián)邦政府已經(jīng)向國家檔案館提供了3600萬美元著手開發(fā)和部署這個系統(tǒng)，該系統(tǒng)開發(fā)費用將逐年增加，預期到2007年具有初始的運行能力，到2011年4月，正式完成整個系統(tǒng)。正是由于這些原因，這個方案不僅受到國家檔案館管理層的高度重視，同時也備受白宮、美國國會和其他政府機構以及信息技術業(yè)的高度關注。
在美國國家檔案與文件署建立的系統(tǒng)的復雜性中，一個重要因素源于國家檔案館的決定，該決定想要獲得一個系統(tǒng)，來支持檔案館整個的、頭尾相接的跨越電子文件管理生命周期的過程。基于對所有電子文件管理的基本過程都已達成共識而言，美國國家檔案與文件署需要一個適合所有電子文件創(chuàng)造者產(chǎn)生的電子文件和所有保存在檔案館的電子文件的集成的方法，該系統(tǒng)的范圍延伸到所有電子文件管理的生命周期。在系統(tǒng)支持電子文件管理的方法和如何定位其他類型的電子文件之間有一個根本的區(qū)別：這個系統(tǒng)除了繼續(xù)處理電子文件之外，還將支持對利用電子文件所產(chǎn)生的信息、信息記錄的形成者以及那些形成電子文件活動的管理。
從單純的技術觀點看，建設如此的一個系統(tǒng)是具有挑戰(zhàn)性的，一方面由于檔案館運作方式、檔案工作者思考和工作的方法，另一方面，設計和開發(fā)的計算機系統(tǒng)的方式等差異，大大加劇了困難。就一個有責任保存各類記錄產(chǎn)生者的檔案的國家檔案館或任何其他檔案機構來說，由于各類記錄在技術和檔案的特性上都是不同的，所以，問題更加嚴重。
美國國家檔案與文件署承諾要與合作伙伴共同完成這項事業(yè)。為了應對電子文件的挑戰(zhàn)，自從1998年以來，美國國家檔案與文件署已經(jīng)廣泛建立了合作伙伴關系。合作關系之一就是在計算機科學和信息技術領域。第一個合作伙伴是專利與商標局。作為國家科學基金會的聯(lián)合發(fā)起人，美國國家檔案與文件署，自1998年以來，開始從事軍隊研究實驗室的工作，關注信息保障和運用先進技術解決一些復雜的檔案問題。為了開發(fā)檔案信息系統(tǒng)，在國際咨詢委員會關于空間數(shù)據(jù)系統(tǒng)方案的背景下，與國家科學基金會合作開發(fā)ISO標準。
另一個大的領域的合作就是檔案學、文件管理學和信息科學。在那個領域中的一個最重要的活動是“永久保護真實電子文件國際研究”項目（INTERPARES）。總部在加拿大的大不列顛哥倫比亞大學，把這個涉及多學科的項目的重點放在保存真實的電子文件的必要條件上。在國家數(shù)字信息基礎結構和保存項目開發(fā)的初始階段，美國國家檔案與文件署已經(jīng)與國會圖書館合作，并且它還是數(shù)字圖書館聯(lián)盟的成員之一。
這些伙伴關系與國家檔案館的基本戰(zhàn)略計劃是一致的，這個戰(zhàn)略計劃不是把目標放在開發(fā)特殊的技術來滿足檔案或電子文件的管理需求。相反，我們要尋找的在技術上的解決方法是電子政府、電子貿易和新一代的信息基礎結構的出現(xiàn)。這項戰(zhàn)略計劃應當充分運用我們利用市場的能力。它將使我們有望獲得在行政機構從事電子文件管理的權力。
如果不這樣做，美國政府每天創(chuàng)造的文件將永遠的失去。這就是為什么美國國家檔案與文件署需要建設電子文件檔案館，這樣，無論何時、何地、乃至將來，任何人都可以依靠那時使用的技術利用這些電子文件。
這就是為什么美國國家檔案與文件署要花費如此多的時間和資源設計聯(lián)邦電子文件的管理和建設電子文件檔案館，不僅僅是為了將來的檔案館，更是為了將來能使用這些電子文件，因為我們不僅僅服務于現(xiàn)在的公眾，更是為了服務于未來的公眾。
（涵之譯自美國國家檔案館網(wǎng)站）
----編 者
美國國家檔案與文件署是美國龐大的政府系統(tǒng)中一個獨立的小機構，但是其職責延伸至聯(lián)邦機構的三個組成部分——立法、行政、司法，而且負責國家檔案館、總統(tǒng)圖書館以及全國各聯(lián)邦文件資料中心系統(tǒng)的正常運轉。同時它也頒布一些諸如聯(lián)邦法規(guī)制度、美國法典等基礎性的政府文件。它還具有一些輔助的作用，比如，負責對政府系統(tǒng)中涉及國家機密的信息的監(jiān)督，以及對非盈利的歷史出版物和電子文件管理項目撥款的監(jiān)督。
美國國家檔案與文件署也對聯(lián)邦政府所有機構在電子文件生命周期里的管理給予指導。這項重大的職責涉及處理各種各樣的信息，包括國會在立法過程中形成的電子文件、行政訴訟判決的法院案件的電子文件、軍隊電子文件和軍隊的人事文件、從醫(yī)藥類到太陽-陸地的吸引力的研究數(shù)據(jù)、從核能到經(jīng)濟時代的系列研究數(shù)據(jù)、移民、國際貿易，發(fā)明創(chuàng)造以及流行病的電子文件、從法律法規(guī)匯編的出版物到機構網(wǎng)站的出版物、從每日天氣預報到每日總統(tǒng)簡報、有關食品和藥物安全的電子文件、有關災害的電子文件（范圍從颶風、洪災到“哥倫比亞號”航天飛機失事、“911”恐怖襲擊等）、以及其他許多方面的電子文件。
如何管理好這些電子文件，以加強質量管理、改善管理的有效性和提高管的效率，選擇和保存那些值得為子孫后代留存的電子文件，幫助公眾、學者和政府官員發(fā)現(xiàn)且獲得我們國家歷史上任何時期他們感興趣的電子文件，顯然非常重要。雖然這個綜合性的挑戰(zhàn)是巨大的，但是，由于在政府部門中不斷增長的數(shù)字技術的使用，使得這場挑戰(zhàn)被大大地減弱。簡單地說，在電子文件方面，美國國家檔案與文件署遇到的挑戰(zhàn)：就是可以通過聯(lián)邦政府任何實體在任何計算機平臺上保存任何類型的電子文件，使任何類型電子文件的利用成為可能，并為任何對那些材料有興趣的人提供和傳遞資料。從根本上說，信息自由法案是任何人都需要的，因為法案要求揭密政府的文件，除非有例外。從一個角度看，美國國家檔案與文件署所面臨的挑戰(zhàn)就是處理聯(lián)邦政府所有的文件，但是從另外一個角度看，電子文件更具挑戰(zhàn)性，因為電子文件有其特殊的問題。
以下5點因素構成了對電子文件的挑戰(zhàn)：
●規(guī)模：在不久的將來，我們所面臨的是遠遠超出我們技術能力的工作負擔，并且，將面臨電子文件無限制的增長。雖然政府部門所形成的全部信息數(shù)據(jù)并非為國家檔案館全部擁有，但是從實踐經(jīng)驗中獲得的資料證實：信息數(shù)據(jù)的增長將是持續(xù)快速的。說到底，我們正處在電子政府快速增長的初始階段。
●多樣化：特別是，數(shù)字格式的多樣化。實際上，意味著要處理整個美國政府中各種各樣、無限制的數(shù)字化的電子文件。
●復雜性：從1971年起，美國國家檔案館就已經(jīng)開始保存數(shù)字文件了，但是此后事情變得越來越復雜。實際上，在開始的數(shù)十年中，政府部門使用計算機產(chǎn)生了一套數(shù)字數(shù)據(jù)，如由統(tǒng)計局和經(jīng)濟分析局收集的在軍事方面的彈道數(shù)據(jù)和社會經(jīng)濟數(shù)據(jù)。之后，不僅格式的數(shù)量增加了，而且數(shù)據(jù)的類型變得越來越復雜。總的說來，由國家檔案館在1971年到20世紀90年代早期編入的一套數(shù)據(jù)可以作為獨立的邏輯文件的代表。更多最近新添的數(shù)據(jù)不僅包括網(wǎng)絡和相關數(shù)據(jù)庫，而且還包括辦公自動化文件、地理信息系統(tǒng)和網(wǎng)頁。將來，我們將需要制造處理電子文件的計算機、高清晰度電視和更多綜合數(shù)據(jù)。
●耐久性：眾所周知，在信息技術高速發(fā)展的前提下，硬件、軟件、數(shù)據(jù)格式、數(shù)字媒體具有生命周期相對較短的特點。當保存數(shù)字字節(jié)的物質問題易于管理時，只有眾多的、多方面的計劃才能保證這些數(shù)字字節(jié)能夠以可信的格式讀出。美國國家檔案與文件署將耐久性的挑戰(zhàn)，從關心哪些應該被保存擴展到解決長期保存的耐久性方案。如果保存解決方案本身屬于過時的，它將解決不了問題，相反使問題更加復雜化。
●變化：信息技術的持續(xù)變化揭示了過時的對立面：新的容量、提高了的兼容性、改善了的性能的出現(xiàn)。檔案的核心作用是要把過去的證據(jù)傳遞至現(xiàn)在和未來，我們期盼著未來的用戶將運用所具有的最先進的技術去發(fā)現(xiàn)、傳遞和處理過去的電子文件。此外，穩(wěn)健的管理意味著要利用帶有新技術含量的、改進的價格/性能比的方法。以數(shù)字化方式保存電子文件，需要依靠新技術，這樣的要求，產(chǎn)生了以準確地傳播過去留存電子文件為目標的內在的緊張態(tài)勢。
美國國家檔案與文件署表示，將盡全力應對由電子文件引起的這場挑戰(zhàn)。電子文件檔案館將不是一幢實實在在的建筑大樓，但是，事實上在網(wǎng)絡空間里卻是一個寶庫。美國國家檔案與文件署期盼的就是電子文件檔案館將不依靠任何特殊的硬件和軟件，真正保存和提供利用任何形式的電子文件。要實現(xiàn)這樣的目標將需要在幾個方面采取行動：
1、美國國家檔案與文件署將成為一個在電子文件領域革新的領跑者；
2、在聯(lián)邦合作伙伴的配合下，美國國家檔案與文件署將加強政策和技術方面的指導，從而能對電子文件的創(chuàng)建和管理擔負起責任；
3、在研究伙伴的幫助下，美國國家檔案與文件署將開發(fā)和維護技術來獲取、保存、描述、利用和恰當?shù)靥幚碚娜魏坞娮游募?br>4、美國國家檔案與文件署將管理一個統(tǒng)一的全國性的可持續(xù)利用的聯(lián)邦政府永久的電子文件系統(tǒng)；
5、美國國家檔案與文件署將提高管理美國國家檔案館的文件中心系統(tǒng)內的聯(lián)邦機構電子文件的能力；
6、美國國家檔案與文件署將保證無論何時何地任何人都能使用上最先進的工具找到并利用我們保存的電子文件；
7、在任何時候，美國國家檔案與文件署的工作人員都有能力使用這些電子工具；
8、美國國家檔案與文件署將通過傾聽所有用戶的需要，滿足他們的需求以及征求他們的反饋意見來贏得用戶持續(xù)、廣泛的支持。
電子文件檔案館系統(tǒng)將擁有這樣的功能（服務），無論在那里，美國國家檔案與文件署、其他政府機構以及社會公眾通過因特網(wǎng)能夠利用政府電子文件，并且從國家檔案館、總統(tǒng)圖書館和聯(lián)邦文件中心發(fā)送、尋找以及檢索電子文件。它將是這樣的一個系統(tǒng)，就統(tǒng)一性和綜合性而言支持電子文件管理，但是實現(xiàn)這個系統(tǒng)的信息技術構架的定位對于這個系統(tǒng)的用戶來說并不重要。
經(jīng)過與計算機專家的通力協(xié)作且與大小計算機公司在信息技術方面的對話及大量的市場研究，美國國家檔案與文件署確認，盡管建設這樣一個系統(tǒng)所需要的絕大多數(shù)基礎技術作為商業(yè)產(chǎn)品是可以得到的，但是建設一個綜合系統(tǒng)不僅能保存和持續(xù)提供利用任何類型的電子文件，而且還能支持電子文件管理的過程，能與聯(lián)邦部門、研究機構、各類院校、圖書館、辦公室、家庭等各種各樣形式的系統(tǒng)互動。
許多專家不僅把建設電子文件檔案館描述成具有史無前例的、錯綜復雜的和具有冒險的特點，而且還因為這樣一個系統(tǒng)把信息技術推入一個新的發(fā)展方向而感到興奮。一些分析家相信，建設電子文件檔案館，不僅對于文化遺產(chǎn)機構是必不可少的，而且在數(shù)字領域中還將指導商業(yè)活動。
這項重大事業(yè)的投入也是非常巨大的。2004年，聯(lián)邦政府已經(jīng)向國家檔案館提供了3600萬美元著手開發(fā)和部署這個系統(tǒng)，該系統(tǒng)開發(fā)費用將逐年增加，預期到2007年具有初始的運行能力，到2011年4月，正式完成整個系統(tǒng)。正是由于這些原因，這個方案不僅受到國家檔案館管理層的高度重視，同時也備受白宮、美國國會和其他政府機構以及信息技術業(yè)的高度關注。
在美國國家檔案與文件署建立的系統(tǒng)的復雜性中，一個重要因素源于國家檔案館的決定，該決定想要獲得一個系統(tǒng)，來支持檔案館整個的、頭尾相接的跨越電子文件管理生命周期的過程。基于對所有電子文件管理的基本過程都已達成共識而言，美國國家檔案與文件署需要一個適合所有電子文件創(chuàng)造者產(chǎn)生的電子文件和所有保存在檔案館的電子文件的集成的方法，該系統(tǒng)的范圍延伸到所有電子文件管理的生命周期。在系統(tǒng)支持電子文件管理的方法和如何定位其他類型的電子文件之間有一個根本的區(qū)別：這個系統(tǒng)除了繼續(xù)處理電子文件之外，還將支持對利用電子文件所產(chǎn)生的信息、信息記錄的形成者以及那些形成電子文件活動的管理。
從單純的技術觀點看，建設如此的一個系統(tǒng)是具有挑戰(zhàn)性的，一方面由于檔案館運作方式、檔案工作者思考和工作的方法，另一方面，設計和開發(fā)的計算機系統(tǒng)的方式等差異，大大加劇了困難。就一個有責任保存各類記錄產(chǎn)生者的檔案的國家檔案館或任何其他檔案機構來說，由于各類記錄在技術和檔案的特性上都是不同的，所以，問題更加嚴重。
美國國家檔案與文件署承諾要與合作伙伴共同完成這項事業(yè)。為了應對電子文件的挑戰(zhàn)，自從1998年以來，美國國家檔案與文件署已經(jīng)廣泛建立了合作伙伴關系。合作關系之一就是在計算機科學和信息技術領域。第一個合作伙伴是專利與商標局。作為國家科學基金會的聯(lián)合發(fā)起人，美國國家檔案與文件署，自1998年以來，開始從事軍隊研究實驗室的工作，關注信息保障和運用先進技術解決一些復雜的檔案問題。為了開發(fā)檔案信息系統(tǒng)，在國際咨詢委員會關于空間數(shù)據(jù)系統(tǒng)方案的背景下，與國家科學基金會合作開發(fā)ISO標準。
另一個大的領域的合作就是檔案學、文件管理學和信息科學。在那個領域中的一個最重要的活動是“永久保護真實電子文件國際研究”項目（INTERPARES）。總部在加拿大的大不列顛哥倫比亞大學，把這個涉及多學科的項目的重點放在保存真實的電子文件的必要條件上。在國家數(shù)字信息基礎結構和保存項目開發(fā)的初始階段，美國國家檔案與文件署已經(jīng)與國會圖書館合作，并且它還是數(shù)字圖書館聯(lián)盟的成員之一。
這些伙伴關系與國家檔案館的基本戰(zhàn)略計劃是一致的，這個戰(zhàn)略計劃不是把目標放在開發(fā)特殊的技術來滿足檔案或電子文件的管理需求。相反，我們要尋找的在技術上的解決方法是電子政府、電子貿易和新一代的信息基礎結構的出現(xiàn)。這項戰(zhàn)略計劃應當充分運用我們利用市場的能力。它將使我們有望獲得在行政機構從事電子文件管理的權力。
如果不這樣做，美國政府每天創(chuàng)造的文件將永遠的失去。這就是為什么美國國家檔案與文件署需要建設電子文件檔案館，這樣，無論何時、何地、乃至將來，任何人都可以依靠那時使用的技術利用這些電子文件。
這就是為什么美國國家檔案與文件署要花費如此多的時間和資源設計聯(lián)邦電子文件的管理和建設電子文件檔案館，不僅僅是為了將來的檔案館，更是為了將來能使用這些電子文件，因為我們不僅僅服務于現(xiàn)在的公眾，更是為了服務于未來的公眾。
（涵之譯自美國國家檔案館網(wǎng)站）
