北京市首都機場建設投資有限公司 張晶靜
文件管理流程是指在整個文件生命周期中一系列有聯系的文件管理活動，包括鑒定、歸檔、整理、保護、檢索(著錄和查詢)、提供利用等多項業務內容。與紙質文件管理流程相比，電子文件管理流程正在發生一些值得關注的變化，很多為人們所熟知的經典管理環節正在經歷多方位的改變。
一、電子文件管理流程在時間上變化
1、提前。這是所有電子文件管理流程變化中最明顯也是最普遍的一種表現?？紤]到電子文件信息更改、易流逝，如果還像過去一樣，按照生成、積累、立卷、鑒定、歸檔、分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么結果很可能是很多工作還未來得及開展之前，電子文件就被更改甚至刪除了，導致文件流失、失真等現象的發生。并且，還會造成重復勞動，如形成者在對文件形成時已提取了主題詞，歸檔后還會有主題標引的工作。此外，甚至可能導致額外勞動。如為了彌補電子文件管理前期管理不善的后果而采取一些補救措施。耗費不應消耗的資源。因此，應把需要和可能實現的管理功能盡早實現，如提前到電子文件形成階段。目前，比較普遍的提前的管理活動包括：
(1)歸檔。紙質文件的歸擋時間一般分為兩類，一是文件形成后第二年上半年歸檔，主要適用于行政文件，二是項目結束后歸檔，主要運用于科技文件。這種情況在電子環境中發生了變化，歸檔時間明顯提前。如首都機場集團公司，其文書文件處理完畢后存入有關數據庫，只要工作時間允許，檔案人員可以隨時將之歸入檔案數據庫，歸檔之前需要增加一些管理性信息，如分類號、檔號等，而不必再等到第二年的上半年。筆者曾先后走訪過航天集團50l所、信息產業部38所等單位，為了保證信息資產免遭流失，這些企業規定設計部門的所有圖紙最后都必須由檔案部門控制輸出，即實現“集中出圖”。而集中出圖的前提就是CAD電子文件的實時歸檔，即電子文件在形成后，即刻向檔案部門移交。設計人員完成設計任務后，或通過網絡將CAD文件傳送到檔案部門，或采用送交磁盤的方法將CAD文件先行集中到檔案部門，由檔案部門打印底圖送各主管人員簽署，簽署后的底圖，曬印成藍圖后分發給生產部門。實時歸檔除了避免了設計任務結束后設計人員將原來文件刪除的現象，保證了CAD電子文件的齊全和完整；還及時集中了設計成果，在此基礎上，通過組織數據庫、開發檢索系統等措施，可以盡快實現設計信息在企業內的共享。
(2)鑒定。歸檔是鑒定結果的一項執行活動，歸檔的提前必然要求鑒定工作的提前。最理想的情況是由計算機自動鑒定，即在電子文件管理系統設計的調查階段，便著手開始辦保管期限表的指定工作，根據機構的主要職能活動、重要工作內容和關鍵的工作步驟；根據業務流程圖中所展示的電子文件生成節點，明確電子文件的種類；結合機構的主要職能活動、重要工作內容和關鍵的工作步驟，將這些職能、工作、環節中生成的電子文件作為有價值的文件保存，其他文件酌情考慮；將上述結果反映在電子文件保管期限表中，并將電子文件保管期限表納入管理系統，即按照規定的文件種類(名稱)、區分這些不同種類(名稱)文件價值的依據、保管期限，開發自動鑒定的功能模塊。文件一旦生成，系統便將文件與保管期限表的條款對照判斷，然后文件才能進入正常的處理流程；如果系統不能自動判斷文件的保存價值，系統則及時提醒文件管理人員或檔案人員人工鑒定。目前完全實現自動鑒定的事例較少見，但是已有不少單位通過制度規定文件形成人員具有鑒定的職責，屆時系統會自動提醒或要求其判斷電子文件的保管期限。
(3)著錄。為了保證著錄信息的準確，減少重復勞動，很多單位要求在文件形成之時由形成者完成一些著錄項目的編制工作，這一功能最好設計到電子文件管理系統中，由系統給形成者提要求。不完成此工作，無法進入下一個流程。比如北京市政設計院的電子文件管理系統中，從設計工作的開始階段，設計人員必須完成由檔案部門設計的著錄單(記錄設計項目的名稱、時間、來源、責任者、設計者等)，方可進入設計系統的界面開始工作。在機構中，為了方便文件形成部門的著錄，保證這項工作的標準化，以便檔案部門將著錄數據納入統一的數據庫中，檔案部門可以與文件形成部門合作，將需要著錄的項目編制成統一的表格軟件，發給(或置于內部網上)文件形成者，保證著錄信息的高質量，同時也避免了檔案工作者在文件歸檔后的低效率勞動。目前，有一種管理思路是利用元數據技術，將電子文件管理所要求的元數據嵌入文件管理系統，由系統自動完成大部分的著錄工作，這種工作對用戶是透明的，不會造成文件形成者的反感。
2、延長。一些原來只在某一個時間點上完成的工作現在需要在一個連續的時間段上完成，這個時間段有時甚至跨越電子文件的整個生命周期。最典型的是著錄，著錄將貫穿于電子文件的編制、處理、歸檔、遷移、利用等整個生命周期，這種時間上的延長與著錄內容的變化息息相關。
二、電子文件管理流程在內容上的變化
1、簡化?？焖龠\算和高密度存貯是計算機的長處，利用這些長處，可以幫助文件管理者做很多事情，從而減少有關工作量，如實體整理。實體整理是對文件實體分門別類，實現館、室藏排列的有序化。在紙質文件管理中，它是工作任務最為繁重的一部分，因為實體整理的結果與調閱查詢直接相關。而電子文件信息存貯的高密度導致了文件存貯空間的減少，實體整理僅指對脫機保存的磁盤、磁帶、光盤的簡單歸類，整理的結果與聯機檢索中的信息查詢無直接關系。
2、復雜。
(1)信息整理。信息整理是與實體整理相對的一個概念，指從文件內容反映的主題概念等出發對文件的種類加以區分，目的在于為用戶提供多個檢索途徑。紙質環境中，信息整理的目的是解決實體單線排列和檢索角度多元化的矛盾。而電子文件具有信息與特定載體之間的可分離性，在計算機聯機設備中，不存在所謂的文件“單線排列”，可以實現信息的一次輸入，多次邏輯輸出，每次輸出的依據(從查詢方來講，就是檢索途徑)都可以不同。數據庫技術和WWW技術的綜合應用為電子文件信息的組織提供了很大的空間。
(2)鑒定。為了同時保證電子文件的有用性和可用性，使得到保存的電子文件具有實現其價值的可能，鑒定工作需要完成這樣3項判斷工作：某信息集合是否是電子文件、文件所含內容具有多長時間的保存價值、文件的技術狀況是否能夠保證其內容價值的實現，即鑒別、內容鑒定和技術鑒定。其中，鑒別的任務是將電子文件從機構信息流中挑選出來。機構內部可能存在多個信息系統，這些系統中保存有多種數據信息，并不是所有的信息都是文件信息，如私人郵件。技術鑒定包括電子文件真實性檢測、完整性檢測、可讀性檢測、無病毒鑒定和介質狀況檢測。
(3)著錄。著錄是時間和內容都發生顯著變化的管理活動。由于電子文件有可讀性的要求，在技術上不斷升級的情況下，不可能只通過靜態保存的方法來保管歸檔文件，需要對之不斷的復制和遷移。電子文件不可能不變，在變中維護其真實性的方法之一就是對文件和文件管理活動的著錄，所以電子文件的著錄不僅是編制檢索工具的手段，同時還起到維護電子文件真實性的作用。這決定了電子文件著錄的信息源不僅是文件內容本身，還包括生成、管理電子文件的活動。著錄必然貫穿電子文件整個生命周期，不同的活動形成不同的著錄項目，如在形成階段完成文件的生成系統、形成者、編制目的等項目著錄；歸檔階段，完成歸檔號、歸檔者等項目的著錄；在遷移活動中，完成遷移者、遷移前后的平臺項目的著錄。
三、對電子文件管理流程變化的思考
上述變化剛剛發生時往往是個別單位應情勢需要被迫采取的應急措施，或是對研究人員理論設想的實驗，變化發生的路線是自下而上的，即先在個別單位個別管理環節上產生變化，再向別的單位推廣，再考慮其管理環節。而當新做法在較大范圍內獲得成功后，電子文件管理流程的改變便轉向有意識、有計劃、主動地進行，變化的路線也逐步由自下而上轉向自上而下，即先對電子文件管理流程進行全面的思考，從整體上去重新組織和設計文件管理流程，再依次對個別管理環節進行改造。
“業務流程重組”理論首先于1993年由美國學者哈默和錢皮提出，他們認為在顧客需求發生變化、競爭加劇、企業面臨的變化本身也在變化的情況下，企業需要從根本上思考并徹底重組業務流程，以提高其整體效率。此后，該理論在全世界迅速傳播并產生廣泛影響。近年來隨著ERP軟件在我國的使用，多數企業發現應用軟件的業務和管理基礎存在很大問題，業務流程重組在媒體上出現的頻率很高。這些“重組”和“再造”的理念反映了信息社會外部環境不斷變化的條件下，管理領域改革的共同思路，也反映了多學科之間的相互碰撞、借鑒和滲透。在很大程度上，電子文件管理流程的改變確實是一種“重組”，因為：
1、電子文件管理工作面臨兩個方面的重要變化，其一，電子文件具有傳統文件所具備的系統依賴性、信息易變性等技術特點，電子文件管理面臨真實性、完整性和長期可讀性難以保障的難題。其二，電子文件管理工作從本質上是一種信息管理工作，要充分利用信息技術，突破紙質條件下信息傳輸、加工的不足，提高管理效率，是信息時代機構發展的必要條件。
2、電子文件管理流程的改革，如同“業務流程重組”和“政府再造”一樣，要從機構管理的整體進行根本性考察，不能拘于某個細節或局部，要對全部電子文件管理活動進行系統分析和科學整合。這種“徹底的思考”和“重組”的基本特征。
3、電子文件管理流程的合理改革，必然包含著管理者主動的思考與設計，而不能只是被動的應急。這種主動的參與和著眼于長遠的設計是“重組”的內涵。
4、重組不僅發生在業務層，還發生在體制、組織結構、管理理念等多個其他層面。這些層面之間具有復雜而緊密的聯系。歸于電子文件管理流程而言，產生相應變化的單位內部同樣也在管理職責、制度、理念等方面進行著相應的調整。
（牛角摘自《檔案學》2004年第1期）
文件管理流程是指在整個文件生命周期中一系列有聯系的文件管理活動，包括鑒定、歸檔、整理、保護、檢索(著錄和查詢)、提供利用等多項業務內容。與紙質文件管理流程相比，電子文件管理流程正在發生一些值得關注的變化，很多為人們所熟知的經典管理環節正在經歷多方位的改變。
一、電子文件管理流程在時間上變化
1、提前。這是所有電子文件管理流程變化中最明顯也是最普遍的一種表現?？紤]到電子文件信息更改、易流逝，如果還像過去一樣，按照生成、積累、立卷、鑒定、歸檔、分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么結果很可能是很多工作還未來得及開展之前，電子文件就被更改甚至刪除了，導致文件流失、失真等現象的發生。并且，還會造成重復勞動，如形成者在對文件形成時已提取了主題詞，歸檔后還會有主題標引的工作。此外，甚至可能導致額外勞動。如為了彌補電子文件管理前期管理不善的后果而采取一些補救措施。耗費不應消耗的資源。因此，應把需要和可能實現的管理功能盡早實現，如提前到電子文件形成階段。目前，比較普遍的提前的管理活動包括：
(1)歸檔。紙質文件的歸擋時間一般分為兩類，一是文件形成后第二年上半年歸檔，主要適用于行政文件，二是項目結束后歸檔，主要運用于科技文件。這種情況在電子環境中發生了變化，歸檔時間明顯提前。如首都機場集團公司，其文書文件處理完畢后存入有關數據庫，只要工作時間允許，檔案人員可以隨時將之歸入檔案數據庫，歸檔之前需要增加一些管理性信息，如分類號、檔號等，而不必再等到第二年的上半年。筆者曾先后走訪過航天集團50l所、信息產業部38所等單位，為了保證信息資產免遭流失，這些企業規定設計部門的所有圖紙最后都必須由檔案部門控制輸出，即實現“集中出圖”。而集中出圖的前提就是CAD電子文件的實時歸檔，即電子文件在形成后，即刻向檔案部門移交。設計人員完成設計任務后，或通過網絡將CAD文件傳送到檔案部門，或采用送交磁盤的方法將CAD文件先行集中到檔案部門，由檔案部門打印底圖送各主管人員簽署，簽署后的底圖，曬印成藍圖后分發給生產部門。實時歸檔除了避免了設計任務結束后設計人員將原來文件刪除的現象，保證了CAD電子文件的齊全和完整；還及時集中了設計成果，在此基礎上，通過組織數據庫、開發檢索系統等措施，可以盡快實現設計信息在企業內的共享。
(2)鑒定。歸檔是鑒定結果的一項執行活動，歸檔的提前必然要求鑒定工作的提前。最理想的情況是由計算機自動鑒定，即在電子文件管理系統設計的調查階段，便著手開始辦保管期限表的指定工作，根據機構的主要職能活動、重要工作內容和關鍵的工作步驟；根據業務流程圖中所展示的電子文件生成節點，明確電子文件的種類；結合機構的主要職能活動、重要工作內容和關鍵的工作步驟，將這些職能、工作、環節中生成的電子文件作為有價值的文件保存，其他文件酌情考慮；將上述結果反映在電子文件保管期限表中，并將電子文件保管期限表納入管理系統，即按照規定的文件種類(名稱)、區分這些不同種類(名稱)文件價值的依據、保管期限，開發自動鑒定的功能模塊。文件一旦生成，系統便將文件與保管期限表的條款對照判斷，然后文件才能進入正常的處理流程；如果系統不能自動判斷文件的保存價值，系統則及時提醒文件管理人員或檔案人員人工鑒定。目前完全實現自動鑒定的事例較少見，但是已有不少單位通過制度規定文件形成人員具有鑒定的職責，屆時系統會自動提醒或要求其判斷電子文件的保管期限。
(3)著錄。為了保證著錄信息的準確，減少重復勞動，很多單位要求在文件形成之時由形成者完成一些著錄項目的編制工作，這一功能最好設計到電子文件管理系統中，由系統給形成者提要求。不完成此工作，無法進入下一個流程。比如北京市政設計院的電子文件管理系統中，從設計工作的開始階段，設計人員必須完成由檔案部門設計的著錄單(記錄設計項目的名稱、時間、來源、責任者、設計者等)，方可進入設計系統的界面開始工作。在機構中，為了方便文件形成部門的著錄，保證這項工作的標準化，以便檔案部門將著錄數據納入統一的數據庫中，檔案部門可以與文件形成部門合作，將需要著錄的項目編制成統一的表格軟件，發給(或置于內部網上)文件形成者，保證著錄信息的高質量，同時也避免了檔案工作者在文件歸檔后的低效率勞動。目前，有一種管理思路是利用元數據技術，將電子文件管理所要求的元數據嵌入文件管理系統，由系統自動完成大部分的著錄工作，這種工作對用戶是透明的，不會造成文件形成者的反感。
2、延長。一些原來只在某一個時間點上完成的工作現在需要在一個連續的時間段上完成，這個時間段有時甚至跨越電子文件的整個生命周期。最典型的是著錄，著錄將貫穿于電子文件的編制、處理、歸檔、遷移、利用等整個生命周期，這種時間上的延長與著錄內容的變化息息相關。
二、電子文件管理流程在內容上的變化
1、簡化?？焖龠\算和高密度存貯是計算機的長處，利用這些長處，可以幫助文件管理者做很多事情，從而減少有關工作量，如實體整理。實體整理是對文件實體分門別類，實現館、室藏排列的有序化。在紙質文件管理中，它是工作任務最為繁重的一部分，因為實體整理的結果與調閱查詢直接相關。而電子文件信息存貯的高密度導致了文件存貯空間的減少，實體整理僅指對脫機保存的磁盤、磁帶、光盤的簡單歸類，整理的結果與聯機檢索中的信息查詢無直接關系。
2、復雜。
(1)信息整理。信息整理是與實體整理相對的一個概念，指從文件內容反映的主題概念等出發對文件的種類加以區分，目的在于為用戶提供多個檢索途徑。紙質環境中，信息整理的目的是解決實體單線排列和檢索角度多元化的矛盾。而電子文件具有信息與特定載體之間的可分離性，在計算機聯機設備中，不存在所謂的文件“單線排列”，可以實現信息的一次輸入，多次邏輯輸出，每次輸出的依據(從查詢方來講，就是檢索途徑)都可以不同。數據庫技術和WWW技術的綜合應用為電子文件信息的組織提供了很大的空間。
(2)鑒定。為了同時保證電子文件的有用性和可用性，使得到保存的電子文件具有實現其價值的可能，鑒定工作需要完成這樣3項判斷工作：某信息集合是否是電子文件、文件所含內容具有多長時間的保存價值、文件的技術狀況是否能夠保證其內容價值的實現，即鑒別、內容鑒定和技術鑒定。其中，鑒別的任務是將電子文件從機構信息流中挑選出來。機構內部可能存在多個信息系統，這些系統中保存有多種數據信息，并不是所有的信息都是文件信息，如私人郵件。技術鑒定包括電子文件真實性檢測、完整性檢測、可讀性檢測、無病毒鑒定和介質狀況檢測。
(3)著錄。著錄是時間和內容都發生顯著變化的管理活動。由于電子文件有可讀性的要求，在技術上不斷升級的情況下，不可能只通過靜態保存的方法來保管歸檔文件，需要對之不斷的復制和遷移。電子文件不可能不變，在變中維護其真實性的方法之一就是對文件和文件管理活動的著錄，所以電子文件的著錄不僅是編制檢索工具的手段，同時還起到維護電子文件真實性的作用。這決定了電子文件著錄的信息源不僅是文件內容本身，還包括生成、管理電子文件的活動。著錄必然貫穿電子文件整個生命周期，不同的活動形成不同的著錄項目，如在形成階段完成文件的生成系統、形成者、編制目的等項目著錄；歸檔階段，完成歸檔號、歸檔者等項目的著錄；在遷移活動中，完成遷移者、遷移前后的平臺項目的著錄。
三、對電子文件管理流程變化的思考
上述變化剛剛發生時往往是個別單位應情勢需要被迫采取的應急措施，或是對研究人員理論設想的實驗，變化發生的路線是自下而上的，即先在個別單位個別管理環節上產生變化，再向別的單位推廣，再考慮其管理環節。而當新做法在較大范圍內獲得成功后，電子文件管理流程的改變便轉向有意識、有計劃、主動地進行，變化的路線也逐步由自下而上轉向自上而下，即先對電子文件管理流程進行全面的思考，從整體上去重新組織和設計文件管理流程，再依次對個別管理環節進行改造。
“業務流程重組”理論首先于1993年由美國學者哈默和錢皮提出，他們認為在顧客需求發生變化、競爭加劇、企業面臨的變化本身也在變化的情況下，企業需要從根本上思考并徹底重組業務流程，以提高其整體效率。此后，該理論在全世界迅速傳播并產生廣泛影響。近年來隨著ERP軟件在我國的使用，多數企業發現應用軟件的業務和管理基礎存在很大問題，業務流程重組在媒體上出現的頻率很高。這些“重組”和“再造”的理念反映了信息社會外部環境不斷變化的條件下，管理領域改革的共同思路，也反映了多學科之間的相互碰撞、借鑒和滲透。在很大程度上，電子文件管理流程的改變確實是一種“重組”，因為：
1、電子文件管理工作面臨兩個方面的重要變化，其一，電子文件具有傳統文件所具備的系統依賴性、信息易變性等技術特點，電子文件管理面臨真實性、完整性和長期可讀性難以保障的難題。其二，電子文件管理工作從本質上是一種信息管理工作，要充分利用信息技術，突破紙質條件下信息傳輸、加工的不足，提高管理效率，是信息時代機構發展的必要條件。
2、電子文件管理流程的改革，如同“業務流程重組”和“政府再造”一樣，要從機構管理的整體進行根本性考察，不能拘于某個細節或局部，要對全部電子文件管理活動進行系統分析和科學整合。這種“徹底的思考”和“重組”的基本特征。
3、電子文件管理流程的合理改革，必然包含著管理者主動的思考與設計，而不能只是被動的應急。這種主動的參與和著眼于長遠的設計是“重組”的內涵。
4、重組不僅發生在業務層，還發生在體制、組織結構、管理理念等多個其他層面。這些層面之間具有復雜而緊密的聯系。歸于電子文件管理流程而言，產生相應變化的單位內部同樣也在管理職責、制度、理念等方面進行著相應的調整。
（牛角摘自《檔案學》2004年第1期）
