信息化正在得到廣泛的應用，信息化對整個社會的影響是巨大的。在工程設計領域，已基本實現了計算機輔助設計，設計的完全計算機化，產生了大量的電子化設計文件，對于如何更好的歸檔及管理這些電子化文件顯得日益重要，本文將就如何解決電子文件資料代替紙質文件資料進行存檔做?些探討。
問題的提出
工程設計所產生的主要文件是設計圖紙，其檔案管理無論對設計院本身的知識積累還是對被設計對象今后的管理都是非常重要的，目前工程設計行業CAD的出圖率已接近100%。面對CAD電子文件資料作為企業的知識產權及其修改變更方便、可重復利用提高設計效率等特點，各單位也日益重視到對CAD電子文件資料的集中管理，有些單位將分散在設計人員手中的電子文件資料統一收集保管；有些單位建立了檔案管理系統，在管理紙質檔案的同時，實現對相關電子文件資料的管理；少數做得更好的單位則建立了設計流程管理系統，在實現設計管理的同時，將設計產生的電子文件資料從源頭就進行管理。國家質量技術監督局在2000年2月發布了《CAD電子文件光盤存儲歸檔與檔案管理要求》(GB／T17678?1999)，為CAD電子文件資料的管理制定了標準。
但是，在這些措施的實施中，始終有一個問題(或說是難點)在困惑著我們：那就是有了電子文件資料，是否可以取消對紙質文件資料的歸檔管理?
我們知道紙質文件資料的檔案管理已經有了一整套的管理標準及措施，而對于電子文件資料的管理基本是借鑒對紙質電子文件資料的管理措施，各設計單位在管理電子文件資料的同時，仍舊保存紙質文件資料，實際上檔案管理又增加了一塊管理內容。那么在檔案管理中為何不能用電子文件資料代替紙質文件資料呢?
電子文件資料完全代替紙質文件資料的難點
首先是電子文件資料的法律有效性問題。
紙質文件資料上的簽署具有重要的法律意義，也是我們目前無法取消對紙質文件資料管理的主要原因。為了使電子文件資料更具有法律意義，目前有幾種歸檔做法。
(1)掃描歸檔。為了保留簽署信息，有些單位將設計人員生成的電子文件經繪圖輸出并簽署后，再掃描成電子文件歸檔。這種方式雖然保留了相關人員的簽署形態，但實際的法律有效性并不大，對簽署我們用很簡單的方法就可進行仿冒，另一方面使原有的矢量及其他信息丟失，使再利用的效能幾乎完全失去。
(2)管理系統歸檔。此種方法是在管理系統的控制下，通過權限管理來保證歸入檔案的電子文件資料信息的安全性，通過歸檔時存入的設計相關人員信息來保證其與設計人員的對應關系。此種方式在保證電子文件資料原始性的同時，可通過建立系統管理日志的方式在單位內部實現一定的法律安全性。然而，設計單位產生的設計圖紙是要傳遞給制造、施工、監理及最終用戶等單位的，隨著各單位信息化工作的深入，要求設計單位直接提供電子文件的需求會越來越多。單位內部的檔案管理系統的安全性就無法延伸出去了。
(3)電子數字簽名。電子數字簽名是通過特殊算法對每一個電子文件進行電子簽署，使用時可通過驗證來確定電子文件的原始性，確認是否被修改。此種方式的管理其嚴密性相對較強，但對數字簽名的管理將非常重要，然而其問題仍然是相關單位接收后的有效驗證問題，涉及到全社會的電子簽名及驗證的標準統一。
(4)第三方認證。第三方認證是利用互聯網，當雙方交換資料信息時,通過第三方的安全認證系統保證信息發出方與接收方的真實性或原始文件的有效性。這種方式已在電子商務等上得到了較好應用，但要將其用于工程資料的檔案管理，還有很大的難度。
上述這些是目前常用的幾種對電子文件的安全保證措施。可以看出上述各種方法都存在法律有效性問題。
接下來我們再來看另一個難點，數據標準化問題。
檔案管理有一個明顯特征，那就是對于檔案資料的使用可能會發生在5年、10年、20年甚至更長的時間之后，電子文件資料具有很強的環境依賴性。表現在對計算機硬件操作系統、應用系統、數據格式、版本、語種、字庫、外部參考等的環境敏感上。這就造成隨著時間的推移，計算機環境發生變化，或企業間交換資料時，因系統環境不一樣等而無法保證數據的可讀性、準確性和完整性。
因此我們認為法律有效性和數據標準問題是阻礙將電子文件資料完全代替紙質文件資料的重要且主要原因。
解決途徑
為了解決上述這些問題，本文提出了具體的解決辦法供探討。
對于電子文件資料的法律有效性問題，我們可以采取直接在光盤表面簽署的辦法解決。
現在所用的紙質文件資料，是利用紙作為信息載體，在上面記錄文字、圖形等資料信息的同時，記錄了相關人員的簽署信息，其簽署信息與資料信息在同一張(本)紙面上，具有不可分割性，從而保證了其法律有效性。
如果我們改用只讀光盤以電子數字化式記錄資料信息，同時在同一張光盤的非讀取面上，讓涉及光盤內信息產生的相關人員(如：設計人、各級審核人等)進行簽署，也就達到了在同一媒介上同時記錄資料信息與簽署信息的目的。下表為兩者的比較。
接下來再看一看數據標準問題：
我們認為數據標準問題的關健是數據格式的選擇問題，我們必須選擇滿足如下要求的數據格式作為檔案管理的數據格式標準：
(1)數據格式具有一定的穩定性，能長期存在；
(2)絕大多數硬件平臺及應用軟件都能生成的數據格式，保持系統間的兼容性；
(3)使用、瀏覽的成本低廉，普及性好，保證具有很好的資料傳遞性；
(4)能最大程度保留原信息(板式、色彩、層、輔助信息等)的不丟失和失真。
如JPG格式，其穩定性、兼容性和普及性均較好，缺點是不能保留“層”等輔助信息。較好的數據格式是PDF格式，這是ADOBE公司發明的用于出版的一種數據格式，在二維中可以保留原應用系統產生的資料的不失真，甚至可以保留DWG格式的“層”的信息，絕大多數應用軟件都可生成PDF格式，而其瀏覽器是免費的，保證了其較好的傳遞性。PDF格式是最接近滿足上述要求的數據格式。
上述選擇數據格式僅是從滿足檔案管理的特性要求而言的，如果為了更好地重復利用已有的電子文件開展新的設計等工作，還是使用原格式的文件最好，因為轉成其他文件格式，總要丟失一定的信息。為此原文件可以作為檔案管理的輔助資料進行管理，對其管理，特別要注意同時保存字庫、符號庫、數據字典、外部參考等保持數據資料完整性的環境資料，對于較特殊或專業的軟件生成的資料，還要保留其應用軟件甚至于更多的軟硬件系統環境。
結論
通過上述論述，我們可以確定用電子文件資料代替紙質文件資料歸檔是完全有可能性的，在實現這個目標之前，我們必須完成下面三項任務：
首先是要研究、選擇、制定統一的電子檔案資料的數據格式，使其具有經濟性、穩定性、兼容性、易普及性。
其次是光盤封面標準，在《CAD電子文件光盤存儲歸檔與檔案管理要求》中已對光盤信息存儲方式進行了規范，如果像其中對標題欄等進行規范一樣，增加對光盤表面標識及簽署(標題欄)的標準規范，企業可以印制有自己特征的光盤表面標題欄帖紙，有條件的可以直接定制自有光盤標題欄表面的刻錄光盤。
最后就是期待一種經濟的、企業可以獨立配置的光盤復印設備，特別是能完成光盤表面標題欄的復印。使不但能復制光盤內容，還能復制光盤表面的簽署信息，就像我們對紙質圖紙的曬印一樣。
上述這些任務是解決用電子文件資料代替紙質文件資料歸檔的關鍵。在目前的條件下，只要解放思想，通過一定的變通，我們認為在企業內部實現電子文件資料代替紙質文件資料歸檔已完全可行了，從而可以在檔案管理中為我們節省大量的人力、時間及存放空間，降低企業成本。
（郭紅解、李軍摘自《中國檔案》2004年第3期）
問題的提出
工程設計所產生的主要文件是設計圖紙，其檔案管理無論對設計院本身的知識積累還是對被設計對象今后的管理都是非常重要的，目前工程設計行業CAD的出圖率已接近100%。面對CAD電子文件資料作為企業的知識產權及其修改變更方便、可重復利用提高設計效率等特點，各單位也日益重視到對CAD電子文件資料的集中管理，有些單位將分散在設計人員手中的電子文件資料統一收集保管；有些單位建立了檔案管理系統，在管理紙質檔案的同時，實現對相關電子文件資料的管理；少數做得更好的單位則建立了設計流程管理系統，在實現設計管理的同時，將設計產生的電子文件資料從源頭就進行管理。國家質量技術監督局在2000年2月發布了《CAD電子文件光盤存儲歸檔與檔案管理要求》(GB／T17678?1999)，為CAD電子文件資料的管理制定了標準。
但是，在這些措施的實施中，始終有一個問題(或說是難點)在困惑著我們：那就是有了電子文件資料，是否可以取消對紙質文件資料的歸檔管理?
我們知道紙質文件資料的檔案管理已經有了一整套的管理標準及措施，而對于電子文件資料的管理基本是借鑒對紙質電子文件資料的管理措施，各設計單位在管理電子文件資料的同時，仍舊保存紙質文件資料，實際上檔案管理又增加了一塊管理內容。那么在檔案管理中為何不能用電子文件資料代替紙質文件資料呢?
電子文件資料完全代替紙質文件資料的難點
首先是電子文件資料的法律有效性問題。
紙質文件資料上的簽署具有重要的法律意義，也是我們目前無法取消對紙質文件資料管理的主要原因。為了使電子文件資料更具有法律意義，目前有幾種歸檔做法。
(1)掃描歸檔。為了保留簽署信息，有些單位將設計人員生成的電子文件經繪圖輸出并簽署后，再掃描成電子文件歸檔。這種方式雖然保留了相關人員的簽署形態，但實際的法律有效性并不大，對簽署我們用很簡單的方法就可進行仿冒，另一方面使原有的矢量及其他信息丟失，使再利用的效能幾乎完全失去。
(2)管理系統歸檔。此種方法是在管理系統的控制下，通過權限管理來保證歸入檔案的電子文件資料信息的安全性，通過歸檔時存入的設計相關人員信息來保證其與設計人員的對應關系。此種方式在保證電子文件資料原始性的同時，可通過建立系統管理日志的方式在單位內部實現一定的法律安全性。然而，設計單位產生的設計圖紙是要傳遞給制造、施工、監理及最終用戶等單位的，隨著各單位信息化工作的深入，要求設計單位直接提供電子文件的需求會越來越多。單位內部的檔案管理系統的安全性就無法延伸出去了。
(3)電子數字簽名。電子數字簽名是通過特殊算法對每一個電子文件進行電子簽署，使用時可通過驗證來確定電子文件的原始性，確認是否被修改。此種方式的管理其嚴密性相對較強，但對數字簽名的管理將非常重要，然而其問題仍然是相關單位接收后的有效驗證問題，涉及到全社會的電子簽名及驗證的標準統一。
(4)第三方認證。第三方認證是利用互聯網，當雙方交換資料信息時,通過第三方的安全認證系統保證信息發出方與接收方的真實性或原始文件的有效性。這種方式已在電子商務等上得到了較好應用，但要將其用于工程資料的檔案管理，還有很大的難度。
上述這些是目前常用的幾種對電子文件的安全保證措施。可以看出上述各種方法都存在法律有效性問題。
接下來我們再來看另一個難點，數據標準化問題。
檔案管理有一個明顯特征，那就是對于檔案資料的使用可能會發生在5年、10年、20年甚至更長的時間之后，電子文件資料具有很強的環境依賴性。表現在對計算機硬件操作系統、應用系統、數據格式、版本、語種、字庫、外部參考等的環境敏感上。這就造成隨著時間的推移，計算機環境發生變化，或企業間交換資料時，因系統環境不一樣等而無法保證數據的可讀性、準確性和完整性。
因此我們認為法律有效性和數據標準問題是阻礙將電子文件資料完全代替紙質文件資料的重要且主要原因。
解決途徑
為了解決上述這些問題，本文提出了具體的解決辦法供探討。
對于電子文件資料的法律有效性問題，我們可以采取直接在光盤表面簽署的辦法解決。
現在所用的紙質文件資料，是利用紙作為信息載體，在上面記錄文字、圖形等資料信息的同時，記錄了相關人員的簽署信息，其簽署信息與資料信息在同一張(本)紙面上，具有不可分割性，從而保證了其法律有效性。
如果我們改用只讀光盤以電子數字化式記錄資料信息，同時在同一張光盤的非讀取面上，讓涉及光盤內信息產生的相關人員(如：設計人、各級審核人等)進行簽署，也就達到了在同一媒介上同時記錄資料信息與簽署信息的目的。下表為兩者的比較。
接下來再看一看數據標準問題：
我們認為數據標準問題的關健是數據格式的選擇問題，我們必須選擇滿足如下要求的數據格式作為檔案管理的數據格式標準：
(1)數據格式具有一定的穩定性，能長期存在；
(2)絕大多數硬件平臺及應用軟件都能生成的數據格式，保持系統間的兼容性；
(3)使用、瀏覽的成本低廉，普及性好，保證具有很好的資料傳遞性；
(4)能最大程度保留原信息(板式、色彩、層、輔助信息等)的不丟失和失真。
如JPG格式，其穩定性、兼容性和普及性均較好，缺點是不能保留“層”等輔助信息。較好的數據格式是PDF格式，這是ADOBE公司發明的用于出版的一種數據格式，在二維中可以保留原應用系統產生的資料的不失真，甚至可以保留DWG格式的“層”的信息，絕大多數應用軟件都可生成PDF格式，而其瀏覽器是免費的，保證了其較好的傳遞性。PDF格式是最接近滿足上述要求的數據格式。
上述選擇數據格式僅是從滿足檔案管理的特性要求而言的，如果為了更好地重復利用已有的電子文件開展新的設計等工作，還是使用原格式的文件最好，因為轉成其他文件格式，總要丟失一定的信息。為此原文件可以作為檔案管理的輔助資料進行管理，對其管理，特別要注意同時保存字庫、符號庫、數據字典、外部參考等保持數據資料完整性的環境資料，對于較特殊或專業的軟件生成的資料，還要保留其應用軟件甚至于更多的軟硬件系統環境。
結論
通過上述論述，我們可以確定用電子文件資料代替紙質文件資料歸檔是完全有可能性的，在實現這個目標之前，我們必須完成下面三項任務：
首先是要研究、選擇、制定統一的電子檔案資料的數據格式，使其具有經濟性、穩定性、兼容性、易普及性。
其次是光盤封面標準，在《CAD電子文件光盤存儲歸檔與檔案管理要求》中已對光盤信息存儲方式進行了規范，如果像其中對標題欄等進行規范一樣，增加對光盤表面標識及簽署(標題欄)的標準規范，企業可以印制有自己特征的光盤表面標題欄帖紙，有條件的可以直接定制自有光盤標題欄表面的刻錄光盤。
最后就是期待一種經濟的、企業可以獨立配置的光盤復印設備，特別是能完成光盤表面標題欄的復印。使不但能復制光盤內容，還能復制光盤表面的簽署信息，就像我們對紙質圖紙的曬印一樣。
上述這些任務是解決用電子文件資料代替紙質文件資料歸檔的關鍵。在目前的條件下，只要解放思想，通過一定的變通，我們認為在企業內部實現電子文件資料代替紙質文件資料歸檔已完全可行了，從而可以在檔案管理中為我們節省大量的人力、時間及存放空間，降低企業成本。
（郭紅解、李軍摘自《中國檔案》2004年第3期）
