上海市檔案館研究館員戴志強
在我國，由于缺乏類似一些國家的文件中心（中間檔案館）對進館檔案的嚴格篩選，因而各立檔單位進館檔案的比例明顯高于上述國家。同時，由于歷史原因和認識偏差，導致目前我國館藏檔案的價值存在參差不齊的狀況。加之，國家信息化事業的戰略取向，決定了館藏檔案數字化的目標取向。上述因素已經表明：通過館藏檔案數字化鑒定，以確定館藏檔案數字化的具體范圍，這是關系到存量檔案資源數字化建設的質量與效率的一個不可或缺的工作環節，也是制約檔案信息化進程的一個重要因素。而影響館藏檔案數字化鑒定原則與方法的檔案數字化目標取向，理應與國家信息化事業的戰略取向保持一致。
一、館藏檔案數字化目標取向
誠如加拿大圖書和檔案館目錄和網絡處讓·斯蒂芬·比奇在《加拿大圖書和檔案館的數字化策略和框架》一文中所指出，“檔案數字化不是一朝一夕的工作，而是一項聯貫的持續性的工程，需要國家政府部門在充分驗證的基礎上制定檔案資源信息的數字化戰略和策略。就驗證方面來講，政府或檔案部門就要充分地了解用戶的需求，尤其是網絡用戶的需求，從而制定哪些檔案需要數字化，哪些檔案不需要數字化，而不是盲目地將檔案全部數字化，造成數字化工作成本的浪費?！保ㄗ?）可見，為滿足公眾在網絡環境下的檔案信息需求而開展館藏檔案數字化鑒定，即將館藏中能滿足公眾普遍而長久需求的檔案挑選出來，確定為館藏檔案數字化范圍，正在成為國際檔案界有識之士的認識。
顯然，要不要或者如何進行館藏檔案數字化鑒定，客觀上涉及到館藏檔案數字化的目標取向。而這一目標取向一般是與國家信息化事業的發展戰略相適應的。2004年，我國有關主管部門發布的《關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》，“把信息資源開發利用工作作為下一個階段信息化事業的重點，標志著我國信息化事業的戰略轉型，即從IT（信息技術）階段轉向IR（信息資源）階段，從基礎設施階段轉向深入應用階段，從數量建設階段轉向質量建設階段，從粗放配置階段轉向追求效益階段?！保ㄗ?）因此，我國各級國家檔案館的檔案數字化工作應該圍繞我國信息化事業的重點----信息資源開發利用和服從服務我國信息化事業戰略轉型的需要，堅持“應用、質量、效益”有機統一的目標取向。
這一目標取向可以理解為：1、館藏檔案數字化要堅持以“應用”為導向，即要根據“利用優先”的精神來確定數字化工作的輕重緩急，將那些“價值高、可公開、易檢索”的館藏檔案確定為數字化的范圍，因此，館藏檔案數字化，不應該是簡單的拷貝，而是運用數字化技術手段整合傳統檔案資源，以滿足網絡用戶的需要。2、館藏檔案數字化要堅持以“質量”為重心，即通過建立健全有關技術標準和業務規范將館藏檔案數字化的質量要求落實到各個工作環節，其重點是確保數字化內容的適用性、數字化圖像的清晰度和目錄與全文關聯檢索的準確率，因此，館藏檔案數字化，不應該盲目追求數量和進度，而要在確保質量的前提下，不斷加快館藏檔案資源向網絡信息資源轉化的進程。3、館藏檔案數字化要堅持以“效益”為目標，即應該重視投入與產出，既要從實際出發加大對館藏檔案數字化工作的必要投入，又要通過必要的篩選工作把好數字化的入口，以確保投入的合理性，尤其是要在網上提供利用過程中實現社會效益的最大化，因此，館藏檔案數字化，不應該“重掃描、輕利用”，而應該圍繞“社會效益最大化”的目標，一手抓提高館藏檔案數字化工作的質量與效率，一手抓提高數字化檔案的上網率。
二、館藏檔案數字化鑒定原則
根據上述“應用、質量、效益”有機統一的目標取向，館藏檔案數字化不是館藏檔案的簡單拷貝，而是館藏公共信息資源的整合。因此，有必要進行館藏檔案數字化鑒定，并遵循以下原則：
一是有效性原則，即作為數字化范圍的館藏檔案，應該是在見證歷史、傳承文化方面具有普遍而長久利用價值的，是人與社會可持續發展所必需的信息資源。其中包括真實性、重要性、時效性。首先是真實性，是指無論是檔案原件，還是檔案復制件或資料，只要信息內容具有原始記錄性質，都可以作為館藏檔案數字化的范圍。其二是重要性，是指檔案的價值，即檔案內容的重要程度（不可取代性），是與檔案數量相關聯的質量上的要求。記錄立檔單位基本歷史面貌和主要職能活動的檔案總是這一全宗中較有價值的部分，因而應該作為館藏檔案數字化的基本內容。重要性還體現在檔案數字化的文本選擇上，即應該優先考慮正本或定稿，一般不采用非正式文本，并剔除重復性文件。其三是時效性，是指檔案產生效用的時間范圍。對于檔案中的政策法規性文件，在數字化鑒定時有必要進行時效性鑒別，以免對用戶產生誤導作用。顯然，有效性應該是真實性、重要性與時效性的有機統一。
二是共享性原則，即作為數字化范圍的館藏檔案，應該是可以“通過公眾計算機信息網絡傳播”而為社會共享的，也就是可以實現傳統檔案資源向網絡信息資源轉化的。作為數字化范圍的館藏檔案，首先，檔案的語言文字是可解讀的，即無論是外文還是少數民族文字、古文字都應該是可翻譯的；其二，檔案的文本技術配制條件是可轉換的，不僅是指在不同技術配制條件下形成的機讀文件可以進行數字化轉換，而且包括不同時期形成的音頻、視頻檔案也可以進行模擬信號向數字信號的轉換；其三，檔案的內容是可公開的，即作為數字化范圍的館藏檔案，應該是除了法定不公開者之外的公共檔案信息資源（對于部分僅對特定對象公開的檔案數字化信息則必須通過訪問權限控制等技術措施來確保網絡信息資源的安全），因此，加強館藏檔案的開放鑒定（解密劃控）工作，應該成為數字化工作的基礎與前提；其四，檔案的信息是可檢索的，即作為數字化的館藏檔案，不僅應該是經過系統化整理的，而且是建立了能與全文數字化信息鉤鏈檢索的文件級機讀目錄的，因此，處理好館藏檔案實體整理中的遺留問題，加強文件級目錄數據庫建設，應該成為館藏檔案數字化基礎工作的重中之重。
三是系統性原則，即作為數字化范圍的館藏檔案，應該具有來源上的多元性、時間上的連續性、形式上的完整性、內容（結構）上的多樣性。檔案來源的多元性，是指不僅有來自國家機關、團體、企事業單位的檔案，而且有來自有關社會組織和個人的檔案。檔案形成時間的連續性，是指作為歷史記錄和社會記憶的館藏檔案應該盡可能避免時間上的空白和斷層現象。檔案形式的完整性，是指除了館藏檔案中的重復件和非正式文本之外，應確保文件有機體的完整性和字跡、圖像、音頻、視頻材料的清晰度。檔案內容（結構）的多樣性，是指能集聚多領域、多層面、多門類檔案信息資源的特色、形成網絡信息資源的綜合優勢，為滿足網絡用戶的多元化需求提供資源保障。
上述有效性、共享性和系統性三大原則是有機統一的，相輔相成的，它們往往從不同的層面影響著館藏檔案數字化的質量、效率和檔案信息化的進程。（注3）
三、館藏檔案數字化鑒定方法
根據上述原則和實踐經驗，館藏檔案數字化鑒定（或稱全文數字化檔案篩選）可采取以下方法：
（一）按檔案文獻的開放情況進行篩選，即以館藏已經開放的檔案、資料和照片作為全文信息數字化的范圍；
（二）按檔案文件單位進行篩選，即以案卷內文件為單位，將卷內可開放的文件作為全文信息數字化的范圍；
（三）按檔案內容價值進行篩選，即以檔案的以下內容有無重要或比較重要的查考利用價值作為全文信息數字化的主要依據：
1、沿革概況；
2、規章制度；
3、綜合業務概況；
4、重要業務概況；
5、組織人事；
6、財務；
（四）按檔案來源進行篩選。一般以立檔單位自身形成的檔案文獻為主；對上級機構的發文，一般選取與立檔單位主要業務有關的發文文件；對下屬機構或分支機構上報的材料，一般僅選取有查考價值的綜合性材料；
（五）按檔案內容的完整程度進行篩選。在確定檔案價值的前提下，盡可能選取與該檔案內容相關的各種材料，包括有關單位、重要人物與各方面的業務來往函，以及夾雜在檔案中的簽注等；
（六）按檔案內容所屬時間進行篩選。一般優先選取形成時間較早或重要歷史轉折時期形成的檔案、資料和照片；
（七）按檔案稿本進行篩選。在確定檔案價值的前提下，對立檔單位的發文，同時存在草稿、定稿、正本的，掃描正本；無正本的，掃描定稿；無正本和定稿的，掃描草稿；屬于掃描范圍的正本存在數份的，選擇字跡比較清晰的正本掃描；屬于掃描范圍的草稿存在數份的，根據時間選擇最新的修改稿掃描，如草稿無時間，則選擇字跡比較清晰的草稿掃描；
（八）按檔案原件質量進行篩選。在確定檔案價值的前提下，一般選取字跡清晰、紙張質量完好的檔案文獻；
（九）按檔案的外形特征進行篩選，即選擇那些在外形上有特殊之處的檔案，如在公文格式、筆跡、圖案等方面有研究價值的檔案，或者經過名人題詞、批注、修改和簽名的文件等。（注4）
此外，下列檔案一般不作為全文數字化的范圍：
（一）涉及個人隱私的檔案
1、有關當事人流行病、性病、精神病和殘疾等健康情況的，對當事人有負面影響的個人政見、品德評判情況的，及含當事人家庭成員信息的各類登記表、調查表、履歷表等文件；
2、立檔單位各種人員（包括眷屬）的履歷、任免、獎懲、考績、考勤、撫恤、求職等材料，以及涉及具體個人的呈控、訴愿、檢舉等材料。
（二）價值不大的檔案
1、財會檔案中年度以下的會計報表；
2、上級機關發文，與本機關業務無關的普發性文件；
3、非本機關制發的各種征求意見稿及相關文件；
4、沒有批復的請示；
5、主送多個機關的同一文號的多份文件，除掃描主送主要機關的文件外，其它不予掃描；
6、不完整的文件（如缺少附件的文件等）；
7、檔案紙張破損、霉變或字跡褪變、信息難以辨認，且無法恢復的文件；
8、字跡潦草、無法辨認的文件。（注5）
四、提高館藏檔案數字化鑒定質量與效率的途徑
（一）利用原有基礎
館藏檔案數字化鑒定，是一項費時費力的工作，特別是隨著數字化設備技術性能的日益提高，檔案內容人工鑒定因耗時多而成為數字化工作中的一大瓶頸。為此，盡可能利用原有基礎以提高數字化鑒定的效率已勢在必行。所謂利用原有基礎，主要是指利用檔案整理鑒定工作的現有基礎，通過必要的復審調整，達到確保鑒定質量、提高鑒定效率的目的。具體來說，一是把已通過開放鑒定的檔案作為數字化鑒定的基本范圍；二是利用已編制的文件級目錄，進行系統的館藏檔案數字化鑒定；三是利用經編纂的檔案資料取代檔案原件作為數字化的內容范圍。（注6）
（二）規范操作步驟
館藏檔案數字化鑒定，一般應采取逐件鑒定的方法。實踐表明，雖然館藏檔案曾經過歸檔鑒定、進館鑒定、開放鑒定等相關工作，但是仍存在或多或少的遺留問題，如：其中有不該進館的，甚至不該歸檔的文件；有些原已經過開放鑒定的案卷內仍有一些不宜公開的內容；有些內容重復的文件、價值不大的文本等，都需要通過逐件甚至逐頁的鑒定，才能達到檔案數字化鑒定的價值取向。
從操作的步驟上來講，首先是鑒定檔案文件的共享性，即按檔案開放情況進行篩選。一般可將已經鑒定屬于開放范圍的檔案作為全文數字化鑒定的范圍。
其次是鑒定檔案文件的有效性，即經過檔案開放情況篩選，對于反映立檔單位基本歷史面貌和重要職能活動，并在見證歷史和傳承文化方面具有普遍而長久查考利用價值的文件材料，一般應予以掃描。
再次是鑒定檔案文件的系統性，即將反映事物發展規律和因果關系（在來源、內容、時間、形式上聯系緊密）的文件有機體作為館藏檔案數字化的內容范圍。
最后是對館藏檔案數字化鑒定情況報告進行審核，即由檔案館鑒定委員會組織對直接鑒定部門提出的館藏檔案數字化鑒定結果進行抽查復審，如無整改意見，即由館長批準后正式實施。（注7）
（三）建立長效機制
館藏檔案數字化工作涉及多個業務部門和工作環節，需要通過制訂有關技術標準（業務規范）和及時召開有關業務部門的聯席會議等途徑，來協調解決檔案整理編目、信息技術保障與數字化處理等工作的銜接問題，從而為實現檔案數字化的目標取向和可持續發展提供機制保障。
注釋：
1、《“面向用戶的檔案數字化”研討會發言選粹》，載上海市檔案局綜合規劃處編《上海檔案工作》2006年第4期；
2、國務院信息化工作辦公室董寶慶：《推進國家信息資源與檔案信息資源開發利用》，載《中國檔案》2005年第6期；
3、4、5、6、7、戴志強：《館藏檔案數字化鑒定的原則與方法初探》，載《檔案學探索》2003年第2期。
在我國，由于缺乏類似一些國家的文件中心（中間檔案館）對進館檔案的嚴格篩選，因而各立檔單位進館檔案的比例明顯高于上述國家。同時，由于歷史原因和認識偏差，導致目前我國館藏檔案的價值存在參差不齊的狀況。加之，國家信息化事業的戰略取向，決定了館藏檔案數字化的目標取向。上述因素已經表明：通過館藏檔案數字化鑒定，以確定館藏檔案數字化的具體范圍，這是關系到存量檔案資源數字化建設的質量與效率的一個不可或缺的工作環節，也是制約檔案信息化進程的一個重要因素。而影響館藏檔案數字化鑒定原則與方法的檔案數字化目標取向，理應與國家信息化事業的戰略取向保持一致。
一、館藏檔案數字化目標取向
誠如加拿大圖書和檔案館目錄和網絡處讓·斯蒂芬·比奇在《加拿大圖書和檔案館的數字化策略和框架》一文中所指出，“檔案數字化不是一朝一夕的工作，而是一項聯貫的持續性的工程，需要國家政府部門在充分驗證的基礎上制定檔案資源信息的數字化戰略和策略。就驗證方面來講，政府或檔案部門就要充分地了解用戶的需求，尤其是網絡用戶的需求，從而制定哪些檔案需要數字化，哪些檔案不需要數字化，而不是盲目地將檔案全部數字化，造成數字化工作成本的浪費?！保ㄗ?）可見，為滿足公眾在網絡環境下的檔案信息需求而開展館藏檔案數字化鑒定，即將館藏中能滿足公眾普遍而長久需求的檔案挑選出來，確定為館藏檔案數字化范圍，正在成為國際檔案界有識之士的認識。
顯然，要不要或者如何進行館藏檔案數字化鑒定，客觀上涉及到館藏檔案數字化的目標取向。而這一目標取向一般是與國家信息化事業的發展戰略相適應的。2004年，我國有關主管部門發布的《關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》，“把信息資源開發利用工作作為下一個階段信息化事業的重點，標志著我國信息化事業的戰略轉型，即從IT（信息技術）階段轉向IR（信息資源）階段，從基礎設施階段轉向深入應用階段，從數量建設階段轉向質量建設階段，從粗放配置階段轉向追求效益階段?！保ㄗ?）因此，我國各級國家檔案館的檔案數字化工作應該圍繞我國信息化事業的重點----信息資源開發利用和服從服務我國信息化事業戰略轉型的需要，堅持“應用、質量、效益”有機統一的目標取向。
這一目標取向可以理解為：1、館藏檔案數字化要堅持以“應用”為導向，即要根據“利用優先”的精神來確定數字化工作的輕重緩急，將那些“價值高、可公開、易檢索”的館藏檔案確定為數字化的范圍，因此，館藏檔案數字化，不應該是簡單的拷貝，而是運用數字化技術手段整合傳統檔案資源，以滿足網絡用戶的需要。2、館藏檔案數字化要堅持以“質量”為重心，即通過建立健全有關技術標準和業務規范將館藏檔案數字化的質量要求落實到各個工作環節，其重點是確保數字化內容的適用性、數字化圖像的清晰度和目錄與全文關聯檢索的準確率，因此，館藏檔案數字化，不應該盲目追求數量和進度，而要在確保質量的前提下，不斷加快館藏檔案資源向網絡信息資源轉化的進程。3、館藏檔案數字化要堅持以“效益”為目標，即應該重視投入與產出，既要從實際出發加大對館藏檔案數字化工作的必要投入，又要通過必要的篩選工作把好數字化的入口，以確保投入的合理性，尤其是要在網上提供利用過程中實現社會效益的最大化，因此，館藏檔案數字化，不應該“重掃描、輕利用”，而應該圍繞“社會效益最大化”的目標，一手抓提高館藏檔案數字化工作的質量與效率，一手抓提高數字化檔案的上網率。
二、館藏檔案數字化鑒定原則
根據上述“應用、質量、效益”有機統一的目標取向，館藏檔案數字化不是館藏檔案的簡單拷貝，而是館藏公共信息資源的整合。因此，有必要進行館藏檔案數字化鑒定，并遵循以下原則：
一是有效性原則，即作為數字化范圍的館藏檔案，應該是在見證歷史、傳承文化方面具有普遍而長久利用價值的，是人與社會可持續發展所必需的信息資源。其中包括真實性、重要性、時效性。首先是真實性，是指無論是檔案原件，還是檔案復制件或資料，只要信息內容具有原始記錄性質，都可以作為館藏檔案數字化的范圍。其二是重要性，是指檔案的價值，即檔案內容的重要程度（不可取代性），是與檔案數量相關聯的質量上的要求。記錄立檔單位基本歷史面貌和主要職能活動的檔案總是這一全宗中較有價值的部分，因而應該作為館藏檔案數字化的基本內容。重要性還體現在檔案數字化的文本選擇上，即應該優先考慮正本或定稿，一般不采用非正式文本，并剔除重復性文件。其三是時效性，是指檔案產生效用的時間范圍。對于檔案中的政策法規性文件，在數字化鑒定時有必要進行時效性鑒別，以免對用戶產生誤導作用。顯然，有效性應該是真實性、重要性與時效性的有機統一。
二是共享性原則，即作為數字化范圍的館藏檔案，應該是可以“通過公眾計算機信息網絡傳播”而為社會共享的，也就是可以實現傳統檔案資源向網絡信息資源轉化的。作為數字化范圍的館藏檔案，首先，檔案的語言文字是可解讀的，即無論是外文還是少數民族文字、古文字都應該是可翻譯的；其二，檔案的文本技術配制條件是可轉換的，不僅是指在不同技術配制條件下形成的機讀文件可以進行數字化轉換，而且包括不同時期形成的音頻、視頻檔案也可以進行模擬信號向數字信號的轉換；其三，檔案的內容是可公開的，即作為數字化范圍的館藏檔案，應該是除了法定不公開者之外的公共檔案信息資源（對于部分僅對特定對象公開的檔案數字化信息則必須通過訪問權限控制等技術措施來確保網絡信息資源的安全），因此，加強館藏檔案的開放鑒定（解密劃控）工作，應該成為數字化工作的基礎與前提；其四，檔案的信息是可檢索的，即作為數字化的館藏檔案，不僅應該是經過系統化整理的，而且是建立了能與全文數字化信息鉤鏈檢索的文件級機讀目錄的，因此，處理好館藏檔案實體整理中的遺留問題，加強文件級目錄數據庫建設，應該成為館藏檔案數字化基礎工作的重中之重。
三是系統性原則，即作為數字化范圍的館藏檔案，應該具有來源上的多元性、時間上的連續性、形式上的完整性、內容（結構）上的多樣性。檔案來源的多元性，是指不僅有來自國家機關、團體、企事業單位的檔案，而且有來自有關社會組織和個人的檔案。檔案形成時間的連續性，是指作為歷史記錄和社會記憶的館藏檔案應該盡可能避免時間上的空白和斷層現象。檔案形式的完整性，是指除了館藏檔案中的重復件和非正式文本之外，應確保文件有機體的完整性和字跡、圖像、音頻、視頻材料的清晰度。檔案內容（結構）的多樣性，是指能集聚多領域、多層面、多門類檔案信息資源的特色、形成網絡信息資源的綜合優勢，為滿足網絡用戶的多元化需求提供資源保障。
上述有效性、共享性和系統性三大原則是有機統一的，相輔相成的，它們往往從不同的層面影響著館藏檔案數字化的質量、效率和檔案信息化的進程。（注3）
三、館藏檔案數字化鑒定方法
根據上述原則和實踐經驗，館藏檔案數字化鑒定（或稱全文數字化檔案篩選）可采取以下方法：
（一）按檔案文獻的開放情況進行篩選，即以館藏已經開放的檔案、資料和照片作為全文信息數字化的范圍；
（二）按檔案文件單位進行篩選，即以案卷內文件為單位，將卷內可開放的文件作為全文信息數字化的范圍；
（三）按檔案內容價值進行篩選，即以檔案的以下內容有無重要或比較重要的查考利用價值作為全文信息數字化的主要依據：
1、沿革概況；
2、規章制度；
3、綜合業務概況；
4、重要業務概況；
5、組織人事；
6、財務；
（四）按檔案來源進行篩選。一般以立檔單位自身形成的檔案文獻為主；對上級機構的發文，一般選取與立檔單位主要業務有關的發文文件；對下屬機構或分支機構上報的材料，一般僅選取有查考價值的綜合性材料；
（五）按檔案內容的完整程度進行篩選。在確定檔案價值的前提下，盡可能選取與該檔案內容相關的各種材料，包括有關單位、重要人物與各方面的業務來往函，以及夾雜在檔案中的簽注等；
（六）按檔案內容所屬時間進行篩選。一般優先選取形成時間較早或重要歷史轉折時期形成的檔案、資料和照片；
（七）按檔案稿本進行篩選。在確定檔案價值的前提下，對立檔單位的發文，同時存在草稿、定稿、正本的，掃描正本；無正本的，掃描定稿；無正本和定稿的，掃描草稿；屬于掃描范圍的正本存在數份的，選擇字跡比較清晰的正本掃描；屬于掃描范圍的草稿存在數份的，根據時間選擇最新的修改稿掃描，如草稿無時間，則選擇字跡比較清晰的草稿掃描；
（八）按檔案原件質量進行篩選。在確定檔案價值的前提下，一般選取字跡清晰、紙張質量完好的檔案文獻；
（九）按檔案的外形特征進行篩選，即選擇那些在外形上有特殊之處的檔案，如在公文格式、筆跡、圖案等方面有研究價值的檔案，或者經過名人題詞、批注、修改和簽名的文件等。（注4）
此外，下列檔案一般不作為全文數字化的范圍：
（一）涉及個人隱私的檔案
1、有關當事人流行病、性病、精神病和殘疾等健康情況的，對當事人有負面影響的個人政見、品德評判情況的，及含當事人家庭成員信息的各類登記表、調查表、履歷表等文件；
2、立檔單位各種人員（包括眷屬）的履歷、任免、獎懲、考績、考勤、撫恤、求職等材料，以及涉及具體個人的呈控、訴愿、檢舉等材料。
（二）價值不大的檔案
1、財會檔案中年度以下的會計報表；
2、上級機關發文，與本機關業務無關的普發性文件；
3、非本機關制發的各種征求意見稿及相關文件；
4、沒有批復的請示；
5、主送多個機關的同一文號的多份文件，除掃描主送主要機關的文件外，其它不予掃描；
6、不完整的文件（如缺少附件的文件等）；
7、檔案紙張破損、霉變或字跡褪變、信息難以辨認，且無法恢復的文件；
8、字跡潦草、無法辨認的文件。（注5）
四、提高館藏檔案數字化鑒定質量與效率的途徑
（一）利用原有基礎
館藏檔案數字化鑒定，是一項費時費力的工作，特別是隨著數字化設備技術性能的日益提高，檔案內容人工鑒定因耗時多而成為數字化工作中的一大瓶頸。為此，盡可能利用原有基礎以提高數字化鑒定的效率已勢在必行。所謂利用原有基礎，主要是指利用檔案整理鑒定工作的現有基礎，通過必要的復審調整，達到確保鑒定質量、提高鑒定效率的目的。具體來說，一是把已通過開放鑒定的檔案作為數字化鑒定的基本范圍；二是利用已編制的文件級目錄，進行系統的館藏檔案數字化鑒定；三是利用經編纂的檔案資料取代檔案原件作為數字化的內容范圍。（注6）
（二）規范操作步驟
館藏檔案數字化鑒定，一般應采取逐件鑒定的方法。實踐表明，雖然館藏檔案曾經過歸檔鑒定、進館鑒定、開放鑒定等相關工作，但是仍存在或多或少的遺留問題，如：其中有不該進館的，甚至不該歸檔的文件；有些原已經過開放鑒定的案卷內仍有一些不宜公開的內容；有些內容重復的文件、價值不大的文本等，都需要通過逐件甚至逐頁的鑒定，才能達到檔案數字化鑒定的價值取向。
從操作的步驟上來講，首先是鑒定檔案文件的共享性，即按檔案開放情況進行篩選。一般可將已經鑒定屬于開放范圍的檔案作為全文數字化鑒定的范圍。
其次是鑒定檔案文件的有效性，即經過檔案開放情況篩選，對于反映立檔單位基本歷史面貌和重要職能活動，并在見證歷史和傳承文化方面具有普遍而長久查考利用價值的文件材料，一般應予以掃描。
再次是鑒定檔案文件的系統性，即將反映事物發展規律和因果關系（在來源、內容、時間、形式上聯系緊密）的文件有機體作為館藏檔案數字化的內容范圍。
最后是對館藏檔案數字化鑒定情況報告進行審核，即由檔案館鑒定委員會組織對直接鑒定部門提出的館藏檔案數字化鑒定結果進行抽查復審，如無整改意見，即由館長批準后正式實施。（注7）
（三）建立長效機制
館藏檔案數字化工作涉及多個業務部門和工作環節，需要通過制訂有關技術標準（業務規范）和及時召開有關業務部門的聯席會議等途徑，來協調解決檔案整理編目、信息技術保障與數字化處理等工作的銜接問題，從而為實現檔案數字化的目標取向和可持續發展提供機制保障。
注釋：
1、《“面向用戶的檔案數字化”研討會發言選粹》，載上海市檔案局綜合規劃處編《上海檔案工作》2006年第4期；
2、國務院信息化工作辦公室董寶慶：《推進國家信息資源與檔案信息資源開發利用》，載《中國檔案》2005年第6期；
3、4、5、6、7、戴志強：《館藏檔案數字化鑒定的原則與方法初探》，載《檔案學探索》2003年第2期。
