《外國組織和個人利用我國檔案試行辦法》

1 《外國組織和個人利用我國檔案試行辦法》概述

《外國組織和個人利用我國檔案試行辦法》( 以下簡稱《試行辦法》) 于1991 年12 月26 日由國家檔案局頒布, 1992 年7 月1日起施行。該《試行辦法》對外國組織和個人如何利用我國已開放檔案, 以及在利用中涉及的利用方式、交納費用、著述引用等問題作出了規定, 為外國組織和個人利用我國檔案提供了依據。

隨著我國加入WTO, 《試行辦法》對規范國家檔案館已開放檔案的對外利用服務發揮了更為重要的作用。根據《服務貿易總協定》的最惠國待遇原則, 即“ 每一成員方給予任何其他成員方的服務和服務提供者的待遇, 應立即和無條件地不低于它給予任何其他成員方相同服務和服務提供者的待遇”。雖然我國“ 入世” 的法律文件沒有承諾開放檔案館, 但檔案館作為國際服務貿易領域的服務部門之一, 仍須遵守這一原則。因此, 各級國家檔案館必須按照《試行辦法》的規定, 嚴密程序、嚴格手續, 規范國家檔案館到期已開放檔案的對外國組織和個人的提供利用服務, 保證我國檔案館服務遵守最惠國待遇原則。

2 《外國組織和個人利用我國檔案試行辦法》的主要內容

《試行辦法》共10 條。規定了外國組織和個人如何利用我國已開放的檔案, 外國組織和個人根據與我國各級政府及其工作部門簽訂的有關文化交流協定而利用我國各級國家檔案館的檔案者, 可通過簽訂協定的我國有關部門介紹, 向有關檔案館提出申請。以其他途徑利用中央級和省( 自治區、直轄市) 級國家檔案館檔案者,可向國家檔案局或有關檔案館提出申請; 利用地區( 市、州、盟)級和縣( 市、區、旗) 級國家檔案館檔案者, 可向國家檔案局或有關省( 自治區、直轄市) 檔案行政管理部門提出申請。申請者必須說明自己的身份和利用檔案的目的與范圍以及其他有關情況。除為查取本人及其親屬歷史證明而利用檔案外, 申請皆應提前30天送到。《試行辦法》還對外國組織和個人摘抄、復制檔案和著述中引用檔案內容以及收費等問題作了原則規定。

以上七個檔案法規, 對我國檔案工作的順利開展和檔案事業的不斷發展起到了功不可沒的作用。

但是, 眾所周知, 檔案法規不是一成不變的, 它需要不斷的發展和完善。這些檔案法規在制定之初是先進的, 甚至在某些方面是超前的, 但隨著社會的發展、技術的進步、研究水平的提高, 它們出現了不合時宜的地方, 要求我們去完善它以適應社會及檔案工作發展的需要。

這些檔案法規在不同程度上存在著尚待改進之處:

有的法規已經陳舊過時, 不能解決現時代的新情況、新問題。有的法規不深入、不全面有待細化。某些法規在制定時涉及了一些問題, 但對這些問題的規定和描述不夠深入, 太籠統, 以至于在具體操作時無法根據其規定有效解決問題, 或是因理解不同造成實施結果差異很大。如《各級國家檔案館開放檔案辦法》第11 條規定: “ ??利用者摘抄、復制的檔案, 如不違反國家有關規定, 可以在研究著述中引用, 但不得擅自公布??” 這里的“ 研究著述”是指內部交流、有一定的保密范圍、還未定性的正在研究探討過程中的著述, 還是公開交流出版正在研究探討中的著述呢? 如果是后者, 那就顯然違反了“ 但不得擅自公布” 的意思。所以, 對某些概念的不同理解會造成結果的很大不同, 《試行辦法》已實施了12年, 在操作過程中因理解不同, 差異很大, 因此需要對《試行辦法》進一步修改或細化。

有的法規同其他法規出現了抵觸的現象。如《檔案館工作通則》, 它從法律上肯定了長期以來為檔案界所公認的檔案館具有永久保管檔案和向社會開放檔案這兩大特征。但1992 年經國務院批準國家檔案局發布的《全國檔案館設置原則和布局方案》卻把不具有檔案界公認的檔案館特征的部門檔案館, 企業、事業單位檔案館等非終極性檔案管理機構也納入了檔案館體系, 動搖了長期以來對檔案館的定義。兩者出現沖突, 但兩者又同時存在, 不論誰制定在前誰制定在后, 肯定都有其道理。但這種現象會對我國的檔案館建設以及檔案事業帶來不利的影響, 所以要盡快解決存在的沖突,統一思想, 這樣才有利于我國檔案工作的發展。