《普通高等學校檔案管理辦法》

1 《普通高等學校檔案管理辦法》概述

1988 年10 月14 日至17 日, 國家教委直屬高等學校檔案工作會議召開, 會上研究討論了《普通高等學校檔案管理辦法》( 征求意見稿) , 在廣泛征求意見作了進一步修改后, 于1989 年10 月10日由國家教委和國家檔案局聯合印發了《普通高等學校檔案管理辦法》。

教學檔案是國家全部檔案的組成部分, 到目前為止, 我國已先后頒布了四項有關教學檔案工作的管理制度與方法:

1982 年, 教育部頒布了《高等學校科學技術檔案工作辦法》,正式把教學實踐活動中形成的教材、畢業論文、畢業設計、學位審批材料等納入各校科技檔案的教學類。

1984 年, 教育部頒布了《關于高等學校文書檔案保管期限的規定》, 明確將教學管理活動中形成的教學計劃、教學大綱、專業設置意見、招生計劃、畢業生分配方案等材料納入各校文書檔案的范疇。

1987 年, 國家教委和國家檔案局聯合頒發了《關于加強高等學校檔案工作的幾點意見》。

《高等學校科學技術檔案工作辦法》和《關于高等學校文書檔案保管期限的規定》已于1989 年《普通高等學校檔案管理辦法》發布時同時廢止。

2 《普通高等學校檔案管理辦法》的主要內容

《普通高等學校檔案管理辦法》共九章, 48 條。

第一章: 總則, 共3 條( 1 ～3 條) 。規定了高等學校( 以下簡稱高校) 檔案是高等學校從事教學、科研、黨政管理以及其他各項活動直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。高等學校必須把檔案工作納入學校整體發展規劃, 加強對檔案工作的領導和管理。

第二章: 領導體制和機構設置, 共6 條( 4 ～9 條) 。規定了高校檔案工作由各級教育行政管理部門和有關業務主管部門領導, 同時接受國家各級行政管理部門的指導、監督與檢查。各高等學校在校( 院) 長統一領導下做好檔案工作, 確定一名校( 院) 長分管,并根據學校的實際情況, 建立綜合檔案室或檔案館。規定了高校設立檔案館的條件和檔案部門的基本任務。

第三章: 高校檔案工作人員, 共4 條( 10 ～13 條) 。規定了高校檔案人員所要具備的條件, 高校檔案工作人員必須堅持四項基本原則, 認真執行黨和國家的方針政策, 熱愛檔案事業, 忠于職守,遵守紀律, 具備檔案業務知識和一定的科學文化知識。規定了高校檔案工作人員設置及編置。

第四章: 經費、庫房和設置, 共3 條( 14 ～16 條) 。規定了高校檔案工作的經費來源, 并對檔案館建設; 檔案庫房、檔案設備的提供作出了規定。

第五章: 文件材料的歸檔、移交和接收工作, 共11 條( 17 ～27 條) 。要求高校應建立和完善歸檔制度; 做到各項工作與檔案工作實行“ 四同步” 管理; 規定高校實行文件材料形成部門、課題組立卷的制度; 規定了高等學校文件材料的歸檔范圍、歸檔時間以及對檔案的收集。

第六章: 檔案管理, 共6 條( 28 ～33 條) 。規定了高校檔案部門要對檔案進行分類、編號和排列; 對保管期限已滿的檔案進行鑒定; 應指定專人負責進行檔案的收進和移出、全宗或者案卷數量等統計工作, 報送檔案工作基本情況統計報表; 高校檔案部門應研究和改進檔案保護技術。

第七章: 檔案的利用與開放, 共9 條( 34 ～42 條) 。列出了高校檔案館開放檔案應遵循的規定和不宜開放的館藏檔案; 高校綜合檔案室所保存的檔案, 主要供本校利用; 高校檔案部門必須編制必要的檢索工具, 積極開展檔案的編研工作。

第八章: 考核、獎勵與處罰, 共2 條( 43 ～44 條) 。規定高校檔案部門應建立檢查、考核和評估制度; 對違反《檔案法》的行為, 應按照檔案法實施辦法規定的程序和處理方法予以處罰。

第九章: 附則, 共4 條( 45 ～48 條) 。規定本辦法適用于普通高等學校, 其他高等學校可參照執行。高等學校根據本辦法可制定實施細則。