實現檔案價值的規律與條件

檔案的價值是客觀存在的，檔案價值的實現也有一定的規律可循，也需要一P58定的條件保障。研究和掌握實現檔案價值的規律性與條件，是為了在尊重這些規律的基礎上，更合理、更有效地發揮檔案的作用。根據多年來檔案界的探討，實現檔案價值的規律與條件可簡要概括為以下幾個方面：

一、檔案價值的擴展律

由于檔案具有原始記錄性、內容與版本的唯一性等特點，檔案價值是可以擴大和發展的，它的擴展具有一定的規律性，可稱為檔案價值的擴展律。檔案價值的擴展主要表現為兩種形式：

(一)由于價值主體擴展而導致的檔案價值擴展

這是指隨著時間的推移，可能與檔案發生關系的人群逐漸擴大，檔案利用者及其需求的范圍呈拓寬趨勢，由此導致檔案價值的擴展。

造成檔案價值主體擴展的主要原因有：

第一，檔案作用從形成機關擴展到全社會。根據檔案的形成規律，檔案形成以后，在一段時期內，作為機關工作和生產活動的必要條件，它發揮作用的對象主要是本機關(含各類企事業單位)。本機關了解既往情況，進行決策，處理現實工作以及進行未來預測，都離不開自身形成的檔案信息。而在這段時期內，社會上其他機關單位對利用這些檔案的需要并不突出，一般也難于實現，因此檔案的利用者主要限于檔案形成機關內。檔案在這一時期的作用主要表現為對行政工作、業務活動的信息支持，價值主體受到比較嚴格的限制，利用者及其需求局限在一定的范圍內，比較單一、明確。

經過一段時間，檔案的現行作用逐漸淡化以至完結，即使有些還為本機關所需要，而作為社會的財富，作為社會信息系統的組成部分，其長遠價值和全面作用會沖破其形成機關的范圍，而使社會各個方面的利用需求凸顯出來。利用者的范圍從檔案形成機關擴展到全社會，檔案價值主體突破了初期的各種限制，形成了豐富的、多樣化的價值形態。

第二，檔案機密程度的遞減。檔案是社會生活的真實記錄，在階級社會中，不同國家、政黨、集團、機關、企事業單位以及個人還存在著各自的政治和經濟利益，因此，必然有一部分活動記錄不能公開，這就使一部分文件甚至在轉化為檔案后都具有一定的機密性，分為絕密、機密、秘密等不同密級。所謂保密，就是限制利用，檔案的保密程度實質上是檔案準許利用的范圍和利用程度的問題。世界上從來沒有任何時候對任何人都保密的檔案，只不過是在某些時間限制某些人使用而已。處在保密期的文件和檔案，被允許利用的人少，可能與這些文件或檔案發生的關系就比較少，檔案價值的實現被限制在可以接觸這些檔案的利用者范圍內。P59

檔案的機密性不是一成不變的，隨著時間的推移和條件的改變也在發生變化。有些檔案在若干年以后仍有機密性，例如，有些歷史檔案雖年深日久，但其中涉及國家政治、軍事機密和科學機密，仍須保密；有些檔案經過一定的時間便降低了機密程度；有的則失去了機密性。例如，解放戰爭中“三大戰役，，的有關文件，在形成初期無疑是十分機密的，而到新中國成立后，由于形勢的變化，有些文件公開發表更有益于學習和研究，所以其中有些已公之于眾而不再保密了。一般說來，檔案機密性逐漸弱化、遞減是一種總的趨勢，檔案機密性的強弱與保存時間的久暫成反比。隨著時間的推移，過去利益攸關的重大問題逐漸成為歷史陳跡，保守機密的必要性逐漸喪失了。檔案機密程度的逐漸減退，表明放寬限制后檔案利用者范圍得以擴大，這必將導致檔案價值更廣泛地實現。

(二)由于檔案作用性質的變化而導致價值擴展

檔案對于利用者的有用性是多方面的，而這些用途并不是同時顯現出來的。隨著時間的推移和條件的變化，不僅利用者的范圍得以擴大，檔案的作用性質也會發生變化，呈現出檔案價值的多元性特征。

一般說來，檔案形成之初主要發揮行政或業務方面的作用，隨著現行期的結束，檔案的作用逐步從單純的行政、業務的信息支持擴展到科學、文化、教育、司法、休閑等各個方面。這是因為檔案的前身——文件是以處理現行事務為目的的，文件轉化為檔案之初，檔案與現行事務還有著多方面的關系，其中有些政策、法令性文件還具有現行效用，現行機關在日常工作中經常需要查考這些檔案，因此，這時檔案的行政作用是主要的。隨著時間的推移，保存時間較長的檔案與現行事務的聯系越來越少，行政查考的必要性逐步減少，對檔案利用的限制逐步減少，利用者可以從科學文化、歷史研究的不同角度利用檔案，從而使檔案的多方面作用凸顯出來。

檔案作用性質的擴展表現為檔案不僅可以用于與其相應的活動(如行政檔案用于行政工作查考，基建檔案用于房屋維修等)，同時可以發揮多種作用，有些甚至超出檔案形成者的預想。如行政管理活動中形成的檔案，可為人口學研究提供微觀數據；技術圖紙可為邊界談判等政治斗爭作證據；賬本、房地契可成為經濟史研究的素材等等，從而增加了檔案價值實現的領域、形式與可能性。

了解檔案價值擴展律，對于處理好檔案管理中當前與長遠、局部與整體、保密與開放的關系具有科學的指導作用。具體表現為：第一，正確認識單位內部檔案機構和公共檔案館的服務方向和職能定位。內部檔案機構一方面要服務于本單位，促進檔案對形成者自身價值的實現，同時要積極積累具有長遠利用價值的檔案，為檔案社會價值的實現創造條件。公共檔案館要采取各種措施，面向廣大公眾，擴大服務范圍，促進檔案價值的擴展。第二，確定合理的檔案的歸檔、移交時間，建立合理的館藏結構，以適應不同時期檔案價值實現的特點和要求。第三，在檔案鑒定工作中以全面的、歷史的、發展的觀點來分析檔案的價值，避免片面性。第四，堅持正確的保密觀念，對具有保密要求的檔案采取相應的保密措施，同時制定和實施降密、解密制度，根據客觀實際情況的變化適時地調整檔案密級，降密解密，擴大利用范圍。第五，樹立服務觀念，依法積極開放檔案，促進檔案工作由封閉型、半封閉型向開放型轉變，更合理、更廣泛地開發檔案信息資源，為社會各方面服務，研究不同時期檔案的作用領域，適時推進檔案價值的合理擴展。

二、檔案價值的時效律時效，指的是某一事物在一定時間內發揮作用的特性。檔案價值的時效性是指檔案對社會的有用性是有時限的，某些檔案在一定時期內對利用者是有價值的，超過這個時間限制后則降低或喪失了價值。這一規律可稱為檔案價值的時效律。

檔案價值的時效性主要表現在兩個方面：

(一)檔案與利用者需求之間關系的時效性

并不是所有文件的生命期都一樣長，姑且不論其自然壽命，僅就其有用性而言，有些在文書處理過程完結后就被淘汰，有些在現行期或半現行期內有利用價值，有些則在進入非現行期以至永遠都可能因有用而被保存。在一定意義上說，檔案的價值鑒定就是認識和確定檔案價值的時效期，檔案保管期限就是檔案時效期的具體體現。搞清檔案的時效期，劃分檔案的保管期限是一項十分復雜、十分重要的工作。 不同種類檔案的時效性有不同的特點。文書檔案的時效期通常取決于人們對其記錄內容的認知和需求程度，有一定的不確定性、’彈性或跨度。其中一些類型的檔案的時效性比較明確，如一般事務性通知在通知事項被執行之后其作用基本消失，合同、協議類文件的時效性與其有效期直接相關等。科技檔案的時效期因其門類不同而不同，天文、水文、勘測、氣象等類檔案積累越多越容易找出其中的規律，因而時效期長，而相當一部分工程技術檔案的時效期與其記錄和反映的實體壽命是直接相關的。比如，基建檔案所反映的對象是某一建筑物、構筑物，設備檔案所反映的是某等設備，實體對象一旦報廢或不復存在，這些檔案的憑證作用就大大降低甚至消失了j由于技術的飛速進步。導致此類檔案所承載的靜態知識老化周期變短，其參考作用也會變小，甚至微不足道。一種新產品、新技術、新工藝的檔案材料，如果能夠及時地有償地轉讓給他人參考，人們就可吸取其科技成果，省時省力地創造出新的科技成果。如果封閉幾十年，就可能一文不值了。

從價值主體方面看，利用者的某些需求也具有時效性，如果未能使檔案適時地滿足利用者的需求，有些檔案價值就會失效，或變得毫無意義。例如，當人們需要利用某些檔案信息進行決策、判斷而未能獲得時，一旦做出錯誤決斷，有些后果是難以挽救的，這些可資為憑的檔案就錯過了實現憑證價值的時機。又如，假設當年浙江省建筑設計院在耗時耗資重新鉆探錢塘江橋附近地下水文情況后才得到茅以升先生保存下來的有關檔案，這些大橋檔案的經濟價值就大大降低了。據載，在北京復～八線地鐵設計時，有關部門查考了諸如現狀管線、規劃管線、道路房屋建筑、地質、水文、氣象及已建地鐵各類設計圖紙等大量的檔案材料，為設計提供了可靠的基礎數據，保證了設計期限，大大提高了效率，也節省了1 000多萬元實測資金。①參見北京市檔案局編：《功在當代，利及千秋——北京市檔案利用成果百例》，28頁。又如1987年上海寶鋼原料碼頭引橋被輪船撞斷，主副原料輸送系統全部中斷。檔案部門聞訊后在20分鐘內調出有關圖紙急送現場，在搶修引橋中為有關部門查找和提供底圖近2 500張，復印藍圖13 000余張，按常規6個月的工期僅用85天就完成了修復任務，節省費用6 000余萬元。這兩個實例所反映的情況如果等到幾十年后檔案開放時才發現，就毫無意義了。

(二)檔案價值形態的時效性

從檔案價值的擴展律可知，檔案對于利用者有多方面的作用，因而具有各種不同的價值形態。而這些作用往往是在不同的時間段中發揮出來的。例如，檔案形成之初以行政、業務作用為主，以后轉向科學、文化等其他作用。如一些具有行政和法律效力的文件，在其有效期過后失去了行政、法律約束力，但可能依然具有參考、研究價值。不同作用的此消彼長說明檔案在不同的時間內可與不同的利用者需求形成不同的價值，社會政治、經濟、文化狀況對于不同形態檔案價值的實現也具有直接的影響。檔案工作者在了解這種變化趨勢的同時，也應把握變化的時間和階段性，以防錯失某些價值實現的最佳時機。比如，文書檔案中一些反映行政和業務管理活動的原始記錄，如果及時加以整理研究，也許可以從中總結出不少經驗教訓，作為現實工作的借鑒。而等到幾十年后再去研究它，檔案的資治作用已基本消失，剩下的主要是史料作用了。

了解檔案價值的時效律，有利于檔案工作者以辯證的思維認識時間對于檔案價值的影響，正確地判斷不同檔案的時效性，不失時機地開發檔案信息資源，積極地提供利用，防止本應被適時利用的檔案因提供過晚而喪失部分或全部價值。P62

三、實現檔案價值的條件

檔案價值關系不是天然存在的，而是通過主體和客體之間的相互聯系、相互作用而形成的，這種聯系和作用就是檔案利用活動。1檔案利用是檔案價值產生和實現的中介和必要條件。沒有利用活動，利用者與檔案之間便無法結成價值關系，檔案價值的實現也無從談起。

檔案利用活動的可能性、廣泛性及其效果取決于一定的條件。當檔案沒有為利用者提供有用性時，它的價值是潛在的。在一定的條件下，檔案被利用者有效利用，產生社會效益或經濟效益，它的潛在價值才能轉化為現實價值。對于檔案價值實現發生影響的條件涉及很多因素，可主要概括為以下三個方面：

(一)社會環境

社會制度、國家有關法規、政策、政治經濟形勢等對于檔案利用需求、檔案機構可能提供檔案的程度有很大的制約作用，從而對檔案價值關系的形成和實現具有直接的影響。

在奴隸社會、封建社會，對檔案的封鎖是十分嚴格的，除少數統治者外，其他人無權接觸檔案。社會民主化程度的提高，賦予更多的人以更多的利用檔案的機會，檔案價值的實現范圍便擴大了。

一個國家的信息法規、政策，檔案工作的法規、方針、政策、制度對檔案價值的實現也具有重要的甚至決定性的影響。如果檔案工作指導思想有偏差，重管輕用，或利用政策不明確，封閉期長等，沒有制定或實施降密、解密制度，都會對利用活動產生不合理的限制，影響檔案價值的實現。例如，在我國沒有制定檔案開放政策時，檔案利用的限制較大，1980年我國提出了開放歷史檔案的方針，1987年通過的《中華人民共和國檔案法》中又明確提出了開放檔案的條款，隨之而來的是全國前所未有的檔案利用熱潮。現代以來，世界各國普遍出現了一種縮短封閉期限、提前開放檔案的趨勢。20世紀50年代以前一般在50年～60年左右，以后逐漸縮短到30年～50年。1966年美國《信息自由法令》公布后，各國在其影響下，進一步加快了檔案開放進程。目前，歐美各國的檔案封閉期已降至15年～30年之間，我國也從無限期封閉縮短為檔案法中規定的30年，與此同時還簡化了利用手續，從而擴大了利用范圍，有效地促進了檔案的潛在價值向現實價值的轉化。因此，應該制定積極的檔案利用和開放政策，引導和鼓勵檔案利用，通過各種方式開發檔案信息資源，使檔案最大限度地發揮作用。如果讓檔案長年沉睡于庫房，檔案價值隨之沉寂其中，這種寶貴的信息資源就會浪費殆盡。

國家的政治形勢、經濟形勢對于檔案利用環境是否寬松，利用需求是否旺盛，提供利用服務的手段是否先進便捷等也會產生直接或間接的影響。

(二)社會檔案意識

人們對檔案的認識水平以及社會上對檔案的普遍認識程度可稱為“社會檔案意識”。社會對檔案的需求程度以及檔案工作能夠滿足需求的程度與社會檔案意識密切相關。社會檔案意識是一個國家、一個地區文明程度的標志之一，．既取決于社會文明程度，反過來又對其產生正面或負面的影響。社會檔案意識對于檔案價值實現的影響主要表現在三個方面：檔案利用需求、檔案利用政策和檔案服務觀念。在社會檔案意識比較強的地方和單位，檔案需求較大，檔案利用政策明確，檔案部門服務意識強，檔案價值就實現得比較好；反之，在不了解和不重視檔案的地方和單位，人們既不注意保管檔案，也不注意利用檔案，檔案的完整齊全尚難保證，開發利用更是開展不力，檔案價值是難以形成和實現的。．提高社會檔案意識，從根本上講有賴于社會文明程度的提高。開展廣泛深入的檔案宣傳、做好服務工作，使人們從檔案中受益，也是卓有成效的。

(三)檔案管理水平

檔案管理水平的高低直接影響到檔案管理部門提供檔案服務、滿足社會需求的能力，以及利用者獲取所需檔案信息的可能性。從宏觀而言，檔案管理是指對國家或地區檔案工作的統籌規劃、組織協調、監督、檢查和指導，．包括檔案管理體制的確立、調整和完善，檔案機構網絡和信息網絡的布局設計和組織建設，檔案法規、政策的制定和實施等。從微觀而言，檔案管理主要是指制定和實施檔案業務的具體原則和方法，設計和建立檔案實體和檔案信息管理系統，實施對檔案實體的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索，提供利用、編研，以及建立檔案信息庫和查詢系統，開展網絡信息服務等具體業務。這些工作做好了，利用者可以方便、順利地獲取檔案信息，滿足已有的需求，還可能誘發新的利用動機，擴大社會的檔案需求，促進檔案價值的實現。反之，如果檔案網絡布局不合理，收集不齊全，整理不科學，鑒定有所偏差，保管不善，拒借率高，查詢繁瑣，手段落后，那么，許多利用者將降低或失去利用檔案的欲望和需求，檔案的價值只能停留于潛在狀態中而無法實現。因此，提高檔案科學管理水平，深入開發檔案信息資源，提供優質高效的利用服務，是促進檔案價值實現的重要條件。