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《中華人民共和國檔案法》將檔案的定義表述為：“檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”

國家檔案局2000年12月發布的行業標準DA/T1---2000〈檔案工作基本術語〉將檔案的定義表述為：“國家機關、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。”

對檔案的定義可從四個方面加以理解：

1、產生檔案的主體和來源。產生檔案的主體是各類國家機構、社會組織和個人，表現出多元性的特點。由于主體不同，就產生了檔案的不同所有權------分別屬于國家、集體、私人（個人、家庭、家族）所有。從來源看，檔案產生于不同主體所從事的不同的社會活動，反映了檔案內容的廣泛性。

2、檔案的基本屬性------原始記錄性。原始性是指檔案是當時、當地直接形成于立檔單位職能活動（社會實踐）過程中的歷史產物，而不是事后編造的。記錄性是指：從內容上看，檔案所記載的是當時、當地、當事人發生、發現的事物和行為的過程、結果；從形式上看，檔案原件具有不可替代的辦文特征和時代特色。

3、檔案的價值性。價值性即有用性。檔案有兩種基本價值：一是歷史憑證價值。從檔案的基本屬性和檔案的內容、形式特征看，檔案是真實可靠的，具有法律效力。二是情報信息價值或稱參考價值。從檔案的信息儲備和所反映的內容年，檔案信息可供各項工作借鑒、參考。

體現檔案基本價值的主要體現在六個方面，即：機關工作的查考憑據；生產建設的參考依據；政治斗爭的必要手段；科學研究的可靠資料；宣傳教育、文化建設的生動素材；維護合法權益的法律證據。

4、檔案形式的多樣化。從記錄方式看，有文字書寫（刻鑄）、圖表繪制、聲像攝錄、電子數碼等；從閱讀方式來看，有直讀的、機讀的；從載體形式來看，古今中外形式多樣，如：甲骨、泥板、金屬器皿、巖石、竹木、布帛、羊皮紙、紙張、膠片、磁介質、金屬片等。

從檔案形式的多樣化中可以看到，檔案的形式是隨著社會生產力和科技水平的提高而演變進步的。由于人類社會發展共同規律的支配，中外檔案經歷了大致相同的演變發展過程，即：最初以自然物作為記錄材料，后來發展到以紙張為記錄材料，進而發展為近現代多種新型記錄材料的檔案。檔案的這一演變發展過程，反映了社會的進步和發展。