宜州區檔案館的檔案數字化工作始于2015年，幾年來，宜州區檔案館一直把加強檔案數字化建設作為一項重要工作抓實抓好。至今已全文數字化106個全宗、約344.6萬頁的紙質文書檔案和照片檔案，基本完成館藏檔案數字化工作（案件檔案和財務檔案除外）。建立了檔案數據庫，所有數字化成果均已掛接到檔案管理系統中，越來越多的查閱通過系統來實現，再也不用頻繁到庫房調卷。現在，通過系統查閱占到查閱量的90%左右，在提高檔案利用工作效率的同時，也進一步提高了檔案的查全率和查準率，受到社會公眾好評。我們的主要做法是:
一、爭取領導重視，為檔案數字化建設夯實基礎
近年來，我們主動匯報，積極爭取自治區、河池市檔案局和宜州區委、區人民政府對檔案工作的支持。區委、區政府主要領導和分管領導經常深入檔案館調研工作，為檔案工作解決各種實際困難。同時，我們積極與相關部門溝通，加強協作，及時將檔案信息化工作納入全市信息化建設總體規劃之中，統籌、協調、規劃全市檔案信息化建設工作。區委、區政府更是在人力、物力、財力等多方面給予支持，投入資金100多萬元，用于檔案館軟硬件設施的提檔升級。相繼添置了服務器、網絡版軟件、計算機、復印機、掃描儀、數碼相機、防磁柜等相關數碼設備，極大的改善了我局的數字化硬件設施，促進了我局檔案數字化工作的發展。2015年來，共投210萬元用于檔案數字化項目加工，為檔案數字化建設夯實基礎。
二、加強過程監管，確保檔案信息安全
幾年來，我局嚴格按有關規定選擇外包公司，并加強對外包公司的監管。制定了嚴格的《檔案數字化加工工作流程規范》《檔案數字化處理保密制度》《現場管理制度》《異常情況處理流程》等相關管理制度；對工作人員進行專題培訓；對工作場所安裝監控及錄像設施，全方位實時監控；與外包公司簽訂保密協議。確保檔案安全無損、信息無泄密。做好檔案進出庫登記，掃描過程中時時督促檢查，發現問題及時處理。設置了外包公司自檢、檔案局項目管理員平時抽檢、驗收小組項目期末抽檢三重驗收環節，每個驗收環節的各項指標均達到了規定的標準，該項目方通過驗收，才與外包公司簽訂驗收合同，確保了檔案信息的安全與完整。
三、加強培訓，確保數字化成果高效利用
檔案數字化的主要目的是方便利用和保護原件，熟練掌握系統軟件的應用和基本維護工作是提供利用的基礎，因此我們加大了對檔案人員計算機技能及信息化水平的培訓力度，要求管理人員掌握計算機基礎、網絡基礎、文字處理、數據處理、電子郵件使用、電子文檔管理、檔案管理系統操作運行等方面的知識與技能，能熟練運用管理系統開展工作。多次安排人員參加自治區、河池市檔案局舉辦的數字化業務培訓班，近年來，選派2人到自治區檔案局跟班學習檔案數字化工作。全局檔案人員信息化技能水平大大提高。通過管理系統和電子查閱平臺，為廣大干部群眾提供檔案查閱便利，極大地提高了檔案的查全率和查準率。抗戰初期，國民黨在宜山修建了一座軍用機場，抗戰勝利后，該機場由解放軍接管。近日，我局接到區政府辦通知，要求在15分鐘內到區政府參加舊機場的協調會。對于舊機場，我們中的大多數人都不知道，知道的也是聽老一輩人說過。接到通知后，我們馬上派了一名同志前往開會，其它同志迅速在數據庫中搜索，得益于數字化的成果，只花了幾分鐘就在系統中查到了1979年解放軍空軍某部和宜山縣革委簽訂的舊機場的看管協議和地圖，為相關部門確認舊機場所在位置和舊貌提供依據。如果沒有數據庫，在一無所知的情況下要在館藏檔案中找到有關舊機場的資料，要花多少人力和時間我們無法估算。
四、加強成果利用，提高檔案的查全率和查準率
檔案的最終目的就是提供利用服務，因此，數字化工作一開始，我們就突出工作重點，有計劃、有步驟地對重要全宗和利用頻繁的民生檔案開展全文數字化掃描。優先安排婚姻登記檔案、收養檔案進行全文數字化。特別是婚姻檔案，我們實行當年接收，優先安排數字化。截止目前，已基本完成館藏檔案的全文數字化掃描工作，共掃描檔案原件344.6萬頁，錄入檔案目錄55.71萬條，資料目錄7579條，政府信息公開15655條。這些已完成的全文數字化檔案和目錄全部能在檔案管理系統中檢索到，大大提高了檔案查閱的速度與效率，受到廣大查檔利用者的好評。便捷高效的檔案數字化資源在方便群眾的同時也為宜州經濟建設、編史、修志、落實政策、機關查考、調解糾紛、核實工齡、工作調動、戶口遷移、復退伍軍人安置、房產登記、學術研究等方面提供了大量翔實的第一手資料，解決了大量的問題。2017年11月到今年4月，清華大學的張博士到宜州進行村民自治方面的學術研究，她先后到屏南鄉合寨村、安馬鄉木寨村等地進行實地調研和深入挖掘，多次到宜州檔案館查閱新中國成立以來村級基層政權的演變和發展。因為歷史原因，村級政權的管理部門多次變更，縣黨委、政府、組織部、民政局等都曾作為基層政權的管理部門。如果按現行的管理權限查，可能查到的就只有一段時期的基層政權情況。依靠數據庫的強大功能，我們在系統中查到了較為完整的各個時期基層政權資料，為宜州的基層政權研究提供了較完整的史料。如果沒有進行數字化，近70年的歷史，資料分散在多個部門，有可能造成歷史的斷片或被曲解。
回顧三年多來我局檔案數字化工作，雖然取得了一定成績，但仍有很多不足，主要表現在：思想觀念、管理水平、服務手段等與檔案信息化快速發展的要求還不相適應，開發利用檔案信息資源為區委、區政府中心工作及經濟社會發展服務的能力有待不斷增強。今后，我局將及時完成進館檔案數字化，不斷提升檔案利用率，讓檔案查閱更快速便捷，更好服務社會大眾。
