根據《歸檔文件整理規則》（DA/T 22—2015），現整理出《2018年歸檔文件整理步驟（簡略版）》，每個操作步驟后，附有操作過程中需要注意的問題。

    1、收集

    將上年度收到和形成的全部文件材料（包括黨、政、工、團、人事、紀檢、財務、基建和業務等部門形成和收到的各種文件、報表、圖紙、光盤、照片等）收集齊全完整，具體操作參照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局8號令） 。

    2、組件

    通常情況下歸檔文件一般以每份文件為一件，但需注意以下特殊情況：正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉發文與被轉發文為一件；原件與復制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件。有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單或發文稿紙與相關文件為一件。 同時應注意件內排列順序。

    3、分機構（問題）

    機構（問題）是兩種分類方法，各建檔單位需根據實際情況，保持歷史連續性確定分類方法。其中，機構分類法，就是根據機關內設機構對歸檔文件進行分類。采用機構分類時，一般來說，有一個機構就設置一個類，機構名稱就是類名。采用機構分類法，原則上是哪個機構承辦起草的文件就歸入哪個機構的類中。有些文件是由幾個機構共同處理的，一般歸入主辦機構；業務部門起草，以辦公室名義發出的，如果內容屬該部門職責或業務，則應歸入負責起草文件的機構的類中。問題分類法就是按照文件內容所說明的問題對歸檔文件分類。例如：將黨委、工會、共青團等機構形成的歸檔文件劃為“黨群類”，業務部門形成的文件劃為“業務類”，行政后勤部門形成的文件劃為“行政類”等。

    4、劃分保管期限

    即把文件材料區分為：不歸檔、永久和定期。結合《國家檔案局關于機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進行鑒定。一般來說各鄉鎮辦和重要職能部門文件數量大、內容多，區分保管期限盡量按照國家檔案局8號令的規定來；文件數量不多或職能較為單一的單 位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限從長。 

    5、排列順序

    在分類方案的最低一級類目內，按時間結合事由、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。 即是完成了按照年度——機構（問題）——保管期限分類完成后的檔案需要按照時間結合事由，重要程度進行排列，簡單的可以理解為類似事件排列在一起。

    6、蓋歸檔章

    歸檔章要求蓋在文件首頁上方空白處右上方，歸檔章要蓋得清晰，嚴禁蓋成“雙眼皮”或模糊不清；歸檔章內項目填寫要工整、準確、規范，用漢字在空白處填寫：全宗號、年度、、件號、、機構或問題、保管期限、頁數。

    7、編件號、頁碼

    永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號，每年從0001開始。頁碼一般以件為單位，逐頁編制，宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。 

    8、修整文件

    每份文件單獨裝訂,以A4大小為標準,向左和向上取齊,大張的文件要折疊,殘破的文件要修補裱糊,定為永久和定期30年保管的文件必須去除易生銹的金屬物, 定期10年可不用去除金屬物。 

    9、填寫備考表并裝盒

    要求各立檔單位統一使用由檔案局監制的無酸紙制作的檔案盒。歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序，依次裝入檔案盒，一盒裝滿后，順序裝入下一盒。 

    10、編目

    按照《檔案著錄規則》(DA/T18)的要求，根據《浉河區檔案局關于統一機關檔案室數字化檔案目錄模板的通知》（浉檔發〔2015〕20號），對裝盒的歸檔文件進行逐條錄入，目錄統一為excel表格，即（.xls）格式。 

    11、數字化掃描

    掃描前，去掉資料中所有金屬物，如訂書針、大頭針和回形針等，保持資料的整齊，不能出現資料內容混亂、頁面折皺不平、漏頁、倒頁的現象。 

    掃描形成文件保存為多頁pdf格式，文件命名為檔號，即全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號，如全宗號為0001的單位，2017年度，文書檔案第一件，保管期限為永久，機構（問題）為辦公室的檔號為:“0001-WS·2017-Y-BGS-0001”， 其中WS是文書的拼音代碼，Y是永久的代碼，BGS是機構（問題）辦公室的拼音首拼的大寫字母。 

    掃描完成后，把目錄和掃描件移交區檔案館進行轉換，轉換后形成的《歸檔文件目錄》裝盒，完成電子檔案數據的錄入、掃描、備份工作。 

    12、裝訂

    裝訂要細致。即各種金屬物要拆除掉，裝訂線要縫直，文件要平整，裝訂線要用剪子修剪整齊，不留 線頭，不要圖省事，用手拽。 采用縫紉機線裝時，只軋文件中間的三分之一處。采用直角裝訂時，注意線頭，不能隨意抖掉。

    13、排架

    每年形成的檔案按保管期限依次上架，同一個保管期限按照機構（問題）依次排列，便于實體管理，以后便于檔案移交進館。簡單的說就是保管期限一樣的檔案，要按照年度、盒號依次排列。不同保管期限的檔案不能放在同一個柜子里