檔案收集

一、檔案收集的內容和要求

檔案收集是檔案館、檔案室接收及征集檔案和其他有關文獻的活動。

（一）檔案收集的內容

檔案收集的內容，可以分為兩個層次：一是檔案室的收集，即檔案室接收本單位內部組織機構所形成的檔案；二是檔案館的收集，即檔案館接收各現行機關和撤銷機關的檔案，向社會征集檔案等。

（二）檔案收集的要求

檔案收集的基本要求是：科學組織，信息完整，結構優化，標準控制。

二、檔案室的收集

（一）加強對歸檔制度的宣傳

（二）對文件形成的超前控制

（三）對文件積累、歸檔的監督和指導

（四）全面檢查歸檔案卷的質量

（五）加強平時收集工作

三、檔案館的收集

（一）檔案館的收集范圍

檔案館收集工作的基本指導思想是，在維護黨和國家歷史真實面貌的前提下，根據檔案分級管理的原則，將應該由本館收集的一切具有歷史憑證作用和科學研究價值的各種門類、各種載體形態的檔案，完整齊全地收集進館，建立內容豐富、結構合理的館藏體系。

1、各級綜合性國家檔案館收集中華人民共和國成立后檔案的范圍；2、各級綜合性國家檔案館收集中華人民共和國成立前檔案的范圍；3、中央和地方各級專門性國家檔案館接收檔案的范圍。

（二）現行機關檔案的接收

現行機關的檔案是各級綜合性檔案館館藏的主要來源，接收現行機關檔案室移交的檔案，是檔案館收集工作的主要任務。

1、接收期限

根據《中華人民共和國檔案法實施辦法》規定：“機關、團體、企業事業單位和其他組織，應當按照國家檔案局關于檔案移交的規定，定期向有關的國家檔案館移交檔案。屬于中央級和省級、設區的市級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿20年即向有關的國家檔案館移交；屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿10年即向有關的縣級國家檔案館移交。”

2、接收要求

進館檔案應保持全宗的完整性，并按規定整理好。一個機關形成的全部檔案作為一個整體，統一移交給一個檔案館，不能隨意分散；進館的檔案要齊全完整，進行統一的分類整理，正確劃分保管期限，具有長久保存價值；立檔單位編制的組織沿革、全宗指南、檢索工具和有關資料應隨同檔案一起接收；交接雙方必須根據移交目錄清點核對，并在交接文據上簽名蓋章。

3、接收方法

檔案館接收現行機關的檔案主要有兩種方法，即逐年接收和定期接收。逐年接收就是現行機關按照接收期限，將已到期的檔案每年向檔案館移交一次。間隔時間由檔案館確定，一般為3年或5年。

（三）撤銷機關檔案的接收

我國經濟、政治、文化等體制改革和行政區劃的變動，必須會帶來機構的變動。機關、國有企事業單位一旦撤銷，其全部檔案應清理后移交國家檔案館。撤銷機關檔案的接收要求與現行機關檔案一樣。

（四）重大活動檔案的接收

重大活動檔案，是指在重大活動過程中直接形成的有保存價值的文字、聲像、電子文件、標志性實物等不同形式的歷史記錄。根據規定，重大活動的組織承辦單位或者承擔組織、承辦主要工作的單位，應當自重大活動結束之日起4個月內，向同級國家檔案館移交重大活動檔案；因特殊情況需要延期移交檔案的，須經同級檔案行政管理部門同意。重大活動中形成的全部檔案獨立構成全宗，檔案的編目、鑒定等工作，由接收檔案的國家檔案館按照檔案整理規則進行。

（五）社會散存檔案的征集

所謂征集，是指檔案館按照國家規定征收散存檔案、散失檔案和其他有關文獻的活動，這也是豐富檔案館館藏資源的途徑之一。征集的途徑包括：征集個人保存的歷史檔案；向有關機關、企事業單位和社會團體征集檔案；向有關國家和地區征集歷史檔案；向圖書館、博物館、紀念館等文化部門征集檔案。征集的主要方法有接受捐贈、有償征集、國家收購和征購、交換等。