高校學生檔案數(shù)字化建設中存在的問題探析

檔案數(shù)字化就是把現(xiàn)存紙質(zhì)檔案通過專用設備和軟件加工成與原檔案完全一致的電子檔案,實現(xiàn)檔案的電子化保存。這些數(shù)字檔案作為檔案資料通過檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)借閱、檢索、打印、加密、統(tǒng)計、備份、恢復、下載、上報等功能,把檔案管理從日常的手工管理提升為基于網(wǎng)絡的信息化管理。

高校學生檔案是高校學生從錄取入學到畢業(yè)所形成的各種文字材料。它是學生德、智、體、美等各方面情況的真實記錄,反映了學生在校學習和生活情況,是用人單位考查學生的重要依據(jù)。主要包括學生錄取、學習過程培養(yǎng)以及學生德、智、體、美、勞動和健康情況記錄等方面的原始材料。目前高校學生檔案材料仍保留“老四樣”。即學生的高考錄取表、學習成績表、畢業(yè)生登記表和黨團組織方面的材料,缺乏能吸引用人單位的內(nèi)容。例如國家英語四、六級成績單、計算機等級證書以及技能競賽證書等。此外,高校學生檔案管理部門不統(tǒng)一,有的在學生處,有的在各院(系),有的在檔案館(室),并且有些學校為縮減人員編制,減少開支,直接聘用臨時工管理學生檔案,造成高校學生檔案管理的混亂局面。

隨著高校辦公自動化系統(tǒng)的運行,高校學生電子檔案數(shù)量巨增,檔案管理從傳統(tǒng)的手工保管向網(wǎng)絡化管理轉(zhuǎn)變,使得學生檔案從各學院(系)建檔,學生檔案室接受、保存、查詢、利用和檔案郵遞等過程都發(fā)生了質(zhì)的變化。因此,構建一種適合高校學生檔案數(shù)字化管理的新方法,以解決傳統(tǒng)學生檔案管理中存在的問題,是當前高校檔案工作急需解決的實際問題。

１　高校學生檔案數(shù)字化建設的必要性

１.１　豐富學生檔案館藏

鼓勵高校結合自身教育教學和人才培養(yǎng)改革的實際情況,根據(jù)用人單位挖掘人才和學生個性發(fā)展的需要,豐富學生檔案內(nèi)容,使學生檔案具有更高的借鑒價值。即不僅包括學生的“老四樣”,還應對反映學生政治思想、品德作風、學識水平等方面的材料進行收集。如大學生心理素質(zhì)測試、各類技能考試、知識競賽證書、社會實踐報告等,并且要對傳統(tǒng)的紙質(zhì)學生檔案進行數(shù)字化加工。

１.２　高校學生檔案數(shù)據(jù)庫建設是信息化建設的核心

主要任務是運用計算機及其相關技術對學生電子檔案進行科學管理,包括學生檔案目錄庫和全文數(shù)據(jù)庫建設兩方面。學生檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設是形成傳統(tǒng)的檔案案卷目錄和全引目錄的基礎。學生檔案全文數(shù)據(jù)庫建設是將已歸檔的學生電子檔案與目錄數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)掛接,直接對電子檔案信息進行管理,確保電子檔案的安全高效。學生檔案信息整合是整個學生檔案信息化建設的最終目的,即將學校檔案館綜合數(shù)據(jù)庫與各歸檔單位利用校園網(wǎng)連接起來,實現(xiàn)高校內(nèi)部檔案共享。最后將各高校具有特色的學生檔案信息資源數(shù)據(jù)庫通過因特網(wǎng)實現(xiàn)學生檔案資源數(shù)據(jù)共享,為學生和就業(yè)單位提供便捷、準確的咨詢、查詢、檢索、認證和檔案郵寄等服務。

１.３　對學生檔案進行二次開發(fā)利用

比如建立知名校友錄,將知名校友的學生電子檔案制作成影集,在學校校慶等重大活動中展覽,促使校友對母校產(chǎn)生深厚感情,進而投資學校建設,推進學校發(fā)展。同時還要建立大學生健康檔案,將過去僅停留在紙質(zhì)體檢表上的信息變?yōu)榭刹樵?/span>、可快速統(tǒng)計、可連續(xù)性動態(tài)觀察以及可質(zhì)量控制并有效利用的信息,極大推動基本公共衛(wèi)生服務項目的實施。

２　高校學生檔案數(shù)字化建設階段

高校學生檔案數(shù)字化建設是一項復雜的軟件系統(tǒng)工程,涉及檔案學、軟件科學、信息管理及系統(tǒng)工程等多個領域,需要學生處、教務處、研究生院、成教學院、檔案管理部門及其他相關單位的共同參與。根據(jù)一般的IT 項目的構建過程,學生檔案信息化建設可分為前期準備、基礎設施建設、基礎業(yè)務建設和保障體系建設四階段。

２.１　前期準備階段

學生檔案數(shù)字化建設前期階段主要包括項目的需求分析、合理規(guī)劃和招投標三方面。這一階段主要分析學生檔案信息化管理項目的可行性、項目投資收益比、項目的主要功能、學生檔案信息數(shù)據(jù)庫的選擇及相應基礎設施配套情況、學生電子檔案接收范圍及接收源、學生照片檔案的收集歸檔等。合理規(guī)劃項目各階段的目標及完成任務,組織專人負責各階段,并通過招投標篩選出最合適的合作伙伴。

２.２　基礎設施建設

高校學生檔案數(shù)字化基礎設施建設是高校檔案信息建設的基礎,主要由硬件設備、軟件系統(tǒng)和校園網(wǎng)絡組成。在硬件方面,主要有計算機、打印機、掃描儀和復印機、存儲光盤、硬盤及其它必要組件。尤其對于電子文件,高校檔案機構要根據(jù)自身條件選擇合適的生產(chǎn)和接受工具及其網(wǎng)絡,主要考慮設備的數(shù)量、配置及是否有備份等方面。軟件系統(tǒng)主要指檔案信息系統(tǒng)的選擇,該系統(tǒng)除應具有收集、管理、保存和利用等功能外,還應能實現(xiàn)公告發(fā)布、權限管理、操作日志管理、元數(shù)據(jù)管理、安全管理等功能,以確保學生電子檔案的真實性、完整性。網(wǎng)絡建設主要包括基于局域網(wǎng)的檔案館內(nèi)平臺,基于校園網(wǎng)的學校平臺和基于Internet網(wǎng)的公眾平臺,統(tǒng)一各部門之間管理軟件數(shù)據(jù)接口,以實現(xiàn)學生電子檔案的收集、保管、利用,最終實現(xiàn)學生電子檔案資源共享。

２.３　基礎業(yè)務建設

學生檔案數(shù)字化建設基礎業(yè)務主要包括兩方面:一是傳統(tǒng)學生檔案的數(shù)字化處理,即將已保存的學生實體檔案通過掃描儀電子化;二是學生檔案的數(shù)字化管理,主要涉及學生電子檔案的生成、接收、傳遞、保存和查詢利用。首先,對原有館藏的學生紙質(zhì)檔案,學校應通過前期調(diào)研、規(guī)劃,制定符合本校的數(shù)字化加工方法進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換,即選擇自主加工還是委托加工,并且做好轉(zhuǎn)換檔案目錄庫建設;其次,對正在形成的學生電子檔案,各高校應根據(jù)自身實際情況,結合已出臺的國家相關標準,積極制定適合本校的學生電子檔案歸檔標準,明確學生電子檔案的數(shù)據(jù)格式、收集范圍、接收規(guī)范等內(nèi)容。

２.４　保障體系建設

學生檔案數(shù)字化管理的保障體系離不開人力、物力、財力的支持。高校領導要給予重視,建立學生檔案信息化的領導決策機構,將檔案信息化建設列入議事日程。加強對檔案信息化建設的財政支持,保證高校檔案機構購買和配置檔案信息化所需要的硬件和軟件設施。加強檔案信息化人才隊伍建設,一方面解決檔案部門人員編制少的問題,增加新員工。另一方面定期對館內(nèi)人員進行業(yè)務培訓,切實提高學生檔案工作人員的管理水平。

３　高校學生檔案數(shù)字化形成過程

高校學生檔案數(shù)字化工作流程如下。

３.１　調(diào)出學生檔案

對學生檔案拆分和登記。根據(jù)高校檔案館(室)信息化程度和實際情況,按批次從檔案館(室)調(diào)閱檔案,以專業(yè)和班級為一批,填寫檔案借閱登記表。對于不同類型檔案的特點采取不同的拆分辦法或者有些以件為單位保管的可不拆分文件,不損壞檔案原貌,以確保學生檔案的完整性。

３.２　學生檔案掃描

針對不同檔案的特點,采用不同的掃描方案。對于入學早一些的學生檔案,紙質(zhì)較差、字跡不清的檔案,采用平板掃描儀,輕拿輕放;對于學生優(yōu)秀作業(yè)(作品)檔案,采用書刊掃描儀,這款掃描儀是書刊專業(yè)掃描儀,有效地解決了書刊較厚情況下的掃描精準度和文檔掃描的完整性;對于學生設計的圖紙檔案采用圖紙專用的工程掃描儀,這款掃描儀最大支持０號圖紙寬度,長度可支持掃描３０米以上;對于紙質(zhì)較好且量較大的學生各種證書檔案還可以采用高速掃描儀,這款掃描儀掃描速度高,但對紙質(zhì)要求較高。

３.３　學生電子檔案保存

采用當今國際上最先進的圖文掃描系統(tǒng)圖文易掃通系統(tǒng)保存完成掃描的電子檔案,該系統(tǒng)掃描后的文件可保存多種格式,并按照檔案管理系統(tǒng)對學生電子檔案技術規(guī)格的要求命名文件名,保存掃描文件。修復編輯學生電子檔案。對已經(jīng)保存的文件進行糾偏、去污、拆邊、對比度、亮度等處理,確保文件清晰、端正、干凈。

３.４　電子檔案識別

對于文檔類學生電子檔案,通過圖文掃描系統(tǒng)圖文易掃通系統(tǒng)編輯后,再導入THOCR數(shù)據(jù)工廠系統(tǒng)識別,識別后的文件按照學生檔案管理要求生成雙層PDF文件。

３.５　電子檔案質(zhì)量檢測與分類

對于掃描且編輯完成的掃描件,依據(jù)學生檔案的個人信息,按照高校檔案管理系統(tǒng)的要求,制作檔案導入系統(tǒng)模板,著錄檔案相關信息,同時檢查是否有漏掃或檔案不完整的現(xiàn)象,確保檔案目錄數(shù)據(jù)分類與檔案掃描文件的一一對應。

３.６　學生電子檔案導入高校檔案管理系統(tǒng),歸還檔案

掃描且檢查合格的學生電子檔案,按照高校檔案管理系統(tǒng)的要求導入高校檔案管理系統(tǒng),確保掃描圖像與案卷目錄、卷內(nèi)目錄１００％掛接正確,使加工掃描成果在高校檔案管理系統(tǒng)中有效檢索和顯示。按照檔案原貌封裝檔案,檔案歸還后上架,同時要把當期完成的電子檔案備份保存。

４　高校學生檔案數(shù)字化建設中存在的問題

４.１　學校領導重視程度不夠

校園網(wǎng)環(huán)境下學生檔案信息的價值越來越大,學生檔案管理工作越發(fā)重要。但是一些高校缺乏對學生檔案管理信息化的認識,沒有給予檔案館(室)相應的經(jīng)費和人員支持,導致學生檔案管理信息化工作無法順利開展。

４.２　學生檔案管理延用的傳統(tǒng)管理模式

大多數(shù)高校學生檔案工作還停留在手工階段,檔案管理人員層次差別較大,雖然學校配備了計算機及相應的局域網(wǎng),但計算機管理檔案工作不成熟,學生檔案信息不能實現(xiàn)部門間的交流和共享,工作效率較低,容易出現(xiàn)錯誤問題,導致學生和用人單位的不滿。

４.３　學生檔案電子文件很難資源共享

高校辦公自動化系統(tǒng)的啟用,產(chǎn)生了很多學生檔案電子文件。由于高校沒有學生檔案信息管理系統(tǒng),未及時制定學生檔案電子文件管理辦法,導致學生電子文件的缺失,造成一種資源浪費,嚴重制約高校學生工作的開展。

５　做好高校學生檔案數(shù)字化建設工作的主要途徑

５.１　認真學習?中華人民共和國檔案法?和?普通高等學校檔案管理辦法?的文件精神,深刻領會其實質(zhì)和內(nèi)涵

這是新時期新階段國家為促進高等教育又快又好發(fā)展做出的一項重要決策,是指導新時期新階段高校檔案工作科學發(fā)展的法規(guī)性文件,對加快促進高校檔案管理制度化建設,規(guī)范高校檔案管理水平,深化高校檔案工作內(nèi)涵建設,提高高校檔案工作服務質(zhì)量,對高校的辦學能力和教學研究水平有著十分重要的意義。本辦法共分為七章,四十三條,重點是增加了學生類檔案,將學生在校形成的文件材料納入歸檔范圍,而且單獨設類,彰顯了以人為本和重視民生的檔案理念。明確了高校學生檔案管理工作中存在的重點和難點問題,所以說這是一次難得的機遇,對高校學生檔案數(shù)字化建設工作起著巨大的促進作用。

５.２　高校檔案館要樹立以人為本,牢固樹立服務創(chuàng)新的思想

加快高校檔案現(xiàn)代化管理水平,用創(chuàng)新理念服務于高校學生檔案管理工作。因為高校檔案工作的重點一是管理,二是服務。要提高學生檔案管理工作水平,計算機網(wǎng)絡化管理是關鍵。要做好學生檔案工作,創(chuàng)新服務理念是核心。因為我們以前都講要提高檔案工作服務意識,很少從創(chuàng)新角度去思考,去探索如何具體的開展服務工作。檔案工作服務創(chuàng)新是從事檔案工作的理論基礎和行動指南,因為科學研究的本質(zhì)在于創(chuàng)新,創(chuàng)新出成果,創(chuàng)新出人才,高校各項工作的創(chuàng)新呼喚著檔案管理工作創(chuàng)新。物競天擇,適者生存,我們要在新的機遇條件下,結合高校學生檔案工作的實際情況,用創(chuàng)新理念服務于高校各項工作。

５.３　認真做好高校學生檔案的郵寄轉(zhuǎn)檔和回執(zhí)反饋管理工作

學生檔案在校外轉(zhuǎn)遞必須使用統(tǒng)一印制的專用信封,經(jīng)嚴格密封后通過機要郵局寄送、轉(zhuǎn)遞,必要時可派專人送取,不得以普通函件郵寄或交由本人自帶。機要局要求接收檔案的單位必須是縣團級以上部門。因此,檔案接收單位必須寫明省、市、單位名稱和郵政編碼。另外,國營單位可以接收學生檔案,而私企、合資企業(yè)不能接收學生檔案,只能由當?shù)厝瞬沤涣髦行幕蛉耸麓頇C構接收。所以學生在簽約接收單位時,必須向所在單位了解清楚檔案收件單位的正確地址,避免檔案寄不出去,或寄出因地址不詳而被退回。用人單位在收到學生檔案后一定要給檔案館寄來回執(zhí),學生檔案室要做好回執(zhí)信息的管理工作,以便學生詢問本人檔案去向時能夠合理應答,嚴格杜絕學生檔案丟失現(xiàn)象發(fā)生,以免給學生和用人單位造成不利的影響和后果。

高校學生檔案是高校檔案館藏的重要組成部分,加強高校學生檔案數(shù)字化管理,使之與高校辦公自動化形成一個有機整體,將學生電子檔案生成與歸檔相連接,提高學生檔案歸檔率,使查詢者不局限于學生檔案室。通過網(wǎng)絡實現(xiàn)遠程傳遞、異地處理、網(wǎng)內(nèi)共享和實時歸檔,這樣就會讓學生檔案最大程度的發(fā)揮作用,體現(xiàn)以人為本的思想,為用人單位和學生提供更好的服務。