館藏檔案文件級目錄建庫工作的總結(jié)和思考

檔案數(shù)據(jù)庫是以特定方式組織起來的檔案數(shù)據(jù)集合，一般包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫和檔案全文數(shù)據(jù)庫。而在檔案目錄數(shù)據(jù)庫中，文件級目錄數(shù)據(jù)庫因能有效提高檔案檢索的查全率和查準(zhǔn)率、有效提高檔案全文信息閱覽速度而越來越受到重視，并成為檔案信息化建設(shè)向縱深發(fā)展的主要標(biāo)志之一。近年來，各級國家綜合檔案館不斷加大檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度，普遍從立足自身向服務(wù)外包轉(zhuǎn)型。在此過程中，逐步積累了一些新的經(jīng)驗，但也產(chǎn)生出一些新的問題，對此本文擬在上海市檔案館的相關(guān)工作實踐的基礎(chǔ)上進行總結(jié)和梳理。

一、歷程回顧

檔案編目，是按照一定的規(guī)則進行檔案著錄并將條目組織成目錄的過程。隨著計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的不斷發(fā)展，檔案工作中的編目環(huán)節(jié)顯得越來越必要和緊迫。

上海市檔案館的檔案著錄工作始于２０ 世紀(jì)８０ 年代，真正跨出檔案文件級目錄建庫工作的第一步則是在１９９７ 年。具體而言可分為三個階段:

第一階段為１９９７ 年以前。在沒有電腦設(shè)備的情況下，文件級目錄主要著錄在檔案卡片上，并按照一定的次序排列，以便檢索。

第二階段為１９９７—２００５ 年間。隨著電腦、數(shù)據(jù)庫等現(xiàn)代化工具的普遍使用，開始了真正意義上的檔案文件級目錄建庫工作的探索和實踐。２００２ 年１１月，國家檔案局中央檔案館在?全國檔案信息化建設(shè)實施綱要? 中明確指出:把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局，其核心是檔案信息資源的建設(shè)。在此階段，隨著檔案數(shù)字化建設(shè)的深入開展，上海市檔案館縮微中心正式成立，檔案全文數(shù)字化得以全面實施，促進了文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)的進一步發(fā)展。

第三階段為２００５ 年至今。在檔案利用需求不斷擴大、信息化浪潮席卷全球等因素的推動下，檔案基礎(chǔ)工作水平不斷提升。目前文件級目錄建庫工作采用外包服務(wù)公司承接著錄、校對工作，館內(nèi)工作人員監(jiān)督管理的方式，并取得了較好的效果。

上海市檔案館館藏檔案文件級目錄建庫工作，從摸索實踐到穩(wěn)定運行，逐步形成具有一定自身特點的模式。從預(yù)算保障、制度完善、規(guī)范流程、質(zhì)量監(jiān)督、保密安全、隊伍建設(shè)等各個方面，都力爭朝著更加科學(xué)、全面、細致的方向發(fā)展。目前，新中國成立后檔案文件級目錄建庫工作以平均每年９０萬條的速度在不斷推進。數(shù)據(jù)庫中的新中國成立后檔案(Ａ、Ｋ、Ｂ、Ｌ、Ｃ、Ｇ 等大類) 案卷級目錄數(shù)量超過１２６ 萬條，文件級目錄數(shù)量超過８３２ 萬條。但是，占館藏數(shù)量將近一半的民國時期檔案的文件級目錄建庫工作因難度較大，尚未全面鋪開。

二、工作原則與做法

為了促進管理水平和工作能力的提高，更好地以檔案基礎(chǔ)工作帶動社會利用服務(wù)，上海市檔案館在館藏檔案文件級目錄建庫的實踐中，初步探索建立了若干工作原則和具體做法，具體包括:

(一) 工作原則

１ 科學(xué)原則

設(shè)置科學(xué)的工作流程和工作方案，找準(zhǔn)對頭對路的方式方法，把握內(nèi)在規(guī)律，為外包人員管理、檔案調(diào)歸卷有序安全、目錄建庫質(zhì)量控制等奠定基礎(chǔ)和條件。

２ 安全原則

以崗位培訓(xùn)為先導(dǎo)，結(jié)合?保密法? 等相關(guān)規(guī)定，不斷深化網(wǎng)絡(luò)隔離、身份認證、數(shù)據(jù)備份等措施，旨在提高工作人員的安全意識，以人防和技防并舉，確保檔案實體和信息安全的萬無一失。

３ 質(zhì)量原則

堅持以“精細化管理” 為著力點，以質(zhì)量為核心，通過理順各環(huán)節(jié)的工作職責(zé)，建立健全相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，輔以技術(shù)手段，將檔案文件級目錄建庫工作的質(zhì)量要求落實到各個工作環(huán)節(jié)，努力打造一套科學(xué)合理的質(zhì)量控制體系。

４ 效益原則

以制度建設(shè)為基礎(chǔ)，圍繞人、財、物、事制定合理的前期規(guī)劃，注重資源的節(jié)約，樹立成本效益的觀念，力爭在有限的經(jīng)費投入下實現(xiàn)成果的最大化，通過提高檔案文件級目錄建庫工作的效率帶動檔案工作的全面發(fā)展。

(二) 具體做法

１ 實施有針對性的工作策略

館藏檔案文件級目錄建庫工作計劃的制訂和實施，堅持“數(shù)字化優(yōu)先”“價值優(yōu)先” “開放優(yōu)先” 的策略，采取“突出重點，區(qū)別對待，分塊實施，分步進行” 的１６ 字方針，根據(jù)全宗立檔單位職能性質(zhì)、檔案內(nèi)容、重要程度、檔案載體形態(tài)所具有的差異，結(jié)合輕重緩急，將檔案分成若干部分，區(qū)別對待，以滿足檢索的需要，以追求利用效益的最大化。堅持“數(shù)字化帶動”策略，以檔案數(shù)字化與檔案文件級目錄建庫工作的有機結(jié)合為抓手，注重工作人員與管理人員的協(xié)同配合及相關(guān)規(guī)范的相互補充完善，進一步推動資源共享、實體保護、科學(xué)管理、開發(fā)利用的一體化推進。通過提高檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫工作效率的同時，以點帶面推動檔案實體管理、檔案整理編目、檔案數(shù)字化、檔案劃控鑒定等相關(guān)工作的全面發(fā)展，爭取檔案工作整體效益的最大化。

２ 完善各項工作環(huán)節(jié)

在具體工作中，力求“精細化”: “精” 即針對工作流程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，“細” 即針對關(guān)鍵環(huán)節(jié)的主要控制點。“精細化” 就是要求制定各項工作制度時要精準(zhǔn)定位、精益求精、細化目標(biāo)、細化考核。為確保數(shù)據(jù)庫質(zhì)量，設(shè)置了錄入、校對、抽查、審核等４ 個主要工作環(huán)節(jié)。即外包人員按照卷內(nèi)目錄及檔案內(nèi)容進行錄入和校對工作，再由館內(nèi)工作人員以不低于２０％的比例進行抽查(其中，對于第１ 個月工作的新人實行１００％的抽查)，最后由責(zé)任部門組織的專業(yè)人員以不低于５％的比例進行審核。此外，還完善了值班制度，每天有工作人員在現(xiàn)場負責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)，在確保檔案安全的同時，及時解決社會人員碰到的新情況、新問題。在此過程中，每一環(huán)節(jié)均要經(jīng)過嚴(yán)格把關(guān)、認真審核，質(zhì)量不合格不能進入下一程序。正式入庫之前，還需由技術(shù)人員通過計算機對導(dǎo)入數(shù)據(jù)進行復(fù)檢，消除人工漏檢錯誤。確認無誤后，方能導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫提供利用。

３ 建立長效工作機制

在探索文件級目錄建庫工作的過程中，著眼于建立長效的工作機制，用制度的不斷創(chuàng)建和完善來指導(dǎo)實踐、推動工作，吸收借鑒其他單位在工作中解決突出問題的優(yōu)勢和做法經(jīng)驗，抓住重點領(lǐng)域和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，把有效做法制度化、管用經(jīng)驗長效化，推動檔案文件級目錄建庫工作不斷深入。例如，在安全保密方面，按照國家檔案局和安全保密部門的統(tǒng)一部署要求下，實行由檔案館提供場地、社會人員具體操作、館內(nèi)人員負責(zé)監(jiān)督的機制；在社會人員的勞動合同中明確了安全保密的相關(guān)條款，以勞動法為約束保障檔案信息及實體的安全，在工作開始之前即讓社會人員明白安全保密的重要性；檔案實體調(diào)歸運轉(zhuǎn)由館內(nèi)專人進行登記、管理。通過培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)隔離、設(shè)備監(jiān)控等手段確保了檔案數(shù)據(jù)和應(yīng)用系統(tǒng)的安全，保證了數(shù)據(jù)庫目錄建設(shè)的真實、完整和有效。根據(jù)上述工作要求，在不斷總結(jié)和完善的基礎(chǔ)上，上海市檔案館制定了?上海市檔案館館藏建國后檔案文件級目錄建庫工作細則?，任務(wù)承接方也先后制定了?公司派駐上海市檔案館工作人員管理暫行辦法? ?公司派駐上海市檔案館工作人員錄用要求及培訓(xùn)方案? 等工作制度。

(三) 細化著錄規(guī)則

檔案著錄規(guī)則是規(guī)范文件級目錄數(shù)據(jù)庫建庫工作的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。為更好適應(yīng)計算機檢索要求，實現(xiàn)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)化，上海市檔案館按照?檔案著錄規(guī)則? (ＤＡ/ Ｔ １８—１９９９)、?民國檔案著錄細則? (ＤＡ/ Ｔ ２０ １—１９９９)、?明清檔案著錄細則? (ＤＡ/ Ｔ ８—１９９４)、?革命歷史檔案著錄細則? (ＤＡ/ Ｔ １７ １—１９９５)，根據(jù)本館目錄數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)要求，制定了?館藏檔案著錄規(guī)范?。?館藏檔案著錄規(guī)范? 主要對檔號、題名、第一責(zé)任者、起始時間和終止時間、數(shù)量、劃控標(biāo)識、保管期限、提要、檔案存址、檔案館代碼等著錄項目提出具體要求，細化各種情況，列舉各種案例，以期盡量滿足館藏民國時期檔案和新中國成立后檔案的實際需要。其中如下:

１ 檔號

由“全宗號—目錄號—案卷號—文件起始頁號” 組成。全宗號、目錄號、案卷號按照案卷封面上的檔號著錄，文件起始頁號按照該文件所在案卷的起始頁號著錄。

２ 題名

按照卷內(nèi)文件目錄著錄。單份文件的題名一般指文件文首的標(biāo)題。單份文件沒有題名、題名不完整或不能揭示內(nèi)容的，依據(jù)其內(nèi)容擬寫題名。組合級文件的題名應(yīng)根據(jù)組合內(nèi)文件的題名或文件的內(nèi)容擬寫題名。案卷的題名一般指案卷封面上的標(biāo)題，如標(biāo)題不完整或不能揭示案卷內(nèi)容的，應(yīng)根據(jù)卷內(nèi)目錄或卷內(nèi)文件擬寫題名。

３ 第一責(zé)任者

也稱作者，是指對檔案內(nèi)容進行創(chuàng)造、負有責(zé)任的團體或個人。團體責(zé)任者必須著錄全稱或規(guī)范化簡稱(規(guī)范化簡稱的使用方法詳見附件１)。個人責(zé)任者應(yīng)使用全名并在姓名后著錄職務(wù)，外加“ () ”；無法考證職務(wù)的，可以不著錄。題名中有第一責(zé)任者的，根據(jù)題名中的第一責(zé)任者著錄；當(dāng)?shù)谝回?zé)任者為多個時，中間用“；” 隔開。題名中沒有第一責(zé)任者的，翻閱卷內(nèi)文件確定，原則上依據(jù)印章或落款。

４ 起始時間、終止時間

單份文件，文件的形成時間著錄在起始時間項；組合文件，按文件形成時間的先后分別著錄在起始時間項和終止時間項。時間由全數(shù)碼表示，例如: １９６３０９１３。

５ 數(shù)量

每份文件的頁數(shù)著錄在數(shù)量項，頁數(shù)＝ (文件終止頁號－文件起始頁號)＋１。案卷的頁號不準(zhǔn)變更。整本案卷著錄結(jié)束，系統(tǒng)會自動判別該卷文件級機讀目錄總頁數(shù)與數(shù)據(jù)庫內(nèi)案卷級機讀目錄數(shù)量是否相符。如相符，自動進入下一卷著錄；如不符，著錄員應(yīng)確認最后一條文件級目錄檔號和數(shù)量是否有誤，確認無誤后再進入下一卷著錄。

６ 劃控標(biāo)識

按案卷級機讀目錄的劃控標(biāo)識項著錄。可通過系統(tǒng)的“繼承設(shè)置” 實現(xiàn)自動著錄。

７ 保管期限

按案卷級機讀目錄的保管期限項著錄。可通過系統(tǒng)的“繼承設(shè)置” 實現(xiàn)自動著錄。

８ 提要

提要是文件內(nèi)容的簡介。卷內(nèi)文件目錄無提要內(nèi)容的不予著錄。

９ 檔案存址

一律著錄“上海市檔案館”。可通過系統(tǒng)的“繼承設(shè)置” 實現(xiàn)自動著錄。

１０ 檔案館代碼

一律著錄“４３１００１”。可通過系統(tǒng)的“繼承設(shè)置” 實現(xiàn)自動著錄。

２０１６ 年３ 月，國家檔案局辦公室下發(fā)了?關(guān)于做好國家重點檔案文件級目錄報送工作的通知?，根據(jù)國家檔案局、財政部? “十三五” 時期國家重點檔案保護與開發(fā)工作總體規(guī)劃? 要求，“十三五” 時期將重點推進國家重點檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)，完成全國５０％國家重點檔案文件級目錄采集工作任務(wù)。其中，作為國家重點檔案主體的民國檔案，立卷基礎(chǔ)較差，一般普遍具有卷內(nèi)文件排序雜亂、無卷內(nèi)目錄、與現(xiàn)行文種差異、繁體字及手寫草體等特征，著錄難度大，也不適宜外包。因此這一目標(biāo)任務(wù)十分艱巨，需要各級綜合檔案館在工作過程中科學(xué)規(guī)劃目標(biāo)、合理分配任務(wù)、及時解決存疑，并按照通知的有關(guān)要求，將國家重點檔案的文件級目錄建庫工作扎實推向深入。目前，在國家檔案局的統(tǒng)一部署和安排下，各地檔案部門已經(jīng)開始啟動此項工作，本文上述有關(guān)內(nèi)容，旨在對此項工作開展有所思考，拋磚引玉，不當(dāng)之處敬請批評指正。