數據錄入時具體問題的處理

o所有阿拉伯數字一律以半角錄入 

o來文與復文為一件時，用復文題名作為本件題名。 

o案卷題名特殊處理：

       題名過長時，可省略冗余部分，并用“﹍”表示。

       無題名或題名不全不能揭示文件內容時，應根據內容另擬加[ ]號，如通知[關于召開安全生產緊急調度會議的通知]

       轉發文與被轉發文視為一件，用轉發文題名，如轉發文不能揭示文件內容，原題名照錄，同時錄入被轉發文題名，加[ ]號，如關于轉發省檔發[2005]1號文件的通知[關于印發〈遼寧省電子文件歸檔管理暫行規定〉的通知]

o文件編號特殊處理：

   由機關代字、年度和順序號三部分組成，年度用4位阿拉伯數字表示，錄于[   ]內，如鐵市檔發[1999]1號

   多個文件編號，只錄主辦單位，若立檔單位是聯合發文機關之一，也必須著錄立檔單位的文件編號，編號之間用“；”分隔。如：鐵市財發[1999]5號；鐵市勞發[1999]28號

o責任者特殊情況處理：

   分團體責任者，個人責任者二種。多個責任者，錄列首位的，主辦

   單位和立檔單位是責任者的，必須著錄；上級主管部門是責任者的必須著錄，省略的用[等]表示，責任者之間用“；”表示，如鐵嶺市社保局；鐵嶺市檔案局[等]

   責任者要錄入全稱或規范簡稱，如：紀委[中共鐵嶺市紀檢委]

    未署責任者的應考證，并錄在[ ]內，考證無結果時，用三個□□□代替，如[鐵嶺市檔案局]      □□□

o時間錄入要求：

    用8位阿拉伯數字表示，年度不詳用“0”補充，如19950208  00000728

o多個人名的錄入方法：用“，”分隔，如：關于李明[張三，李四，王五，趙六]等同志任職的通知

o附件、提要、附注項錄入內容：

    具有檢索意義的重要附件錄在附件欄，多個附件之間用“＋”分隔，如題名項：省技術監督局關于下發幾個行業標準的通知，附件項：冶金行業技術標準＋機械行業技術標準＋化工行業技術標準。

    提要項是對文件內容的簡介，應反映主要內容，重要數據。

    附注項錄入需要解釋和補充的事項，如文件不同稿本，不同載體，文件來源為捐贈、復制、寄存、代為保管等

檔號的錄入格式

案卷級：   全宗號—目錄號—卷號    1 —1 —23

文件級(傳統)：全宗號—目錄號—卷號—件號、  頁號

                     1 —1 —23 —30

文件級(新): 全宗號—年度—保管期限—機構（問  題）— 件號

                 1 —2009 —永久—綜合—1

照片: 全宗號—保管期限—冊號—張號   1 —永久—5 —40