檔案檔號(hào)的編制

       檔號(hào)亦稱檔案號(hào)，是企業(yè)檔案部門在整理和管理的過程中，以字符形式賦予檔案實(shí)體的一組代碼，即檔案保管單位的編號(hào)。檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記，具有固定檔案分類排列順序、統(tǒng)計(jì)和檢索檔案的作用。檔號(hào)編制應(yīng)堅(jiān)持唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性和簡(jiǎn)明性的原則。

       目前，企業(yè)檔案部門編制檔號(hào)，仍應(yīng)執(zhí)行國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔號(hào)編制規(guī)則》（1995年6月12日國(guó)家檔案局批準(zhǔn)，1995年10月1日正式實(shí)施）。該標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔號(hào)的結(jié)構(gòu)、編制原則和編制方法作了統(tǒng)一規(guī)定。

檔號(hào)結(jié)構(gòu)有三種：

    1．全宗號(hào)—案卷目錄號(hào)—案卷號(hào)—件、頁(yè)（張）號(hào)

    2．全宗號(hào)—類別號(hào)—案卷號(hào)—件、頁(yè)（張）號(hào)

    3．類別號(hào)—項(xiàng)目號(hào)—案卷號(hào)—件、頁(yè)（張）號(hào)

       企業(yè)檔案號(hào)的編寫應(yīng)采用“[全宗號(hào)]—類別號(hào)（或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）—案卷號(hào)（或件號(hào)或盤、盒、張?zhí)枺苯Y(jié)構(gòu)。檔號(hào)中左邊為上位代碼，右邊為下位代碼，連寫時(shí)上、下位代碼之間用間隔號(hào)“·”（短橫）相隔。

例如：

       編制檔號(hào)的原則：在一個(gè)檔案館內(nèi)全宗號(hào)不能重，在一個(gè)全宗內(nèi)類別號(hào)不能重，在一個(gè)類別內(nèi)目錄號(hào)不能重，在一個(gè)目錄內(nèi)案卷號(hào)不能重，在一個(gè)案卷內(nèi)件號(hào)不能重，在一個(gè)文件內(nèi)頁(yè)號(hào)不能重（如果裝訂成卷的，在一卷內(nèi)頁(yè)號(hào)不能重）。

       有的企業(yè)以件為單位將其裝入檔案盒中，而且盒號(hào)沒有延續(xù)以前的卷號(hào)編下來，而是重新編制案卷號(hào)。那么，這部分案卷可重新給出一個(gè)目錄號(hào)。

互見號(hào)

       紙質(zhì)檔案應(yīng)與非紙質(zhì)載體檔案設(shè)立互見號(hào)。互見號(hào)是反映同一內(nèi)容其他載體檔案保管單位的檔號(hào)。

       所謂互見號(hào)是指反映同一內(nèi)容但另行保管的其他載體檔案的檔號(hào)。設(shè)立互見號(hào)的目的，是為了能夠便捷地查找到反映同一內(nèi)容的其他載體形式的檔案。

       互見號(hào)應(yīng)注明在案卷或檔案盒內(nèi)備考表固定的位置。

哈市各企業(yè)現(xiàn)在分類的現(xiàn)狀：

    第一種是集團(tuán)系統(tǒng)統(tǒng)一制定分類方案的。例如供排水集團(tuán)、物業(yè)供熱集團(tuán)。

    第二種即制定了分類方案并編制了案卷檔號(hào)。如三精制藥、生物工程公司、水投公司。

    第三種是沒有制定分類方案，只是在檔案柜上帖上類別名稱的。如電影機(jī)廠、市投資集團(tuán)熱電公司等。

    第四種是沒有制定分類方案，也沒有在檔案柜上帖類別名稱的。如一工具廠、二工具廠等。

如何解決上述問題呢？

一是有分類方案沒有標(biāo)識(shí)的，應(yīng)根據(jù)分類方案制定標(biāo)識(shí)辦法，然后按照標(biāo)識(shí)辦法要求在案卷上填寫檔案號(hào)。

二是沒有檔案分類方案的，要根據(jù)企業(yè)形成檔案的實(shí)際情況，制定科學(xué)、合理的檔案分類方案和標(biāo)識(shí)辦法，再根據(jù)案卷實(shí)際情況標(biāo)識(shí)編制檔號(hào)。這主要涉及前四大類的管理性的檔案，如果案卷組卷比較清晰，易于分開，則標(biāo)識(shí)到二級(jí)類目；如果比較亂無法分清，則標(biāo)識(shí)到一級(jí)類目。