企業檔案業務規范的制定

6.3.1文件、檔案整理規范。應明確文件立卷與整理原則、整理方法、檔案編制要求和檔案裝具要求等。

6.3.2檔案分類方案。應明確分類依據、類別標識、類目范圍。

制定企業檔案分類方案的分類規則是：同位類之間互不相容；各子項之和必須窮盡母項；同位類必須按同一標準進行；分類必須按層次進行不能跳躍。制定分類方案要根據企業實際情況，遵循分類規則編制“類目表”，以指導具體的分類工作。

類目表：是根據本企業檔案的種類和數量情況，編制一個由大類、屬類、小類構成的，具有從屬關系（縱向）和平行關系（橫向）的不同層次的類目體系。

分類方案是由類目表、標記符號、說明與注釋、索引組成。

企業檔案分類體系的類目設置。工業企業檔案一級類目的設置按照《工業企業檔案分類試行規則》規定，一級類目有：黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。

企業檔案二級及二級以下類目的設置，同樣要依據企業管理職能分工，結合檔案的內容和特點來進行具體劃分。參考《工業企業檔案分類試行規則》規定

管理類檔案二級類目一般按問題設屬類，可參考《工業企業檔案分類試行規則》的二級類目。

產品檔案二級類目一般應按產品的種類或型號來設置。

科研檔案二級類目一般應按課題性質或課題來設置。

建設項目檔案二級類目一般應按工程性質或工程項目來設置。

設備儀器檔案二級類目一般應按設備儀器種類或型號來設置。

中小型企業檔案分類層次不宜過多。

6.3.3文件歸檔范圍和保管期限表。應明確各類文件歸檔的范圍及其相對應的保管期限表。

“文件歸檔范圍和保管期限表”是企業檔案工作重要的基礎業務工作。文件歸檔范圍和保管期限表可以成為單獨的檔案業務規范，也可與文件歸檔制度合并為一個制度。在制訂該制度時，文件歸檔范圍及保管期限部分應以企業內各職能部門為單位，按照各其職能和文件形成過程，逐項列出條目。對于建設項目和臨時工作要單獨補充完善。

6.3.4特殊載體檔案管理規范。應明確不同載體檔案收集、整理的要求和保管條件。

特殊載體檔案包括：磁性材料、感光材料和其他合成材料等為介質的檔案記錄載體。存在形式有：照片、縮微膠片、錄音磁帶、錄像帶、磁盤、光盤、實物等。

收集范圍應以企業文件歸檔范圍和保管期限表為主，參考載體形式。

在管理上一般不單獨設置類目，可視其內容特征同紙質檔案對應分類編號。