企業檔案工作規章的制定

企業工作規章是企業單位為了維護正常的工作秩序，保證國家各項政策的順利執行和各項工作的正常開展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規性或指導性與約束力的章程、制度、公約的總稱。

制定工作規章應遵循的原則：遵守憲法和法律，符合黨和國家的方針、政策；講求實際，注重實效，嚴格程序，具有針對性、可行性和實效性；符合其他相關規則及邏輯規范，簡明易懂。

6.1.1明確企業文件形成、歸檔責任。企業在制定有關規章、標準和制度中應提出相應的文件收集、整理和歸檔的責任要求。

崗位責任制是明確規定各種工作崗位的職能及其責任并予以嚴格執行的管理制度。它要求明確各種崗位的工作內容、數量和質量，應承擔的責任等，以保證各項業務活動能有序地進行。

企業檔案工作崗位責任制，是明確企業領導、高中級管理人員、技術人員、管理人員等崗位在檔案工作中工作內容、數量和質量，應承擔的責任的一項制度，也是企業考核各崗位完成檔案工作情況的依據。

建立崗位責任制的目的是加強文件形成、管理、歸檔、利用全過程的管理。

（1）分管檔案工作的企業領導職責。統一領導企業檔案工作，審批企業檔案工作規劃、規章制度，審批企業檔案的鑒定銷毀報告及名錄；將企業檔案工作納入領導議事日程，定期研究解決檔案工作中存在的問題；監督檔案工作崗位責任制的考核及獎罰；組織協調企業內各部門檔案工作的關系。

（2）辦公室主任（行政工作部部長或總工辦主任）職責。貫徹落實檔案工作法規、規定及標準，組織、協調、完成檔案工作任務；審核企業檔案工作各項制度和年度檔案工作計劃、總結，檢查檔案工作任務落實情況；召開企業檔案工作會議，總結布置檔案工作，交流檔案工作經驗，研討工作中存在的問題和解決辦法；組織企業專（兼）職檔案人員的業務培訓，負責企業檔案工作責任制的考評工作；負責涉密檔案借閱和外單位檔案借閱的審批，負責組織對到期的檔案的鑒定和銷毀工作。

（3）檔案部門負責人職責。貫徹執行檔案工作的法規、規定及業務標準；擬定企業檔案工作的各項管理制度，編制檔案工作規劃、計劃，并組織實施；組織、落實各項檔案工作任務；落實企業專（兼）職檔案人員業務培訓；組織企業檔案工作責任制考評具體工作；建立健全檔案管理基礎性工作，做好檔案實體管理和信息管理工作；負責監督檢查和業務指導工作；確保檔案齊全、完整、準確、系統、安全；負責涉密檔案借閱和外單位檔案借閱的請示，負責檔案鑒定銷毀工作的組織實施。

（4）各職能部門（項目部門）分管檔案工作負責人職責。掌握企業檔案工作的有關制度規定要求；將檔案工作列入本部門管理，做到檔案工作與本部門其他工作布置、檢查、總結“三同時”；對科研課題、基建工程等檔案必須按有關規定做到“三納入”；配備兼職檔案人員，并保持相對穩定；對本部門檔案的完整、準確、系統負責；督促技術、業務人員、兼職檔案人員做好文件材料的平時立卷和整理、歸檔工作；負責對本部門兼職檔案人員和有關業務人員檔案工作責任制的考核工作。

（5）檔案部門專職檔案人員職責。認真貫徹執行檔案工作的法規、規定及業務標準，維護檔案的齊全、完整、系統、安全；監督指導各職能部門及所屬單位做好文件材料的形成、積累、整理立卷及歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準確、系統；負責企業檔案的收集、整理、統計、鑒定、保管及利用工作；參加新產品試制定型、科研成果鑒定、建設項目竣工驗收和購進設備開箱等活動；做好檔案的保管和保密工作，確保檔案的安全；及時、準確地做好利用檔案的信息反饋工作。

（6）各部門兼職檔案人員職責。落實企業檔案管理各項制度和工作標準；熟悉本部門各階段文件材料的形成情況，指導督促本部門有關人員做好文件材料的收集積累、整理工作；做好平時立卷工作及文件材料提供利用和安全保管工作；嚴把案卷質量，做好文件整理、歸檔工作。

（7）有關專業技術人員、管理人員職責。對本部門在業務、行政、科研、管理等各項工作中形成的文件材料的完整、準確、系統、安全負責；對辦理完畢的文件材料，及時交部門兼職檔案人員保管，不得將文件材料據為己有或延交；認真執行檔案管理“三納入”、“四同時”措施，在科研課題或建設項目結束或告一段落時，必須將文件材料收集齊全，及時立卷歸檔，并保證文件材料內容準確、字跡工整、圖樣清晰；協助本部門兼職檔案人員做好文件保管期限和密級劃分工作。

6.1.2制定企業檔案工作規定。企業檔案工作規定是企業檔案工作的基本要求，其主要內容應包括：檔案工作原則及管理制度、文件的形成、積累與歸檔職責要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統計、利用要求，資產與產權變動檔案的處置原則、解釋權限等。

企業檔案工作規定，是企業根據國家檔案法律法規，結合企業管理模式和企業實際，制定的檔案工作管理方面的綱領性的制度，也是諸項制度中最重要的制度。具體內容：

（1）總則。制定企業工作規定的依據，本企業檔案工作的原則與目的。

（2）檔案管理體制與人員配備。企業檔案工作的管理體制，檔案部門的隸屬關系，接受監督、檢查和業務指導的部門；檔案工作組織的構成；檔案部門的任務與職責。

（3）企業文件材料形成、積累與歸檔要求。文件材料的形成、積累的原則范圍；文件形成部門的職責與管理，堅持平時立卷與“三納入”、“四同時”的措施；歸檔文件的整理與歸檔要求。

（4）檔案整理。文件材料的整理原則、標準、整理內容、整理要求。

    （5）檔案保管保密。檔案保管的原則、方法、要求；檔案庫房條件與標準；檔案保密的規定。

（6）檔案鑒定與銷毀。檔案鑒定工作的原則與要求，鑒定工作組織構成，鑒定與銷毀工作程序。

（7）檔案統計。檔案統計工作的原則、要求、方法，統計內容和指標體系設定，統計時限。

（8）檔案信息開發利用。檔案信息開發利用的原則、方式方法，開發檔案的范圍，檔案利用規定、審批程序。

（9）檔案現代化管理。檔案現代化管理原則，現代化管理手段和方法。

（10）獎勵與處分。獎勵與處分的依據與標準。

（11）附則。

其他各項檔案管理制度都應在該制度的原則指導下，細化檔案管理工作內容及操作程序。

6.1.3建立檔案工作責任追究制度。對相關崗位人員違反文件收集、歸檔及檔案管理制度，發生檔案泄密、造成檔案損毀等行為，企業應提出責任追究和處罰措施，并將有關要求納入相關管理制度。

企業建立檔案工作責任追究制度的內容：責任追究的范圍、對象、內容、方式和處理辦法、程序、期限等。

6.1.4制定檔案管理應急預案。對可能發生的突發事件和自然災害，企業應制定檔案搶救應急措施，包括組織結構、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉移地點等。對檔案信息化管理的軟件、操作系統、數據的維護、防災和恢復，應制定應急預案。

檔案管理應急預案應包括：應急預案的原則；應急領導小組及其主要職責；預案啟動、處置程序；應急保障報需的資金保障、物資保障、人力保障；應急處置措施中的及時報警、組織求援遇險人員、對突發事件可能造成的危害和損失做出初步判斷，啟動相關應急處置預案、對災害事故造成的受損檔案，立即組織力量進行搶救；應急響應和災后救助，災害預警、災情核定及報送、緊急轉移安置、檔案搶救保護；宣傳、教育和培訓；責任和獎懲。