企業文件材料的收集工作

什么是企業文件材料收集歸檔工作：是將已經辦理完畢或告一段落的具有保存價值的企業文件材料，按照歸檔制度隨時或定期移交到企業檔案部門。企業文件材料收集歸檔工作作為檔案管理工作的重要前提和基礎，為檔案管理工作提供了實際工作的對象，是企業檔案部門檔案形成的重要渠道和手段。

1、制定符合本企業實際的《文件材料歸檔與不歸檔范圍》和《檔案保管期限表》。要明確企業文件材料的來源。一是本企業形成的文件；二是本企業引進項目、外購設備等接收的文件；三是所屬單位及參股企業應向本企業提交的文件；四是本企業參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業提交的文件；五是本企業執行、辦理的外來文件。

2、切實做好“三納入”、“四同步”工作措施。

“三納入”就是將文件材料的收集工作納入科技、生產、基建工作計劃；納入科技、生產等工作程序；納入有關部門和有關人員的職責范圍。

“四同步”就是下達計劃任務同時提出文件材料的歸檔要求；檢查計劃進度同時檢查文件材料形成情況；評審鑒定成果同時驗收鑒定文件材料的完整、準確、系統情況；上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核時，檔案部門同時出具專題歸檔情況證明材料。

3、檔案部門要參加各項生產、技術的鑒定、驗收、創優、評獎活動，以確保文件材料的完整、準確、系統。

4、明確歸檔時間

（1）黨群工作、經營管理工作、生產技術管理工作、行政管理工作中形成的文件一般應在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。 

（2）科研開發、項目建設文件應在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產品生產及服務業務應定期或按階段歸檔。（企業科技文件材料的歸檔時間，一般要在項目結束后1~3個月內歸檔。）

（3）產權產籍、質量認證、資質信用、合同協議、知識產權等文件應隨時歸檔；外購設備儀器或引進項目的文件應在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。

（4）會計核算專業材料應在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。

（5）人事文件材料歸檔時間，一般在辦理完畢后的10~15天內向企業檔案部門歸檔。

（6）電子文件邏輯歸檔宜定時進行，物理歸檔與相應門類或內容的其他載體歸檔時間一致。（邏輯歸檔是指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。物理歸檔是指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。）

（7）磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應在工作結束后及時歸檔，或與相應內容的紙質載體歸檔時間一致。

（8）更新、補充的文件，企業內部機構變動和干部職工調動、離崗時應清退的文件，企業資產與產權變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件等，應隨時歸檔。

5、將企業文件材料的形成、積累列入經濟責任制考核范圍。

6、辦理文件歸檔的交接手續。

一是文件形成部門應按期將《檔案交接登記表》隨同已整理的文件向檔案部門移交。二是檔案部門接收時應認真核對，并檢查檔案質量。雙方在《檔案交接登記表》簽字后各保留一份。另外，在辦理交接手續時，應附有本部門或項目部門對所移交歸檔文件材料的文字說明及本部門或項目部門負責人簽字。

檔案交接登記表