2004 年1月20日國家檔案局、國務院國有資產監督管理委員會文件印發　檔發〔2004〕4號

第一章  總  則

    第一條  為規范國有及國有控股企業（以下簡稱企業）  文件材料的歸檔工作，，完整、系統保存企業檔案，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業檔案管理規定》，制定本辦法。
    第二條  歸檔的企業文件材料是指企業自籌建以來各種活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄。
    第三條  企業應建立文件材料歸檔制度，明確企業文件材料的歸檔范圍、時間、要求，保證歸檔文件材料齊全、完整、準確、系統。
    第四條  企業文件材料歸檔工作應納入企業各項工作計劃，納入企業領導工作議程，納入有關人員崗位責任制。
    企業各部門專（兼）職檔案人員負責所形成的文件材料的收集、整理，并按要求向檔案部門歸檔。
    第五條  企業檔案部門負責本企業及所屬單位文件材料歸檔工作的指導、監督和檢查。
    第六條  企業應建立文件材料歸檔責任追究制度。不按要求歸檔的應由有關單位追究當事人或部門的責任。

第二章  歸檔范圍

    第七條  企業在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料應列入歸檔范圍（見附件《國有企業文件材料歸檔范圍》）。
    第八條  歸檔文件材料的來源：
    （一）本企業內部形成的文件材料；
    （二）本企業所屬單位和派出機構（包括境外機構）應報本企業的文件材料；
    （三）本企業引進項目、外購設備等帶來的文件材料；
    （四）本企業投資的全資、控股、參股企業應向本企業提交的文件材料；
    （五）本企業參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業提交的文件材料；
    （六）本企業執行、辦理的外來文件材料。
    第九條  歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

第三章  歸檔時間

    第十條  管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
    第十一條  工業企業產品、非工業企業業務項目、科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。
    第十二條  外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。
    第十三條  企業職工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。
    第十四條  會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。
    第十五條  電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
    第十六條  磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔。
    第十七條  下列文件材料應隨時歸檔：
    （一）變更、修改、補充的文件材料；
    （二）企業內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；
    （三）企業產權變動過程中形成的文件材料；
    （四）其他臨時活動中形成的文件材料。

第四章  歸檔要求

    第十八條  整理歸檔的文件材料應遵循文件材料形成規律，保持其有機聯系，并符合有關標準、規范要求。
    第十九條  歸檔的文件材料應為原件。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得更改。
    第二十條  非紙質文件材料應。與其文字說明一并歸檔。 外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。
    第二十一條  具有永久、長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質文件歸檔。
    第二十二條  歸檔文件材料的載體和字跡應符合耐久性要求。
    第二十三條  歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。反映同一內容而形式不同的文件材料應保持其一致性。
    第二十四條  兩個以上單位合作完成的項目，主辦單位保存全套文件材料，協辦單位保存與承擔任務相關的正本文件。 有合同、協議規定的，按其要求執行。
    第二十五條  各部門的專（兼）職檔案人員應檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門或項目負責人簽字核準后向檔案部門移交。重要項目的文件材料移交時應編寫歸檔說明。檔案部門接收時應全面檢查歸檔文件材料的質量。
    第二十六條  交接雙方應認真核對移交溶冊， 并履行簽字手續，移交清冊各留一份以各查考。