國有企業(yè)文件材料歸檔辦法

歸檔范圍是指哪些文件應(yīng)該歸檔，哪些文件不必歸檔。歸檔范圍是歸檔制度最重要的內(nèi)容，正確劃定歸檔范圍是保證歸檔文件材料齊全、完整、系統(tǒng)的關(guān)鍵。歸檔范圍應(yīng)以本單位工作活動(dòng)為主，突出反映本單位基本職能活動(dòng)和各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。外單位的文件不論是上級(jí)、下級(jí)，還是非隸屬關(guān)系單位，應(yīng)以是否與本單位工作有直接關(guān)系、本單位是否需要辦理、本單位日后是否查考利用為文件歸檔的出發(fā)點(diǎn)。既不可搞“有文必檔”，不管文件的價(jià)值和來源，凡是文件都?xì)w檔；也不能將有價(jià)值、屬于歸檔范圍內(nèi)的文件遺漏掉。

7.3.2.1企業(yè)在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動(dòng)及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件都應(yīng)納入歸檔范圍。國有企業(yè)文件歸檔范圍應(yīng)符合檔發(fā)[2004]4號(hào)文件要求。

國有企業(yè)文件材料歸檔辦法

第一章  總則

第一條  為規(guī)范國有及控股企業(yè)（以下簡稱企業(yè)）文件材料的歸檔工作，完整、系統(tǒng)保存企業(yè)檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，制定本辦法。

第二條  歸檔的企業(yè)文件材料是指導(dǎo)企業(yè)自籌建以來各種活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的記錄。

第三條  企業(yè)應(yīng)建立文件材料歸檔制度，明確企業(yè)文件材料的歸檔范圍、時(shí)間、要求，保證歸檔文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

第四條  企業(yè)文件材料歸檔工作應(yīng)納入企業(yè)各項(xiàng)工作計(jì)劃，納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議程，納入有關(guān)人員崗位責(zé)任制。

企業(yè)各部門專（兼）職檔案人員負(fù)責(zé)所形成的文件材料的收集、整理，并按要求向檔案部門歸檔。

第五條  企業(yè)檔案部門負(fù)責(zé)本企業(yè)及所屬單位文件材料歸檔工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢

第六條  企業(yè)應(yīng)建立文件材料歸檔責(zé)任追究制度。不按要求歸檔的應(yīng)由有關(guān)單位追究當(dāng)事人或部門的責(zé)任。

第二章   歸檔范圍

第七條  企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)列入歸檔范圍（見附件《國有企業(yè)文件材料歸檔范圍》）。

第八條  歸檔文件材料的來源：

（一）本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料；

（二）本企業(yè)所屬單位和派出機(jī)構(gòu)（包括境外機(jī)構(gòu)）應(yīng)報(bào)本企業(yè)的文件材料；

（三）本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購設(shè)備等帶帶來的文件材料；

（四）本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料；

（五）本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料；

（六）本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來的文件材料。

第九條  歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。

第三章  歸檔時(shí)間

第十條  管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

第十一條   工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目、科研課題、基建項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

第十二條   外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。

第十三條   企業(yè)職工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。

第十四條   會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。

第十五條   電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。

第十六條   磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。

第十七條   下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔：

（一）變更、修改、補(bǔ)充的文件材料；

（二）企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料；

（三）企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料；

（四）其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料；

第四章  歸檔要求

第十八條   整理歸檔的文件材料應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，并符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求。

第十九條   歸檔的文件材料應(yīng)為原件。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。

文件材料歸檔后不得更改。

第二十條   非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。

外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。

第二十一條   具有永久、長期保存價(jià)值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。

第二十二條   歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。

第二十三條   歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。

反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性。

第二十四條   兩個(gè)以上單位合作完成的項(xiàng)目，主辦單位保存全套文件材料，協(xié)辦單位保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。

有合同、協(xié)議規(guī)定的，按其要求執(zhí)行。

第二十五條   各部門的專（兼）職檔案人員應(yīng)檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)后向檔案部門移交。重要項(xiàng)目的文件材料移交時(shí)應(yīng)編寫歸檔說明。

檔案部門接收時(shí)應(yīng)全面檢查歸檔文件材料的質(zhì)量。

第二十六條   交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊各留一份以備查考。

 附件

國有企業(yè)文件材料歸檔范圍

一、黨群工作形成的文件材料

（一） 黨務(wù)綜合性工作、黨員代表大會(huì)或黨組織其他有關(guān)會(huì)議。

（二）黨組織建設(shè)、黨員和黨員干部管理、黨紀(jì)監(jiān)察工作、重要政治活動(dòng)或事件。

（三）宣傳及思想政治工作、企業(yè)文化和精神文明建設(shè)、統(tǒng)戰(zhàn)工作。

（四）職工代表大會(huì)、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作、女工工作。

（五）專業(yè)學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)工作，群眾團(tuán)體活動(dòng)。

二、行政管理工作形成的文件材料

（一）企業(yè)籌備期的可行性研究、申請、批準(zhǔn)，企業(yè)章程。

（二）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子（包括董事會(huì)、股東會(huì)、監(jiān)事會(huì)和經(jīng)理層，下同）構(gòu)成及變更，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)及變更。

（三）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子的活動(dòng)。

（四）綜合性行政事務(wù)，企業(yè)事務(wù)公開，文秘、機(jī)要、保密、信訪工作，印鑒的管理。

（五）法律事務(wù)，紀(jì)檢監(jiān)察，公證工作。

（六）審計(jì)工作。

（七）職工人事管理，勞動(dòng)合同管理，勞動(dòng)工資和社會(huì)保險(xiǎn)，職務(wù)任免，職稱評(píng)聘。

（八）職工教育與培訓(xùn)工作。

（九）醫(yī)療衛(wèi)生工作。

（十）后勤福利，住房管理。

（十一）公安保衛(wèi)，綜合治理，防范自然災(zāi)害。

（十二）外事工作。

三、經(jīng)營管理工作形成的文件材料

（一）企業(yè)改革，經(jīng)營戰(zhàn)略決策。

（二）計(jì)劃管理，責(zé)任制管理，各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，企業(yè)綜合性統(tǒng)計(jì)分析。

（三）資產(chǎn)管理，房地產(chǎn)管理，資本運(yùn)作，對(duì)外投資，股權(quán)管理，多種經(jīng)營管理，產(chǎn)權(quán)變動(dòng)、清產(chǎn)核資。

（四）屬企業(yè)所有的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密及其管理。

（五）企業(yè)信用管理，形象宣傳。

（六）商務(wù)合同正本及合同有關(guān)的補(bǔ)充材料，有關(guān)的資信調(diào)查等。

（七）財(cái)務(wù)管理，資金管理，成本價(jià)格管理，會(huì)計(jì)管理。

（八）物資采購、保存、供應(yīng)和流通。

（九）經(jīng)營業(yè)務(wù)管理，服務(wù)質(zhì)量管理。

（十）境外項(xiàng)目管理。

（十一）招投標(biāo)項(xiàng)目管理。

四、生產(chǎn)技術(shù)管理工作形成的文件材料

（一）生產(chǎn)準(zhǔn)備、生產(chǎn)組織、調(diào)度工作。

（二）質(zhì)量管理，質(zhì)量檢測和質(zhì)量控制工作。

（三）能源管理。

（四）企業(yè)管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，科技管理。

（五）生產(chǎn)安全，消防工作，交通管理。

（六）環(huán)境保護(hù)、檢測與控制。

（七）計(jì)量工作。

（八）標(biāo)準(zhǔn)化工作。

（九）檔案、圖書、情報(bào)工作。

六、 產(chǎn)品生產(chǎn)或業(yè)務(wù)開發(fā)工作形成的文件材料

A   工業(yè)企業(yè)

（一）產(chǎn)品的市場調(diào)研、立項(xiàng)論證、設(shè)計(jì)。

（二）產(chǎn)品的工藝、工裝、試制、加工制造。

（三）產(chǎn)品的檢驗(yàn)、包裝。

（四）產(chǎn)品的銷售與售后服務(wù)。

（五）產(chǎn)品的銷售與售后服務(wù)。

（六）產(chǎn)品質(zhì)量事故分析及處理。

B   非工業(yè)企業(yè)

（一）業(yè)務(wù)項(xiàng)目的研發(fā)與形成。

（二）業(yè)務(wù)項(xiàng)目的經(jīng)營。

（三）業(yè)務(wù)項(xiàng)目的保障與監(jiān)督。

六、科學(xué)技術(shù)研究工作形成的文件材料

（一）、科研項(xiàng)目的調(diào)研、申報(bào)立項(xiàng)。

（二）、科研項(xiàng)目的研究、試驗(yàn)。

（三）、科研項(xiàng)目的總結(jié)、鑒定。

（四）、科研項(xiàng)目的報(bào)獎(jiǎng)、推廣應(yīng)用。

七、基本建設(shè)和技術(shù)改造工作形成的文件材料

（一）基建項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目的可行性研究、立項(xiàng)、勘探、測繪、招標(biāo)、投標(biāo)、征遷工作，以及建設(shè)單位項(xiàng)目管理工作。

（二）基建項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目的設(shè)計(jì)。

（三）基建項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目的施工。

（四）基建項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目的監(jiān)理。

（五）基建項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目的竣工和驗(yàn)收。

（六）基建項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目的評(píng)獎(jiǎng)、創(chuàng)優(yōu)。

（七）基建項(xiàng)目的使用、維修、改建、擴(kuò)建。

（八）事故分析和處理。

八、設(shè)備儀器管理形成的文件材料

（一）購置設(shè)備、儀器的立項(xiàng)審批，購置合同。

（二）設(shè)備、儀器的開箱驗(yàn)收或接收。

（三）設(shè)備、儀器的安裝調(diào)試。

（四）設(shè)備、儀器的使用、維護(hù)和改造、報(bào)廢。

（五）事故分析和處理。

九、會(huì)計(jì)工作形成的文件材料

（一）會(huì)計(jì)憑證。

（二）會(huì)計(jì)帳簿。

（三）財(cái)務(wù)報(bào)告及報(bào)表。

（四）其他文件材料。

十、職工個(gè)人管理形成的文件材料

（一）職工（包括離退休職工、死亡職工）的履歷材料。

（二）職工的鑒定、考核。

（三）職工的專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘。

（四）職工的獎(jiǎng)勵(lì)與處分。

（五）職工的工資、保險(xiǎn)、福利待遇等。

（六）職工的培訓(xùn)與崗位技能評(píng)定等。

（七）其他記載個(gè)人重要社會(huì)活動(dòng)的文件材料。

十一、其他對(duì)國家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的材料。