傳統載體檔案數字化要求
對傳統載體檔案進行數字化是檔案信息化資源建設的又一重要內容。所謂傳統載體檔案,是指相對于電子文件來說更早出現的用以記錄人類歷史活動的其他檔案載體,如紙質檔案、膠片檔案等。所謂數字化,是用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程,例如,紙質檔案數字化就是采用掃描儀或數碼相機設備對紙質檔案進行數字化加工,將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。
8.3.1企業可根據檔案保管和利用的實際需要,有選擇地對傳統載體檔案實施數字化。
企業檔案部門保存的傳統載體檔案并非都必要進行數字化。那么,哪些檔案要數字化呢?我們認為,選擇對傳統載體檔案進行數字化應充分考慮以下因素:
一是企業生產經營管理需求。是否切合企業生產、經營和管理的需要;是否存在用戶支持;要滿足哪類用戶的需求;是否有利于提高用戶服務質量;提供服務方式和手段是否更加靈活。
二是企業檔案信息資源狀況。是否可以挽救載體狀況差的資源;是否可以使其增值;是否可以提高利用率;是否具有特色;是否更方便存取、檢索。
三是企業檔案工作狀況。是否有足夠的資金;技術支持程度如何;各部門之間的合作是否充分;領導的態度;與其他信息機構交流程度如何;是否具備有力的人才隊伍支撐。
四是預期收益情況。所取得的效益與支出是否平衡;整體效益大小;對完成預定目標影響力大小;是否有利于發揮資源價值;檔案館(室)藏是否得到優化。
在具體實施過程中,由于檔案自身存在狀態、保存和利用價值等各方面情況非常復雜,各個企業應該根據自身實際需要和館(室)藏檔案的情況,依據信息化的根本要求,將這些要素進行綜合考察,制定符合本企業要求的數字化原則和標準。