文件歸檔時間

歸檔時間是指文件材料的形成部門將按照一定要求進行整理后的應歸檔文件向企業檔案部門移交的時間。正確地規定歸檔時間，對于維護企業檔案的完整與安全，確保企業各部門和檔案部門的正常工作秩序，具有實際意義。企業應當根據企業文件的形成規律和特點做出具體規定。

企業文件材料的歸檔時間主要有兩種：定期歸檔和隨時歸檔。定期歸檔是指按照有關規定，企業文件在形成處理完畢一段時間之后再向檔案部門移交。按年度歸檔、按項目結束時間歸檔或按工作階段歸檔等方式都屬于定期歸檔。這是企業文件材料歸檔的典型形式，管理類文件、科技類文件、會計類文件等材料的收集歸檔適用此種方式。隨時歸檔是指在企業文件材料形成時就將其歸檔，或形成處理完畢后立即歸檔。臨時歸檔、即時歸檔等方式都屬于隨時歸檔，這是收集企業文件材料的補充形式，也是確保企業文件材料完整、準確、系統的有效方式，產品更新、項目改擴建、設備開箱等材料的收集歸檔適用此種方式。一些臨時性的重要工作、重大事件以及一些外出考察過程中形成的文件材料往往被企業忽略了及時歸檔，這就要求企業檔案部門及時了解本企業的工作動態，加強與各部門的溝通和聯系，及時指導有關人員隨時注意做好有關文件材料的形成和收集工作，以確保本企業歸檔文件完整、準確、系統。有些暫未納入本企業文件材料歸檔范圍內，但又確實有保存價值的文件材料范圍，還可以制發《臨時歸檔通知單》給有關材料形成部門，以確保將本企業有價值的文件材料盡可能地收集齊全。

7.3.3.1經營管理工作、生產技術管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。

這屬于按年度歸檔。對于一些特殊的文件材料，可以針對具體情況適當放寬歸檔時間。例如，一些未結案的政治、刑事和經濟案件，可以等到整個案件結案，將形成的文件材料整理好，根據辦案部門的需要可以繼續保存一年后再行歸檔；對于企業產品銷售工作中形成的市場信息、用戶調查等動態信息，可采用復制的辦法將原件按階段歸檔。

7.3.3.2科研開發、項目建設文件應在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產品生產及服務業務應定期或按階段歸檔。

1、按項目結束時間歸檔（即在項目鑒定、竣工驗收前歸檔）

它是指在一項科技、生產活動（如一項科研課題、一個新品生產、一個基建項目等）結束后歸檔。

2、按工程階段歸檔

形成周期較長的科技文件，可以按科技、生產活動的完成階段歸檔。當一項科技或生產活動按照其流程完成了一個工作階段后，即可將該階段形成的科技文件整理歸檔。如在一個重點工程或一個復雜的新產品設計活動中，其科技文件可按可行性研究階段、設計階段、施工或研制階段等分別進行歸檔。

3、按單（子）項結束時間歸檔

大型項目或研究課題，不僅整體設計、施工或研制的周期較長，而且每個項目往往由若干個單項工程（子項或子課題）組成。如一個大型鋼鐵聯合企業的設計和施工，包燒結、煉鐵、煉鋼、軋鋼等多個單項工程；再如一個航天器的研制，包括動力系統、控制系統、機身系統等多個系統。這此“單項”或“系統”作為整體工程或課題的組成部分，不僅是各自相對獨立的，而且在工作進展上也常常是不同的/根據這種特點，為保證工作正常進行和科技文件的完整、系統，當一個單項工程（子項或子課題）結束后，即可先行歸檔，以免后期整體的歸檔工作負擔過重。

4、按年度歸檔

還有些科技文件適合按年度歸檔的。按年度歸檔，就是在每年的初始階段，將上一個年度形成的科技文件整理歸檔。這大體適用于以下幾種情況：

一是活動或形成周期較長，依年度比按階段歸檔更合適的科技項目形成的文件。二是某些自然觀察或觀測活動中形成的科技文件，如氣象、水文等觀測活動，需要每時、每日、每年的連續觀測，反映出時間連續性強的特點，這些科技活動中形成的科技文件可以按年度進行歸檔。

7.3.3.3產權產籍、質量認證、資質信用、合同協議、知識產權等文件應隨時歸檔；外購設備儀器或引進項目的文件應在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。

這里說明一點，有些科技文件也應隨時歸檔：一是機密性強的、特殊的科技文件。二是與企業利益密切相關的外來文件。為了解決這些文件急于利用與即時歸檔的矛盾，可以先行歸檔，再辦理借閱或復制，這樣既解決了歸檔問題，也解決了利用問題。

7.3.3.4會計核算專業材料應在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。

電算化會計核算材料歸檔要求：

1、“雙軌制”要求。根據1996年財政部制定頒發的《會計電算化工作規范》和1998年財政部與國家檔案局聯合頒發的《會計檔案管理辦法》，電算化會計核算材料的歸檔范圍主要有三部分：存儲在磁性介質或光盤上的會計核算數據；打印輸出的紙質載體的會計核算材料（不能只保存不可見的磁性介質的核算數據）；會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序。由此可見，要求電算化會計核算材料的歸檔實行“雙軌制”，即將電子會計核算數據和打印輸出的紙質會計核算材料一并歸檔。而且，會計軟件的文檔資料及軟件程序，也應作為電算化會計核算材料歸檔的重要組成部分。

2、特別要求。磁性介質或光盤等電子文件，應作防寫處理；為了保證檔案的完整性、安全性，歸檔的會計核算數據要進行雙備份，即歸入檔案機構的磁盤或光盤應是兩套，一套封存保管，另一套作為日常的提供利用；打印輸出的紙質載體的會計核算材料，必須有經手人員和會計主管人員的簽字或蓋章，以保證其真實性、準確性；打印輸出的紙質載體核算材料須字跡清晰，方便查閱和利用。

7.3.3.5電子文件邏輯歸檔宜定時進行，物理歸檔應與相應門類或內容的其他載體歸檔時間一致。

邏輯歸檔是指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。電子文件邏輯歸檔可實時或定時進行，權限移交到檔案部門后，檔案部門要做如下幾件工作：

1、對照文件歸檔范圍對電子文件進行界定；

2、按照有關規定對查詢歸檔電子文件進行授權；

3、對接收的電子文件及時進行著錄標識；

4、對接收的電子檔案進行備份安全保護。

物理歸檔是指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。物理歸檔應按照有關紙質文件的規定定期完成，物理歸檔的要求主要有：

1、凡在網絡中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔；

2、把帶有歸檔標識的電子文件集中拷貝至耐久性好的載體上，一式三套，一套封存，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密的電子文件，則應在解密后再制作拷貝；

3、目前推薦采用的載體，按優先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體；

4、存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等。歸檔后的電子文件的載體應設置成禁寫操作的狀態；

5、特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時存有相應的查看軟件；

6、將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔，并附《歸檔電子文件登記表》；

7、對需要長期保存的電子文件，應在每一個電子文件的載體中同時存有相應的機讀目錄；

8、歸檔完畢，電子文件形成部門應將存有歸檔前電子文件的載體保存至少一年。

電子文件歸檔還應注意收集以下有關文件：

1、支持性文件，指能夠生成運行文本、數據、圖形等文件和各種命令及設備運行所需的操作系統；

2、數據文件，指各種數據材料。由于數據在不斷變化、更新，應對原始數據隔一段時間定期拷貝，并將拷貝文件歸檔；

3、與電子文件有關的各種紙質文件，主要有產生電子文件所使用的設備的安裝與使用說明、操作手冊等；以及電子文件形成過程中產生的一些紙質文件，如設計任務書、操作手冊等。

7.3.3.6磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應在工作結束后及時歸檔，或與相應內容的紙質載體歸檔時間一致。

7.3.3.7更新、補充的文件，企業內部機構變動和干部職工調動、離崗時清退的文件，企業資產與產權變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件等，應隨時歸檔。

產品更新換代、項目改建擴建、設備使用過程中都將形成新的文件材料，這種更新、補充的文件材料應隨時歸檔，且應歸入原項目（如原基建項目、原型號產品或設備、原科研課題等）文件材料之中，以保持項目文件材料的準確性和成套性。