文件歸檔范圍

歸檔范圍是指哪些文件應該歸檔，哪些文件不必歸檔。歸檔范圍是歸檔制度最重要的內容，正確劃定歸檔范圍是保證歸檔文件材料齊全、完整、系統的關鍵。歸檔范圍應以本單位工作活動為主，突出反映本單位基本職能活動和各項業務工作。外單位的文件不論是上級、下級，還是非隸屬關系單位，應以是否與本單位工作有直接關系、本單位是否需要辦理、本單位日后是否查考利用為文件歸檔的出發點。既不可搞“有文必檔”，不管文件的價值和來源，凡是文件都歸檔；也不能將有價值、屬于歸檔范圍內的文件遺漏掉。

7.3.2.1企業在籌備、建設、生產、經營、管理等活動及產權變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件都應納入歸檔范圍。國有企業文件歸檔范圍應符合檔發[2004]4號文件要求。

7.3.2.2歸檔文件的主要來源有：

——本企業形成的文件；

——本企業引進項目、外購設備等接收的文件；

——所屬單位及參股企業應向本企業提交的文件；

——本企業參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業提交的文件

——本企業執行、辦理的外來文件。

歸檔文件應該體現“以我為主”的原則，但不能機械地理解為所有外來文件都不需要歸檔保存。需要歸檔保存的企業文件主要來源于本企業，但除此之外，還有一些來源于上級、下級以及非隸屬關系的外單位的重要文件，其中有利用價值的或本企業需要執行、辦理的，應該屬于企業文件材料的歸檔范圍。如，上級單位對本企業請示或事項的批復文件、與本企業密切相關的通知等；本企業及下屬企業的資產評估材料、產權轉移證等產權界定材料；企業股權材料、引進項目或外購設備等接收的文件、合作項目投資可行性描述文件（如項目建議書、可行性研究報告）、資產證明文件（如土地使用證、房產證、專利證等）和資產清單等等。

7.3.2.3企業應根據經營管理范圍和業務活動類型制定文件歸檔范圍和保管期限表。確定文件歸檔范圍和保管期限可參照、但不限于附錄A。項目建設類文件應依據企業在項目建設中的性質確定，建設單位、設計單位、施工單位、監理單位文件歸檔具體范圍參見DA/T28；服務類型企業各類文件歸檔范圍及企業中專業性較強的業務活動的文件歸檔范圍，應結合企業活動和專門業務編制。

DA/T28—2002《國家重大建設項目文件歸檔要求和檔案管理規范》。

附錄A主要是以生產型工業企業為藍本制定的，其他類型的企業可根據自己的業務特點參照制定。

制定歸檔范圍和保管期限表的程序是：掌握依據，調查研究——在制定歸檔范圍和保管期限表之前，企業檔案管理部門和工作人員要認真學習并掌握檔案工作相關法律法規和標準規范，對本企業各項基本職能進行深入細致的調查研究，聽取相關人員對文件材料的歸檔意見；擬定初稿——企業檔案管理部門依據國家有關法律、法規和標準、規范，結合企業每一個立檔部門的職能特點，擬寫每一個立檔部門文件材料的應歸檔范圍和保管期限表初稿；廣泛征求意見——征求每一個立檔部門和兼職檔案員對初稿的意見，請立檔部門對有關部分進行補充完善，在此基礎上，檔案部門再進一步做好統籌的修改和完善，形成送審稿；部門審核——請各立檔部門負責人結合本部門的職能工作對送審稿進行審核和完善，檔案部門根據審核意見完成修改后，送檔案工作主管領導進一步審定；發布執行——報企業分管檔案工作的領導審定批準，以企業制度或標準的形式正式印發執行；納入相關制度——企業文件材料歸檔范圍和保管期限表出臺后，還應將其納入企業相關制度、標準中，以保證切實地得到貫徹執行。