企業(yè)檔案術語和定義

1、 企業(yè)檔案，是指企業(yè)在研發(fā)、生產、經營和管理活動中形成的的保存價值的各種形式的文件。

“企業(yè)檔案”的的概念在我國檔案工作中已有二十多年的歷史，也對其進行了多次的界定。最后一次是2002年，國家檔案局、國家經貿委和國家計委聯(lián)合頒布的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》中，將企業(yè)檔案界定為“企業(yè)在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料”。那么它與《企業(yè)檔案工作規(guī)范》相比較，其變化主要是：

一是增加了“研發(fā)”。過去在計劃體制下我國科研設計單位多從事科研、設計、開發(fā)等活動，屬于科技事業(yè)單位。這些科技事業(yè)單位的檔案管理，在國家檔案局20世紀90年代初組織的科技事業(yè)單位檔案工作目標管理活動中取得很大成效。體制轉變后，經營型科技事業(yè)單位轉為企業(yè)，因此增加“研發(fā)”主要針對科研設計類企業(yè)或企業(yè)中的研究開發(fā)活動。

二是去掉了“有保存價值”前“對國家、社會和企業(yè)”的限定詞。主要是因為企業(yè)范圍廣、形式多樣，投資主體多方。我國不但有國有企業(yè)、集體企業(yè)，還有大量私人獨資企業(yè)、合伙企業(yè)，現(xiàn)在的《公司法》甚至允許注冊一人投資設立的有限責任公司。因此這些限定詞就有局限性和不適應性，而去掉限制詞不代表企業(yè)檔案管理對國家、社會就沒有責任，而是包容性更大。在我國，無論何種類型、所有制企業(yè)，必須依照中華人民共和國的法律法規(guī)來經營管理，其檔案的形成保管也必須符合《檔案法》的要求。

三是將“文件材料”簡化為“文件”。從理解上，各種形式也包括載體形式，因此沒有提及載體。

2、 檔案信息化。是指運用信息技術對歸檔文件、數據信息資源及檔案進行采集、整合、維護、處置和提供利用服務的檔案管理提升過程和工作方式。

“提升過程”，表明運用信息技術形成、管理和利用檔案，是一個發(fā)展、創(chuàng)新的持續(xù)性提升過程，不是一蹴而就，與國家將信息化界定為“過程”、“進程”的表述是相一致的。

“工作方式”，表明這種技術創(chuàng)新和進步的過程中正在形成一種新的工作模式，使過去的幾十年來形成的管理慣例、模式、方法正在進行著根本性轉變；同時也表明，信息化的持續(xù)推進過程，將形成一種區(qū)別于傳統(tǒng)檔案工作的管理理念、方法、技術、規(guī)則、流程的全新的檔案工作模式。