企業檔案信息化建設

檔案信息化是運用信息技術對歸檔文件、數據信息資源及檔案進行采集、整全、維護、處置和提供利用服務的管理過程和工作方式。

一、檔案信息化目標和原則

8.1.1企業檔案信息化應以促進、完善企業信息化和提升檔案管理現代化水平為總目標。

這一條明確了企業檔案信息建設的“總目標”：促進、完善企業信息化；提升檔案管理現代化水平。

首先，要通過企業檔案信息化來促進、完善企業信息化。企業信息化是貫徹中央提出的“以信息化帶動工業化”戰略的核心。在以信息化帶動工業化、推動現代化的全過程中，企業作為工業化和市場經濟的主體，也是信息化的主體。2000年初，國家經貿委聯合信息產業部、科技部共同發起了“企業信息化工程”，并倡導企業信息化要堅持“政府推進，市場引導，行業突破，區域展開”的方針。據有關方面調查，經過多年的發展，近90%的企業已不同程度地開展了信息化建設，尤其是大型企業的信息化，已經從簡單的數據處理發展到實現企業資源計劃管理的信息化，將信息技術應用到了研制和生產全過程，有力地推動了信息技術對傳統產業的改造和提升。然而，相當部分企業的辦公自動化系統還沒有檔案管理功能，電子文件歸檔管理符合國家標準規范要求的更少。這說明，檔案信息化在不少企業還未能跟上企業信息化的整體步伐，造成檔案工作與生產經營及其他管理工作脫節。因此，從長遠來說，在信息化時代，如果檔案工作不實現信息化，將可能出現“斷檔”現象，進而影響企業的持續發展。隨著電子政務、電子商務的推廣和普及，檔案載體形式由電子文件取代紙質文件將成為不可逆轉的大趨勢。特別是那些已實現無紙化辦公的企業，如果不能充分認識檔案信息化建設的重要性和緊迫性，不僅會使檔案管理與其他各項工作脫節，還有可能造成大量已生成電子文件的流失，導致文件歸檔不齊全、不完整甚至“斷檔”，給企業的持續發展造成無可挽回的損失。由此可見，沒有檔案的信息化，企業信息化是有缺陷的；企業檔案信息化是對企業信息化的促進和完善。這既是企業檔案信息化建設的意義所在，也是企業檔案信息化的總體目標之一。

其次，要通過企業檔案信息化來提升檔案管理現代化水平。信息化是當今社會發展的方向和趨勢，信息化程度已成為衡量一個國家現代化水平和綜合國力的重要指標。同樣，檔案信息化也是檔案工作發展的方向和趨勢，檔案信息化程度也應該成為衡量一個地區或一個單位檔案管理現代化水平的重要指標。因此，要提升企業檔案管理水平，實現企業檔案信息化是必然的選擇。從另一方面來說，企業開展檔案信息化建設也要把提升檔案管理現代化水平作為總目標之一，而不應為了信息化而搞信息化。

8.1.2企業檔案信息化應堅持技術與管理并重、與企業信息化協調和同步的原則。

首先，企業檔案信息化建設必須堅持技術與管理并重。信息化不僅是技術問題，更是一個管理問題，只有通過不斷的管理提升和流程再造，才能實現與信息化的良性互動。因此，企業檔案信息化建設應以管理統領信息技術，以信息技術促進管理創新。企業檔案管理理念、方法、技術和手段要充分考慮信息技術的發展和最新成果的應用，信息技術應用要服從和服務于企業管理的需要和企業信息化建設進程的整體要求。

其次，企業檔案信息化建設必須與企業信息化協調同步。企業要將檔案信息化建設納入企業信息化建設的整體規劃和方案，堅持檔案信息化建設與企業信息化建設同步的原則。企業檔案部門應加強與企業信息化建設主管部門的聯系，提出檔案信息化工作的基本要求，并將檔案管理系統納入企業信息化系統之中，實現檔案管理系統與企業信息系統的無縫鏈接。

8.1.3企業各信息系統的開發與實施應充分考慮檔案管理的要求。

這一條主要是要求企業在開發和實施各種信息系統時，要充分考慮檔案管理的要求。按照2001年6月5日國家檔案局發布的《檔案管理軟件功能要求暫行規定》，重視檔案信息管理系統的設計和管理軟件的選擇與開發。企業檔案管理系統應與企業有關管理系統（如設計、生產、經營、財務、材料、管理、服務等）相銜接，確保檔案部門對本企業各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。檔案信息管理系統設計應遵循模塊設計、分層實現、循序漸進的原則。

依據國家有關檔案信息化建設的規定、規范，檔案管理軟件應具備適應多種文件存儲格式、支持實時瀏覽、具有互聯網及內聯網檢索功能，能夠進行收集整理、數據存儲、檢索瀏覽、借閱管理、權限控制、統計報表、鑒定銷毀、數據輸入（輸出）及格式轉換的控制與管理，滿足企業文檔一體化管理、業務流程管理和信息資源開發利用的需要。

二、電子文件的歸檔要求

8.2.1電子文件歸檔要求及功能應嵌入文件生成系統。企業各信息系統生成的文本、圖形、圖象、數據等類型電子文件歸檔范圍應參照紙質文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數據庫的歸檔范圍應根據相關規定和需要確定。

由于企業生產、經營和管理活動中已經普遍應用計算機技術，電子文件正在大量產生。目前，在企業的辦公自動化（OA）、企業資源計劃（ERP）、客戶關系管理（CRM）、供應鏈管理（SCM）、產品協同商務（CPC）、產品生命周期管理（PLM）、計算機輔助設計（CAD）、計算機輔助工程分析（CAE）、計算機輔助工藝設計（CAPP）、計算機輔助制造（CAM）、產品數據管理（PDM）、虛擬制造系統（VMS）、網絡化協同設計制造等系統中，都會形成和產生大量電子文件，而目前很多企業都還沒有將生產和經營管理方面形成的電子文件納入歸檔范圍。因此，《企業檔案工作規范》首先要求將企業各信息系統電子文件歸檔要求及相應功能嵌入文件生成系統，使電子文件歸檔成為其中的必要環節或流程，從而保證各信息系統生成的電子文件能做到及時歸檔。關于電子文件的歸檔范圍，《企業檔案工作規范》提出兩條原則性要求：一是文本、圖形、圖象、數據等類型電子文件的歸檔范圍，應參照紙質文件歸檔范圍確定；二是音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數據庫的歸檔范圍，應根據相關規定和需要確定。

8.2.2企業各信息系統所形成的電子文件的元數據、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應與電子文件一并歸檔。

電子文件的元數據指描述電子文件數據屬性的數據，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數據。而背景信息則指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及對其產生影響的歷史環境等信息。由于電子文件的元數據和背景信息對維護電子文件真實性和憑證性有著重要的作用，而非通用格式的電子文件生成和閱讀都要借助專用軟件，因此這一條重點強調電子文件歸檔時應注意將元數據、背景信息以及生成非通用電子文件格式的軟件等“一并歸檔”。

8.2.3歸檔的電子文件數據格式應易于識讀、遷移。電子文件通用格式見GB/T18894第6章。

由于電子文件對軟硬件有特殊要求，因此“易于識讀、遷移”就成為衡量電子文件歸檔后能否有效利用的重要指標。所謂“易于識讀”，是指歸檔的電子文件能夠在通用的軟硬件環境下打開并閱讀。所謂“遷移”，是指將源系統中的電子文件向目的系統進行轉移存儲的方法與過程。“易于遷移”也是指電子文件遷移方法和過程能夠在通用系統中進行。要做到“易于識讀、遷移”，必須在電子文件歸檔時使用通用格式。

《電子文件歸檔與管理規范》中以有詳細規定，此文件在本章后列出。

8.2.4電子文件應經鑒定、整理、審核后歸檔。電子文件的整理、鑒定與歸檔要求參見GB/T17678.1和GB/T18894。

8.2.5加密的電子文件歸檔時一般應解密，必須加密歸檔的電子文件應與其解密軟件和說明文件一并歸檔。

8.2.6文件形成部門應負責確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性。

三、傳統載體檔案數字化要求

對傳統載體檔案進行數字化是檔案信息化資源建設的又一重要內容。所謂傳統載體檔案，是指相對于電子文件來說更早出現的用以記錄人類歷史活動的其他檔案載體，如紙質檔案、膠片檔案等。所謂數字化，是用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程，例如，紙質檔案數字化就是采用掃描儀或數碼相機設備對紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。

8.3.1企業可根據檔案保管和利用的實際需要，有選擇地對傳統載體檔案實施數字化。

企業檔案部門保存的傳統載體檔案并非都必要進行數字化。那么，哪些檔案要數字化呢？我們認為，選擇對傳統載體檔案進行數字化應充分考慮以下因素：

一是企業生產經營管理需求。是否切合企業生產、經營和管理的需要；是否存在用戶支持；要滿足哪類用戶的需求；是否有利于提高用戶服務質量；提供服務方式和手段是否更加靈活。

二是企業檔案信息資源狀況。是否可以挽救載體狀況差的資源；是否可以使其增值；是否可以提高利用率；是否具有特色；是否更方便存取、檢索。

三是企業檔案工作狀況。是否有足夠的資金；技術支持程度如何；各部門之間的合作是否充分；領導的態度；與其他信息機構交流程度如何；是否具備有力的人才隊伍支撐。

四是預期收益情況。所取得的效益與支出是否平衡；整體效益大小；對完成預定目標影響力大小；是否有利于發揮資源價值；檔案館（室）藏是否得到優化。

在具體實施過程中，由于檔案自身存在狀態、保存和利用價值等各方面情況非常復雜，各個企業應該根據自身實際需要和館（室）藏檔案的情況，依據信息化的根本要求，將這些要素進行綜合考察，制定符合本企業要求的數字化原則和標準。

8.3.2紙質檔案數字化應符合DA/T31要求，縮微膠片數字化應符合DA/T43的要求。

8.3.3照片檔案和聲像檔案數字化文件格式見DA/T32的附錄B。數字化生成的檔案副本檔案號應與原檔案對應。

四、電子檔案的保管要求

8.4.1電子檔案應參照紙質檔案分類方案進行整理。

這一條文的基本意思包含兩個方面：一是所有電子檔案都應該按照企業檔案分類方案進行分類整理；二是不同門類的電子檔案應分類存儲到不同的脫機載體上。

8.4.2電子檔案應存儲到脫機載體上。其存儲載體見DA/T32的附表C，保管要求見GB/T 18894的9.4。

8.4.3脫機存儲電子檔案的載體或裝具上應貼有注明載體序號、電子檔案號、密級、保管期限、存入日期等內容的標簽，電子檔案載體應設置成禁止寫操作的狀態。

8.4.4存儲在脫機載體上的電子檔案應一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

8.4.5超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質檔案的有關規定執行，其刪除和銷毀應符合GB/T18894中9.8的相關規定。對確認銷毀的電子檔案應有銷毀文件目錄存檔。

五、檔案信息網絡化服務要求

8.5.1 企業應建立館(室)藏檔案目錄數據庫，并逐步實現檔案的全文檢索。

建立檔案館（室）藏檔案目錄數據庫并逐步實現檔案的全文檢索，是做好檔案網絡化服務的重要手段之一。首先是檔案館（室）藏檔案目錄數據庫的建立，這既是檔案部門和檔案人員開展檔案利用工作的必要基礎，也是企業領導和各部門人員了解館（室）藏情況的重要渠道。檔案目錄數據庫分案卷級和文件級兩個層次，對不同門類的檔案，它們各自的作用和功能是不一樣的。對文書（管理）類檔案而言，應著重建立文件級目錄數據庫；而對產品、基建、科研、設備類檔案而言，有時案卷級目錄可能更便于利用。所以，兩個層次的目錄建立應該并重。

要實現檔案的全文檢索，建立全文數據庫是必要的條件。為此有條件的企業可根據實際，逐步建立歸檔電子文件數據庫、CAD文件數據庫、數字化檔案數據庫、照片檔案數據庫、多媒體照片檔案數據庫等檔案全文數據庫，還可根據需要建立本企業的發明、專利檔案數據庫、本企業的資產、資質證照數據庫等專題檔案數據庫。

8.5.2 對數字化檔案和各信息系統歸檔的電子文件，檔案部門應根據設定的利用權限提供及時有效的網絡化服務。

由于企業人員的身份不同，對檔案的利用范圍和權限也有區別。因此，對不同人員設定不同利用權限，并按照不同人員的利用權限提供相應檔案信息服務，是網絡環境下做好檔案提供利用的重要措施。要做到這一點，必須具備幾個條件：一是要建立檔案分級管理和利用制度，做到有章可循；二是檔案管理系統具有不同利用者的權限管理功能；三是檔案部門已對檔案目錄數據庫和全文數據庫的數據進行分級（劃控管理）。

8.5.3  涉密檔案管理系統應與互聯網物理斷開，非涉密檔案管理系統可與互聯網邏輯隔離。

這是確保檔案管理系統安全的措施之一，也是國家保密局有關文件的明確要求。2000年1月國家保密局發布的《計算機信息系統國際聯網保密管理規定》第六條規定：“涉及國家秘密的計算機信息系統，不得直接或間接地與國際互聯網或其他公共信息網絡相聯接，必須實行物理隔離”。

8.5.4  檔案管理系統應采取身份認證、權限控制、加裝防火墻等安全保密措施。

這是確保檔案管理系統安全的又一措施，主要是通過身份認證、權限控制、加裝防火墻等相關技術來實現。

8.5.5 檔案管理服務器應采取可靠的備份、恢復措施。

良好的數據備份與恢復方案應該做到：

一是數據異地備份。檔案管理服務器不僅要在服務器本身的硬盤上進行數據備份，同時還要在服務器以外的其他硬盤載體上進行異地備份。當檔案管理服務器的硬盤發生損壞時，能夠及時利用其他硬盤上的備份鏡象進行還原，把損失降到最低。

二是數據備份間隔時間不能太長，至少應該一天備份一次。當然，出于硬盤空間以及數據備份效率的考慮，可以采取一個星期一次完全備份，其他的實行差異性備份的策略。

三是在信息還原的時候，要可以還原具體內容。當需要對檔案管理服務器數據進行還原的時候，不需要對服務器下的所有文件夾進行還原，只需要針對某個具體的文件夾進行還原。如當某個文件夾被意外刪除了，在進行還原操作的時候，可以只還原這個具體的文件夾，而不會對其他文件夾產生影響。

8.5.6 各信息系統應有生成電子文件自動歸檔功能的模塊或接口。

為了實現企業各類信息系統生成的應歸檔電子文件能及時自動歸檔，企業在開發各類信息系統時，應同時設計具有自動歸檔功能的模塊或接口，方便數據移交（接收）并與檔案管理系統整合，實現辦結文件自動歸檔。