企業檔案工作原則

一、企業檔案與企業檔案工作的性質和作用

4.1企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分。企業檔案工作是企業研發、生產、經營和管理活動的基礎性管理工作。

2004年中共中央辦公廳、國務院辦公廳發出了《關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》指出：要“高度重視信息資源開發利用對促進經濟社會發展的重要作用。信息資源作為生產要素、無形資產和社會財富，與能源、材料資源同等重要，在經濟社會資源結構中具有不可替代的地位，已成為經濟全球化背景下國際競爭的一個重要點”。生產要素，可能各種情報、資料、檔案信息都在某種程度上具有這一屬性，但是論無形資產，或自主知識產權的承載、證明，恐怕就非檔案莫屬，因此檔案才是企業自身各項工作中所形成，是企業的核心信息資源。

在國際標準ISO15489《檔案管理通則》第4章“檔案管理的收益”中明確指出：檔案中包含的信息是有價值的資源和重要的企業資產。

二、企業檔案工作的管理體制

4.2企業檔案工作應以企業資產關系為紐帶，實行統一領導、統一管理、統一制度、統一標準。

以企業資產關系為紐帶，表明企業的資產管理范圍就是企業檔案的管理范圍。企業（集團公司）的子公司、分公司、控股公司及所屬單位的檔案工作，都應是企業（集團公司）檔案工作的組成部分。

統一領導：表明在企業資產管理范圍內，企業對所屬單位檔案工作實行統一領導。

統一管理：這里的管理是廣義的管理，包括企業對檔案的直接管理和間接管理。《企業檔案管理規定》第五條企業負責檔案工作的部門依法履行下列職責：

貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度；

統籌規劃并負責組織本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定統計和提供利用工作；指導本企業各部門文件材料的形成、積累和歸檔工作；

監督指導本企業所屬機構（含境外機構）的檔案工作。

《規定》中的前三條屬于直接管理，第四條就屬于間接管理。

統一制度與統一標準：是對企業統一管理要求中關于企業制度建設、標準化建設一致性的要求。主要也是間接管理，即對所屬單位有關檔案工作制度、業務標準建設應統一要求，不能出現某集團公司所屬甲地企業中，檔案管理制度與標準一個樣，所屬乙地企業中，檔案管理制度與標準又一個樣的情況。

三、企業檔案工作的任務和目標。

4.3企業檔案工作應以滿足企業各項活動在證據、責任和信息等方面的需求為導向，運用現代技術與管理方法，通過資源整合和開發，為企業研發、生產、經營、管理和持續發展提供有效服務。

企業檔案工作任務：是為企業研發、生產、經營、管理和持續發展提供有效服務。

企業檔案工作目標：是滿足企業證據、法律責任和信息的需求。這一目標也是衡量檔案工作成效的尺度和企業檔案工作發展的導向。在市場經濟條件下，企業檔案工作能達到這種境界應當是很高的要求，需要企業下大力氣才能夠實現。當企業出現各種糾紛（如經濟的、合同的、產品質量的、環境的、安全的、衛生的），如果檔案工作能提供及時、有效、合法的證據，為企業贏得效益、避免損失；當企業面臨各種法律事務，如果檔案工作能提供合法文件，為企業免責；當企業在研發、生產、經營和管理中需要過去形成的文件、數據信息作為參考，或者回顧初創時期的歷程、解決職工的待遇時，能夠及時提供相關檔案信息，才能夠表明企業檔案工作目標的實現。這一目標也就成為衡量檔案工作成效的尺度。

企業檔案工作的方法、技術和手段：運用現代技術與管理方法，通過資源整合和開發，是對企業檔案工作發展的新要求。

四、企業依法管理檔案的責任要求

4.4企業應維護檔案的完整、準確、系統與安全。

企業依法管理檔案的責任，反映企業檔案工作遵循市場經濟、法制經濟的法規要求。在市場經濟條件下，企業與企業、企業與顧客之間的關系，特別是糾紛關系，必須以事實為依據、以法律為準繩來解決。而事實依據與法律證據的重要組成部分，就是企業在生產、經營和管理活動中產生的檔案記錄。所以，企業建立合規、良好的檔案管理，已經成為現代社會中法律對企業依法經營的基本要求。企業檔案由于其證據作用、其管理的正確、合規與否，已經成為企業重要的生命線。企業要想規避管理風險、證明自身依法經營，就必須建立健全檔案工作。《企業檔案工作規范》就是指導企業規范檔案管理，促進企業依法經營管理的一項重要標準，其根本出發點和落腳點是：在法制經濟條件下，企業檔案管理需要也必須依法、合規、有效。