從美國的“9•11”事件到印度洋的海嘯，突如其來的災難不僅給一些國家帶來了巨大的人員傷亡和財產損失，也對負有保存人類記憶重任的檔案工作提出了嚴峻挑戰。早在上世紀八十年代，歐美等國便開始由專業人員制定檔案防災計劃，以期在災難來臨時能照常開展工作，將損失減到最小程度。進入21世紀，人們的防災意識不斷增強，檔案資料異地備份等新型防災手段也逐漸為公眾所認識，傳統意義上的檔案保護被賦予了新的涵義。本文介紹的《圖書檔案防災計劃概述》將從專業角度描述防災計劃及其制定的基本要素，其內容包括：將防災計劃納入檔案館日常管理工作；確定優先搶救的重要檔案并列出清單；置備相關材料和設備；訓練有關人員以使其具備快速應對災難的能力；定期開展模擬訓練等等。而《哈佛大學圖書館防災計劃兩則》則為我們提供了可資借鑒的具體范例。
　　圖書檔案防災計劃概述
　　何謂防災計劃？
　　防災計劃是圖書檔案部門為預防洪水、颶風等自然災害以及火災、偷盜等社會突發事件而專門設計的一整套應急程序，這套程序可最大限度地降低災難對圖書檔案造成的損害。
　　一份綜合性的防災計劃通常由幾個獨立而又互有關聯的小計劃組成。任何災難都會經歷三個階段：災前、災中和災后，因此，防災計劃也應圍繞這三個不同的階段而設計。災前階段，防災計劃的制定可與日常工作相配套，此時應制定兩種計劃：預防性計劃和備戰計劃。預防性計劃是抵御絕大部分災難的行動指南，包括修理滲漏的屋頂、安保系統的維護和升級，等等。備戰計劃旨在將已經確認的災難置于可控狀態，其內容包括：確定優先搶救的重要檔案并列出清單，購買塑料薄膜，配備冷凍設備，訓練有關人員以使其具備快速應對災難的能力。災中階段，必須對災難作出快速反應。這種快速、高效的反應源于完整、深入、細致的備戰計劃的制定。災后階段，須制訂一份恢復計劃。由于每次災難都有唯一性，恢復計劃不可能制訂得十分詳盡。根據觀察，絕大部分影響圖書檔案的災難都包含了水災因素。如下列情況一般均可引發水災：滅火、水管爆裂、屋頂滲漏、下水道堵塞或颶風。因此，訓練有素的人員應熟練掌握圖書檔案資料遭受水災后的搶救方法。
　　一份完整的防災計劃必須將災難可能波及的方面都考慮在內。這些方面是：
　　人員，包括工作人員、利用者（圖書檔案用戶）和參觀者。
　　藏品和文件，包括各種檔案文件、專著、手稿、地圖、錄音磁帶、計算機磁盤、光盤、影碟、圖片資料，以及相關目錄。同樣重要的是對本機構重要文件的保護，通常情況下，缺少這些文件機構將無法正常運作。機構所有的法律文件、重要檔案和財務文件都包括在內。
　　大樓和設備，包括車輛、空調、管道系統、供電設備、計算機和其他設備。
　　針對災難不同階段設計的各種計劃，均應考慮人員、藏品和大樓三方面因素。各階段應制訂的計劃可用以下圖例示之：
　　災前階段----〈 預防性計劃
　　〈 備戰計劃
　　災中階段----〈 （即時）反應計劃
　　災后階段----〈 恢復計劃
　　一切預防性活動均應納入機構日常工作中。一旦防災計劃制訂完畢，確定多少時間可用于備戰至關重要。防災計劃的實施會對其他日常工作，諸如編目、歸檔和利用服務等產生影響，從而打破平衡。因此，用于防災計劃的時間以確保機構從容應對為準。