防災計劃制訂的基本要素
　　由于一份防災計劃必須適用于大樓及其內部的人員、藏品、文件和設備，因此，由一個團隊來準備這份計劃往往更為可取。制訂一份防災計劃通常包括以下五個主要步驟：
　　進行風險分析
　　確認已有的預防性措施和備戰措施
　　對額外增加的預防性措施和備戰措施的實施提出建議
　　明確職責
　　制訂災難發生后的應急措施和災后恢復措施
　　第一步：進行風險分析
　　風險分析的目的是確認那些足以對組織及其藏品構成最大威脅的事件。對此進行風險分析之后才有可能設計出合理的程序，以規避風險或將風險帶來的影響降至最低。根據災害所產生的影響，可將不同災害的風險系數分為以下4個等級：
　　災害等級 可能性及其影響 舉例說明
　　1 可能性極大，影響極大 火，旋風，洪水，國內動亂，地震，沙塵暴，總水管爆裂
　　2 可能性極大，影響較小 水龍頭漏水，簡陋的環境條件，偷竊，故意破壞
　　3 可能性較小，影響極大 地震，核戰爭，國內動亂
　　4 可能性較小，影響較小 密集架突然倒塌，機器運轉失常（出現故障）
　　必須記住，風險不是一成不變的，會隨條件變化而呈現極大不同。例如，結構更動過（不盡合理）的建筑與按照正規設計的建筑相比，其遭遇火災的風險將大大增加。
　　風險分析在不同的組織（機構）內會產生不同的模式。各種因素，例如地理位置、大樓建造方式、政治環境、工作人員的數量、過度擁擠的狀況以及大樓的使用方式都會影響風險分析的結果。
　　第二步：確認已有的措施
　　防災計劃的第二步是確認絕大部分機構已制訂的預防性措施和備戰措施。從安全保衛、保管、清掃、裝訂、煙熏消毒到火災報警，各機構具體的操作步驟不盡相同。這些活動極少落到某個人身上，因此，防災計劃的實施需要各職能部門的分工協作。
　　第三步：提出改進的建議
　　制訂防災計劃的第三步是為預防和準備極有可能發生的災難提供建設性意見，以便制訂出更具針對性的措施。這類災難通常是指上述列表中的第1和第2種災害。
　　表中所列第1種災害，其發生絕大部分不可抗拒，但若采取恰當的預防性措施，可降低某些災難帶來的危害程度。例如，在一個經常發生颶風的區域，庫房大樓的建造應明確規定抗颶風標準。制訂備戰計劃對第1類災害顯得尤為重要，其內容包括：給藏品投保；創建并定期更新應急計劃；將應急設備集中；鑒定重要館藏，列出優先搶救的藏品；確認可替代的保管場所；提供足夠的火災保護；培養工作人員的防災意識，并使其了解災難發生時該采取的行動。
　　盡管表中所列第1種災害情況各有不同，但所有災害對藏品構成的最常見的威脅來自水。絕大部分被水浸濕的圖書檔案資料是可以搶救的，因此，制訂綜合性（詳盡）的水災處理備戰計劃極其重要。
　　表中所列第2種災害，大部分可通過開展預防性實戰演練來防止。盡管如此，也還有部分須考慮制訂備戰計劃。預防性措施一旦得到確認，通常可納入機構常規活動，充分利用已有的人財物等條件，避免因經濟因素制約而受到影響。實行預防性措施的目的之一是盡可能地將第2類災害轉變為第4類災害。
　　表中所列第3類災害應該被考慮，但絕大部分發生的可能性極小，因此不必給予特別關注。例如，地震在有些地區的發生極為罕見。
　　如上所述，防災計劃的目標是將風險降至最低，并最大程度地減輕災害帶來的影響。
　　下列因素是制訂防災計劃時必須考慮的：
　　可調用的資金。防災計劃中的一些建議，如大樓維修及設備更新等通常需要額外經費，若沒有可調用的資金，這些建議便無法實施。當然，另一方面，建議的提出也為資金的獲得提供了可能依據。
　　可調用的設備。如果沒有可調用的特定設備，完善防災計劃并沒有多大用處。例如，若無法提供冷凍設備，建議將浸濕的資料冷凍處理便沒有意義。
　　可調用的訓練有素的人員。很多國家缺乏訓練有素的保管人員。災難發生時，急需一批訓練有素的專業人員投入應急行動，完成救災任務。
　　制訂防災計劃時，必須牢記，每一次災難都是唯一的，其發生和實際狀況很難預測。因此，防災計劃必須靈活變通。一份令人滿意的防災計劃若能切實執行，重大的災難就可變成輕微的事故。
　　第四步：明確職責
　　防災計劃涉及人員眾多。為確保防災計劃的順利實施，有必要明確各相關部門人員的職責。下表羅列了不同階段各部門人員分工情況：
　　A．預防階段
　　受影響的區域 建議采取的措施 職責分工
　　人員 更換破舊的地毯
　　修理損壞的電線 大樓經理
　　電工
　　大樓 水電系統的維修保養
　　改善安全保護系統
　　保留事故記錄并提出改進意見 大樓經理
　　安全保護主管
　　安全主管
　　藏品 提高庫房密集架質量
　　改善閱讀大廳安全保護系統
　　組織庫房定期清潔
　　調查消毒程序 大樓經理
　　安全保護經理
　　接待服務主管
　　保護主管
　　B．備戰階段
　　受影響的區域 建議采取的措施 職責分工
　　人員 進行定期疏散演練和應急援助訓練 安全主管
　　訓練主管
　　大樓 安裝新標志
　　保持與應急服務部門的聯系
　　接待服務
　　購買備用滅火器 設計人員
　　大樓經理
　　接待服務主管
　　藏品 為藏品投保
　　鑒定重要圖書檔案資料及決定優先搶救的藏品
　　保持與突發事件各方的聯系
　　
　　
　　保證物資調配
　　安排復印和照相翻拍
　　保管目錄和庫房密集架排放數據；保管救災過程技術性數據
　　保持與其他地區、其他國家及國際組織的合作
　　組成和訓練災后恢復小組 財務主管
　　圖書管理人員、檔案工作者和
　　圖書（檔案）館館長
　　大樓經理
　　保護主管和人事經理
　　保護主管
　　目錄部和圖書（檔案）管理人員
　　保護主管
　　保護部主任
　　
　　保護主管
　　每個在預防階段和備戰階段承擔任務的人都應清楚了解自己的職責。
　　第五步：制訂應急措施和災后恢復措施
　　在制訂應急措施和災后恢復措施時，有必要先明確由誰負責宣布（機構處于）緊急狀態并開始實施防災計劃。而處理與媒體的事務、保險索賠、領導災后恢復小組工作、聯系冷（凍）藏設備、匯集災后恢復物資、聯系專家和保管員，以及向政府或有關權威部門報告災情等也是制訂應急措施必須考慮的方面。
　　防災計劃通常是一組內容詳盡的包括預防性計劃、備戰計劃、（即時）反應計劃和（災后）恢復計劃在內的文件。個人在實施計劃過程中承擔的職責經常不太明晰。因此，有必要將任務分解至防災小組每一位成員，并清楚地標明不同階段其應承擔的責任。每位成員執行任務時出現的頻率也應專門標出。
　　通常，預防性計劃可納入圖書檔案機構的日常工作中，但許多備戰計劃顯然超越了其正常的工作范疇，因此很容易被忽略。防災計劃的成功實施需要各相關部門的緊密合作、從上至下團隊成員的恪盡職守。因為，這是一項持續性的活動，并非只有災難發生時才需要。
　　要避免將防災計劃作為一份漂亮的文件束之高閣。已經寫就的防災計劃不可能涵蓋所有可能發生的情況，因此，有必要進行經常性的模擬訓練，由此發現計劃中不盡合理的部分。同時，通過實戰演練，使團隊成員明確自己的工作職責，形成更好的團隊合作機制。