科技資料工作
(一)科技資料形式和特點
1.什么是科技資料
科技資料是為了科技工作參考目的而搜集的科技文獻材料。
2.科技資料的形式
(1)科技資料按載體和記錄方式可分為以下四種形式:
一是印刷型科技資料。這種資料以紙張為載體,以印刷為手段。
二是縮微型科技資料。它是以感光材料為載體,以照相為手段。
三是數碼型科技資料。它是由電子計算機生成的磁性材料為載體,以二進制數碼形式儲存在磁盤、光盤等為記錄手段。
四是聲像型科技資料。它是以磁帶、錄像帶、照片、幻燈片等技術為手段,在視覺和聽覺上給人以直觀感覺。
(2)科技資料按使用和加工等級可分為以下三種形式:
一是一次性文獻材料。它是以科技生產活動及其成果為依據而制作的原始文獻材料。
二是二次性文獻材料。它是對一次性文件材料進行加工整理后形成的文獻材料。
三是三次性文件材料。它是對前兩次文獻材料進行綜合分析編纂的成果后,就形成了三次文獻材料。三次文獻材料的特點是具有系統性、綜合性和預測性等,給科技交流和科研決策起到參考作用。
(3)科技資料按流通的范圍可分為:公開資料,是指在國內外刊物上發表的科技資料;內部資料,是只能在內部交流或發行,不能在全國公開發行,更不能流向國外的科技資料;機密資料,是指在一定時間限制內不能公開,需要保密的科技資料,按機密程度可分為秘密、機密、絕密三個等級。
(4)科技資料按產生的領域的內容不同可分為:科技檔案復制件;科技報告;政府出版物;專利文獻;會議文獻;學位論文;產品樣本;技術標準;技術規程;科技成果匯編。
3.科技資料的特點
在現代社會科學技術的飛速發展、千變萬化中,科技資料作為科技知識的主要存在形式具有以下的特點:內容新;更新快;范圍廣;數量大,內容交叉。
(二)科技資料的管理和利用
科技資料的管理工作,包括科技資料的搜集、分類、排架、鑒定、提供服務等工作。
1.科技資料的搜集工作
(1)科技資料搜集工作的要求:科技資料的搜集工作是根據其特點所決定的。一是搜集要廣泛。二是搜集要全面。三是搜集要及時。四是搜集要具有針對性。
(2)科技資料搜集的方法:訂購,交換,索取,網上查詢等。
(3)科技資料的登記:登記前對需保存的科技資料的審核;對科技資料登記的方法,包括批量登記和分冊(或份)登記。
2.科技資料的分類
科技資料分類是根據其不同內容,按學科性質來進行系統分類。科技資料分類有:一般分類法;國際十進分類法;圖書分類法。
3.科技資料的排架
科技資料排架的目的就是便于保管和利用。根據科技資料不同形式需要采取以下不同的排架方法:流水排架法;分類排架法(按年度、類型、專業分專題)。
4.科技資料的鑒定
科技資料鑒定工作是科技資料管理工作的一項重要任務。隨著科學技術的快速發展,科技資料的使用壽命也在隨之縮短,加之保管占地面積的不足,鑒定工作就成為我們保管科技資料的一項經常性工作。在鑒定過程中,要根據國家的標準和要求制定出本單位的鑒定標準和范圍。
5.科技資料的提供服務
一是編制檢索工具和參考資料。檢索工具包括:分類目錄、專題目錄;參考資料包括:指南手冊、專題資料匯編、資料簡報等等。二是科技資料提供服務的方式有:借閱,報道服務,網絡查詢。利用者查閱到所需的科技資料后,管理人員應積極主動地做好提供服務工作。